提高醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化措施

李英梅

（黑龍江農(nóng)墾神經(jīng)精神病防治院，黑龍江 佳木斯 154007）

近年來醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院工作人員檔案數(shù)量也呈現(xiàn)出不斷增加的態(tài)勢。這也使傳統(tǒng)人事檔案管理模式越來越無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理流程，無法為人力資源管理工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。因此需要積極完善醫(yī)院人事檔案管理工作，推動(dòng)人事檔案管理方式方法的創(chuàng)新，從而為醫(yī)院人事管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院人事檔案管理工作較為繁雜

人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中較為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于醫(yī)院管理工作的有序開展和人力資源管理效率的提升都具有極為重要的意義。但醫(yī)院人事檔案管理工作過于繁雜，在實(shí)際工作不僅要對(duì)人力資源信息及時(shí)記錄和更新，同時(shí)還要做好檔案的保存和管理工作，收集和整理人力資源數(shù)據(jù)和信息，并進(jìn)行分類，這樣在使用時(shí)能夠及時(shí)調(diào)出。醫(yī)院人事檔案將員工各項(xiàng)信息都包括在其中，因此在管理工作中還要及時(shí)對(duì)醫(yī)院員工工作活動(dòng)檔案資料進(jìn)行更新。由于檔案數(shù)據(jù)信息過于龐雜，這也增加了人事檔案管理工作的難度。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理模式落后

傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為主，管理模式相對(duì)落后，檔案信息歸類和整理需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，而且檔案信息保存過程中還要占據(jù)醫(yī)院的儲(chǔ)存空間。再加之紙質(zhì)檔案保存過程中容易受到外界因素影響而出現(xiàn)損毀。落后的管理模式不僅會(huì)增加管理成本，而且也不利于醫(yī)院人事管理效率的提升。

1.3 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后

在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中，雖然也利用了信息化技術(shù)，檔案信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化存儲(chǔ)。但人事檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，檔案信息化僅局限于表面，缺乏深入性，這也導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化整體水平相對(duì)較低，沒有將信息化技術(shù)的優(yōu)勢更好地體現(xiàn)出來。

2 提高醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化措施

2.1 創(chuàng)新人事檔案管理理念

在當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展過程中，人事檔案管理工作環(huán)境相對(duì)復(fù)雜，這就迫切要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。在實(shí)際工作中，需要加大對(duì)人事檔案的宣傳力度，增強(qiáng)醫(yī)院員工檔案意識(shí)。并通過建立健全責(zé)任制和激勵(lì)機(jī)制，明確檔案管理人員的職責(zé)，充分地調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性?；卺t(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過程中對(duì)人事檔案信息的需求，醫(yī)院人事檔案管理人員需要重視自身專業(yè)技能和信息化素養(yǎng)的提升，因此要定期參加培訓(xùn)和教育，這樣才能有效地滿足人事檔案管理工作的要求，提高人事檔案的利用率，為醫(yī)院人事管理工作的有序開展提供重要的保障。

2.2 完善人事檔案管理機(jī)制

醫(yī)院人事檔案管理工作的開展離不開完善的檔案管理制度，因此在實(shí)際工作中，需要根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理工作的具體情況，不斷對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行完善，為人事檔案管理工作的有序開展提供重要的指導(dǎo)和約束。同時(shí)還要重視信息技術(shù)的合理應(yīng)用，不斷完善人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院人事檔案信息的集中和統(tǒng)一管理?；谌耸聶n案的特殊性，在管理工作中還要建立專人負(fù)責(zé)機(jī)制，進(jìn)一步明確人事檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案開發(fā)利用過程中檔案信息的安全性。另外，醫(yī)院還要建立人事檔案信息檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效檢索，為人事檔案管理和服務(wù)工作效率的提升打下良好的基礎(chǔ)。

2.3 打造醫(yī)院人事檔案管理信息化平臺(tái)

近年來醫(yī)院發(fā)展規(guī)模呈現(xiàn)出不斷擴(kuò)大的態(tài)勢，醫(yī)院人事檔案的重要性也不斷凸顯出來。為了提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效利用，醫(yī)院需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，加快構(gòu)建人事檔案管理信息化平臺(tái)，全面提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平。工作人員要充分利用計(jì)算機(jī)處理能力，在醫(yī)院內(nèi)部搭建人事檔案信息查詢平臺(tái)，這無論是對(duì)于醫(yī)院人事檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，還是對(duì)醫(yī)院的健康發(fā)展都具有極為重要的意義。另外，還要將醫(yī)院檔案管理信息化平臺(tái)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，在降低醫(yī)院管理成本的同時(shí)，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效存儲(chǔ)，進(jìn)一步提高醫(yī)院管理工作的效率和質(zhì)量。

2.4 從多元化的角度加強(qiáng)人事檔案管理

醫(yī)院人事檔案信息十分龐大，這也需要在實(shí)際工作中積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段來促進(jìn)人事檔案管理模式的創(chuàng)新，加快推進(jìn)人事檔案管理工作的多元化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，全面提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在實(shí)際工作中，宜應(yīng)用信息技術(shù)整合醫(yī)院人力資源信息，并構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫的人才信息進(jìn)行更新和調(diào)整，深入挖掘人才信息資源的隱藏價(jià)值。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層也需要加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，并重視大數(shù)據(jù)技術(shù)在日常管理工作中的應(yīng)用，深入挖掘和分析檔案信息資源，為人力資源管理工作提供重要的依據(jù)。而且在實(shí)際醫(yī)院人事檔案管理工作中，還需要選擇適宜的軟件系統(tǒng)，采取先進(jìn)的信息處理方式，并利用圖像、視頻等方式來進(jìn)行資源共享。特別是要重視動(dòng)態(tài)化管理手段的應(yīng)用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中存在的問題，并進(jìn)行改善和優(yōu)化，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性，提高人事檔案管理工作的整體水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序開展起到積極的促進(jìn)作用。

2.5 提高醫(yī)院人事檔案利用率

醫(yī)院人事檔案管理工作承擔(dān)著醫(yī)院內(nèi)部人才信息的采集、管理和分類等工作，能夠?yàn)槿肆Y源管理工作提供重要的信息依據(jù)。因此在實(shí)際工作中，不僅要重視人事檔案管理系統(tǒng)的完善，還需要科學(xué)對(duì)醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，準(zhǔn)確判斷醫(yī)院人力資源的現(xiàn)狀，看其是否與醫(yī)院改革發(fā)展需求相適應(yīng)。并以具體的分析結(jié)果來制定人力資源規(guī)劃，保證醫(yī)院人力資源管理工作的有序開展。另外，還要根據(jù)人事檔案信息來制定與醫(yī)院自身相符合的人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提升醫(yī)院員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，使員工的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)和醫(yī)院的整體發(fā)展目標(biāo)保持一致，從而達(dá)到雙贏的目的。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前醫(yī)療體制改革不斷深入的新形勢下，醫(yī)院發(fā)展過程中面臨著更多的機(jī)遇和嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)?；谶@種大背景下，醫(yī)院人事檔案管理工作中要樹立科學(xué)的檔案發(fā)展觀，并積極對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，全面提高醫(yī)院人事檔案管理工作的整體水平，使其能夠?yàn)槿肆Y源決策提供科學(xué)的依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院的健康、長遠(yuǎn)發(fā)展。