關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

吳劉莎

（新疆維吾爾自治區(qū)社會(huì)科學(xué)院，新疆 烏魯木齊 830000）

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與管理的重點(diǎn)在于對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行改變，將過(guò)去的紙質(zhì)檔案管理和儲(chǔ)存轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化信息化的管理與儲(chǔ)存模式，從而提高檔案管理的高效性，使檔案更方便、長(zhǎng)久的保存，同時(shí)又可以最大程度的提高檔案資源的利用率，讓一切與檔案有關(guān)的工作更加順利地展開(kāi)，使得檔案管理的水平明顯提高?，F(xiàn)階段多數(shù)檔案管理部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始著手推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與高校管理的工作，但總體而言尚處于嘗試階段，在這一過(guò)程中會(huì)因?yàn)橹T多客觀因素的影響，使得檔案信息化建設(shè)與管理的推進(jìn)受到阻礙。結(jié)合一些實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)，文章主要對(duì)如何有效推動(dòng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理提出了一些思考，希望可以讓檔案信息化建設(shè)與管理質(zhì)量和水平進(jìn)一步提高。

1 檔案信息化建設(shè)含義及優(yōu)勢(shì)

1）含義。檔案信息化建設(shè)和管理就是將檔案資料做信息化數(shù)字化的處理，依托于先進(jìn)的信息技術(shù)的支持，現(xiàn)有的檔案資料變得更加豐富和全面，因此在儲(chǔ)存和管理上也會(huì)有更高的要求，通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理和保存方式，讓過(guò)去單一的紙質(zhì)實(shí)體轉(zhuǎn)變成為數(shù)字載體，利于檔案資源的長(zhǎng)期保存，可以方便人們更快地查閱。

2）優(yōu)勢(shì)。首先，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)能夠讓檔案管理工作的難度有效降低，將大量的紙質(zhì)化檔案資料轉(zhuǎn)變成為電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化儲(chǔ)存，也避免了環(huán)境對(duì)檔案管理工作的客觀影響，使檔案材料能夠最大程度保持完整。其次，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)方便人們更好更快的查閱所需要的檔案信息數(shù)據(jù)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中查詢和借閱相關(guān)檔案，會(huì)經(jīng)歷一些復(fù)雜的程序且會(huì)消耗更多的時(shí)間，而信息化建設(shè)就可以改善這一情況。再者，在信息技術(shù)的推動(dòng)下，檔案管理和儲(chǔ)存模式會(huì)發(fā)生根本改變，今后檔案部門(mén)及相關(guān)工作者會(huì)探尋更加能夠適應(yīng)時(shí)代需求的檔案建設(shè)與管理路徑，讓檔案管理水平提高。

2 阻礙檔案信息化建設(shè)和高效管理的因素

1）缺乏足夠認(rèn)識(shí)。將信息技術(shù)和檔案管理工作有機(jī)結(jié)合是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的顛覆，因此必須要檔案部門(mén)及相關(guān)工作者轉(zhuǎn)變自身的管理和服務(wù)理念，但是很多檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)信息化建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)信息技術(shù)給檔案管理帶來(lái)的積極影響不夠了解，在適應(yīng)和習(xí)慣上存在難度，從而導(dǎo)致檔案管理工作改革難以順利展開(kāi)。

2）信息利用率不高。傳統(tǒng)檔案管理最主要的目標(biāo)是為了確保檔案資料能夠長(zhǎng)久保存，并且在日常生產(chǎn)與生活中方便人們查閱。在檔案信息化建設(shè)與管理中，重點(diǎn)更集中于如何提高檔案信息資源的利用率，根本目標(biāo)是為了更好地服務(wù)大眾，讓檔案信息資源的價(jià)值能夠最大程度地發(fā)揮。由于管理理念的狹隘，自身水平有限，導(dǎo)致了一些檔案管理人員在利用信息技術(shù)上比較片面，并沒(méi)有將信息技術(shù)更多的優(yōu)勢(shì)展現(xiàn)出來(lái)，難以提高檔案管理效率。

3）資源配置不足。因?yàn)楦鞯亟?jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不均衡，所以各地檔案部門(mén)在推動(dòng)信息化建設(shè)上也存在著差異。資源配置不足，管理人員綜合素質(zhì)差異，使得檔案信息化水平的差距逐步被拉大。有些發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案部門(mén)很早就開(kāi)始對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用到檔案管理工作中做深入研究，因此有著豐富的經(jīng)驗(yàn)，自身的管理水平也較高，但也有的檔案部門(mén)沿用傳統(tǒng)單機(jī)模式，對(duì)信息技術(shù)依然持質(zhì)疑的態(tài)度，也就無(wú)法提高檔案管理效率。

