信息化檔案管理安全防范策略探究

馮 冰

（廣州市園林建筑工程公司，廣東 廣州 510170）

企業(yè)檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)工作的開展，保障檔案信息安全可靠是檔案管理人員的基本工作要求。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，信息化管理系統(tǒng)的引入使得傳統(tǒng)人工的檔案管理模式有了明顯好轉(zhuǎn)，電子檔案技術(shù)的推廣應(yīng)用更是大大降低了企業(yè)在檔案存儲管理方面的投入。在信息環(huán)境下信息安全問題不容忽視，通過配置安全系統(tǒng)和加大外部網(wǎng)絡(luò)安全防范處理，在軟件與硬件設(shè)施的全面建設(shè)下檔案信息化管理工作才能得到進(jìn)一步推廣應(yīng)用。

1 信息化檔案管理存在的安全隱患分析

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

信息化檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，但由于不同企業(yè)的建設(shè)規(guī)模大小不一，在信息化設(shè)備建設(shè)配置上存在較大差異，從而導(dǎo)致信息化管理的開展推進(jìn)情況有所不同。并且有的企業(yè)為了追求利潤和效率，只是引入了先進(jìn)的信息化管理設(shè)備而在對應(yīng)崗位工作人員的選拔培訓(xùn)上未能同步進(jìn)行，需要工作人員在自身崗位中自主進(jìn)行摸索和學(xué)習(xí)才能進(jìn)一步適應(yīng)信息化管理系統(tǒng)功能?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足的問題存在使得信息化檔案管理工作難以正常開展，檔案管理人員的錯(cuò)誤操作或?qū)π畔⒓夹g(shù)功能應(yīng)用不夠熟練而對檔案部門工作產(chǎn)生較大的威脅。企業(yè)經(jīng)營管理者應(yīng)重視信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障信息化功能能夠正常應(yīng)用。

1.2 檔案管理與其他管理工作存在脫節(jié)

信息化管理模式下數(shù)字化、文檔化的管理方式將取代傳統(tǒng)人工管理，企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作間的銜接配合也將是通過信息交互的方式來實(shí)現(xiàn)。新的管理模式將大大提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率，改善過去人工管理流程環(huán)節(jié)多、過程復(fù)雜的問題。對于檔案管理工作而言，信息化管理模式的引入也將使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生一定改變，紙質(zhì)檔案被電子化檔案所替代既節(jié)約了檔案存儲空間，也提高了檔案信息的管理效率。但由于檔案管理工作與企業(yè)其他管理工作在機(jī)制上存在一定差異，檔案管理與其他管理工作難以協(xié)同開展，信息資源不能互通將會限制信息化檔案管理工作的開展，甚至還會為企業(yè)管理工作造成一定的阻礙。

1.3 檔案管理人員工作觀念難以及時(shí)轉(zhuǎn)變

檔案管理工作對工作人員的專業(yè)能力要求較低，工作內(nèi)容相對簡單，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中管理人員只需要做好對檔案信息的核驗(yàn)、保管存儲、調(diào)取即可。而隨著信息化檔案管理的推進(jìn)下，檔案管理工作方式發(fā)生的一定改變，檔案管理要求也變得更加嚴(yán)格，保障檔案信息傳遞過程及檔案保管的安全性成為檔案管理人員新的工作要求。但由于檔案管理人員的管理觀念未能得到徹底轉(zhuǎn)變，仍然停留在過去按計(jì)劃和規(guī)定開展工作的觀念中，并不能重視電子檔案信息泄漏或惡意更改問題，更難在檔案管理過程中主動(dòng)對檔案信息安全問題作出防范處理。檔案管理人員落后的工作觀念將無法滿足信息化檔案管理工作的開展要求。

