數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案信息資源集成研究

王 娜

（紫光軟件系統(tǒng)有限公司電子文件與檔案事業(yè)部，北京 100084）

1 企業(yè)信息資源集成的類(lèi)型

根據(jù)檔案信息資源載體的差異性對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)，企業(yè)檔案信息資源可分為實(shí)體檔案信息資源，包括紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案等，還包括數(shù)字檔案信息資源，主要是指電子文件。以檔案信息資源載體形式的差異作為檔案信息資源集成類(lèi)型的劃分標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息資源集成管理可分為數(shù)字檔案信息資源集成管理，即借助檔案信息化等技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)電子文件的集成管理，還包括實(shí)體檔案信息資源集成管理，指通過(guò)各種方式將檔案實(shí)體統(tǒng)一保管到一個(gè)場(chǎng)所。

1）數(shù)字檔案信息資源集成。數(shù)字檔案信息資源集成是檔案信息化條件下檔案的集成模式，也是企業(yè)可選擇的檔案信息資源集成方式。數(shù)字檔案信息資源集成不需要對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行搬遷，只需借助應(yīng)用系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。數(shù)字檔案信息資源集成以檔案實(shí)體及內(nèi)容為基礎(chǔ)，運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)檔案實(shí)體信息和內(nèi)容信息進(jìn)行編目，實(shí)現(xiàn)檔案全文信息的數(shù)字化，建立和豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，通過(guò)現(xiàn)代化管理方法和手段實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流和調(diào)配。

2）實(shí)體檔案信息資源集成。檔案實(shí)體集成通過(guò)對(duì)檔案實(shí)體分布場(chǎng)所的改變，把分散在不同地域內(nèi)的檔案實(shí)體集中到一個(gè)保管單位進(jìn)行集中管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和利用。檔案實(shí)體不是簡(jiǎn)單地搬遷或異地備份，需要對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行重新組合，便于檢索。檔案實(shí)體集成優(yōu)點(diǎn)在于檔案原件的集中利用，但對(duì)于分公司分布在不同區(qū)域的企業(yè)來(lái)說(shuō)，缺點(diǎn)是檔案實(shí)體集成管理成本較高，而且對(duì)實(shí)體保管單位的檔案管理水平要求較高。

3）數(shù)字檔案信息資源和實(shí)體檔案信息資源結(jié)合集成。數(shù)字檔案信息資源和實(shí)體檔案信息資源結(jié)合集成是指在利用各種條件和資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源集成工作中實(shí)體檔案信息資源和數(shù)字檔案信息資源的集成。虛實(shí)檔案信息資源結(jié)合集成不僅完成了實(shí)體檔案信息資源的集成，也實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案信息資源的集成，因此，數(shù)字檔案信息資源和實(shí)體檔案信息資源結(jié)合集成充分集成了實(shí)體檔案信息資源集成的優(yōu)點(diǎn)，也集成了數(shù)字檔案信息資源集成的優(yōu)點(diǎn)，從更大程度上實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。

2 企業(yè)檔案信息資源集成必要性分析

1）檔案信息資源集成是企業(yè)發(fā)展的必然需求。為了能發(fā)揮檔案的價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供便利、有效的信息，企業(yè)的檔案信息資源整合工作已迫在眉睫。首先，完整、有效的企業(yè)檔案信息資源既能維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，同時(shí)也能很好地記錄和反映企業(yè)的發(fā)展歷史。檔案信息資源整合具有調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)的作用，以整體化的理念，在檔案收集過(guò)程中，盡可能收集多種載體類(lèi)型、不同內(nèi)容的檔案，充分發(fā)揮“大檔案觀(guān)”的整體優(yōu)勢(shì)，結(jié)合企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)，不斷豐富館（室）藏內(nèi)容，避免浪費(fèi)人力、物力。

2）檔案信息資源集成是企業(yè)檔案工作自身的內(nèi)在需求。首先，對(duì)企業(yè)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案信息資源集成是將無(wú)序、分散在不同全宗乃至不同地區(qū)檔案進(jìn)行整合，以便形成準(zhǔn)確、集中的信息。企業(yè)由于企業(yè)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，形成的檔案信息資源被人為地分割，難以整合與共享。其次，檔案信息資源集成能搭建企業(yè)信息共享平臺(tái)，更好開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，是檔案工作發(fā)揮重要作用的平臺(tái)。企業(yè)外部環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)激烈，企業(yè)的快速發(fā)展對(duì)企業(yè)信息資源的需求愈發(fā)強(qiáng)烈，尤其在領(lǐng)導(dǎo)決策、企業(yè)歷史研究和編史修志等方面發(fā)揮積極作用。

