大數(shù)據(jù)時代檔案管理的實施策略

張何毅

（山西省大同市廣靈縣綜治中心，山西 大同 037500）

信息化技術(shù)的發(fā)展促進了社會各個行業(yè)的發(fā)展壯大，依靠信息化技術(shù)的便利，不僅有利于提高行業(yè)的工作效率，還有利的促進了信息化產(chǎn)業(yè)在顯示的應用范圍，在檔案管理的領(lǐng)域里，面對檔案管理的任務和數(shù)量不斷增多，給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了很大的麻煩，依靠信息化技術(shù)不僅能有效地避免因人工整理檔案的出錯率，更不有利于提高檔案館的服務質(zhì)量，因此打造信息化檔案信息管理平臺，是促進檔案管理事業(yè)發(fā)展的必要選擇。

1 將信息化技術(shù)融入檔案管理事業(yè)的必要性

在信息化時代的映照下，我國的信息化技術(shù)不斷的成熟起來，隨著人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、5G技術(shù)等時代熱詞出現(xiàn)在我們的實際生活中，時代已經(jīng)發(fā)生了很大的變革，信息化時代的來臨給各個行業(yè)帶來了很大的機遇，依靠信息化技術(shù)可以為行業(yè)的發(fā)展插上理想的翅膀，實現(xiàn)跨越式的發(fā)展，因此促進信息化技術(shù)在行業(yè)發(fā)展的運用具用積極的 意義[1]。

隨著社會的發(fā)展進步，檔案管理人員遇到的問題相比傳統(tǒng)的檔案管理工作更加復雜，不僅檔案的數(shù)量增加了，檔案管理的任務也變得復雜多樣化，利用信息化技術(shù)的便利，通過建立地區(qū)檔案管理數(shù)據(jù)庫，給與檔案管理工作人員適當?shù)臋?quán)限，可以實現(xiàn)檔案的上傳和檔案的查看等工作，打造更具有創(chuàng)新性和科技性的地區(qū)檔案管理系統(tǒng)，極大的提高了檔案管理人員的工作效率。

2 信息化時代檔案管理出現(xiàn)的問題和不足

隨著社會的發(fā)展時代的進步，檔案管理工作不僅僅局限在傳統(tǒng)的檔案收發(fā)和管理，檔案管理事業(yè)出現(xiàn)了多元化、復雜化的變革，給日常的檔案管理工作人員帶來了很大的負擔，主要體現(xiàn)在以下幾點。

1）地區(qū)檔案管理效率低。在檔案的管理工作中，地區(qū)人員流動大和人員密度高，給檔案管理工作帶來很大的負擔。南方的城市相比北方城市的人口密度較大，在一些一線城市人口的流動性更是很強，但是檔案的管理工作卻沒有因此做出很大的調(diào)整，一個檔案館需要容納很多人的個人檔案，這就造成了檔案管理效率低，檔案不能及時的進行收錄的現(xiàn)象時常發(fā)生，嚴重的甚至導致檔案的丟失或者遺漏，給人們帶來很大的麻煩，因此在檔案的管理體制改革的過程中，應該充分考慮該問題的解決策略，環(huán)節(jié)地區(qū)的檔案管理工作負擔，提高地區(qū)檔案管理的質(zhì)量。

2）檔案管理人員工作能力效率低。檔案管理工作的進行，離不開檔案管理工作的積極參與，檔案管理人員的工作效率是決定檔案管理質(zhì)量的重要因素，而目前的檔案管理人員通常為一些專科學歷的人員，業(yè)務能力不熟悉，對檔案的認知水平不高、缺乏相關(guān)的從業(yè)經(jīng)驗等因素，都會導致其在工作的過程中檔案管理效率低和出錯率低的現(xiàn)象，檔案管理工作者工作效率低[2]，給檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此在檔案的信息建設(shè)的過程中應加強該問題的解決。

3）檔案管理信息化建設(shè)不足。在一些事業(yè)單位的檔案服務建設(shè)過程中，檔案館的服務水平落后，信息化建設(shè)嚴重脫離當代的科技創(chuàng)新水平，嚴重的制約了檔案管理的本性，這是目前檔案管理和服務的通病，領(lǐng)導的監(jiān)管制度不完善，工作人員服務滯后性等現(xiàn)象為檔案管理工作帶來了很大的麻煩，檔案管理工作的建設(shè)，是促進社會文明化建設(shè)重要措施之一，加強對檔案的智能化管理，提高檔案管理的質(zhì)量，是當代檔案管理需要及時解決的問題之一。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理建設(shè)實施策略

