淺談高校退休干部人事檔案的保管與利用

金 陽(yáng)

（貴州師范大學(xué)組織部、黨校，貴州 貴陽(yáng) 550000）

《干部人事檔案工作條例》中指出：干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門(mén)在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有。

干部人事檔案因其完整性、真實(shí)性、歷史性等特點(diǎn)，是組織選拔、培養(yǎng)、考察干部的參考。干部退休后，應(yīng)該在政策范圍內(nèi)，充分合理利用其人事檔案，連接退休干部與學(xué)校的橋梁，發(fā)揮退休干部的余熱，為學(xué)校發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

1 學(xué)校退休干部人事檔案的現(xiàn)狀

1）檔案分類不清楚。學(xué)校自1941年成立至今已有八十年歷史，期間經(jīng)過(guò)幾次變更、合并，部分干部人事檔案的分類已經(jīng)模糊不清。離休、退休、死亡干部的人事檔案放在一起，檢索目錄未及時(shí)更新，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行材料歸檔和檔案利用的時(shí)候，面臨很大的困難。

2）檔案材料收集不及時(shí)。干部人事檔案材料主要分為十類，《干部人事檔案工作條例》規(guī)定：材料形成部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定審核材料，在材料形成后1個(gè)月內(nèi)主動(dòng)向相應(yīng)的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)移交。因?yàn)橥诵莞刹咳耸聶n案的特殊性，許多材料未能及時(shí)歸檔。比如有的干部去世后，需要家庭成員信息辦理公證，但檔案里面并沒(méi)有相關(guān)信息，退休干部人事檔案沒(méi)有得到很好利用。

3）檔案記載信息不準(zhǔn)確。由于歷史原因和個(gè)人意識(shí)等，部分退休干部的人事檔案信息記載不準(zhǔn)確，比如名字出現(xiàn)音同字不同、曾用名的記載，導(dǎo)致檔案材料無(wú)法準(zhǔn)確歸檔，甚至張冠李戴的情況，非常不利于退休干部人事檔案的管理和利用。

2 學(xué)校退休干部人事檔案的管理方法

1）規(guī)范制度，集中管理。學(xué)校制定《干部人事檔案保管和安全保密》制度，由干部人事檔案室集中統(tǒng)一管理全校教職工的干部人事檔案。干部退休后，其人事檔案沿用原來(lái)的保管方式，由干部人事檔案室集中管理。干部人事檔案的日常管理主要包括檔案建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、信息化、統(tǒng)計(jì)和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔等，因退休干部人事檔案的特殊性，日常管理集中于保管、歸檔和利用。

2）梳理目錄，快速查詢。學(xué)校按照預(yù)防為主、防治結(jié)合的要求，建立和維護(hù)科學(xué)合理的檔案存放秩序。退休干部人事檔案存放于檔案庫(kù)房的相關(guān)區(qū)域，并按照干部退休時(shí)間建立目錄索引，確保在使用過(guò)程中快速查找。

3）依法依規(guī)，規(guī)范查閱。學(xué)校制定《干部人事檔案查（借）閱制度》，查（借）閱退休干部人事檔案應(yīng)當(dāng)由離退休處兩人及以上的中共正式黨員，經(jīng)校黨委組織部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，持《干部人事檔案查閱審批表》到干部人事檔案室查閱。特殊情況下確需復(fù)制、摘錄干部人事檔案材料的，須事先在《干部人事檔案查閱審批表》中列出需要復(fù)制的材料明細(xì)，經(jīng)校黨委組織部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后按規(guī)定程序復(fù)制、摘錄。

3 工作成效

提高站位，助力學(xué)校編纂口述校史。八十年校慶來(lái)臨之際，學(xué)校檔案館努力推進(jìn)口述校史項(xiàng)目，計(jì)劃對(duì)一批老干部進(jìn)行口述校史的訪談。干部人事檔案室協(xié)助檔案館查閱了離退休干部的人事檔案，通過(guò)提供的履歷、自傳、學(xué)籍、科研、獎(jiǎng)勵(lì)、黨團(tuán)等材料，檔案館基本掌握了受訪者的成長(zhǎng)、成才、工作經(jīng)歷等背景信息，提高了訪談效率和質(zhì)量。

轉(zhuǎn)變觀念，協(xié)助辦理退休干部相關(guān)事項(xiàng)。干部人事檔案室利用工作強(qiáng)化服務(wù)理念，嚴(yán)格利用程序。退休干部本人及其親屬辦理公證事項(xiàng)，按照學(xué)?！陡刹咳耸聶n案查（借）閱制度》，申請(qǐng)查閱、復(fù)制、摘錄檔案材料。

4 工作啟示

1）遵守規(guī)章制度，明確責(zé)任意識(shí)。干部人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性和保密性，檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng)，在工作中必須遵守干部人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。退休干部的個(gè)人檔案因情況特殊，部分材料未能及時(shí)歸檔，工作人員要明確責(zé)任，嚴(yán)格落實(shí)學(xué)?！陡刹咳耸聶n案材料的收集歸檔制度》，督促檔案材料形成單位及時(shí)歸檔，確保檔案的齊全完備。

2）加強(qiáng)政策學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)水平。退休干部人事檔案因年代久遠(yuǎn)，部分材料缺失嚴(yán)重，信息填寫(xiě)有誤，對(duì)檔案的利用造成了很大的困難。作為干部人事檔案的工作人員，應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)政策法規(guī)學(xué)習(xí)，切實(shí)履行好材料收集、歸檔和鑒別制度，更好地利用退休干部人事檔案。

3）加強(qiáng)業(yè)務(wù)宣傳，提高檔案意識(shí)。干部人事檔案是黨和國(guó)家的重要執(zhí)政資源，是干部個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的真實(shí)反映，其重要性不言而喻。但是長(zhǎng)久以來(lái)，大部分人的檔案意識(shí)比較薄弱，干部人事檔案工作未能得到重視。作為干部人事檔案工作人員，應(yīng)該調(diào)查研究全校干部人事檔案工作情況，制定和完善規(guī)章制度，做好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并加強(qiáng)業(yè)務(wù)宣傳。

4）創(chuàng)新工作機(jī)制，完善工作內(nèi)容。退休干部人事檔案沿用干部人事檔案管理機(jī)制體制，管理手段仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，缺乏編研，不能建立有效的干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)，未能提高退休干部人事檔案的利用率。部分離退休干部已經(jīng)死亡，但其干部人事檔案未按照規(guī)定進(jìn)行移交。針對(duì)上述情況，工作人員應(yīng)該要主動(dòng)思考，主動(dòng)作為，不斷創(chuàng)新管理機(jī)制，提高檔案的利用率。

在今后的工作中我們將積極致力于建立退休干部人事檔案工作長(zhǎng)效機(jī)制，完善退休干部人事檔案材料收集，強(qiáng)化人事檔案日常動(dòng)態(tài)管理，使干部人事檔案管理工作再上新水平，再登新臺(tái)階。