2 信息化檔案管理安全防范策略

2.1 加大信息化管理投入

現(xiàn)代企業(yè)在構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)時(shí)不能單一局限在管理設(shè)備和管理人才配置上，更需要加大信息化管理投入，通過合理開展定期維護(hù)檢修、工作人員管理培訓(xùn)、管理設(shè)備更新等來確保信息化管理系統(tǒng)高效運(yùn)行。對于信息化檔案管理而言需要企業(yè)從硬件資源和軟件資源兩個(gè)方面同時(shí)入手將能促進(jìn)檔案管理工作高效開展。在硬件資源方面需要根據(jù)企業(yè)檔案管理工作需求去配置打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等，基礎(chǔ)的硬件設(shè)施能夠滿足檔案管理工作要求，而在信息化檔案管理安全性方面則需要通過配置防火墻設(shè)備、專有網(wǎng)絡(luò)等方式，避免企業(yè)內(nèi)部信息出現(xiàn)泄漏的情況。軟件資源則是要求檔案管理人員加快紙質(zhì)檔案及資料向電子化檔案的轉(zhuǎn)移，企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部做好對信息化檔案管理的推廣宣傳，讓企業(yè)員工能夠有效配合檔案管理人員的工作，主動(dòng)遞交個(gè)人的電子化檔案及補(bǔ)交相關(guān)證明文件的電子資料。另一方面，信息化檔案管理軟件資源方面的需求還應(yīng)體現(xiàn)在檔案管理工作規(guī)章制度方面的建立上，通過制定完善的檔案管理制度對管理人員工作進(jìn)行約束和規(guī)范從而減少因管理人員自身因素所造成的檔案管理安全問題 出現(xiàn)。

2.2 從安全技術(shù)出發(fā)做好檔案信息的安全防范

信息化檔案管理工作安全開展還應(yīng)落實(shí)到安全技術(shù)手段上。隨著信息技術(shù)的不斷成熟與發(fā)展，安全防護(hù)技術(shù)也隨之得到提升。企業(yè)在配置檔案管理安全技術(shù)時(shí)應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和經(jīng)營特點(diǎn)出發(fā)，提高檔案管理安全性的同時(shí)又能保障企業(yè)經(jīng)營工作能夠有序開展。一方面可以對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問加密處理，這一安全技術(shù)下檔案數(shù)據(jù)庫只能由企業(yè)內(nèi)部員工或具有特定身份認(rèn)證的人員才可訪問，同時(shí)也可以通過訪問權(quán)限與調(diào)用更改權(quán)限的設(shè)置來防止員工自由更改檔案信息的情況，進(jìn)一步提高檔案管理的安全性。另一方面，也可以通過備份技術(shù)定期對檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，通過磁盤陣列備份、雙機(jī)熱備份、異地?zé)醾浞莸确绞侥軌蛴行Ы档蛿?shù)據(jù)備份轉(zhuǎn)移的安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，還應(yīng)在企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)連接上設(shè)置安全鎖，在多層防護(hù)手段下將能避免黑客或不法分子突破防火墻直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫竊取檔案 信息。

2.3 積極開展檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)

信息化檔案管理安全問題大多是因?yàn)闄n案管理人員錯(cuò)誤操作或?qū)π畔⒓夹g(shù)功能認(rèn)知不足而導(dǎo)致，積極開展檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作觀念，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)能力這樣才能有助于檔案管理工作規(guī)范安全進(jìn)行。在培訓(xùn)活動(dòng)中應(yīng)將信息化管理特點(diǎn)向檔案管理人員進(jìn)行充分說明，并結(jié)合在實(shí)際工作中的應(yīng)用案例使檔案管理人員能夠快速掌握信息化管理設(shè)備的應(yīng)用功能。進(jìn)一步的在培訓(xùn)課程中也應(yīng)加大對檔案管理人員工作意識的教育，提高檔案管理人員在工作中的主動(dòng)性與積極性，使其在工作崗位中能夠勇于探索積極實(shí)踐，在自身轉(zhuǎn)移素質(zhì)的發(fā)揮下使檔案管理問題得到及時(shí)處理。此外，在培訓(xùn)活動(dòng)中還應(yīng)組織檔案管理人員進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)分享交流，在檔案管理人員相互之間的交流和學(xué)習(xí)中將能實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平的提升。

3 總結(jié)

綜上所述，信息化檔案管理工作的深入推進(jìn)能夠?yàn)槠髽I(yè)管理工作及業(yè)務(wù)工作開展提供有力支持。面對信息化檔案管理中存在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足、管理工作溝通銜接不足、管理人員工作觀念落后等安全隱患問題需要引起企業(yè)經(jīng)營管理者高度重視，通過加大在信息化管理中的投入、實(shí)施推廣先進(jìn)的安全技術(shù)手段及積極開展管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)將能有效規(guī)避安全隱患。