淺談?wù)烟K縣干部人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

周 華

（新疆昭蘇縣人力資源和社會(huì)保障局，新疆 伊犁哈薩克自治州 835600）

1 昭蘇縣干部人事檔案管理現(xiàn)狀

新形勢(shì)下，根據(jù)中央從嚴(yán)管理干部的精神，國家對(duì)干部人事檔案規(guī)范管理工作高度重視，昭蘇縣人事部門也更加注重人事檔案管理工作，逐步建立健全干部檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，成立了專門的干部檔案管理機(jī)構(gòu)，配備了專職檔案管理人員，局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案管理工作的硬件設(shè)施設(shè)備也投入了大量資金，新辦公樓搬遷，配置了符合“八防保管條件的干部檔案庫房，使全縣干部人事檔案在檔案材料收集、鑒定、整理、保管、提供利用、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)工作日趨規(guī)范化、制度化。人事檔案工作人員也盡職盡責(zé)，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)，不斷提升工作水平。但由于干部人事檔案的歷史性、久遠(yuǎn)性，決定了材料積累長達(dá)幾十年，有些歷史遺留問題無法解決，客觀存在的問題與主觀規(guī)范化要求相互矛盾，在實(shí)踐運(yùn)行中干部人事檔案工作難免會(huì)存在一些問題。歸結(jié)起來主要有以下幾個(gè)方面：

1.1 干部人事檔案中尚存一些歷史遺留問題

干部人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和可靠性是其價(jià)值和依據(jù)性的保證。干部檔案工作的一個(gè)基本任務(wù)，就是收集有價(jià)值的材料和信息，不斷完善檔案內(nèi)容，確保檔案能夠全面、客觀地反映干部的情況。當(dāng)前，昭蘇縣干部人事檔案中存在一些遺留問題，如個(gè)別干部的出生年齡前后不一致，與身份證年齡差別很大，工齡填寫與原始材料有出入黨齡填寫不準(zhǔn)確，入黨志愿書填寫不規(guī)范;學(xué)歷材料不全，無畢業(yè)生登記表、報(bào)到證、成績單;姓名使用不一致，尤其是少數(shù)民族干部，檔案中前前后后甚至可以出現(xiàn)多個(gè)音同字不同的名字等;由于歷史材料時(shí)間久遠(yuǎn)，人事檔案材料又來自不同單位、不同地區(qū)，且一直在組織人事部門存放保管，本人不能查閱，造成不同時(shí)期填寫的信息不一致、不準(zhǔn)確，隨著時(shí)間推移，無處查證，造成了歷史遺留問題。

1.2 部分干部的人事檔案材料未能及時(shí)收集歸檔

干部人事檔案需要及時(shí)收集干部本人有價(jià)值的材料信息，將其分類、鑒定、整理放入本人人事檔案相應(yīng)類別。只有不斷地充實(shí)檔案內(nèi)容，才能夠全面、客觀地反映干部成長情況。如干部履歷表、自傳、鑒定、考核、學(xué)歷、職稱、培訓(xùn)、入黨志愿書、獎(jiǎng)勵(lì)職級(jí)變動(dòng)、晉升、工資材料等反映干部基本情況的材料都是使用率較高的檔案材料。由于歷史原因，我局2012年以前沒有專職檔案員，干部人事欄案都是由干部調(diào)配室工作人員兼管，職責(zé)不明確，管理人員頻繁變動(dòng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)低等原因造成全縣干部大量的人事檔案材料未能及時(shí)收集歸檔，還有些干部調(diào)離原單位后，因原單位撤并等，缺失的原始材料無法填補(bǔ)，出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，有個(gè)別干部人事檔案材料不能準(zhǔn)確、真實(shí)地反映每個(gè)時(shí)期的情況等。

1.3 手工管理已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，干部人事檔案管理的工作效率亟待提高

目前，昭蘇縣干部人事檔案主要是紙質(zhì)檔案，管理采用的是傳統(tǒng)手工方式，工作效率不高。隨著人才招聘工作的開展(公務(wù)員、事業(yè)編人員招聘人才引進(jìn)等)，昭蘇縣干部人事檔案總數(shù)每年都呈現(xiàn)出不斷增長的狀況，人事檔案總量劇增，雖然已配備兩名專職檔案人員，但還要兼管本單位文書檔案的收集、鑒定、整理、歸檔工作及干部人事檔案轉(zhuǎn)遞、提供利用等日常工作。工作量大和檔案工作人員不夠的矛盾愈加突出。根據(jù)中央組織部、國家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》規(guī)定，每管理一千卷干部人事檔案需配備一名專職檔案員，現(xiàn)我局保管著全縣在職在編干部及退休人員檔案近4000卷，管理人員只有兩名，達(dá)不到規(guī)定要求，還要完成全縣干部檔案規(guī)范化整理工作的歷史欠賬和干部檔案專項(xiàng)審核工作及干部檔案目標(biāo)化管理工作，急需建立干部信息管理系統(tǒng)，整合干部檔案信息，推進(jìn)干部檔案信息化建設(shè)，提高干部檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

