殯葬檔案管理存在問(wèn)題及方法探討

曹 陽(yáng)

（黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)殯儀館，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

殯葬檔案是指殯儀館、火葬場(chǎng)、公墓、骨灰堂等殯葬服務(wù)單位，在提供遺體火化、遺體安葬、骨灰安放（葬）等殯葬服務(wù)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體和形式的歷史記錄。2010年,民政部與國(guó)家檔案局共同制定了《殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案管理辦法》。通過(guò)學(xué)習(xí)和貫徹《辦法》，各殯葬檔案部門(mén)在落實(shí)檔案管理制度，加強(qiáng)殯葬檔案的規(guī)范化管理，提高殯葬檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)，保障殯葬檔案管理工作的質(zhì)量與水平等方面有了很大提升。殯葬檔案管理工作規(guī)范化步伐得到加速，檔案受益于社會(huì)的功效越加明顯，較好地維護(hù)了公民、法人和其他組織的合法權(quán)益。下面就殯葬檔案的特點(diǎn)、存在的問(wèn)題及解決建議加以探討。

1 殯葬檔案的特點(diǎn)

由于殯葬行業(yè)的特殊性、公益性，涉及民生利益的得失，這就決定了殯葬檔案具有其獨(dú)特而鮮明的特點(diǎn)。

1）及時(shí)性。殯葬文件材料要在相關(guān)手續(xù)辦理結(jié)束后十個(gè)工作日內(nèi)歸檔完畢。這是殯葬檔案及時(shí)性所決定的。殯葬檔案信息要及時(shí)收集，及時(shí)歸檔，以確保檔案信息完整的納入檔案庫(kù)管理。2）個(gè)體性。殯葬檔案信息個(gè)體性比較明顯，按照一個(gè)火化對(duì)象為一卷，一個(gè)墓穴（格位）為一個(gè)單位進(jìn)行檔案整理，比較方便檔案查調(diào)與歸集。如，遺體火化文件材料以被火化的死者為單位整理，一個(gè)被火化的死者一卷；遺體安葬材料和骨灰安放（葬）材料以墓穴（格位）為單位整理，一個(gè)墓穴（格位）一卷。3）長(zhǎng)期性。殯葬檔案保存時(shí)間比較長(zhǎng)，以方便利用者查詢(xún)使用檔案。遺體火化檔案的保管期限一般為50年。遺體安葬檔案和骨灰安放（葬）檔案的保管期限為自初次簽訂安放（葬）合同之日起，至續(xù)簽的最后一份安放（葬）合同或者協(xié)議終止后20年。

2 殯葬檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著殯葬檔案數(shù)量逐年增加及管理信息化的要求，殯葬檔案管理中不適應(yīng)社會(huì)需求的管理模式越加明顯，主要以下幾方面。

1）檔案管理制度不夠完善。一是雖然民政部與國(guó)家檔案局共同制定了《殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，一些殯葬管理部門(mén)并完全沒(méi)有根據(jù)《辦法》，結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則，使得殯葬檔案在操作上缺乏抓手。二是《辦法》規(guī)定“遺體火化檔案在殯葬服務(wù)單位保管20年后向相關(guān)國(guó)家綜合檔案館移交。相關(guān)檔案館應(yīng)當(dāng)在遺體火化檔案保管期限屆滿后對(duì)其進(jìn)行鑒定，有繼續(xù)保存價(jià)值的延長(zhǎng)保管期限直至永久，無(wú)保存價(jià)值的予以銷(xiāo)毀。”但一些殯葬部門(mén)與檔案館缺乏交接手續(xù)與程序，檔案到期到無(wú)法進(jìn)行交接，多數(shù)檔案只能繼續(xù)在殯葬部門(mén)存放，導(dǎo)致殯葬部門(mén)檔案堆積，檔案室資源被無(wú)序占用。2）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高。由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案工作的不夠重視，工作人員大都是輪換抽調(diào)過(guò)來(lái)的，他們普遍缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，甚至有的工作人員缺乏簡(jiǎn)單的電腦操作知識(shí)，而新招聘專(zhuān)業(yè)人才，雖然具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但卻缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使得殯葬檔案工作難以持續(xù)有效進(jìn)行。3）檔案信息利用率較低。一是以往的殯葬檔案以紙質(zhì)材料為主，由于記載人書(shū)寫(xiě)水平不一，字跡潦草，給整理檔案帶來(lái)一定的困難，加之部分紙質(zhì)檔案保存不善，部分資料遺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，使得一些檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)再利用。二是檔案信息化水平還存一定的差距，很多檔案信息查詢(xún)還需要人工翻閱，既浪費(fèi)了人力，也影響了工作效率，也降低了公眾的認(rèn)可度，使得檔案信息資源利用率較低。4）信息共享不充分。雖然殯葬檔案信息化已提出多年，但實(shí)際工作中，一些殯葬部門(mén)對(duì)信息化管理理解不夠深刻，認(rèn)為幾臺(tái)電腦，一根網(wǎng)線就可以完成檔案信息化處理，對(duì)殯葬檔案信息化操作還停留在初級(jí)階段。即使殯葬部門(mén)搭建了信息化平臺(tái)，但由于殯葬行業(yè)的特殊性，殯葬行業(yè)與政府其他部門(mén)的關(guān)聯(lián)不夠密切，而殯葬各部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建步調(diào)不相一致，也影響了殯葬信息的共享。5）檔案安全存在一定的隱患。隨著經(jīng)濟(jì)生活數(shù)字化的不斷深入，數(shù)據(jù)安全、信息基礎(chǔ)設(shè)施安全的防護(hù)問(wèn)題日益凸顯。殯葬檔案在信息化進(jìn)程中也同樣存在著一定的安全隱患，黑客入侵，不法分子非法進(jìn)入，給社會(huì)和人民的檔案利用帶來(lái)了不穩(wěn)定因素。同時(shí)，檔案管理人員不良的管理習(xí)慣也會(huì)給檔案安全帶來(lái)一定的安全隱患。