3 有效開(kāi)展檔案信息化建設(shè)和檔案管理的策略

1）提高重視，健全制度。為了真正推動(dòng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的落實(shí)，檔案部門(mén)必須要提高重視，致力于建立健全檔案信息化工作體系，由上至下影響相關(guān)部門(mén)及管理人員，帶動(dòng)全員積極參與到檔案信息化建設(shè)與高效管理中。第一，有關(guān)部門(mén)必須根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)政策完善檔案信息管理體制，展現(xiàn)政府部門(mén)的行政管理職能，加大協(xié)調(diào)力度，構(gòu)建部門(mén)協(xié)同聯(lián)動(dòng)的工作體系，使全體人員都提高對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度。第二，針對(duì)檔案信息化建設(shè)必須要完善法律制度和規(guī)范準(zhǔn)則，在推動(dòng)本部門(mén)檔案信息化建設(shè)工作的過(guò)程中，明確各自任務(wù)，落實(shí)責(zé)任主體，還要構(gòu)建科學(xué)有效的評(píng)估體系，以客觀有效的評(píng)價(jià)和完善的執(zhí)法監(jiān)督來(lái)保證檔案信息化建設(shè)工作順利展開(kāi)。

2）增加投入，完善配置。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和檔案高效管理，離不開(kāi)資金和技術(shù)的有力支持。檔案部門(mén)必須要在現(xiàn)有的各種設(shè)施的基礎(chǔ)上，增加資金投入，健全技術(shù)支持，唯有如此，才能夠使檔案管理信息化正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使檔案信息資源更加安全可靠。首先，政府部門(mén)在財(cái)政預(yù)算中就檔案部門(mén)的檔案信息化建設(shè)，一定要規(guī)劃合理的資金投入，完善各種基礎(chǔ)設(shè)施。當(dāng)然部門(mén)可以選擇一些可靠的外包單位，加強(qiáng)合作與聯(lián)系，共同開(kāi)發(fā)檔案信息化系統(tǒng)。其次，除了基本的基礎(chǔ)設(shè)施以外，檔案部門(mén)還有必要進(jìn)一步加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，及時(shí)更新現(xiàn)有的設(shè)備，引進(jìn)新的技術(shù)，為檔案信息化建設(shè)和管理打造更為良好的環(huán)境。對(duì)檔案信息化管理過(guò)程中所使用的各種軟件應(yīng)當(dāng)和全國(guó)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)保持統(tǒng)一。再者，信息技術(shù)另一方面還存在著一些安全隱患，因此檔案部門(mén)在加強(qiáng)技術(shù)支持時(shí)，必須對(duì)安全防護(hù)工作提高重視，升級(jí)各種殺毒軟件，加強(qiáng)防火墻建設(shè)，完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，對(duì)機(jī)房管理和技術(shù)使用做嚴(yán)格的規(guī)定，以保證所有檔案信息資源的安全。最后，檔案部門(mén)有必要借助網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)和其他各個(gè)檔案管理部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)合，打造檔案資源共享平臺(tái)。

3）提高素養(yǎng)，加強(qiáng)培訓(xùn)。除了必要的資金支持和制度保障以外，檔案管理工作的有效性很大程度上還會(huì)受到檔案管理人員自身素養(yǎng)的影響，因此提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育非常重要。檔案部門(mén)在使用檔案管理人員時(shí)，必須要優(yōu)先考慮專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、能力較強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的人員。檔案管理工作并非簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，更多還會(huì)涉及檔案信息的傳送、接收、轉(zhuǎn)化，在檔案信息化建設(shè)中，管理人員更需要具備扎實(shí)的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和熟練的操作能力。因此有關(guān)部門(mén)還需要對(duì)在崗管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠?qū)W習(xí)到更多計(jì)算機(jī)操作的知識(shí)，從而提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作更需要管理人員有著較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，因此對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行思想上的正確指導(dǎo)，使其能夠明確自身服務(wù)使命，在實(shí)際的工作中提供更好的服務(wù)也非常必要。檔案管理部門(mén)有必要建立健全考核、評(píng)價(jià)機(jī)制，完善競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，以起到激勵(lì)檔案管理人員的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)和高效管理是今后檔案管理工作改革和發(fā)展的主要趨勢(shì)，因此檔案管理部門(mén)必須要高度重視檔案信息化建設(shè)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理和工作模式作合理的調(diào)整，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)和利用，提高檔案信息資源的利用率，對(duì)檔案管理和服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理朝數(shù)字化、智能化、高效化的方向不斷發(fā)展?，F(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，在這一過(guò)程中必然會(huì)面臨不少困難，因此需要檔案部門(mén)和有關(guān)人員做科學(xué)合理的規(guī)劃，有序地推進(jìn)，在對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和正確的指導(dǎo)，才能夠讓信息化建設(shè)取得明顯的效果，使檔案資源的價(jià)值最大程度展現(xiàn)，為提供更好的服務(wù)、推動(dòng)整個(gè)社會(huì)發(fā)展提供有力的支持。