環(huán)保檔案的收、管、用

央 青

（四川省涼山州木里生態(tài)環(huán)境局，四川 涼山彝族自治州 615000）

隨著國家、社會、經(jīng)濟的不斷發(fā)展，環(huán)境保護工作已走上法治的軌道，并向著管理現(xiàn)代化目標發(fā)展。因而做好環(huán)保檔案工作，科學地管理環(huán)保檔案，并充分地發(fā)揮環(huán)保檔案在環(huán)保工作中的作用，是實現(xiàn)環(huán)保工作管理現(xiàn)代化的必要條件。環(huán)保檔案工作，從實質(zhì)上講可以概括為“收、管、用”三個環(huán)節(jié)。

1 收——環(huán)保檔案的收集

“收”包括文件材料的收集、整理、歸檔等工作內(nèi)容。“收”是基礎，做好環(huán)保檔案的收集整理，是環(huán)保檔案工作的前提。環(huán)保檔案的收集，是環(huán)保檔案的前期工作，主要包括對以下文件的收集：環(huán)境政策、法規(guī)文件、環(huán)境規(guī)劃文件、環(huán)境統(tǒng)計文件、建設項目環(huán)境管理文件、征收使用排污費文件、環(huán)境糾紛處理文件、環(huán)境監(jiān)測文件、環(huán)境質(zhì)量評價文件、自然保護文件、環(huán)境科學研究文件、環(huán)境工程建設文件。這些文件共同組成了環(huán)保檔案，做好以上文件的收集工作，有利于環(huán)保檔案的分類整理。方法如下：

1.1 形成與歸檔

環(huán)保工作是按照一定的程序和規(guī)則有規(guī)律、有秩序地進行的，要使環(huán)?？萍嘉募牧线_到完整、精煉、準確，無論是環(huán)保科技工作的各業(yè)務部門、業(yè)務人員，還是各部門檔案工作人員，都必須熟悉環(huán)保各項工作程序。檔案部門了解環(huán)保科技文件材料形成情況，以便隨著環(huán)保工作各程序的進程，監(jiān)督、檢查有關環(huán)?？萍嘉募牧系男纬膳c積累，隨時提示環(huán)保各業(yè)務部門和業(yè)務人員形成和積累哪些材料，事先才能提出應形成積累材料的“安民告示”，歸檔時才能提出哪些材料尚未歸來，促進應歸檔的科技文件材料在環(huán)保科技工作結(jié)束或告一段落時按時歸檔。

1.2 歸檔有依據(jù)

環(huán)保工作有自己的標準與規(guī)范。如有關污染物排放標準、環(huán)保管理條例、暫行規(guī)定，對環(huán)保工作的職能范圍、環(huán)保工作的內(nèi)容及要形成的信息都作了規(guī)范，實質(zhì)上也對其應形成、積累歸檔哪些內(nèi)容的文件材料作了原則的規(guī)定，甚至對一些數(shù)據(jù)、污染物的指標、涵義、表達方式等也都作了規(guī)定。這對于檢查環(huán)保科技文件材料的標準化、規(guī)范化及其準確性均提供了依據(jù)。各級環(huán)保檔案部門和業(yè)務部門的有關人員，應該對違反條例、標準及規(guī)定的行為進行教育、批評，或報有關部門予以紀律處分或追究法律責任。

2 管——環(huán)保檔案的保管

環(huán)保檔案工作的“管”包括環(huán)保檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作內(nèi)容?！肮堋笔鞘侄?，做好環(huán)保檔案的鑒定保管，是環(huán)保檔案工作的橋梁。

歸檔保管。環(huán)保檔案的鑒定保管是非常重要的。沒有科學的保管工作，環(huán)保檔案就失去存在的條件，不僅收集來的檔案材料有可能散失，而且對檔案的利用也得不到保證目的也無法達到。所以，保管工作在檔案工作中具有十分重要的地位和作用，保管方法如下：

