中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的思考

于 欣

（青島高新職業(yè)學(xué)校，山東 青島 266100）

當(dāng)下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和普及，為人們提供了非常大的便利，但與此同時，由于數(shù)字技術(shù)水平的不斷提高，使得檔案管理的難度也大大增加，特別是中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)，更是面臨了很多的挑戰(zhàn)。因此，中職學(xué)校在今后的發(fā)展中，應(yīng)該強(qiáng)化對檔案信息化建設(shè)的重視，加大管理力度，確保中職學(xué)校檔案可以真正意義上實(shí)現(xiàn)信息化目標(biāo)。

1 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的必要性分析

在中職學(xué)校檔案建立以及管理過程中，強(qiáng)化信息化建設(shè)力度，是學(xué)校長久發(fā)展的必然需求，同時也是檔案工作順利開展的主要依據(jù)。

第一，是中職學(xué)校長久發(fā)展的必然需求。對于中職學(xué)校來說，其辦學(xué)的主要目標(biāo)就是要向社會輸送大量復(fù)合型人才，在我國現(xiàn)行教育體系中發(fā)揮的作用和價值非常大。并且，隨著職業(yè)教育改革進(jìn)程的深入推進(jìn)，學(xué)校與企業(yè)之間的合作也變得越來與密切，學(xué)校更加開放，積極將一些優(yōu)質(zhì)的教學(xué)成果利用視頻的方式保存在信息庫中，學(xué)生可以結(jié)合自身現(xiàn)狀，自主的對教學(xué)內(nèi)容加以選擇。同時，企業(yè)在對學(xué)生招聘期間，可能到學(xué)校查閱檔案對學(xué)生進(jìn)行面試，也可能線上進(jìn)行。所以，在這種背景下，學(xué)校在學(xué)生學(xué)習(xí)操作信息、辦學(xué)資質(zhì)等層面，都應(yīng)該以檔案的形式，為人們提供查閱以及交流的條件。故而，要想可以更好地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，加快中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)很有必要。

第二，是中職學(xué)校檔案工作順利開展的主要依據(jù)。在中職學(xué)校檔案工作中，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，工作的開展會更加高效且便捷。從檔案建設(shè)的層面考量，借助計(jì)算機(jī)來對檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)鹘y(tǒng)以紙質(zhì)作為載體的模式，逐漸轉(zhuǎn)變成機(jī)讀檔案，以光盤等作為載體，高效的對信息進(jìn)行存儲，并構(gòu)建的檔案網(wǎng)站，科學(xué)的和校園網(wǎng)連接在一起，從而為學(xué)校的教學(xué)、管理等工作的開展提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而為師生查閱資料提供便利。此外，加快檔案信息化建設(shè)步伐，檔案的采集會越來越便利，管理效率高，信息的存儲更加安全，大大提升了檔案的整體利用率。

2 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析

現(xiàn)階段，雖然中職學(xué)校在對檔案管理以及建設(shè)期間，加大對現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的利用，力求可以深入推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。但是，由于中職學(xué)校檔案建設(shè)涵蓋的內(nèi)容偏多，致使常常被各類因素干擾，最終檔案建設(shè)信息化水平不高。針對這類問題，原因主要可以體現(xiàn)在以下幾個方面。

第一，中職學(xué)校檔案管理人員雖然資歷頗深，經(jīng)驗(yàn)極為豐富，但是思想較為陳舊，對檔案工作的認(rèn)識較為淺薄，一直停留在過去。通常，對于一些業(yè)務(wù)能力較高的檔案管理人員來說，不能積極的革新思想和觀念，與信息化網(wǎng)絡(luò)時代出現(xiàn)了脫節(jié)的情況。同時，部分檔案管理人員在工作期間，現(xiàn)代化專業(yè)知識掌握不充分，計(jì)算機(jī)水平不高，不能熟練地操作相關(guān)技術(shù)，最終導(dǎo)致檔案建設(shè)隊(duì)伍的水平無法滿足現(xiàn)代檔案建設(shè)需求[1]。

