信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新思考

宋甲芬

（赤峰市紅山區(qū)婦女聯(lián)合會(huì)，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

1 信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)意義

一方面，無論是優(yōu)化文書檔案管理內(nèi)容，還是將新型信息技術(shù)融入到文書檔案管理領(lǐng)域，都能夠?yàn)闄n案管理人員提供強(qiáng)大的助力，幫助檔案管理人員更好地管理檔案資源，并在此技術(shù)上實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的高效利用。與此同時(shí)，文書檔案資源能夠?yàn)閱挝还芾碚吆蜎Q策者提供更多的決策參考和依據(jù)，充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值[1]。另一方面，文書檔案管理人員分別從檔案整理、收集、開發(fā)、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、公布、更新、銷毀等方面進(jìn)行創(chuàng)新，能夠進(jìn)一步提升文書檔案管理水平，確保文書檔案管理工作規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)整體發(fā)展的目標(biāo)。

2 信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作中常見的問題

1）文書檔案管理制度存有漏洞。文書檔案管理制度是指引檔案管理人員開展工作的依據(jù)，是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。當(dāng)下，部分單位文書檔案管理制度存在漏洞，無法對(duì)檔案資源進(jìn)行精細(xì)化、規(guī)范化管理，甚至存有一定的安全隱患。一是文書檔案分類分級(jí)制度不完善，沒有細(xì)化不同類型文書檔案資源的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理模式，檔案管理質(zhì)量參差不齊的問題較為突出。二是文書檔案立卷歸檔制度不完善。典型表現(xiàn)在文書檔案立卷歸檔的分工、流程、內(nèi)容、期限等規(guī)定較為模糊，容易產(chǎn)生歸檔不及時(shí)、歸檔不科學(xué)、歸檔效率低等問 題[2]。三是文書檔案安全管理制度不完善。例如，沒有從制度層面明確文書檔案保密層級(jí)、查閱復(fù)制權(quán)限、安全責(zé)任等內(nèi)容，存在一定安全隱患。四是文書檔案的責(zé)任分工不明確。部分單位沒有著眼于效率與質(zhì)量并存的角度對(duì)部門責(zé)任權(quán)限進(jìn)行細(xì)化。典型表現(xiàn)在辦公室檔案管理權(quán)限與其他業(yè)務(wù)部門權(quán)限存在交叉和重合，容易產(chǎn)生爭(zhēng)議。

2）文書檔案利用工作滯后。在文檔一體化背景下，部分辦公室雖然加快了文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，但卻面臨著數(shù)字類文書檔案信息資源整合難度大、文書檔案利用率不高等問題，無法最大限度地發(fā)揮文書檔案資源的價(jià)值。部分辦公室受限于管理習(xí)慣、機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理機(jī)制、技術(shù)條件，對(duì)文書檔案資源進(jìn)行管理過程中難以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合。首先，部分檔案管理人員文書檔案管理理念和管理習(xí)慣尚未轉(zhuǎn)變，忽視從系統(tǒng)性、專題性的角度開展文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作。其次，部分單位辦公室與其他部門之間缺乏有效配合，許多數(shù)字類文書檔案資源無法編制成專題，更談不上文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。其次，部分單位尚未從規(guī)章制度上明確數(shù)字類文書檔案資源整合的內(nèi)容、流程和分工，無法厘清權(quán)責(zé)。最后，部分單位尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)應(yīng)用于文書檔案信息資源整合領(lǐng)域，無法形成更高層次的文書檔案數(shù)字化產(chǎn)品。

3）文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不科學(xué)。當(dāng)下，部分單位文書檔案管理模式單一、方式陳舊、內(nèi)容不創(chuàng)新的原因之一就是檔案人才隊(duì)伍建設(shè)不科學(xué)[3]。在缺乏綜合性人才的情況下，文書檔案管理工作的規(guī)范性、精細(xì)性不足。一是沒有結(jié)合單位文書檔案創(chuàng)新的要求，引進(jìn)相關(guān)的人才。例如，沒有結(jié)合當(dāng)前文書檔案數(shù)字化建設(shè)這一熱點(diǎn)話題以及檔案管理趨勢(shì)對(duì)人才進(jìn)行引進(jìn)。二是對(duì)現(xiàn)有人才的培訓(xùn)工作滯后，尚未制定科學(xué)合理的人才培訓(xùn)方案，影響了培訓(xùn)成效和培訓(xùn)成本。三是文書檔案管理人員的數(shù)量不足。由于文書檔案數(shù)量不斷增加，導(dǎo)致部分單位在推動(dòng)文書檔案數(shù)字化進(jìn)程中遇到阻礙，缺乏創(chuàng)新動(dòng)力。

