大數(shù)據(jù)時代下國有企業(yè)檔案信息化管理

陳麗穎

（洛陽市軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司，河南 洛陽 471000）

大數(shù)據(jù)背景是我國現(xiàn)代化的趨勢和潮流，如今，很多的企業(yè)和部門都在基于大數(shù)據(jù)的背景下，對自身企業(yè)的信息化做出了更新，這讓企業(yè)的運(yùn)作效率更高。基于大數(shù)據(jù)背景的信息處理主要有如下特點(diǎn)，首先是數(shù)據(jù)挖掘和收集速度更快，這讓數(shù)據(jù)體量越大，數(shù)據(jù)處理越多的企業(yè)受益越明顯；再有就是通過對大數(shù)據(jù)的分析和研判，企業(yè)可針對客戶的需求特點(diǎn)，提供定制性服務(wù)，這大大提升了企業(yè)的服務(wù)友好度，增強(qiáng)了企業(yè)在市場中的競爭力。

1 國有企業(yè)在大數(shù)據(jù)時代背景下進(jìn)行信息化檔案管理的工作難點(diǎn)

1.1 國有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)對數(shù)據(jù)安全要求性更高

國有企業(yè)的數(shù)據(jù)安全不僅僅涉及自身企業(yè)的發(fā)展，從更高的層面來看，其安全性對于集體和國家的安全都有直接的關(guān)聯(lián)，因此，國有企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，要注重的首要指標(biāo)就是信息的安全性問題。在互聯(lián)網(wǎng)+時代的條件背景下，網(wǎng)絡(luò)安全正在不斷地遭到挑戰(zhàn)，一旦遭到泄露，將給企業(yè)以及數(shù)據(jù)提供的用戶帶來一定的損失，而國有企業(yè)更要從國家安全角度出發(fā)，做好信息的安全保密工作。這意味著，國有企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理時，勢必需要在安全上進(jìn)行更多的投入，在后期的維護(hù)成本上，國有企業(yè)的維護(hù)成本自然也更高，但巨大的投入背后，依然存在信息泄露的風(fēng)險，這導(dǎo)致國有企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)時，必須做到步步為營。

1.2 人才方面的缺失

進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)勢必需要一定的專業(yè)人員，然而在實際中，這方面的人才相當(dāng)欠缺，在我國許多本科院校中，都開設(shè)有計算機(jī)相關(guān)專業(yè)，然而在大多數(shù)院校中，網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)知識僅僅是某些軟件專業(yè)的附屬課程，在實際的學(xué)習(xí)深度完全無法應(yīng)對現(xiàn)代頻繁的網(wǎng)絡(luò)攻擊問題。而在研究生方面，攻讀該專業(yè)的學(xué)生很少，在眾多大企業(yè)的競爭中，國企本身存在一定的劣勢，這導(dǎo)致在尖端的網(wǎng)絡(luò)信息化安全管理上，嚴(yán)重缺乏相關(guān)專業(yè)人員，這是導(dǎo)致國企推行檔案信息化建設(shè)十分緩慢的主要原因所在。

2 大數(shù)據(jù)時代下進(jìn)行檔案信息化管理的策略

2.1 提升檔案信息化管理的重視程度

我國國有企業(yè)在改革上普遍晚于民企私企，這是眾所周知的事實，其中一個重要的原因就是國企以“鐵飯碗”做后盾，導(dǎo)致自身面臨的競爭更少，因此員工在工作中對創(chuàng)新的積極性更低。所以在進(jìn)行檔案信息化的改革中，首要的任務(wù)就是扭轉(zhuǎn)相關(guān)人員的思想，加強(qiáng)其對檔案信息化建設(shè)的重視程度。

在具體的工作上，可先針對全體員工展開培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升其對檔案信息化建設(shè)的深入理解，明白現(xiàn)代大數(shù)據(jù)時代背景下，紙質(zhì)材料本身存在的局限性，學(xué)習(xí)了解信息化數(shù)據(jù)的優(yōu)越性所在，從從業(yè)人員的利益角度出發(fā)，明白檔案信息化建設(shè)在本質(zhì)上對員工的工作效率提升具有積極的推動作用，從而增強(qiáng)全體員工對檔案信息化管理建設(shè)的支持力度。在領(lǐng)導(dǎo)層方面，要做好資金、人力、技術(shù)等多項投入的規(guī)劃準(zhǔn)備工作，尤其是針對人才引進(jìn)的難點(diǎn)，要制定詳細(xì)的人才引進(jìn)策略方案，對于企業(yè)已有的員工，也要針對崗位做出培訓(xùn)學(xué)習(xí)方案，從而提升全體工作人員在檔案信息化建設(shè)中的職業(yè)技能素質(zhì)，為實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)提供人力幫助支持。

