新形勢下高校檔案管理方式轉(zhuǎn)變的思考

成 燕

（青島大學(xué)，山東 青島 266071）

高校檔案工作為社會、學(xué)校、師生提供豐富的信息資源支持，是高校管理工作體系中不可或缺的一環(huán)。高校檔案工作做得好不好，直接影響到大學(xué)日常管理、教學(xué)工作的效率和質(zhì)量，同時也是衡量一所學(xué)校、一個部門、一個單位工作水平的重要標(biāo)志。隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的高速發(fā)展，高校檔案管理工作仍受制于老思想老觀念的問題越來越突出，發(fā)現(xiàn)這些問題，并提出解決的方法和措施，對檔案工作的提升，乃至整個學(xué)校的發(fā)展，具有十分重要的意義。

本文從三方面來闡述目前檔案管理工作中最突出的三個問題和解決方法。

1 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

目前高校檔案管理人員的共性問題是專業(yè)性不強(qiáng)，年齡較大且身兼數(shù)職，對檔案材料還只停留在收集、整理、裝訂、歸檔、保管的層面上，對互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)沒有足夠的應(yīng)用能力，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。我認(rèn)為要從以下三個方面來提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，一是積極引進(jìn)專業(yè)人才，招聘檔案相關(guān)專業(yè)、具備計算機(jī)基礎(chǔ)的大學(xué)畢業(yè)生加入檔案管理隊伍，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，促進(jìn)新老員工更新?lián)Q代。二是做好對現(xiàn)有工作人員的專業(yè)性培訓(xùn)，制定合理的考核機(jī)制，完善管理制度，充分發(fā)揮老員工的主動性、創(chuàng)造性，提高他們的專業(yè)知識水平和信息化管理水平。三是科學(xué)編制檔案專職人員的配備，實行統(tǒng)一管理和調(diào)配，保證其福利待遇收入和職稱晉升，促進(jìn)其工作的積極性和穩(wěn)定性。

2 加快檔案信息化建設(shè)

目前高校檔案材料的管理仍沿用傳統(tǒng)的封閉管理方式，以紙質(zhì)存檔為主，電子存檔為輔，沒有專門服務(wù)于高校檔案管理的信息系統(tǒng)。檔案僅供政府企業(yè)等相關(guān)部門及本校師生使用，重保密、重收藏、輕利用的思想依然存在，調(diào)動（調(diào)閱）者為了一份材料需要多部門蓋章、寫介紹信，甚至來回跑。紙質(zhì)檔案的多次重復(fù)查閱，降低了工作效率，浪費(fèi)了大量的時間和人力資源，隨著保存年限的增加，紙張發(fā)黃發(fā)脆，字跡變淡模糊，紙張磨損等現(xiàn)象直接影響了檔案的完整與安全。紙質(zhì)檔案的存儲設(shè)備，大多采用“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，防火、防潮等手段還停留在較低的水平上，大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，日常事務(wù)工作更多集中在對紙質(zhì)材料的歸檔裝盒，查取調(diào)取材料等低效率的體力工作上。

互聯(lián)網(wǎng)時代，高校檔案工作也應(yīng)與新技術(shù)接軌。檔案管理信息化是檔案時效性、實效性、有效性工作模式提升的發(fā)展趨勢，推進(jìn)紙質(zhì)資源向互聯(lián)網(wǎng)信息化方向轉(zhuǎn)變，有助于檔案資源的存儲、利用，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提升檔案上傳、調(diào)用、管理等方面的工作效率，提升檔案管理的工作水平，實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)的飛躍。檔案資源互聯(lián)網(wǎng)信息化有三大優(yōu)勢，一是通過研發(fā)或購買檔案管理一體化信息系統(tǒng)，更大發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的云端同步和共享，業(yè)務(wù)受理、身份認(rèn)證、上下聯(lián)動、內(nèi)外聯(lián)網(wǎng)，告別調(diào)閱者“來回跑”的歷史，證明材料異地及網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程打印，形成“足不出戶”的省錢省事辦事模式。二是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過對這些文件進(jìn)行讀取、寫入、修改、查詢等操作，對材料進(jìn)行管理，提升工作效率，把工作人員從瑣碎的低效率工作中解脫出來。三是節(jié)約空間，一塊小巧的硬盤數(shù)據(jù)便可替代傳統(tǒng)方式下一個房間的檔案材料，通過云存儲的方式，解決了防火防潮、紙質(zhì)材料發(fā)黃變脆的問題。

3 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化水平配置配備

高校檔案館不能僅是單純的保管場所，更是對社會相關(guān)部門、畢業(yè)生、在校師生提供重要信息的服務(wù)部門。針對檔案管理的配套設(shè)施建設(shè)不足的問題，應(yīng)積極爭取高校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，一是劃撥資金，投入設(shè)施設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理“三室”分離，引入并應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、電腦等硬件設(shè)施，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，建立起多種檢索工具、提高檔案信息的查找利用。二是進(jìn)一步加大對原始檔案的開發(fā)利用，利用網(wǎng)站管理、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)行詳細(xì)分類，使信息能方便快捷的一次到位，同時發(fā)揮傳統(tǒng)檔案保管的優(yōu)越性，為有效開發(fā)檔案信息提供較為完整、詳實、安全的資料。

社會發(fā)展日新月異，高校在不斷追求科研、教學(xué)成果的同時，也應(yīng)重視檔案管理工作的開展，不斷優(yōu)化檔案管理機(jī)制，提升檔案管理工作人員的效率和服務(wù)水平，加大對檔案設(shè)備的資金投入，讓檔案管理工作更好的服務(wù)師生，服務(wù)社會。