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      新時(shí)期檔案資源開發(fā)利用存在的不足與策略探究

      2021-04-14 22:32:40盧廣金
      卷宗 2021年13期
      關(guān)鍵詞:檔案管理信息化資源

      盧廣金

      (庫(kù)倫旗對(duì)外開放招商引資局,內(nèi)蒙古 通遼 028200)

      1 新時(shí)期下檔案資源開發(fā)利用存在的不足

      當(dāng)前在檔案利用工作中,首先是相關(guān)理念較為落后,一些工作人員的觀念相對(duì)滯后,對(duì)檔案管理工作沒(méi)有予以充分的精力,在落實(shí)相關(guān)任務(wù)時(shí)仍然采取老舊工作模式,這樣會(huì)使得在管理大量的文件檔案時(shí)會(huì)存在一定的阻礙。

      其次,文件檔案制度仍然不夠健全,因?yàn)闄n案管理工作本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作,在過(guò)程中會(huì)涉及很多細(xì)節(jié)問(wèn)題,如果缺乏一套系統(tǒng)而且規(guī)范的管理制度作為保障,就會(huì)使得其所收集的信息資料不夠完全,所獲取的信息也不夠真實(shí),無(wú)法更好的使用檔案資源為單位的發(fā)展提供支持。文件檔案能夠?yàn)檎麄€(gè)單位開展各項(xiàng)工作提供資源支持,但是由于缺乏健全的管理制度以及管理模式,會(huì)導(dǎo)致一些文件在管理過(guò)程中缺失,再加上檔案管理工作者自身素質(zhì)不達(dá)標(biāo),導(dǎo)致檔案資料等意義無(wú)法充分呈現(xiàn)出來(lái)。

      第三,檔案管理人員的素質(zhì)有待提升?,F(xiàn)在新時(shí)期下,需要檔案管理工作人員具備更高的能力水平,無(wú)論是在綜合能力上還是職業(yè)道德素養(yǎng)上都需要達(dá)到要求。但是一些檔案管理工作往往是由其他部門的員工兼職,這樣就使得這些工作人員精力有限,在開展檔案管理工作時(shí)會(huì)產(chǎn)生各種各樣的問(wèn)題,使得檔案資料不夠真實(shí)、不夠安全。

      2 檔案資源充分利用策略

      2.1 健全管理機(jī)制

      檔案信息化建設(shè)仍然存在一些問(wèn)題,會(huì)由于檔案的特殊性以及檔案管理系統(tǒng)的特殊需求,使得檔案信息化體系構(gòu)建具備一定的復(fù)雜性。因此檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)一步健全管理機(jī)制,要嚴(yán)格約束有關(guān)文件資源的使用。可以根據(jù)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)制定相關(guān)細(xì)則,如《檔案信息化管理崗位職責(zé)》,《檔案信息化場(chǎng)地管理辦法》,《檔案信息化保密協(xié)議》,《外包人員保密承諾書》等,需要通過(guò)管理機(jī)制作為保障來(lái)確保檔案在信息化構(gòu)建以及后續(xù)應(yīng)用過(guò)程中都有相應(yīng)的保障程序,并且在落實(shí)過(guò)程中需要做到嚴(yán)格的監(jiān)督,讓檔案管理工作更為高效、有序,同時(shí)也可以真正發(fā)揮檔案的信息化價(jià)值,使得資源共享更為高效。

