陳海波
(重慶市秀山土家族苗族自治縣人大代表聯(lián)絡(luò)服務(wù)中心,重慶 409900)
事業(yè)單位有效進(jìn)行工作,離不開人事檔案管理工作的強(qiáng)有力支撐,事業(yè)單位基于檔案的管理工作非常注重,自開始構(gòu)建人事檔案管理工作就已經(jīng)步入正軌。人事檔案是事業(yè)單位獲取人才信息的主要來(lái)源,進(jìn)行人才選拔時(shí)的重要依據(jù),直接關(guān)系到事業(yè)單位能否在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟。所以,我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度,采取先進(jìn)的管理措施和手段,對(duì)檔案管理工作加以改善并健全,讓人事檔案管理工作彰顯出本來(lái)的價(jià)值,推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)足進(jìn)步。
為了切實(shí)提升人事檔案管理工作,事業(yè)單位一定要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的注重程度。事業(yè)單位要提升對(duì)人事檔案管理工作的人力和物力的投入,完善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)備、招聘專業(yè)的技術(shù)人才、提高檔案工作人員的待遇、嚴(yán)格選聘檔案管理人員。單位還應(yīng)當(dāng)定時(shí)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和整體素質(zhì),有助于人事檔案管理工作的平穩(wěn)進(jìn)步。
我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理部門沒有專業(yè)的管理人才,導(dǎo)致檔案管理工作欠缺科學(xué)管理。為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)按時(shí)對(duì)人事檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),加強(qiáng)工作人員的專業(yè)技能。事業(yè)單位可以通過專家講座、知識(shí)競(jìng)賽、觀看學(xué)習(xí)視頻等方式進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后,要制定相關(guān)的考核體系,針對(duì)檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)掌握情況和專業(yè)技能進(jìn)行綜合測(cè)評(píng),制定崗位競(jìng)爭(zhēng)制度,加大崗位之間的競(jìng)爭(zhēng),調(diào)動(dòng)工作人員的積極性,對(duì)工作人員賞罰分明。
為了使檔案管理人員進(jìn)一步規(guī)范工作行為,事業(yè)單位應(yīng)該構(gòu)建對(duì)應(yīng)的機(jī)制,約束職員的行為,為人事檔案管理工作提供根本保證。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確按照《干部檔案工作條例》制定相應(yīng)的規(guī)章制度,不斷完善制度的相關(guān)內(nèi)容,規(guī)范工作人員的工作措施,保證檔案工作不斷推進(jìn)。事業(yè)單位要建立檔案督查管理小組,構(gòu)建人事檔案管理工作的督查管理系統(tǒng),對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和評(píng)估,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在的問題,并進(jìn)行解決。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展,科技的廣泛使用改變了我國(guó)傳統(tǒng)落后的工作方式,事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)引進(jìn)信息技術(shù),根據(jù)工作的具體情況,改善工作條件和工作方法。首先,在進(jìn)行檔案管理工作時(shí),可以利用信息化檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的文字圖像等具體信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料,方便工作人員對(duì)檔案的調(diào)取,促進(jìn)人事檔案管理工作順利開展。其次,工作人員在開展工作時(shí),盡可能大范圍地使用計(jì)算機(jī)軟件、云盤、虛擬儲(chǔ)存空間和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行保存,保證檔案工作的安全性和保密性,信息技術(shù)的應(yīng)用為人事檔案的儲(chǔ)存節(jié)省了空間,同時(shí)也提高了檔案管理工作的效率。
在事業(yè)單位的人事檔案管理工作里,由于單位不夠重視,所以缺少對(duì)檔案管理工作的投入,使人事檔案管理工作出現(xiàn)許多問題。所以,事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作,對(duì)檔案管理工作加大投入力度,建立檔案管理庫(kù)、購(gòu)買檔案管理設(shè)備、滅火器等。保證檔案室的通風(fēng),做好檔案的防潮工作,對(duì)檔案室定期進(jìn)行清理,保證檔案室的干凈整潔,提高檔案的保存環(huán)境,有利于人事檔案的長(zhǎng)期保存。同時(shí),單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)增加對(duì)檔案管理工作人員的投入,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng),規(guī)范其工作行為。先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和專業(yè)的檔案管理人才,可以保證檔案工作的順利進(jìn)行。
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,各大行業(yè)對(duì)于員工的要求也逐漸提高,增加了人才的流動(dòng)性。為了人事檔案管理更加適應(yīng)人才流動(dòng),事業(yè)單位應(yīng)完善人檔分離的人事檔案管理體制,保證新員工順利入職。
在事業(yè)單位中,由于工作中的信息多種多樣,所以要將檔案信息進(jìn)行分類整理。工作人員應(yīng)盡職盡責(zé),做好自己的工作任務(wù),可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存,及時(shí)更新信息庫(kù)。各個(gè)部門應(yīng)加強(qiáng)溝通,保證檔案管理工作人員及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行更改和完善。
人事檔案信息是各個(gè)事業(yè)單位的機(jī)密文件,所以要提高人事檔案管理的安全性,保證信息不被泄露。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術(shù)培訓(xùn),增強(qiáng)信息保密安全意識(shí)及安全使用技能。在工作時(shí),工作人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案調(diào)閱制度,查閱檔案時(shí),需要人事部及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字授權(quán),查閱檔案應(yīng)該當(dāng)天返回,歸還檔案時(shí)仔細(xì)核查有無(wú)修改或缺項(xiàng),進(jìn)行密封保存;對(duì)于離職的工作人員,檔案管理人員應(yīng)按照對(duì)方新單位的要求妥善寄出,寄出前仔細(xì)檢查檔案的完整性。檔案在存儲(chǔ)時(shí),應(yīng)保證紙質(zhì)版檔案和數(shù)字檔案分開存儲(chǔ),提高檔案儲(chǔ)存的安全性。
人事檔案管理工作的重要意義不言而喻,重視人事檔案管理工作的進(jìn)行與改進(jìn)是必行之義。從目前的情況來(lái)看,人事檔案的管理工作仍然存在著很多問題亟須我們解決,但是,通過研究與探討,這些問題都將會(huì)被逐個(gè)擊破,人事檔案管理這項(xiàng)工作將會(huì)發(fā)揮其更好的作用。