重大建設(shè)項(xiàng)目檔案分階段驗(yàn)收（評(píng)估）模式的構(gòu)建與實(shí)施

鮑 琨

（福建福清核電有限公司，福建 福清 350318）

1 分階段檔案驗(yàn)收模式的基本概念和主要做法

1.1 項(xiàng)目檔案分階段驗(yàn)收分析確認(rèn)

文檔管控工作中各單位的責(zé)任與指導(dǎo)關(guān)系。EPC模式之下各參建單位之間需理順檔案管理的責(zé)任、明確檔案管理活動(dòng)的指導(dǎo)關(guān)系。業(yè)主單位應(yīng)發(fā)揮檔案業(yè)務(wù)總體把控的作用，業(yè)主單位制定的文檔管理制度應(yīng)作為各參建單位文檔管理工作的依據(jù)性文件，各單位文檔管理程序可在業(yè)主單位程序的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)展，但不能發(fā)生沖突，若發(fā)生沖突則以業(yè)主單位管理程序?yàn)闇?zhǔn)。通過自上而下的指導(dǎo)關(guān)系，將業(yè)主單位的管理思路融入項(xiàng)目檔案全周期之中。預(yù)估文檔管理中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)主單位是項(xiàng)目檔案最終使用方，需聯(lián)合參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案管理可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)估。預(yù)估的范圍應(yīng)包括項(xiàng)目檔案形成、收集、整理、移交歸檔的全過程。如未中標(biāo)投標(biāo)文件的歸檔問題；設(shè)備制造監(jiān)造計(jì)劃、方案等歸檔歸屬問題等。羅列潛在風(fēng)險(xiǎn)作為項(xiàng)目檔案管控、驗(yàn)收活動(dòng)中的重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，分階段驗(yàn)收。建設(shè)項(xiàng)目由于周期長(zhǎng)，人員調(diào)整頻繁，若風(fēng)險(xiǎn)積壓則整改困難。由此應(yīng)依照風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分析評(píng)估，采用項(xiàng)目文檔分階段驗(yàn)收的方式，在各階段通過文檔驗(yàn)收活動(dòng)將問題提前暴露、及時(shí)整改，減少檔案最終驗(yàn)收時(shí)的壓力。

1.2 分階段驗(yàn)收多種方式的應(yīng)用

檔案驗(yàn)收的多種方法。檔案分階段驗(yàn)收的方式眾多，如內(nèi)部監(jiān)察、外部監(jiān)察、同行評(píng)估、專項(xiàng)驗(yàn)收、總體驗(yàn)收等。文檔管理人員需能夠熟練應(yīng)用這些驗(yàn)收方法，可先易后難、逐步訓(xùn)練并提高分階段驗(yàn)收能力。多種驗(yàn)收方法的組合應(yīng)用。內(nèi)部監(jiān)察、外部監(jiān)察針對(duì)性較強(qiáng)可以用于專項(xiàng)領(lǐng)域檔案驗(yàn)收。同行評(píng)估、專項(xiàng)驗(yàn)收、總體驗(yàn)收涉及的領(lǐng)域則較多，能夠發(fā)現(xiàn)檔案收集的完整性，系統(tǒng)性方面不足之處。驗(yàn)收活動(dòng)中可以聯(lián)合應(yīng)用不同的驗(yàn)收手段，達(dá)到精準(zhǔn)與全面并存的檔案檢查效果。對(duì)驗(yàn)收方法達(dá)到的效果評(píng)估。分階段實(shí)行檔案驗(yàn)收的目標(biāo)是提早發(fā)現(xiàn)問題，提早解決問題，避免后續(xù)階段重復(fù)發(fā)生。因此需要對(duì)采用的驗(yàn)收方法的成果進(jìn)行評(píng)估。通過專家問題收集匯總，統(tǒng)計(jì)問題所在的領(lǐng)域、性質(zhì)與總量，對(duì)比分析確認(rèn)采用的驗(yàn)收手段的合理性。

1.3 合理劃分階段驗(yàn)收時(shí)間節(jié)點(diǎn)

工程節(jié)點(diǎn)作為驗(yàn)收階段劃分依據(jù)。檔案分階段驗(yàn)收工作是體現(xiàn)工程項(xiàng)目階段性文檔收集整理的全貌。因此檔案分階段驗(yàn)收時(shí)間點(diǎn)應(yīng)依照工程項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)來選取。依照檔案收集整理特性挑選項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)。應(yīng)選取項(xiàng)目中具有代表性節(jié)點(diǎn)：土建竣工節(jié)點(diǎn)、安裝竣工節(jié)點(diǎn)、調(diào)試完成節(jié)點(diǎn)、商運(yùn)節(jié)點(diǎn)等。這些節(jié)點(diǎn)重點(diǎn)項(xiàng)目文檔收集具有針對(duì)性，檔案分階段驗(yàn)收工作具有代表性。各階段之間預(yù)留足夠時(shí)間整改。檔案驗(yàn)收工作的目標(biāo)是發(fā)現(xiàn)并糾正檔案工作中的偏差。檔案管理部門應(yīng)對(duì)驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改達(dá)到國(guó)家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，并形成經(jīng)驗(yàn)反饋避免同質(zhì)問題發(fā)生。整改活動(dòng)應(yīng)考慮合理的整改周期（如設(shè)備制造文件的整改工作，需要設(shè)備制造廠家配合周期較長(zhǎng)）。分階段驗(yàn)收后檔案整改的預(yù)估周期可設(shè)置為9—12個(gè)月，以確保在下階段驗(yàn)收之前需整改問題全部整改完畢。檔案最終驗(yàn)收時(shí)間點(diǎn)安排。檔案最終驗(yàn)收工作是上級(jí)部門對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目文檔工作的全面檢驗(yàn)。檔案最終驗(yàn)收是工程項(xiàng)目全面驗(yàn)收工作完成條件之一。因此檔案最終驗(yàn)收時(shí)間點(diǎn)選擇需考慮預(yù)留檔案最終驗(yàn)收后問題整改時(shí)間。建議依照工程總體驗(yàn)收時(shí)間點(diǎn)倒推6-9個(gè)月，作為檔案最終驗(yàn)收時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