2.1 環(huán)保文字材料

1）案卷的排列順序，應遵循自左至右，自上而下的原則。并使之與檔案的系統(tǒng)化整理保持一致，與案卷分類目錄，保持一致，以便查找利用。

2）排架的飽和度要適宜，不能過擠。如果排得太擠不僅調(diào)閱不方便，而且容易將案卷封面擦傷，甚至撕裂。

2.2 環(huán)保底圖的保管方法

環(huán)?？萍紮n案的保管條件與其他檔案大致相同，但在保管方法上由于有的與其他檔案材料的介質(zhì)不完全相同，應有所區(qū)別。尤其環(huán)保檔案的原始底圖的制成材料相對特殊，易破易碎，不宜裝訂，還不可折疊保管。只能采取“平放”和“卷放”兩種保管方法：平放是把底圖按順序存放在多層抽屜的底圖柜內(nèi)；卷放是將底圖按套卷起來，大張卷在理面，小張卷在外面，卷后呈塔形，用繩捆上，放上標簽，依次排放。為保存好這些原始底圖，還應用縫紉機為底圖扎邊或用貼邊機為底圖貼邊。有條件可存入圖筒(有鐵制的、紙制的兩種)。

2.3 藍圖的保管方法

藍圖可以折疊保管，折疊的要求是：折疊的幅面以機械制圖的A4幅面為標準；圖紙的標題欄要露在右下角，藍圖折疊方式為手風琴風箱式；四邊整齊美觀。用冊式裝訂保管的左面要留出裝訂線；用盒式散裝保管的不用留裝訂線，依目錄排放即可。

3 用——環(huán)保檔案的利用

環(huán)保檔案工作的“用”包括借閱、咨詢、文獻公布、技術交流、信息化建設等內(nèi)容?！坝谩笔悄康?。做好環(huán)保檔案的利用開發(fā)，是環(huán)保檔案工作的終極目標。

環(huán)保檔案的利用開發(fā)。環(huán)保檔案信息的利用開發(fā)極為重要，是對環(huán)保檔案信息采集、加工、貯存和輸出價值的直接體現(xiàn)。是深入挖掘環(huán)保檔案的潛力，真正實現(xiàn)環(huán)保檔案的價值，全面發(fā)揮環(huán)保檔案重要作用，更好地為環(huán)保事業(yè)發(fā)展及社會各項實踐服務。辦法如下：

3.1 環(huán)保檔案的借閱

環(huán)保檔案借閱也有相應的制度，檔案管理人員應提高思想道德水平，認真履行制度的各項要求。環(huán)保檔案的借閱包括內(nèi)部借閱和外部借閱。以下幾點需要特別注意：

1）應工作需要，環(huán)保檔案被借閱的時候，需要借閱人在環(huán)保檔案借閱登記簿上登記，并由借閱人簽字，以便證明其真實性和后期的核查工作。

2）借閱檔案在未經(jīng)領導批準的前提下，不得拿出單位，一般借閱限于在檔案室內(nèi)查閱。

3）不得隨意在環(huán)保檔案上涂抹、勾畫，未經(jīng)許可更不可以摘抄、拍照和復印。

4）主管領導批準后，方可摘抄、拍照或復印。抄錄者對涉密檔案富有保密的責任和義務。永久保存的環(huán)保檔案不可以復印。

5）不得自行披露統(tǒng)計數(shù)據(jù)和相關內(nèi)容。

6）針對歸還的檔案經(jīng)檢查無誤，及時注銷登記。

7）外借的環(huán)保檔案要經(jīng)本單位領導批準，并有相關證明，才可以外借。

3.2 復制供應

環(huán)保檔案的復制供應，就是按照檔案的管理等級及相關規(guī)定、審批程序，由檔案室根據(jù)檔案原件復制的各種復件，提供給利用者進行使用。檔案復制件主要是打印件、影印件、代抄件、靜電復印件、縮微攝影復制件、一般照相復制件等。

