新形勢(shì)下做好檔案管理工作的方法研究

安譜娟

（青海省海南州檔案館，青海 海南藏族自治州 813099）

本篇文章聚焦新形勢(shì)下檔案管理工作的重要性，從以下的六個(gè)方面展開論述，分別為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)管理制度化、把握重點(diǎn)，規(guī)范管理、加強(qiáng)監(jiān)督，落實(shí)到位、與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、利用現(xiàn)代技術(shù)，整理檔案。而當(dāng)前檔案管理工作需要明確其中存在的具體問題，比如重錢輕物、管理意識(shí)淡薄的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，在一定程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量，結(jié)合檔案管理中的具體問題，最終得出檔案管理工作的優(yōu)化策略。

1 檔案管理工作的重要性

1.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)管理制度化

健全制度，落實(shí)責(zé)任，當(dāng)前檔案管理工作是各單位以及各部門的重點(diǎn)工作之一，因此，在檔案管理的過程之中，各級(jí)政府首先需要明確檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，其次需要明確檔案工作的細(xì)節(jié)工作，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，將責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門的管理人員，保證檔案管理工作的順利展開，明確每一級(jí)負(fù)責(zé)人與管理人員的工作責(zé)任任務(wù)，而且這些責(zé)任與權(quán)力都需要納入薪酬體系的考核之中，幫助檔案管理；其次要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，能夠建立不同類型檔案的管理系統(tǒng)，此網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)之處在于，不斷提高檔案歸還效率、增強(qiáng)檔案管理的可靠安全性，這樣就能夠確保檔案管理工作的井然有序的開展。

1.2 把握重點(diǎn)，規(guī)范管理

文件材料的歸檔及管理是做好檔案工作的前提條件。在文件材料的歸檔及管理中，我們需要做的有許多：首先就是各個(gè)部門需要對(duì)檔案中涉及的文件進(jìn)行收集、歸納、以及資料的真實(shí)性，其次需要將同類型的文件以及材料進(jìn)行分類與歸納，最后就需要將文件材料進(jìn)行妥善的保管，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實(shí)性和可靠性。

1.3 加強(qiáng)監(jiān)督，落實(shí)到位

單位對(duì)各類檔案的管理工作需要時(shí)刻注重加強(qiáng)監(jiān)督，在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，需要進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)，最后在年底對(duì)檔案管理進(jìn)行總結(jié)，就需要對(duì)檔案管理進(jìn)行全流程監(jiān)督，政府以及各部門需要對(duì)優(yōu)秀的個(gè)人與部門進(jìn)行嘉許以及贊揚(yáng)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案管理工作的監(jiān)督落實(shí)到位。因此，作為檔案管理工作者，要甘于平淡，但不甘于平凡。要把工作做得優(yōu)秀，而不是要與他人或者其它部門爭奪榮譽(yù)。這就是檔案管理工作，只有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，了解這一點(diǎn)，才能夠長期堅(jiān)持做好自己的崗位工作。

1.4 與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作，我們需要建立一個(gè)高效、完善的檔案管理制度，而當(dāng)前高效與完善的檔案管理制度是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵步驟之一，而檔案管理部門需要出臺(tái)相關(guān)的法律等的制度文件，需要不斷完善管理制度，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理科學(xué)化的管理，進(jìn)而提升檔案保管效率，我們需要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案管理整體的工作效率，提升檔案管理的質(zhì)量與效率，而且檔案管理工作人員需要積極開展檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)，以此來提高檔案管理工作中的工作質(zhì)量，就能夠讓工作效率發(fā)揮最大化的效用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的全面推進(jìn)。

1.5 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

檔案管理數(shù)字化、信息化是新形勢(shì)下檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。因此，當(dāng)前檔案管理工作相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人需要明確自己的崗位以及職責(zé)，并且注重多學(xué)科知識(shí)的應(yīng)用，就能夠成為信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。而檔案管理的數(shù)字化發(fā)展要求相關(guān)單位以及工作人員掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。

