信息技術(shù)發(fā)展對(duì)高校檔案管理帶來的改變

高 彤

（邯鄲科技職業(yè)學(xué)院，河北 邯鄲 056000）

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，越來越多的高校進(jìn)行了檔案管理的優(yōu)化。為了提高高校檔案管理的現(xiàn)代化水平和信息化水平，有必要加強(qiáng)信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，改變傳統(tǒng)的高校檔案管理和收集模式，加強(qiáng)電子檔案的綜合應(yīng)用。這樣，我們不僅可以實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到電子檔案的飛躍，而且可以創(chuàng)新基礎(chǔ)檔案管理模式，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，避免大量重復(fù)的情況，在一定程度上也將有助于提高高校檔案管理的安全性，為用戶帶來更便捷的服務(wù)。

1 高校檔案管理的現(xiàn)狀

目前，大多數(shù)高校檔案管理部門都使用信息技術(shù)進(jìn)行全面或部分的覆蓋管理，對(duì)于信息管理來說，既有優(yōu)勢(shì)也有劣勢(shì)。結(jié)合當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，信息管理模式的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1）管理更加方便。與基于紙張的管理相比，它不需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行分類，在使用中具有很好的重新存檔效果，不會(huì)導(dǎo)致文件混亂。高校里有很多信息，使用手工管理很容易丟失。信息管理技術(shù)可以很好地解決這個(gè)問題。

2）節(jié)省人力資源。傳統(tǒng)高校檔案管理需要在新生入高校，重大事務(wù)等需要相對(duì)短的時(shí)間內(nèi)完成檔案歸納管理，這需要消耗大量的人力和物力，而信息技術(shù)可以節(jié)省了人工成本，在計(jì)算機(jī)上運(yùn)行速度快，精度高，而且有效的校對(duì)。但是，從劣勢(shì)來看，信息技術(shù)在保護(hù)文件安全方面存在一些缺陷，高校的更多私人文件在計(jì)算機(jī)上容易受到黑客入侵而引起的泄漏。學(xué)生信息的泄露會(huì)對(duì)高校和高校生產(chǎn)生不利影響，因此在利用信息技術(shù)管理高校檔案時(shí)，需要注意加強(qiáng)安全性；另外，在檔案的保存上，信息技術(shù)的保存效果是不穩(wěn)定的，例如，通過光盤保存檔案信息會(huì)導(dǎo)致光盤丟失后信息丟失，這是困難的。為了恢復(fù)它，信息技術(shù)使文檔在計(jì)算機(jī)上從草擬到修訂，難以區(qū)分硬拷貝和檔案副本，以識(shí)別文件是否有效。因此，信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用仍然存在一些問題。為了解決這些問題，必須從多個(gè)方面整合信息技術(shù)和檔案管理，以提高效率。

2 信息技術(shù)發(fā)展對(duì)高校檔案管理帶來的改變

2.1 檔案管理人員信息化實(shí)踐能力有待提升

在高校檔案管理工作中，信息收集是最基本的檔案管理工作，也可以保證檔案信息的完整性。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的科學(xué)應(yīng)用，信息收集方式發(fā)生了根本性的變化，信息技術(shù)的應(yīng)用能力需要進(jìn)一步提高。許多檔案管理員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏關(guān)于檔案管理準(zhǔn)確性的信息，許多時(shí)候仍然堅(jiān)持傳統(tǒng)的檔案管理模式，不利于高校檔案管理的信息化發(fā)展。一些高校檔案工作者認(rèn)為，檔案管理工作缺乏實(shí)用性，因此他們對(duì)此并不重視。檔案管理的工作僅僅是信息的收集和檔案的存儲(chǔ)，并不涉及其他方面。檔案管理的這些落后思想顯然阻礙了新時(shí)期高校檔案管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展，也增加了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在IT中的應(yīng)用難度，使得檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建非常慢。另外，高校檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)和完善的責(zé)任意識(shí)，往往導(dǎo)致檔案信息的泄漏或缺失，嚴(yán)重降低了檔案管理的安全性。因此，有必要不斷提高信息管理人員的實(shí)踐能力。