3.3 建立環(huán)保檔案目錄中心，出版環(huán)保檔案目錄

建立環(huán)保檔案目錄中心，就是有計劃、有步驟地建立包括條條塊塊相結(jié)合的各種環(huán)保檔案目錄中心，利用者可從一處獲知數(shù)個環(huán)保檔案室的檔案信息，便于更大范圍地利用檔案。

3.4 咨詢服務

咨詢服務，是檔案管理人員為查詢者解答在利用環(huán)保檔案時提出的疑難問題的一種服務形式。主要是依據(jù)環(huán)保檔案內(nèi)容，如實解答檔案檢索途徑、檔案的產(chǎn)生背景以及檔案業(yè)務知識等方面的問題。

3.5 展覽與公布

1）環(huán)保檔案展覽就是利用錄像、圖表、文字、數(shù)據(jù)和環(huán)保檔案實物，在特定場所集中陳列展出，對人們進行環(huán)境知識教育、環(huán)境保護教育、愛國主義教育、革命傳統(tǒng)教育、歷史知識教育和科學知識教育的一種有效形式。可向社會宣傳環(huán)保檔案工作情況和環(huán)保檔案在政冶經(jīng)濟體制等改革中所起到的作用和環(huán)保檔案在環(huán)境建設、環(huán)境監(jiān)督管理及四化建設中所收到的環(huán)境效益、生態(tài)效益、科技效益、經(jīng)濟效益和社會效益，使社會各方面的人士認識環(huán)保檔案，了解環(huán)保檔案工作，從而增強人們的環(huán)境意識和檔案意識。

2）環(huán)保檔案公布主要是在嚴格執(zhí)行保密制度的原則下，按照相關等級要求，實現(xiàn)計算機檢索檔案網(wǎng)絡化，應用計算機輸入、處理和輸出，建立計算機和現(xiàn)代通訊技術相結(jié)合的處理環(huán)保檔案信息系統(tǒng)，更好地使環(huán)保檔案信息為廣大用戶服務。

3.6 信息化建設

當前，環(huán)保檔案管理信息化的建設各地情況不一，但隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術的發(fā)展，環(huán)保檔案信息化建設是大勢所趨。要實現(xiàn)環(huán)保檔案管理的信息化既需要政治經(jīng)濟、科學技術等社會條件，更需要引進現(xiàn)代化的人才。環(huán)保檔案人員必須具備現(xiàn)代化專業(yè)素質(zhì)，否則環(huán)保檔案管理信息化建設將難以實現(xiàn)。某些環(huán)保部門配置了計算機，給檔案存貯檢索留有一席之地，檔案部門提出應用方案，可一些檔案干部由于缺少這方面的知識，拿不出辦法，提不出要求，致使一些單位的現(xiàn)代化設備潛力不能充分發(fā)揮，因此，現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)宜早不宜遲。應該做出現(xiàn)代化知識的培訓計劃，科學地安排教學內(nèi)容，盡快地培養(yǎng)出一批適應環(huán)保檔案現(xiàn)代化工作需要的人才。

環(huán)保局在環(huán)保檔案管理信息化建設方面，積極從工作中總結(jié)經(jīng)驗，然后再對環(huán)保檔案的全息存貯、檢索，環(huán)保檔案與其他環(huán)境文獻的聯(lián)機檢索、環(huán)保系統(tǒng)信息的聯(lián)網(wǎng)檢索、環(huán)保檔案管理信息化與環(huán)保辦公自動化等如何實現(xiàn)一體化等，逐一進行試點研究，成熟一個，推廣一個。促進環(huán)保檔案管理信息化的穩(wěn)步發(fā)展。

總之，通過環(huán)保檔案收集、保管、利用，根據(jù)工作實踐來發(fā)現(xiàn)環(huán)保檔案工作中存在的問題，環(huán)保檔案還應從完善制度、細化分類、提高檔案人員素質(zhì)、加快信息化建設等角度，分別提出可行性措施。進而促進環(huán)保檔案管理工作的順利開展，爭取為環(huán)保檔案事業(yè)開創(chuàng)新局面。