淺談事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

杜佳偉

（洮南市房屋征收經(jīng)辦中心，吉林 白城 137100）

1 論事業(yè)單位檔案管理的重要性

隨著時(shí)間的推移，檔案管理將朝著標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。提高檔案管理水平，有助于加強(qiáng)事業(yè)單位的辦公效率，為人們提供更好的服務(wù)。將各種先進(jìn)管理技術(shù)融入檔案管理，不僅可以滿足日常工作的要求，而且也提高了相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視底。為了突出檔案管理的價(jià)值，必須不斷更新檔案管理工作，以跟上時(shí)代的發(fā)展。加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化，更加科學(xué)地規(guī)劃管理模式，可以顯著緩解混亂的管理局面，確保檔案管理工作有序開展。此外，檔案管理是事業(yè)單位的重要任務(wù)，管理者必須認(rèn)真執(zhí)行任務(wù)，確保檔案管理的質(zhì)量。檔案管理制度的制定，可以讓事業(yè)單位各部門得到信息支持，確保事業(yè)單位正常發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理中的幾個(gè)問題

2.1 對(duì)檔案管理工作的重視度不夠

目前，由于檔案管理水平不高，事業(yè)單位建設(shè)遇到很大阻力。不難看出，管理者管理意識(shí)淡薄、管理行為不規(guī)范，不僅影響管理質(zhì)量，也降低了管理水平。如果此觀念不及時(shí)改變，低效管理將長期存在，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。所以事業(yè)單位必須從提高管理意識(shí)入手，改善檔案管理現(xiàn)狀，才能發(fā)揮檔案管理的作用。

2.2 檔案管理體系不完善

一些事業(yè)單位仍在沿用傳統(tǒng)的行政體制，制度現(xiàn)代化更新相對(duì)緩慢，無法有效控制檔案管理工作，導(dǎo)致管理工作過程中的投機(jī)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致的工作。如果管理體系長期缺位，將嚴(yán)重?fù)p害行政管理質(zhì)量，提供的服務(wù)質(zhì)量無法保證。如果管理體系不能及時(shí)更新，管理體系就不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，內(nèi)容不夠全面，使得檔案管理工作難度加大。一個(gè)不完善的管理體系會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展。因此，有必要完善管理制度，使管理工作更加健全。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

現(xiàn)階段檔案管理趨向現(xiàn)代化，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也要求越來越高，所以必須提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。在檔案管理工作中，管理人員素質(zhì)低下會(huì)直接影響到管理工作，管理人員缺乏信息敏感度，更新信息不及時(shí)，管理技術(shù)滯后等。管理人員能力欠缺導(dǎo)致管理效率低下，不但不能為管理覺得提供有效依據(jù)，還嚴(yán)重阻礙了發(fā)展。

2.4 管理設(shè)施陳舊

當(dāng)先信息化的發(fā)展，給檔案管理事業(yè)也帶來了發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也具有一定的挑戰(zhàn)性。若要實(shí)現(xiàn)信息化管理，必須有先進(jìn)的設(shè)備支持，定期養(yǎng)護(hù)，避免設(shè)備原因出現(xiàn)檔案丟失資料短缺現(xiàn)象。但是現(xiàn)在很多單位并未配備相應(yīng)的設(shè)備，這對(duì)檔案建立信息化管理造成很大的障礙，使檔案管理工作失去了原有的價(jià)值。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探析

3.1 提高檔案管理意識(shí)

檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，行政管理水平直接關(guān)系到發(fā)展前景。因此，對(duì)于事業(yè)單位負(fù)責(zé)人來說，必須樹立良好的榜樣，不斷更新管理意識(shí)，以規(guī)范管理行為。只有通過規(guī)范的行政行為，才能減少管理失誤，保證檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)公共關(guān)系，讓管理者認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，推動(dòng)檔案管理朝著信息化、規(guī)范化方向發(fā)展。在管理者更加重視后，事業(yè)單位必須妥善管理檔案與日常業(yè)務(wù)的關(guān)系，提高檔案管理工作的開發(fā)利用率，以確保管理決策的正確性。事業(yè)單位在日常工作中，要開展廣泛的管理實(shí)踐，規(guī)范管理工作，提高管理效率。此外，事業(yè)單位管理應(yīng)將定期進(jìn)行檢查，以確保管理者的行為得到標(biāo)準(zhǔn)化，并更有效地處理問題。