3）檔案信息資源集成是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。檔案信息資源的產(chǎn)生依賴(lài)于企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)，企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)的集成和優(yōu)化，也是對(duì)其產(chǎn)生的檔案信息資源的集成和優(yōu)化。檔案信息資源集成是檔案工作發(fā)展到與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合的必然結(jié)果。因此，企業(yè)檔案信息資源的集成工作不僅是檔案工作的必然需求，也是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，通過(guò)信息化技術(shù)建立一種基于集成管理下的檔案信息共享模式，既能實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的共享，幫助檔案工作在最低成本的基礎(chǔ)上獲得最大的效益，同時(shí)最大化滿(mǎn)足檔案用戶(hù)的需求，發(fā)揮檔案的價(jià)值，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和文化影響力。

3 企業(yè)檔案信息資源集成困境分析

1）企業(yè)對(duì)檔案工作認(rèn)知不足。由于企業(yè)檔案工作起步晚，檔案信息資源集成仍不成熟，企業(yè)對(duì)檔案信息資源集成工作的認(rèn)識(shí)和了解不盡相同，甚至有可能出現(xiàn)了誤解和偏差。企業(yè)管理者對(duì)檔案工作的理解仍停留在實(shí)體的安全保管階段，對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案信息資源集成是信息管理部門(mén)的工作，購(gòu)置相關(guān)的軟件、系統(tǒng)即可解決，錯(cuò)誤地理解為將實(shí)體檔案數(shù)字化上傳至相關(guān)軟件即可，殊不知檔案信息資源集成更是檔案業(yè)務(wù)流程、人員、服務(wù)理念等多方面的集成，硬件集成只是工具和平臺(tái)。

2）企業(yè)檔案信息資源集成技術(shù)落后。檔案信息資源集成不僅是檔案實(shí)體的集成，還包括數(shù)字檔案信息資源、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)平臺(tái)的集成和統(tǒng)一，這個(gè)過(guò)程需要大量人力、物力的支持，同時(shí)也是人力、物力的重新整合。作為檔案信息資源集成的主力—檔案管理人員綜合素質(zhì)較差，尤其是信息技術(shù)能力更弱，企業(yè)檔案管理力量更是薄弱。除了檔案管理人員素質(zhì)的限制外，檔案信息資源集成工作還需要信息流程和各種應(yīng)用系統(tǒng)的集成。不同的信息流程和應(yīng)用系統(tǒng)一般執(zhí)行不同的編碼規(guī)則和編寫(xiě)語(yǔ)言，缺少企業(yè)層面的統(tǒng)一性。各應(yīng)用系統(tǒng)的無(wú)縫連接對(duì)信息技術(shù)要求較高，同時(shí)要求多個(gè)部門(mén)、多個(gè)公司技術(shù)人員的配合，一旦集成技術(shù)有漏洞，極易造成電子文件在歸檔入檔案管理系統(tǒng)時(shí)元數(shù)據(jù)和信息的丟失，造成無(wú)法挽回的損失。

3）企業(yè)缺少整合與共享的平臺(tái)。搭建檔案信息服務(wù)局域網(wǎng)，利用檔案信息資源建立檔案網(wǎng)站是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源集成的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)。企業(yè)利用信息化技術(shù)的基礎(chǔ)下，進(jìn)行檔案信息資源的整合還需不斷提高本企業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)，同時(shí)，要加大網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，不斷加強(qiáng)本企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于保密的要求及本身信息資源價(jià)值的限制，企業(yè)檔案信息資源集成研究建立檔案信息資源整合和共享平臺(tái)的需求較弱，企業(yè)無(wú)檔案信息資源整合和共享的平臺(tái)。