1.4 對(duì)干部檔案工作宣傳不到位、認(rèn)識(shí)不夠

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，政策性、專業(yè)性強(qiáng)，政治要求高。但是檔案材料的產(chǎn)生源是干部本人，由于宣傳不到位，部分干部的檔案意識(shí)薄弱，對(duì)人事檔案材料記錄的真實(shí)性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)干部履歷、自傳等材料不認(rèn)真填寫或填寫不規(guī)范，隨意性很大，不符合要求，給組織人事部門干部檔案專項(xiàng)審核、管人用人造成新的問題。

2 做好干部人事檔案管理工作的對(duì)策

針對(duì)以上存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)采取積極的的措施，及時(shí)有效地加以解決，應(yīng)遵守中央組織部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定《干部檔案整理工作細(xì)則》等解決歷史遺留問題。健全和完善有關(guān)規(guī)章制度，以干部檔案專項(xiàng)審核為契機(jī)，強(qiáng)化責(zé)任，優(yōu)化措施，全力做好本縣干部檔案管理工作。

2.1 建章立制，全民參與，形成機(jī)制

一是建立健全全縣般干部檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，如《干部檔案管理人員崗位職責(zé)》《干部檔案材料收集、補(bǔ)充制度》《干部檔案保密制度干部檔案轉(zhuǎn)遞制度》等各項(xiàng)制度以規(guī)范日常干部人事檔案管理工作，要按照組織人事工作的程序和規(guī)定，對(duì)人事檔案中的歷史遺留問題及時(shí)妥善處理，正本清源，維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性和客觀真 實(shí)性。

二是建立定期收集制度，明確規(guī)定各單位凡是在近年內(nèi)產(chǎn)生的干部檔案應(yīng)歸檔的材料，都由各相關(guān)人員提供，明確職責(zé)，形成全員參與的機(jī)制。每年年底考核結(jié)束，由各單位負(fù)責(zé)考核人員統(tǒng)一報(bào)干部年度考核登記表新增各類獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)籍、考察材料:干部人事工作人員報(bào)公務(wù)員職級(jí)變動(dòng)及事業(yè)單位職稱晉升、崗位等級(jí)變動(dòng)材料;財(cái)務(wù)部門工作人員統(tǒng)一報(bào)工資晉升、變動(dòng)材料，由檔案室逐份歸入干部個(gè)人檔案中。

2.2 主動(dòng)作為，夯實(shí)基礎(chǔ)，精準(zhǔn)收集

干部人事檔案工作最基礎(chǔ)、最重要的任務(wù)是全面精準(zhǔn)的的收集基礎(chǔ)材料。為了切實(shí)做好檔案材料收集工作，建立“一清一勤一親”工作方法。一清是指心中有數(shù)，要清楚每個(gè)單位每一個(gè)干部每一本檔案中有哪些材料，缺哪些材料。具體的做法是按照規(guī)定對(duì)所有檔案按單位進(jìn)行摸底調(diào)查，采取邊審邊查邊補(bǔ)的工作方法，每本檔案所缺材料按類別列出缺失單，將缺失單發(fā)放至每個(gè)干部手中，給干部提供查找材料的線索及方向，同時(shí)向有關(guān)單位出具公函搜集相關(guān)材料。對(duì)近幾年干部工作單位、職務(wù)變動(dòng)，婚姻狀況發(fā)生變動(dòng)以及新錄用行政、事業(yè)單位工作人員，組織填寫干部履歷表及自傳材料，確保所保管干部人事檔案材料全面、準(zhǔn)確反映本人的最新情況信息。一勤是指手腳勤快。在干部檔案材料的全面收集階段，要勤跑、勤問、勤整理，要主動(dòng)溝通，了解干部檔案材料收集的情況，避免拖沓，耽誤干部檔案材料的收集工作，對(duì)收集來的材料也要及時(shí)歸檔整理，避免二次丟失或者遺漏。一親是指態(tài)度本和。在和干部本人溝通過程中，態(tài)度要親切，語言要親柔，避免態(tài)度生硬，激化矛盾，影響團(tuán)結(jié)。由于昭蘇縣干部檔案過去一直無專管，檔案基礎(chǔ)差，很多單位干部都存在這樣的心理，認(rèn)為干部檔案一直由組織保管，現(xiàn)在出現(xiàn)材料不全的問題應(yīng)該由組織全面解決。其實(shí)，干部檔案的整理過程，需要干部本人大力配合，在干部有疑問時(shí)就需要曉之以理、動(dòng)之以情，讓干部明白干部檔案對(duì)于個(gè)人的重要性，能夠欣然接受、自愿自覺的查找缺失檔案材料。大量事實(shí)證明，只要做到“一清一勤一親，很多看似不可能找到的原始檔案，最終都能順利歸檔。