大數(shù)據(jù)時代的來臨，給社會的各個行業(yè)的行業(yè)發(fā)展，帶來了新的變革加強行業(yè)的信息化工程建設(shè)逐漸成為社會發(fā)展的熱點話題，針對檔案管理建設(shè)工作，我們需要做到以下幾點。

1）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。針對在檔案管理工作中的，檔案管理人員任務量多、管理難度大的問題。首先應該強化檔案管工作人員的信息化技術(shù)水平，增加檔案管理人員的實踐學習機會，促進其在實際的操作過程中提高自身的技能素養(yǎng)，為今后的工作做好技術(shù)和理論支持。在檔案管理人員入職教育的過程中，就應該培訓檔案信息化平臺的知識和操作方案，提高工作人員的業(yè)務管理能力，運用檔案管理信息化平臺對檔案的智能化管理，即使再多的建立檔案館內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，給工作人員適當?shù)墓ぷ鳈?quán)限，針對不同的檔案類型文件，分批管理操作降低檔案搜索難度，促進員工對不同類型的檔案資料進行分批管理，為檔案的信息化管理提供技術(shù)保證。

2）加大信息化技術(shù)設(shè)施建設(shè)水平。信息化技術(shù)的發(fā)展給社會注入了新鮮的血液，利用信息化技術(shù)可以實現(xiàn)行業(yè)的跨越式發(fā)展，因此在檔案信息化平臺的建設(shè)過程中，我們也應充分挖掘信息化技術(shù)的便利，打造富有地區(qū)特色的檔案管理信息平臺，因此這就要求地區(qū)的檔案管理單位應該加強對單位的信息化設(shè)備投入力度，打造更加智能化和人性化的檔案信息化平臺管理系統(tǒng)。因此檔案管理單位應該對“物聯(lián)網(wǎng)”、“人工智能”、“5G技術(shù)”等信息化技術(shù)的利用效率，提高行業(yè)的智能化發(fā)展水平，通過這些先進的智能化通訊技術(shù)提高對數(shù)據(jù)資料的上傳與分享，在檔案管理單位的內(nèi)部建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加強對信息安全和防火墻的建設(shè)，建立云端電子檔案系統(tǒng)，將人們的檔案做好電子檔案備份，萬一發(fā)現(xiàn)檔案遺失也不會造成很大的損失，另一方面在地區(qū)與地區(qū)之間可以設(shè)立檔案信息共享平臺，將地區(qū)的檔案人口信息匯集起來，方便政府和相關(guān)的管理部門，針對地區(qū)人員情況問題進行了解和查看[3]。

3）建立完善的信息化平臺管理制度。信息化平臺的建立就是為了方便地區(qū)檔案管理工作，因此針對地區(qū)檔案管理信息平臺建設(shè)也應建立完善的制度，促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案是記錄人們社會閱歷的重要文件，它主要承擔著人們資歷證明的任務，因此檔案對個人來說具有重要的作用，作為檔案管理事業(yè)也應深刻的清楚答案管理工作的重要性，這就要求工作人員在對檔案的管理過程中不僅需要對檔案法具有深刻的理解，還應加強檔案法的執(zhí)行與運用，為檔案管理工作做好制度保障。另一方面檔案館內(nèi)部也應建立完善的監(jiān)督制度，針對一些員工的不法操作作出嚴格的懲治，尤其在大數(shù)據(jù)時代，更應側(cè)重檔案管理人員的管理和監(jiān)督，杜絕檔案流失、檔案泄露的事情發(fā)生，保障人們的人生財產(chǎn)安全，提高檔案管理的效率。

4 結(jié)語

伴隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，社會各個行業(yè)發(fā)生了很大的變革，加強信息化技術(shù)在檔案管理方面上的運用，也成為檔案管理工作發(fā)展的重要方向，隨著互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，我們更應該加強對信息化技術(shù)的利用，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供技術(shù)支持。