2.2 落實檔案信息化管理建設(shè)目標(biāo)，制定檔案信息化管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)制度

企業(yè)檔案信息化建設(shè)在不同的企業(yè)有不同的建設(shè)方向，在目標(biāo)上也有很大的差異，比如有一些企業(yè)將檔案信息化僅僅流于形式化，最終的效果很差強(qiáng)人意，除了在某些環(huán)節(jié)中使用了數(shù)據(jù)存儲，在整個數(shù)據(jù)流程上完全沒有連通性，這種檔案信息化不僅效率低下，還浪費(fèi)了大量的時間和精力。當(dāng)然，也有企業(yè)本身規(guī)模不大，針對檔案信息化建設(shè)的巨大投入，做出了適當(dāng)?shù)膭h減，這也是在情理之中。針對這種現(xiàn)象，充分說明了企業(yè)的檔案信息化應(yīng)當(dāng)從企業(yè)自身的實際出發(fā)，制定符合自身的可操作性的檔案信息化方案才是上上之策。

國有企業(yè)的自身規(guī)模一般較大，在進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)時，可將目標(biāo)適當(dāng)放高，在結(jié)合國家法律法規(guī)的前提下，先提出相關(guān)的建設(shè)規(guī)劃指導(dǎo)方案，在得到了高層的審核批準(zhǔn)后，將其中的方案分步細(xì)化，以條例條規(guī)制定每一階段的目標(biāo)的實現(xiàn)方法，比如在初期，可先完成最基本的模型建設(shè)，再在這種框架下，通過分步完成的方式，不斷更新完善既有的信息化系統(tǒng)方案，從而實現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)的全面建設(shè)。

2.3 注重技術(shù)層面的建設(shè)把控

國有企業(yè)在制定了詳細(xì)的建設(shè)目標(biāo)后，在實際的工作中，要結(jié)合自身的實際，做好技術(shù)面的更新把控工作。首先，從數(shù)據(jù)信息的收集方式來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)收集方式基本只能以文字收集的方式完成，在基于大數(shù)據(jù)時代背景下，要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)收集的優(yōu)勢，拓展數(shù)據(jù)收集的渠道，從傳統(tǒng)的文字收集上，增加到對語音，對圖像、指紋等數(shù)據(jù)的收集采樣方向上來。從數(shù)據(jù)技術(shù)方面來看，首先要拓展存儲系統(tǒng)的收集識別數(shù)據(jù)庫，由于規(guī)模急劇擴(kuò)大，所以國有企業(yè)必須先做好充足的準(zhǔn)備工作，并且和數(shù)據(jù)收集對應(yīng)的就是，要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，保證存儲的數(shù)據(jù)能在最短的時間內(nèi)完成查找，保證高速的存儲和讀取，是建設(shè)高效的檔案信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。然后，要落實數(shù)據(jù)處理的方式建設(shè)，由于數(shù)據(jù)當(dāng)然不會簡單地涉及存儲和讀取，很多數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行識別和處理，而數(shù)據(jù)的識別和處理效率也和信息化建設(shè)的效率息息相關(guān)。在具體的應(yīng)用中，國有企業(yè)可學(xué)習(xí)借鑒常用的檔案管理的處理方式進(jìn)行建設(shè)，在系統(tǒng)選擇上，可學(xué)習(xí)使用OA系統(tǒng)、Teamcenter系統(tǒng)等自動化辦公系統(tǒng)，尤其是OA系統(tǒng)，和企業(yè)檔案系統(tǒng)對接時，具有天然的優(yōu)勢，它可實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的快速采集、處理、分析及整合，以此提高檔案工作效率和質(zhì)量。最后，從全局角度來看，檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)充分根據(jù)國企企業(yè)本身的業(yè)務(wù)流程展開建設(shè)，在順應(yīng)業(yè)務(wù)流程的前提下，最好能實現(xiàn)前端管控和各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全流程數(shù)字化對接，在整個系統(tǒng)中，可適當(dāng)采用云計算等技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)分析和處理。也可適當(dāng)引進(jìn)數(shù)據(jù)決策系統(tǒng)幫助管理人員完成決策。

3 結(jié)語

國有企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化管理的過程勢必會存在一定的難題，因此在實際的建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)針對這些難點(diǎn)展開有效的解決措施，尤其是安全性建設(shè)上，這些都應(yīng)當(dāng)是重點(diǎn)關(guān)注的問題，而歸根到底，所面臨的的問題都是因為人才的不足導(dǎo)致的，所以國有企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)中，首要任務(wù)是做好人才的引進(jìn)工作，最好能在引進(jìn)人才的同時，不斷提升企業(yè)自身從業(yè)人員的技能質(zhì)量，這才能又快又好地完成檔案信息化建設(shè)工作。