2.3 改進(jìn)管理手段，提高工作效率

改進(jìn)管理手段，運(yùn)用信息化管理技術(shù)，提高工作效率 干部人事檔案采取信息化管理，其優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在：一是可以提高查詢效率，實(shí)現(xiàn)信息快速查找，達(dá)到快捷查詢的目的，提供高效的服務(wù)。二是可以提高檢索效率。檔案人員可以利用人事檔案電子管理軟件等信息化管理手段，達(dá)到檢索查詢更方便快捷，可以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息登記、篩選、排序、分類、匯總等管理工作，能有效地為建設(shè)人才隊(duì)伍、管理才、使用才提供快捷全面、準(zhǔn)確的信息，工作效率更高。三是可以保護(hù)紙質(zhì)檔案，節(jié)省時(shí)間，提高工作率，減少對(duì)紙質(zhì)檔案的查閱利用，降低磨損程度。四是能緩解工作量大、人手少的矛盾。目前，昭蘇縣干部人事檔案總量逐年增長，新錄用人員增加，退休人員增加，新老交替，呈兩頭增長的態(tài)勢(shì)。這種情況直接形成人事檔案總數(shù)量快速增長的現(xiàn)實(shí)。采用傳統(tǒng)的手工管理方式，要保證管理和利用工作的效率，勢(shì)必要不斷的增加管理人員，但增加人員目前受到編制等的制約，不是長久之計(jì)，所以只有采用現(xiàn)代信息化管理手段，才是從根本上提高人事檔案管理效率的必由之路，也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.4 加大干部人事檔案重要性的宣傳力度，提高人事檔案質(zhì)量和管理效率

目前，昭蘇縣很多單位干部對(duì)人事檔案的作用了解不夠，思想重視程度不高。在填寫自傳、履歷材料時(shí)隨意性較大，造成填寫信息不準(zhǔn)確，前后不一致，對(duì)干部檔案專項(xiàng)審核工作帶來很大困難，要改變現(xiàn)狀就必須加強(qiáng)宣傳干部人事檔案的作用和重要性、政治性、嚴(yán)肅性，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行適時(shí)宣傳：

一是結(jié)合人事檔案工作需要開展宣傳，如在填寫《干部履歷表自傳》前期，進(jìn)行全員培訓(xùn)，每個(gè)單位的人事部門可以對(duì)每項(xiàng)填寫的信息數(shù)據(jù)作指導(dǎo)，要求信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，并宣傳人事檔案的重要性和嚴(yán)肅性，提高人事檔案材料形成的質(zhì)量

二是可以針對(duì)性的開展人事檔案的專題講座，如專門針對(duì)人事檔案提供利用中存在的一些問題進(jìn)行解答。如公務(wù)員職務(wù)職級(jí)變動(dòng)、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升時(shí)如何利用人事檔案;干部調(diào)動(dòng)、晉升時(shí)如何轉(zhuǎn)遞人事檔案等，讓當(dāng)事人能夠知曉人事檔案的管理規(guī)定，從而自覺配合人事檔案管理部門的工作。

三是在提供人事檔案服務(wù)時(shí)，檔案人員可以不失時(shí)機(jī)地主動(dòng)宣傳人事檔案的重要作用，宣傳檔案材料對(duì)個(gè)人成長所起到的作用，哪些材料應(yīng)歸檔，哪些材料是需要本人主動(dòng)送交歸檔等等。讓當(dāng)事人了解人事檔案的價(jià)值和作用，明確人事檔案的歸檔范圍和要求，可起到事半功倍的宣傳作用。