3 殯葬檔案管理的方法探討

1）建立和完善檔案工作制度。只有規(guī)范的、科學(xué)的管理制度，將殯葬部門(mén)在提供殯葬服務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種文件資料充分的利用起來(lái)，才能激發(fā)檔案在殯葬服務(wù)中的價(jià)值和作用。因此，要在檔案管理工作取得好的效果，必須建立完善檔案管理制度，如建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度、檔案安全管理制度、檔案信息化建設(shè)制度等，通過(guò)制度的約束，以崗定責(zé)，以提高檔案管理水平。2）規(guī)范保存殯葬檔案資料。殯葬檔案管理工作，主要是檔案資料的收集、加工、保存。因此要強(qiáng)化收集第一手信息資料重要性，要指定專(zhuān)人收集資料，然后傳遞到檔案工作人員手中，并做好交接備查記錄，檔案管理人員要及時(shí)將資料輸入計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)中。3）強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)。為保證檔案管理工作有效開(kāi)展，需強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)，提高他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)一只有知識(shí)，有熱度，有能力，有水平的專(zhuān)業(yè)檔案隊(duì)伍。一是配備專(zhuān)業(yè)人才，專(zhuān)業(yè)化隊(duì)伍能夠熟練掌握利用電腦、網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，數(shù)字化的要求，從而提升檔案管理工作水平；二是加強(qiáng)檔案人員的思想教育，提升他們專(zhuān)業(yè)知識(shí)和思想認(rèn)識(shí)水平是至關(guān)重要的，使他們清醒的認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性；三是加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，積極組織各類(lèi)型的檔案培訓(xùn)，如通過(guò)網(wǎng)上課堂進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)，也可以通過(guò)參觀學(xué)習(xí)，找出自身差距，以提升業(yè)務(wù)水平。總之，只有檔案人員擁有了較強(qiáng)的職業(yè)技能和較高的思想認(rèn)識(shí)水平，才能保障殯葬檔案事業(yè)健康有序發(fā)展。4）提升檔案管理應(yīng)用水平。一是在一定的范圍內(nèi)，定期公布?xì)浽釞n案信息，強(qiáng)化殯葬領(lǐng)域內(nèi)部檔案信息的共享與交流。二是開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，挖掘殯葬檔案中有價(jià)值的信息內(nèi)容，以滿足公眾及相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案信息資源的需求。三是對(duì)殯葬檔案信息進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，創(chuàng)新殯葬檔案信息的利用價(jià)值，以滿足各界對(duì)檔案信息資源的需求。5）搭建檔案共享平臺(tái)。一是提高信息化建設(shè)水平，實(shí)現(xiàn)高配置軟硬件環(huán)境。檔案信息化工作對(duì)電腦設(shè)備提出更高的要求，因此，需配備符合信息化工作的電腦設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化、信息化手段，搭建檔案信息化平臺(tái)，以提高檔案信息化工作質(zhì)量；二是通過(guò)殯葬領(lǐng)域與其他相關(guān)部門(mén)的檔案信息共享，方便用檔部門(mén)及公眾更及時(shí)更便捷的獲取檔案信息；三是利用宣傳手段，廣泛宣傳殯葬檔案信息的重要性，提高殯葬領(lǐng)域工作人員的重視程度，以更好的提高殯葬檔案服務(wù)社會(huì)的水平。6）優(yōu)化檔案安全環(huán)境。一是對(duì)檔案進(jìn)行定密管理，涉密檔案要嚴(yán)格按照保密法的要求執(zhí)行，嚴(yán)禁私自泄漏保密檔案信息；二是優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)良決定著檔案信息傳遞的安全與否，時(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)安全，保證網(wǎng)絡(luò)安全，以防止檔案信息受到黑客攻擊，為不法份子竊取是檔案信息化過(guò)程中重要工作節(jié)點(diǎn)；三是要加強(qiáng)日常評(píng)估、拓展舉報(bào)渠道等，讓違法者付出應(yīng)有的代價(jià)，也讓試圖效法者望而卻步。

4 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于殯葬檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要提高部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員思想認(rèn)識(shí)水平，優(yōu)化工作環(huán)境，提高人才隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，規(guī)范殯葬檔案管理制度建設(shè)，凈化檔案安全環(huán)境，提高殯葬檔案管理水平，使殯葬檔案更好的服務(wù)社會(huì)，服務(wù)公眾。