試論人事制度改革對人事檔案管理的作用

宋貞勇

（鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 菏澤 274700）

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)改革快速發(fā)展的當(dāng)下，傳統(tǒng)人事檔案管理弊端越來越突出，很多單位都面臨著員工行為受到限制、個(gè)人能力得不到發(fā)揮等問題。在這關(guān)鍵時(shí)刻，人事制度改革已經(jīng)成為一種趨勢，有利于事業(yè)單位適應(yīng)當(dāng)前的人才市場環(huán)境。本文主要對人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行具體分析，并對人事制度改革后的單位人事檔案管理情況進(jìn)行介紹。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 員工行為受到了控制

在人事檔案管理中，不僅會(huì)對員工的一些基本信息進(jìn)行記錄，還會(huì)對員工以往的工作經(jīng)驗(yàn)、精力等等進(jìn)行了解。因?yàn)檫@部分人事檔案交給了單位專業(yè)人員管理，所以其他單位或者員工本人是不可以去動(dòng)它。這種檔案管理制度的確可以加強(qiáng)對員工的管理，但卻也存在一些問題。比如當(dāng)有人因?yàn)楣ぷ髟蛐枰{(diào)動(dòng)崗位的時(shí)候，如果沒有人事檔案調(diào)動(dòng)很難變動(dòng)。這種傳統(tǒng)人事檔案管理主要是為了將員工留下來，留在自己崗位上貢獻(xiàn)自己的力量，防止有人私自離崗或者疏于管理。像這種控制員工行為的管理方式，已經(jīng)脫離了現(xiàn)在社會(huì)的主流。要知道當(dāng)代青年已經(jīng)習(xí)慣了自由，無論是生活還是工作方面都想獲得更多的自主管理權(quán)，一味地控制員工行為，可能會(huì)適得其反，造成更多的麻煩，不利于單位管理，還會(huì)給單位降低信譽(yù)度。

1.2 人事檔案管理信息不夠，無法有效發(fā)揮員工個(gè)人才能

在這種現(xiàn)代化信息資源快速發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)人事檔案信息管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)人們的需求。人事檔案的組成信息包括很多，比如員工的一些工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)關(guān)系或者歷史問題等等。若是這部分信息無法掌握清楚，那對單位管理人才將會(huì)造成很大的疑難問題。在人事檔案管理之中，單位的消息來源很多，許多員工資源都是來歷不明，甚至出現(xiàn)人員分配空白等情況，這對單位人事制度管理造成了諸多不便和制約。比如在員工退休年齡與養(yǎng)老保險(xiǎn)管理方面，就會(huì)因?yàn)槿耸聶n案管理信息不足而導(dǎo)致部分員工產(chǎn)生不滿。在員工晉升渠道管理方面，單位對員工信息調(diào)查不夠完全，可能會(huì)將某些特殊人才忽 略掉。

1.3 人事檔案管理沒有秩序，管理人員缺乏服務(wù)精神

在人事檔案管理方面，用人單位大多都存在一些混亂現(xiàn)象，導(dǎo)致很多員工資料不全或者遺失等等。這樣單位需要調(diào)查員工信息的時(shí)候，就會(huì)存在各種問題，最后既浪費(fèi)了時(shí)間又沒有把事情做好，像員工戶口遷移問題、人員調(diào)動(dòng)問題、人事檔案信息處理問題等等，都會(huì)受到限制。人事檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)具有保密性性質(zhì)的工作，需要管理人員具備良好的服務(wù)意識和工作精神。但在具體管理過程中，可能會(huì)因?yàn)橐恍┓辣I問題、管理?xiàng)l件不足或者防潮濕處理不到位等影響到人事檔案管理效果。這樣在進(jìn)行人事檔案統(tǒng)一管理的時(shí)候，就無法保證各單位之間能夠有效溝通消息。