1.4 階段驗(yàn)收前準(zhǔn)備工作

首先，成立階段驗(yàn)收準(zhǔn)備專項(xiàng)工作組。其次，根據(jù)項(xiàng)目階段特點(diǎn)準(zhǔn)備。第三是驗(yàn)收支持材料準(zhǔn)備。第四，評(píng)估驗(yàn)收支持材料。第五配備專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)答疑。第六是開展項(xiàng)目檔案階段驗(yàn)收自檢。第七是開展階段驗(yàn)收申請(qǐng)。在完成前二項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，向上級(jí)檔案主管單位申請(qǐng)開展工程項(xiàng)目檔案階段驗(yàn)收工作，申請(qǐng)材料內(nèi)容應(yīng)包括：項(xiàng)目建設(shè)概況；項(xiàng)目檔案管理總體情況；項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；檔案管理主要管控措施；竣工圖的管控情況；檔案管理工作創(chuàng)新；檔案階段驗(yàn)收準(zhǔn)備等。

1.5 開展階段驗(yàn)收

項(xiàng)目檔案階段驗(yàn)收由上級(jí)檔案主管單位組織實(shí)施。驗(yàn)收時(shí)，檢查項(xiàng)目檔案采用聽取匯報(bào)、當(dāng)面質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的方式。重點(diǎn)抽查與工程質(zhì)量和職責(zé)履行直接相關(guān)檔案的歸檔情況。抽查檔案的數(shù)量不少于100 卷或案卷總數(shù)的15%。對(duì)項(xiàng)目檔案整體進(jìn)行評(píng)價(jià)，并出具初檢意見，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)要求和時(shí)限要求。階段驗(yàn)收主要議程包括：檢查組介紹檢查要求；業(yè)主匯報(bào)項(xiàng)目建設(shè)總體情況和檔案工作情況；總承包商作檔案階段驗(yàn)收匯報(bào)；監(jiān)理承包商作檔案階段驗(yàn)收匯報(bào)；檔案驗(yàn)收組檢查項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，并對(duì)檔案管理的合規(guī)性進(jìn)行檢查；檔案驗(yàn)收組出具驗(yàn)收意見。

1.6 開展階段驗(yàn)收后整改

驗(yàn)收之后應(yīng)形成整改清單并報(bào)備。在各階段檔案驗(yàn)收結(jié)束之后，文檔管理部門應(yīng)及時(shí)將專家提出的問題進(jìn)行匯總。其中包括正式驗(yàn)收意見、專家提問單、專家現(xiàn)場(chǎng)提問記錄。同時(shí)調(diào)卷數(shù)據(jù)應(yīng)一并整理，作為需整改問題的佐證材料。文檔管理部門應(yīng)對(duì)收集的問題匯總討論制定整改計(jì)劃。整改計(jì)劃應(yīng)包括：整改范圍、整改完成時(shí)間、擬采用的整改方法。整改計(jì)劃編制完成后需向上級(jí)單位報(bào)備，以便上級(jí)單位對(duì)整改范圍、整改周期有所了解，并從行業(yè)法規(guī)政策的層面檢查整改方法是否與驗(yàn)收意見有偏差，避免整改方法的偏離。評(píng)估整改方向與方式。整改工作進(jìn)入實(shí)施階段，可組織整改工作專家評(píng)審會(huì)，請(qǐng)上級(jí)主管單位與專家參會(huì)，對(duì)整改工作的具體方法加以研討，吸收同行或跨行業(yè)的成熟經(jīng)驗(yàn)、良好方案。對(duì)于整改工作中實(shí)際操作的偏差之處，請(qǐng)上級(jí)主管單位形成指導(dǎo)性糾正意見，以此保證整改工作切實(shí)可行，能得到各方認(rèn)可，避免二次整改。整改進(jìn)程中二次溝通。整改工作需避免在工作推進(jìn)中由于信息傳遞不準(zhǔn)確，整改實(shí)踐操作發(fā)生變形，導(dǎo)致整改工作方向偏離。因此在每一項(xiàng)整改行動(dòng)的起始階段，應(yīng)做出整改樣板，請(qǐng)專家對(duì)整改樣板進(jìn)行二次確認(rèn)。得到認(rèn)可之后，依照整改樣板繼續(xù)實(shí)施，則可確保整改工作質(zhì)量。

2 結(jié)語

福清核電分階段檔案驗(yàn)收模式，保證了整個(gè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，獲得國(guó)家檔案局的高度認(rèn)可。2018年6月10日，在福清核電1-4號(hào)機(jī)組項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議上，國(guó)家檔案局經(jīng)科司副司長(zhǎng)王燕民指出：“福清核電文檔工作是同行的翹楚，不僅為核電工程建設(shè)和運(yùn)行管理發(fā)揮了重要的服務(wù)保障支撐作用，同時(shí)也為全國(guó)其他行業(yè)的工程檔案管理提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)，起到了很好的引領(lǐng)作用”。同時(shí)，分階段檔案驗(yàn)收模式也為后續(xù)的方家山核電、海南核電、寧德核電等所借鑒，從面開啟了核電項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的新模式。