文書檔案管理工作的創(chuàng)新對策

胡 梅

（重慶市合川區(qū)信訪投訴受理中心，重慶 401520）

1 傳統(tǒng)文書檔案管理分析

傳統(tǒng)的文書檔案管理是將紙質文書檔案存儲在特定的空間中，然后根據(jù)文書檔案的時間、分類、內容、單位和其他因素分別存儲，然后制定存儲計劃。超過指定保存期限的文件和文檔將根據(jù)銷毀審查批準系統(tǒng)和監(jiān)督系統(tǒng)進行銷毀。如果需要查找特定文檔，則需要根據(jù)該文檔所屬的類別在其存儲位置中找到該文檔。

傳統(tǒng)文書檔案管理較為落后。人們在使用傳統(tǒng)文書檔案管理方法時，發(fā)現(xiàn)使用此方法有很多弊端，主要體現(xiàn)在幾個方面，第一，文書檔案管理的從業(yè)人員素質低下。人們總是認為文書檔案的管理相對較簡單，并且受過較高教育的人不愿意做這種工作。為了節(jié)省工資成本，經(jīng)常雇用低學歷和低薪人士參加辦公室文書檔案管理。這些人員難以掌握最新的信息技術，不熟悉最新的管理設備的操作，并且難以執(zhí)行基于信息的文書檔案管理。第二，單位和團體的文書檔案管理不規(guī)范，文書檔案管理水平不突出，缺乏完善的管理和薪酬制度。第三，傳統(tǒng)管理工作效率較低。工作人員在檢查文檔時要根據(jù)文檔時間、類別進行手工搜索。這種管理方法浪費時間且效率低下，浪費時間和精力。

2 文書檔案管理存在的問題

2.1 文書檔案系統(tǒng)落后

傳統(tǒng)的文書檔案管理通過工作人員手動管理的，需要根據(jù)需要對文檔進行分類，然后手動復制詳細信息，例如文檔和材料的目錄標題。此過程不僅浪費人力、物力、財力，而且效率極低?，F(xiàn)在文書檔案管理水平有所提高，歸檔范圍不僅適用于紙質文件，而且還適用于電子歸檔材料。雖然將信息技術運用到文書檔案管理中，但是仍然存在某些電子文檔會與紙質文檔脫軌，增加查找文檔的難度。另外，由于缺乏信息化和網(wǎng)絡化的方法，導致記錄中出現(xiàn)某些文字不可讀，文檔損壞甚至丟失等嚴重現(xiàn)象，因此相對落后的文書檔案管理方法亟待改變。

2.2 文書工作與檔案工作之間的聯(lián)系不足

在文書檔案管理中，文書工作和檔案工作是相關的、也是不同的。文書檔案和檔案工作在本質上是相同的，只是同一事物不同的階段。檔案是在歸檔后經(jīng)過整理和系統(tǒng)分類的文件。但是，在現(xiàn)實工作中，缺乏專業(yè)知識導致許多部門的工作人員缺乏標準化和精確的要求，從而導致文書工作與歸檔之間的聯(lián)系不足，將二者割裂開來。有很多單位是分開進行的管理的文書工作與檔案工作，增加了文書工作與檔案工作之間的差距，而缺乏相應的聯(lián)系則會在許多方面引起問題。

2.3 對文書檔案管理工作不夠重視

當前，許多負責文書檔案管理工作人員并不了解文書檔案管理的重要性，認為文書檔案管理是一項不重要并且繁瑣的工作，忽略了文書檔案管理對單位發(fā)展的重要意義。事業(yè)單位對文書檔案管理的投資不足，對相關管理規(guī)則和程序沒有嚴格的要求規(guī)定，領導者對此也不太重視，文書檔案管理人員對這項工作的積極性不高。

2.4 文書檔案管理人員專業(yè)水平不高

一些部門的文書檔案管理人員可能缺少相關的專業(yè)知識和專業(yè)技能。在文書檔案管理時，不能保證文書檔案管理的真實性和及時性，出現(xiàn)了許多漏洞。甚至有些文書檔案管理人員的責任感不強，文檔編碼不規(guī)范，工作敷衍不認真、不嚴謹，文書檔案出現(xiàn)問題并且沒有及時糾正。

3 創(chuàng)新文書檔案管理的相關策略

3.1 提高文書檔案管理人員的素質

文書檔案管理人員素質直接影響文書檔案管理的創(chuàng)新。因此，事業(yè)單位應加強對檔案管理人員的培訓機制，完善考核機制，并根據(jù)對員工的實際考核制定相應的薪酬和處罰措施。為了不斷提高員工的工作積極性，可以對評為優(yōu)秀文書檔案管理員的員工予以獎勵。對未通過評估的員工應采取適當?shù)奶幜P措施，以鼓勵文書和檔案管理人員積極參加專業(yè)能力培訓。

3.2 注意文件和文書檔案管理

第一，根據(jù)文件的年份、存儲時間對文書檔案進行分類。第二，進行文書檔案編號和安全設置，以增加文書檔案管理的機密性和方便員工查詢。第三，通過文書檔案管理系統(tǒng)和其他文件信息的搜索和注冊方法，可以在一定程度上提高文書檔案管理的水平，并可以方便員工的查詢。最后，辦公自動化系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)要做好對接工作。辦公自動化系統(tǒng)里的電子文件可以自動保存在文書檔案管理系統(tǒng)中，加快了事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設，提高了工作效率，可以進一步提高各單位文書檔案管理的水平。

3.3 開發(fā)完整的文書檔案管理系統(tǒng)

標準化的文書檔案管理系統(tǒng)是文書檔案管理的基本標準，也是內部文書檔案管理任務順利進行的基礎。因此，事業(yè)單位必須根據(jù)內部實際情況，不斷完善文書檔案管理系統(tǒng)，改變現(xiàn)有文書檔案管理系統(tǒng)的方法，收集和評估文書檔案，對廢棄文檔進行組織和銷毀。開發(fā)與內部組織一致的系統(tǒng)，創(chuàng)新和分類的文書檔案管理系統(tǒng)，使所有的文書檔案管理更加標準化和專業(yè)化。

3.4 深化細節(jié)管理以適應新時代的變化

實際上，文書檔案管理和與某些部門的聯(lián)系主要體現(xiàn)在細節(jié)上，細節(jié)決定成敗。因此，文書檔案管理應加強細節(jié)管理。傳統(tǒng)文書檔案館主要關注文件的組織，而忽略了文書檔案館的檢查借閱和注冊管理。因此，在新時代，有必要加強對文書檔案的細節(jié)管理，并改進對文書的瀏覽和借閱注冊的管理制度。通過填寫文書文檔的統(tǒng)計摘要表，開發(fā)通用注冊表以及用于文件租用和歸還的注冊表這些措施，來改進這一制度。為了防止丟失文件，要充分確保文檔文書的標準化管理，監(jiān)督并敦促所有部門及時組織和提交完成的文件。

4 結語

綜上所述，為了實現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新，應關注文書檔案管理的現(xiàn)狀，順應時代潮流，注意存在的問題和不足，同時要考慮實現(xiàn)實際情況，創(chuàng)新文書檔案管理工作，針對特定策略，提高文書檔案管理運作效率，促進事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展。