3 信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新的路徑

1）完善文書檔案管理制度，充分發(fā)揮制度的約束和指引作用。為了更好地發(fā)揮文書檔案資源的價(jià)值，打造創(chuàng)新化、規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化的文書檔案管理體系，必須要完善文書檔案管理制度。一是要出臺(tái)相關(guān)的制度文件，建立文書檔案分類分級(jí)機(jī)制，明確不同類型文書檔案所適用的管理標(biāo)準(zhǔn)、流程。通常而言，可以按照政策文件類、法律法規(guī)類、會(huì)議紀(jì)要類、公文類對(duì)文書檔案進(jìn)行劃分，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、統(tǒng)一化、科學(xué)化管理的目標(biāo)。二是要完善文書檔案立卷歸檔制度，結(jié)合單位既往立卷歸檔中產(chǎn)生的問題，對(duì)立卷歸檔的分工、流程、內(nèi)容、期限進(jìn)行細(xì)化，確保立卷歸檔工作的完整性、科學(xué)性和及時(shí)性，全方位提升文書檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)“應(yīng)歸盡歸，科學(xué)完整”的目標(biāo)。三是要完善文書檔案安全管理制度，理清文書檔案保密層級(jí)、查閱復(fù)制權(quán)限、安全責(zé)任，真正保障文書檔案的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。四是要從制度上理清部門之間的權(quán)限，確保職責(zé)分工合理科學(xué)，避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清、責(zé)任推諉的問題。

2）推動(dòng)文書檔案信息資源整合，加快對(duì)文書檔案資源的利用。一方面，單位要對(duì)現(xiàn)有的管理機(jī)制、人力資源進(jìn)行改革，打造部門協(xié)同、人員協(xié)作的檔案管理模式，便于對(duì)檔案資源進(jìn)行整合。例如，單位可以對(duì)文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源一站式利用；單位可以根據(jù)部門用檔需求，開展相關(guān)的數(shù)字類文書檔案專題建設(shè)，并形成文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案資源集成化利用[4]。另一方面，單位應(yīng)從制度上明確文書檔案信息資源整合的標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，探索將大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)應(yīng)用于文書檔案信息資源整合領(lǐng)域。單位可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)建立數(shù)據(jù)挖掘模型，通過關(guān)鍵詞搜索的方式集中對(duì)數(shù)字類文書檔案進(jìn)行挖掘，并將其進(jìn)行編研處理。單位也可以通過智能算法建立相關(guān)的自動(dòng)處理模型，實(shí)現(xiàn)全智能化管理，加快文書檔案信息資源整合的效率。

3）打造科學(xué)化的文書檔案管理隊(duì)伍，發(fā)揮人才在文書檔案管理中作用。辦公室文書檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的目標(biāo)，離不開優(yōu)質(zhì)的人才資源。為此，單位要依托于文書檔案管理工作的需求建立人才庫(kù)，組建復(fù)合型、綜合型的人才隊(duì)伍。一是要明確文書檔案管理人才的引進(jìn)目標(biāo)，及時(shí)引進(jìn)具有文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)、文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、信息技術(shù)操作經(jīng)驗(yàn)的人才，為文書檔案管理創(chuàng)新工作奠定良好基礎(chǔ)。二是要對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理人員進(jìn)行綜合分析，明確人才培養(yǎng)需求，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)方案。單位要重點(diǎn)圍繞“文書檔案規(guī)范管理”“文書檔案安全管理”“現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用”“文書檔案管理技能”以及其他專題開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)文書檔案管理人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素養(yǎng)以及應(yīng)用各類數(shù)字信息技術(shù)的能力。三是要結(jié)合文書檔案管理工作量，適當(dāng)通過勞務(wù)派遣、合同用工等方式招聘相關(guān)的檔案管理人員或者技術(shù)人員，從事相應(yīng)的輔助性工作，解決人力資源不足的問題。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息社會(huì)，文書檔案數(shù)量不斷增多，辦公室檔案管理人員壓力隨之增加。要做好文書檔案管理工作，就必須要進(jìn)一步做到理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。具體而言，一是要完善文書檔案管理制度，充分發(fā)揮制度的約束和指引作用；二是要推動(dòng)文書檔案信息資源整合，加快對(duì)文書檔案資源的利用；三是要打造科學(xué)化的文書檔案管理隊(duì)伍，發(fā)揮人才在文書檔案管理中作用。只有這樣，才能真正不斷適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。