2.2 推動(dòng)高校檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展

在傳統(tǒng)高校檔案管理工作中，習(xí)慣上使用大量紙張資源來完成相關(guān)的信息記錄和存儲(chǔ)。這種檔案管理模式不僅更加傳統(tǒng)和落后，而且紙質(zhì)檔案更容易因各種災(zāi)難而遭到破壞。同時(shí)，紙質(zhì)文件管理需要大量的人力和物力，這不僅會(huì)增加文件管理器的日常工作量，而且會(huì)浪費(fèi)大量的資源和成本。隨著信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的科學(xué)應(yīng)用，檔案管理模式發(fā)生了全新的變化，不僅優(yōu)化了檔案管理的日常工作，而且改變了檔案的存儲(chǔ)方式，使文件資料不僅可以以紙質(zhì)文件的形式呈現(xiàn)，還可以直接存儲(chǔ)為電子文件，大大提高了文件管理的效率，增強(qiáng)了文件管理的安全性。

2.3 加快高校檔案管理信息化建設(shè)步伐

盡管許多檔案工作者意識(shí)到在當(dāng)前高校檔案管理工作中檔案管理信息化的重要性，但由于缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致實(shí)際檔案管理發(fā)展不完善，整個(gè)過程進(jìn)展緩慢，即使由于錯(cuò)誤的指導(dǎo)和管理模式而導(dǎo)致的結(jié)果似乎也過于盲目。為了節(jié)省檔案管理成本，一些高校管理者盲目購(gòu)買了一些劣質(zhì)的信息設(shè)備，不斷降低檔案管理信息工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這使得高校檔案管理信息建設(shè)的質(zhì)量逐漸下降。但是，隨著信息技術(shù)在文件管理中的應(yīng)用和發(fā)展，已逐漸顯示出良好的實(shí)踐效果，促進(jìn)了高校文件管理的科學(xué)發(fā)展，這使得越來越多的高校管理者更加重視基于信息的文件管理的重要性，也使高校檔案管理的建設(shè)逐步 進(jìn)行。

3 高校檔案管理中信息技術(shù)的整合應(yīng)用

3.1 建立標(biāo)識(shí)關(guān)系

紙質(zhì)版本檔案文件中的保存要求更加嚴(yán)格，需要文件不被損壞，不修改，具有標(biāo)識(shí)。電子信息技術(shù)文檔沒有這些要求，并且在修改后無法與原始文檔進(jìn)行有效比較。因此，在電子文件管理中應(yīng)建立識(shí)別關(guān)系，應(yīng)確認(rèn)已修改文件的識(shí)別，并注明修改時(shí)間，人員和原因，以利于下次使用文件進(jìn)行校對(duì)。此外，識(shí)別關(guān)系還可以用于區(qū)分原始電子文檔和副本。目前，在信息技術(shù)模式下，高校檔案管理中不可能將原件與復(fù)印件區(qū)分開，因此可以在文件類型中進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識(shí)，以區(qū)分電子文檔記錄是否是原件。

3.2 多途徑備份

信息技術(shù)下的文件管理在文件保存時(shí)間和保存效果方面存在不確定性，因此對(duì)于一些常用文件，重要文件應(yīng)采用多種方式進(jìn)行備份。另外，對(duì)于某些長(zhǎng)期的紙質(zhì)版文件，也可以掃描電子文件備份，防止紙質(zhì)版文件的手寫和無法使用。多路備份可以更好地確保高校檔案管理，電子信息技術(shù)和檔案管理科學(xué)結(jié)合的有效性。

3.3 加密認(rèn)證管理

高校檔案中有一些重要的文件類型，在管理模式下不應(yīng)與普通文件同質(zhì)，并且需要附加的加密和身份驗(yàn)證過程。通常，在信息技術(shù)手段中，加密文件被入侵的機(jī)會(huì)較小，并且可以通過設(shè)置警報(bào)機(jī)制來防止信息泄露而對(duì)加密文件進(jìn)行管理。此外，文件的紙質(zhì)版本可以存儲(chǔ)，電子檔案中較重要的部分進(jìn)行備份加密，以及基于紙質(zhì)的管理，有效地減少了黑客入侵相關(guān)信息的可能性。

4 結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)代，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的基于紙張的文件管理模式，將不僅難以發(fā)揮文件管理的作用，而且也不利于促進(jìn)文件管理的創(chuàng)新發(fā)展。為此，高校應(yīng)積極加強(qiáng)信息檔案管理的科學(xué)建設(shè)，將信息技術(shù)發(fā)展帶來的變化與高校檔案管理結(jié)合起來，不斷提高檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理，完善基于信息的基本文件管理系統(tǒng)，減輕文件管理者的日常工作壓力，提高文件管理的安全性和有效性。