      2.2 完善管理流程

      檔案管理需要完善的管理流程,需要按照國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范操作。信息化的建設(shè)需要借助硬件以及軟件支持,因此在操作過(guò)程中需要按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)進(jìn)行細(xì)化各個(gè)細(xì)節(jié)。如掃描紙質(zhì)文檔時(shí),需要做好保密工作,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖像和文本時(shí),需要嚴(yán)格按照規(guī)范來(lái)構(gòu)建目錄,在掃描過(guò)程中需要做好細(xì)化、安全管理等步驟,確保檔案在信息化的過(guò)程中既具備安全性,也保持完整性和準(zhǔn)確性,使得電子檔案與紙質(zhì)檔案完全一致、高效可用。借助新的技術(shù)手段可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,這樣除了檔案管理人員以外,其他需要對(duì)檔案資源進(jìn)行查閱的人如果具備權(quán)限,就可以登錄網(wǎng)站對(duì)信息進(jìn)行調(diào)取,這樣既給用戶帶來(lái)了方便快捷的體驗(yàn),同時(shí)也減少了工作人員瑣碎的工作步驟,不需要通過(guò)傳統(tǒng)的方式來(lái)對(duì)信息進(jìn)行檢查、收集,可以提升檔案資源的服務(wù)質(zhì)量和效率。在進(jìn)行資源共享時(shí),應(yīng)當(dāng)重視其信息的安全性和保密性,只可以在具有權(quán)限的平臺(tái)上打開使用。

      2.3 提高管理意識(shí)

      檔案管理信息化建設(shè)需要進(jìn)一步提升管理人員的核心素養(yǎng)。信息技術(shù)的快速發(fā)展使得其已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè),信息技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中需要相關(guān)人員具備信息化的操作意識(shí)。如果一些管理人員以老舊的工作方法開展管理,對(duì)信息技術(shù)持有排斥的態(tài)度,那么相關(guān)工作在落實(shí)過(guò)程中將會(huì)面對(duì)很多阻力。需要檔案管理人員熟悉電子文檔的構(gòu)建和使用方法,同時(shí)在管理過(guò)程中也需要結(jié)合電子檔案狀態(tài)特征來(lái)對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。管理人員需要掌握安全防護(hù)手段和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識(shí),要構(gòu)建一批專業(yè)能力強(qiáng)、政治素養(yǎng)高、作風(fēng)正派的檔案管理人員。需要加強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn),這不僅包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全等方面的培訓(xùn),也需要其具備安全意識(shí)以及職業(yè)道德觀念,更好地利用現(xiàn)代化手段來(lái)開展管理工作,同時(shí)也可以遵守職業(yè)道德,在開展工作時(shí)具有更強(qiáng)的原則性,使得相關(guān)工作的開展更為高效。

      2.4 引入資源支持

      檔案管理工作在信息化落實(shí)過(guò)程中,需要引入大量的資源作為支持。首先需要硬件方面的支持,信息化建設(shè)需要終端設(shè)備作為保障,如計(jì)算機(jī)掃描儀等錄入設(shè)備,以及安全防護(hù)設(shè)備,相關(guān)數(shù)據(jù)在錄入的過(guò)程中需要遵守規(guī)范,同時(shí)在對(duì)電子檔案進(jìn)行建檔、保存時(shí)也需要安全管理設(shè)備作為保障。因此需要提供優(yōu)質(zhì)的軟件資源來(lái)對(duì)電子信息檔案進(jìn)行管理,使得相關(guān)檔案在使用共享等過(guò)程中可以嚴(yán)格按照規(guī)范。通過(guò)統(tǒng)一化的電子檔案標(biāo)準(zhǔn),可以使得不同部門之間的檔案資源實(shí)現(xiàn)無(wú)縫共享,這樣既提高了檔案的交換效率,同時(shí)也有助于對(duì)人才的選拔和任用。

      3 結(jié)束語(yǔ)

      總的來(lái)說(shuō),當(dāng)下檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工作,需要系統(tǒng)地對(duì)其進(jìn)行分析,并且結(jié)合信息化發(fā)展的大趨勢(shì),針對(duì)當(dāng)前信息化建設(shè)過(guò)程中存在的諸多問(wèn)題予以重視,在面對(duì)各種問(wèn)題時(shí)應(yīng)當(dāng)積極采取應(yīng)對(duì)策略,而不是回避。檔案管理資源的充分利用,不僅有助于單位人力資源的有效調(diào)配,也可以更好地利用檔案信息與其他資源進(jìn)行整合實(shí)現(xiàn)資源的實(shí)施聯(lián)動(dòng),充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值,為人才的有效利用提供平臺(tái)。

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