4 企業(yè)檔案信息資源集成策略分析

1）積累和優(yōu)化檔案信息資源。企業(yè)檔案工作起步晚，檔案信息資源積累時(shí)間短，質(zhì)量參差不齊，梳理本企業(yè)現(xiàn)存的檔案信息資源是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心。企業(yè)首先要做好已保存檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，對(duì)記錄和反映本企業(yè)特色的重要、珍貴、易損和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，逐步建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，企業(yè)檔案信息資源內(nèi)容多樣，不進(jìn)行檔案信息資源篩選和優(yōu)化，盲目進(jìn)行檔案數(shù)字化和信息資源整合，既造成資源浪費(fèi)，也降低了檔案信息資源集成的質(zhì)量。因此，企業(yè)在開(kāi)展檔案信息資源集成工作時(shí)應(yīng)根據(jù)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，區(qū)分重點(diǎn)全宗、一般全宗，對(duì)要進(jìn)行集成的檔案信息資源進(jìn)行價(jià)值鑒定，盡量減少和避免企業(yè)檔案信息資源集成研究檔案信息資源的重復(fù)和價(jià)值低的問(wèn)題，提高檔案信息資源的質(zhì)量。

2）統(tǒng)籌規(guī)劃，樹(shù)立整體化理念。企業(yè)檔案信息資源整合往往是跨部門(mén)、跨公司、跨行業(yè)的信息機(jī)構(gòu)的整合、基礎(chǔ)設(shè)施的整合、信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)整合、人力資源的整合、信息服務(wù)的整合等，憑檔案管理部門(mén)之力難以較好地完成集成工作。統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理和協(xié)調(diào)是檔案信息資源整合順利實(shí)施的基礎(chǔ)保障。首先，要建立和完善管理機(jī)構(gòu)，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息資源整合是一個(gè)浩大的工程，應(yīng)在整合工作前統(tǒng)籌規(guī)劃，建立專(zhuān)門(mén)性組織，進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和質(zhì)量控制。其次，要根據(jù)本企業(yè)管理模式理順檔案信息資源集成管理體制，設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)各分支機(jī)構(gòu)、各部門(mén)的檔案信息資源集成工作。在信息化條件下，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)籌規(guī)劃是檔案信息資源集成的保障要素，各部門(mén)、各公司之間加強(qiáng)合作與協(xié)調(diào)是檔案信息資源集成的基本方略。企業(yè)檔案信息資源集成建設(shè)中，應(yīng)把統(tǒng)籌規(guī)劃作為工作重點(diǎn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，縱觀(guān)全局，多參考其它企業(yè)成功的檔案信息資源集成案例，制定本單位檔案信息資源集成的規(guī)劃。

3）加強(qiáng)人才隊(duì)伍和信息技術(shù)保障。信息技術(shù)保障既是企業(yè)檔案信息化的保障要素之一，也是決定企業(yè)檔案信息資源集成能否成功的重要要素。企業(yè)檔案信息資源集成的最終目的是建立統(tǒng)一的檔案利用和共享平臺(tái)，因此，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、保密技術(shù)等要求非常高。信息化環(huán)境下，企業(yè)檔案信息資源的集成離不開(kāi)信息技術(shù)的保障，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出檔案管理部門(mén)能力范圍的。因此，企業(yè)在開(kāi)展檔案信息資源集成工作時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)，為信息資源集成提供必要的技術(shù)保障。企業(yè)檔案信息資源集成工作不僅要加強(qiáng)對(duì)硬件的投入，還必須組建一支具有多方面知識(shí)結(jié)構(gòu)的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，特別是在信息技術(shù)、保密安全、檢索、系統(tǒng)集成等方面具有豐富經(jīng)驗(yàn)的管理人員，只有培養(yǎng)和組建高水準(zhǔn)的一支技術(shù)隊(duì)伍，才能確保企業(yè)檔案信息資源集成工作的順利實(shí)施。

4）平衡檔案利用與保密之間的關(guān)系。企業(yè)檔案信息資源集成的最終目的是檔案信息資源能夠共享，最大地開(kāi)發(fā)檔案的價(jià)值。但由企業(yè)形成的檔案在其形成之初就具有一定的密級(jí)和共享范圍的限制，因此，檔案的利用和保密是相互聯(lián)系和相互制約的。信息化條件下，企業(yè)檔案信息資源集成最終成果是企業(yè)內(nèi)部數(shù)字檔案的共享。數(shù)字檔案信息的共享不受地域的限制，需通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)傳輸，利用者可通過(guò)檔案信息資源集成的共享平臺(tái)進(jìn)行檔案管理和利用。網(wǎng)絡(luò)傳輸不管是局域網(wǎng)還是外網(wǎng)，都存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此保障檔案利用的同時(shí)，也要確保檔案信息的安全。