2 人事制度改革作用分析

2.1 員工行為不再受到束縛

在人事檔案管理中，人事制度改革的其中一個(gè)作用就是讓員工行為不再受到單位束縛，不會(huì)因?yàn)橐酝纳矸菪畔栴}而影響到員工個(gè)人調(diào)動(dòng)或離職等。為了適應(yīng)當(dāng)前人才市場發(fā)展現(xiàn)狀，目前很多單位都是用的合同制來招聘人才。員工可以根據(jù)自己的能力選擇滿意的崗位，讓員工有充分的時(shí)間和空間選擇自己真正擅長的領(lǐng)域，最大發(fā)揮人才優(yōu)勢，這種管理制度能夠有效發(fā)揮大家的工作積極性，促進(jìn)人才市場的持續(xù)發(fā)展。在這種人事檔案管理環(huán)境下，大家可以在市場中自由競爭崗位。在人事制度改革方面，單位會(huì)對員工能力、潛力進(jìn)行調(diào)查分析，通過評分結(jié)果篩選出自己需要的人才。人事檔案管理工作者可以通過信息來源進(jìn)行員工材料收集，包括信息標(biāo)準(zhǔn)、信息內(nèi)容與信息范圍等。另外，管理人員還可以通過三結(jié)合方式從人才市場中不斷收集新的檔案資料，完善單位人事檔案信息庫。這樣就可以避免單位在需要人才的時(shí)候出現(xiàn)遺漏問題。隨著人事管理層次的逐漸擴(kuò)展，事業(yè)單位對員工信息也越來越重視，要求管理人員在檔案信息管理中不要出現(xiàn)材料重復(fù)或者信息遺漏問題。單位需要盡可能掌握員工的全面資料，方便自己選材錄用。

2.2 員工能夠無檔就業(yè)或入職，員工才能得到發(fā)揮

在社會(huì)不斷前進(jìn)發(fā)展的過程中，很多事業(yè)單位都開始了自己的人事制度改革工作。因?yàn)槿耸轮贫雀母锬軌虼蚱苽鹘y(tǒng)人事檔案管理給員工帶來的限制，為員工們提供良好的就業(yè)環(huán)境。無論是想要跳槽還是離職的員工，都將不會(huì)受到事業(yè)單位的限制。換句話說，就是人事檔案管理對員工的限制作用已經(jīng)沒有了，不會(huì)對大家的再就業(yè)造成影響。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷飛躍，市場人才需求也越來越多樣，人事制度改革是事業(yè)單位發(fā)展中必須經(jīng)歷的一個(gè)環(huán)節(jié)。單位在招聘員工的時(shí)候，眼光也不再局限于工作經(jīng)驗(yàn)水平，更多的是考慮大家的綜合能力。員工在競爭崗位的時(shí)候有自己的選擇權(quán)，不會(huì)因?yàn)槿耸聶n案而限制了人才的流動(dòng)性。這對于單位和員工來說，其實(shí)是一種互惠共贏的局面。在人事制度改革中，單位對人事檔案管理工作越來越重視，尤其是員工們的各種能力、素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)水平等等。單位可以調(diào)動(dòng)人事檔案資料對員工能力進(jìn)行了解和考察，發(fā)現(xiàn)自己需要的人才。

2.3 人事檔案管理秩序化，管理人員職責(zé)清晰

有秩序的人事檔案管理才能對單位選材用人產(chǎn)生促進(jìn)作用，方便單位更全面的了解每一位員工的信息。在人事制度改革之下，單位管理理念更加明確，其目標(biāo)就是為了推動(dòng)人事檔案管理工作的秩序發(fā)展。在員工檔案信息管理這方面，管理人員需要根據(jù)單位管理標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范進(jìn)行檔案資料的歸納和收集整理。因?yàn)楹芏嗍聵I(yè)單位都已經(jīng)將檔案信息公開化處理，所以這對管理人員來說幾乎沒有多大難度。唯一的要求就是管理人員必須做好自己地本職工作，確保人事檔案信息內(nèi)容的完整、真實(shí)有效。在人事檔案案卷管理之中，管理人員需要服從單位管理制度，采用全面系統(tǒng)的管理方式開展相關(guān)工作。在人事檔案管理之中，管理人員必須引起足夠的重視，聽從單位領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，服從人事制度改革建立的監(jiān)督管理體系。管理人員還要不斷強(qiáng)化自身的管理理念，將人事檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，有效提高自己的管理水平。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人事檔案管理信息越來越雜亂，想要做好這方面的管理工作就需要明確管理人員的工作職責(zé)，要求大家堅(jiān)守好自己的崗位，在工作過程中提高服務(wù)意識。比如誰來收集資料、誰來統(tǒng)計(jì)員工信息數(shù)據(jù)，人事檔案信息誰來補(bǔ)充等等，單位都要落實(shí)好相關(guān)管理人員的責(zé)任。

3 結(jié)束語

綜上所述，在人事制度改革之下，人事檔案管理工作越來越有秩序，管理人員服務(wù)意識和精神都有所改善。單位可以通過人才市場補(bǔ)充自己的人事檔案信息，員工也可以在競爭崗位上發(fā)揮自己的特長。傳統(tǒng)人事檔案管理對員工的限制解除，大家可以放心離職，這就是人事制度改革帶來的作用。