3.2 完善檔案管理制度

為了更快更好地提高檔案管理工作效率，必須完善管理制度，使其具有指導(dǎo)性、全面性。管理制度的完善可以有效的規(guī)范管理者以及檔案人員日常行為，以便檔案管理工作更加精準(zhǔn)高效地完成。對(duì)于管理者在檔案制度中明確管理職責(zé)，對(duì)于檔案工作人員更加清晰自身的工作。每位檔案人都要認(rèn)真按照規(guī)定完成工作，并且必須嚴(yán)格按照規(guī)定流程，有序開展檔案管理工作。在完善管理體制時(shí)，要充分考慮經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢和服務(wù)內(nèi)容，使管理體制更加科學(xué)合理。為使管理體系得以實(shí)施，必須配備監(jiān)控系統(tǒng)，并成立監(jiān)控小組，對(duì)日常管理工作進(jìn)行全面監(jiān)控。如果發(fā)現(xiàn)管理不善，必須在規(guī)定期限內(nèi)組織和糾正行為。監(jiān)督小組應(yīng)監(jiān)督糾正過程，以確保糾正可用。此外，管理問題被記錄為會(huì)議教材，以提醒其他管理人員，避免管理問題再次發(fā)生。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作不僅要有完善的管理制度，檔案管理人員素質(zhì)也是決定檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。在高效完成工作的同時(shí)，也要對(duì)檔案人員素質(zhì)驚醒評(píng)估培養(yǎng)。制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)內(nèi)容要有針對(duì)性、實(shí)用性、務(wù)實(shí)性。既要掌握檔案管理技能，也要提升專業(yè)能力。培訓(xùn)方式可多樣化，例如實(shí)例宣講，專家授課，向優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)，檔案人員相互經(jīng)驗(yàn)溝通等。培訓(xùn)方式要豐富，既要邀請(qǐng)管理專家加入單位，傳授員工管理技能，豐富員工管理經(jīng)驗(yàn)，又要走出去，即組織檔案管理員，向優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)成功的管理經(jīng)驗(yàn)。各個(gè)單位的實(shí)際情況有所不同，管理模式也存在差異。這就要求學(xué)習(xí)人員充分調(diào)查本單位情況，結(jié)合其他單位的管理模式，設(shè)計(jì)出符合實(shí)際情況的檔案管理工作。此外，應(yīng)在機(jī)構(gòu)內(nèi)部啟動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)劃，鼓勵(lì)檔案人員利用閑暇時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)，以改善管理。

3.4 更新檔案管理設(shè)施

為了有效地管理檔案資料，事業(yè)單位必須配套管理設(shè)備。推動(dòng)檔案工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展。引進(jìn)設(shè)備不僅要求認(rèn)識(shí)到設(shè)備管理的重要性，而且要制定嚴(yán)格的實(shí)施方案。事業(yè)單位需指定專人負(fù)責(zé)引進(jìn)設(shè)備，關(guān)人員能夠考察設(shè)備市場，選擇合格的設(shè)備供應(yīng)商，滿足本單位的發(fā)展需要，比較他們設(shè)備的性能和價(jià)格，可以選擇高質(zhì)量和高性價(jià)比的設(shè)備。設(shè)備運(yùn)至單位時(shí)，安排管理人員對(duì)設(shè)備檢查驗(yàn)收，一方面檢查設(shè)備外觀，以免硬件受損，另一方面測試設(shè)備性能，確保設(shè)備與本單位工作高度一致。設(shè)備確定好后，做好技術(shù)傳遞，確保管理人員能順利使用設(shè)備。此外，對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)，以確保設(shè)備的組件正常工作，尤其要注意存儲(chǔ)設(shè)備。最好定期備份數(shù)據(jù)以避免數(shù)據(jù)丟失?？梢詫?shù)據(jù)復(fù)制到移動(dòng)硬盤或?qū)?shù)據(jù)上傳到網(wǎng)絡(luò)磁盤。此外，設(shè)備必須聯(lián)網(wǎng)，因此必須注意網(wǎng)絡(luò)安全問題。該設(shè)備只能由專業(yè)人員使用，在使用過程中不能隨意插入U(xiǎn)盤，更不能利用該設(shè)備上網(wǎng)，以避免設(shè)備中的病毒。

綜上所述，檔案管理是事業(yè)單位必須重視的工作，然而目前的管理工作還缺乏意識(shí)、制度、人員和設(shè)備，阻礙了檔案管理的價(jià)值。事業(yè)單位必須與時(shí)俱進(jìn)，完善檔案管理制度。通過提高管理意識(shí)、完善管理制度、提高人員素質(zhì)、更新管理設(shè)施等措施完善管理制度，促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。