1.6 利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

當(dāng)前檔案管理中，工作人員一般是以手動(dòng)檢索查閱名錄的方式，利用計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的篩查與調(diào)取。大大減少了查找名錄的時(shí)間，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，從而降低人工操作中的失誤，充分利用在檔案管理的工作過程之中。檔案管理人員逐漸開始借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，優(yōu)化檔案的管理工作，這樣就能夠在檔案調(diào)查以及整理工作中的事半功倍。

2 新形勢(shì)下做好檔案管理工作的方法

2.1 更新檔案的管理觀念

更新檔案的管理理念，在新媒體等技術(shù)條件的支持下，可將檔案進(jìn)行分層化的處理，首先將一部分不可還原的檔案，刻制成圖像光盤，并將刻成光盤的資料以及檔案送往各個(gè)科室，供科室能夠查閱以及瀏覽。并且將這一資料進(jìn)行各部門以及各科室的聯(lián)網(wǎng)，定期實(shí)現(xiàn)成果的分享，組織開展各部門的專家會(huì)議，借助現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)充分展現(xiàn)檔案管理過程之中的各項(xiàng)成果，不斷更新并調(diào)整各單位以及一個(gè)部門的檔案管理觀念，做好檔案管理工作。

2.2 加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)

檔案管理部門需要結(jié)合檔案管理工作的開展?fàn)顩r，制定檔案管理的相關(guān)制度。為實(shí)現(xiàn)檔案的可持續(xù)化管理，各單位以及各部門需要結(jié)合當(dāng)前各大的檔案的管理情況，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)需要充分考慮檔案管理制度的難度與阻力，結(jié)合當(dāng)前完善檔案管理制度的實(shí)施情況，檔案管理部門需要明確檔案的使用材料、保管方法、儲(chǔ)存位置進(jìn)行明確的說明，并將說明進(jìn)行書面性的呈現(xiàn)，就能夠強(qiáng)化檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理的質(zhì)量管控，嚴(yán)格規(guī)范檔案工作的操作流程，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，就能夠不斷地提升的檔案管理的水平。在檔案管理工作中，更好地促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。建立一個(gè)高效、完善的檔案管理制度就成了各個(gè)檔案管理部門的重要任務(wù)之一，只有不斷地加以完善管理制度，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理高效化發(fā)展，進(jìn)而提升檔案管理整體的工作效率，從而為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供資料保障。除此之外，各單位以及各部門還應(yīng)該積極開展檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)，以此來提高檔案管理的工作質(zhì)量，提升檔案管理的工作效率。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息技能培訓(xùn)

提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，是各級(jí)檔案管理部門最為關(guān)鍵的舉措之一。綜合素養(yǎng)較強(qiáng)的檔案管理人員可以為今后的檔案改革探究工作中提供人力資源的保障以及人力資源的支持，提升的人力資源的水平。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程之中，需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，具體包括檔案管理相關(guān)軟件、APP、對(duì)檔案信息的輸入、檢索等進(jìn)行全方位的訓(xùn)練，從而就能夠提升各個(gè)部門檔案信息的管理效率，首先需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技能的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠有效地將技術(shù)運(yùn)用到平時(shí)的檔案管理工作中。

3 結(jié)語

本文以新媒體環(huán)境下檔案工作的改革探究與利用分析為題目，分析在新媒體環(huán)境下，檔案管理工作中面臨的問題，并得出相應(yīng)的對(duì)策，對(duì)策可以從以下的方面展開論述，分別為定期進(jìn)行成果分享、制定并完善相關(guān)管理制度、新媒體環(huán)境下進(jìn)行檔案的傳播、提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，有助于檔案向系統(tǒng)化方向發(fā)展。優(yōu)化對(duì)檔案的管理。就能夠充分展現(xiàn)檔案工作的價(jià)值與作用，各級(jí)政府應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的開發(fā)與利用。檔案管理工作并不能工廠生產(chǎn)產(chǎn)品一樣，日積月累，最終社會(huì)大眾能夠從檔案管理工作中需要看到成效，因此，檔案管理的目的是保存寶貴的歷史資料，合理地利用歷史資料。從這一點(diǎn)需要意識(shí)到檔案管理工作需要腳踏實(shí)地，而且需要與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)也需要社會(huì)各界力量的共同努力。