第二，專業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才較為匱乏。在具體的中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)期間，專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才十分匱乏，學(xué)校沒有高質(zhì)量的技術(shù)型人才作為支撐。而對于現(xiàn)有的檔案管理人員，中職學(xué)校不能定期或者不定期地組織人員培訓(xùn)，無法讓管理人員接受正規(guī)的學(xué)習(xí)，信息化技術(shù)技能不能滿足信息化檔案管理需求，最終使得檔案數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)步伐緩慢，水平遲遲得不到提升。

第三，中職學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備缺乏，沒有充足的物質(zhì)力量作為支撐，計(jì)算機(jī)設(shè)備不能及時地進(jìn)行更新，應(yīng)用的軟件陳舊且跟不上時代發(fā)展，操作不夠便利。同時，現(xiàn)代化的檔案管理形式比較單一，整體工作效率不高，無法對信息化資源進(jìn)行充分利用，只是在本校的檔案室利用計(jì)算機(jī)管理，若沒有在線網(wǎng)絡(luò)，根本無法實(shí)現(xiàn)資源的高效共享。

3 中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的路徑分析

面對現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)期間存在的各類問題，為了可以實(shí)現(xiàn)建設(shè)水平整體提升的目標(biāo)，有效對檔案管理問題進(jìn)行規(guī)避，在今后檔案建設(shè)工作開展階段，務(wù)必要加大對檔案信息化建設(shè)的重視，積極改變建設(shè)觀念。

3.1 強(qiáng)化對中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

若想讓檔案信息化建設(shè)進(jìn)程能夠得到良好推進(jìn)，首先要在思想上認(rèn)識到這一工作的意義和價值[2]。從中職學(xué)校長久發(fā)展的角度考量，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，可以進(jìn)一步提升檔案工作的質(zhì)量，對學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有很大促進(jìn)作用。在具體的建設(shè)階段，中職學(xué)?？梢越Y(jié)合自身情況，科學(xué)地對檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行構(gòu)建，對檔案信息化工作進(jìn)行全面的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，保證職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)在實(shí)施期間，可以做到有步驟且有計(jì)劃。同時，學(xué)校各個部門單位需要安排兼職檔案管理人員，建立以綜合檔案室為核心的全學(xué)檔案信息化建設(shè)組織網(wǎng)絡(luò)。其中，對于綜合檔案室來說，需要將電子檔案的收集和整理等都與管理程序、崗位職責(zé)相結(jié)合，對各部門的歸檔工作進(jìn)行嚴(yán)格要求，加大監(jiān)督和管理力度。

3.2 強(qiáng)化對信息設(shè)施配置的優(yōu)化和完善

在對中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)階段，除了要在思想上提高認(rèn)識之外，還應(yīng)該加大資金投入力度，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，配備高水平且高技能的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。檔案部門在對新設(shè)備進(jìn)行購買的過程中，應(yīng)該結(jié)合檔案信息化建設(shè)的具體需求，并在考量學(xué)校支付能力的基礎(chǔ)上，合理的對設(shè)備進(jìn)行購買，盡可能在保障質(zhì)量的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)設(shè)備性價比最高。同時，應(yīng)該全面提升舊設(shè)備的使用效率，對部分可以正常利用的設(shè)備進(jìn)行充分利用，以便利用有限的資金，購置急需的信息設(shè)備[3]。此外，在檔案信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，實(shí)施設(shè)備的配置，必須要和數(shù)字化校園建設(shè)相匹配。

3.3 強(qiáng)化對檔案資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)

在對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)階段，一方面，應(yīng)該對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行充分運(yùn)用，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐，保證所有的檔案卷級目錄都可以達(dá)到機(jī)驗(yàn)的目標(biāo)，促進(jìn)檔案檢索利用服務(wù)水平的提升。另一方面，加大對各種數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，通過對接收的各種電子檔案的高效處理，逐步的對信息查詢數(shù)字庫系統(tǒng)進(jìn)行完善，以便檔案利用率能夠提升。此外，強(qiáng)化對檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料、錄像、錄音等的數(shù)字化，進(jìn)而提升檔案信息化建設(shè)效果。

4 結(jié)束語

綜合而言，在中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)階段，因?yàn)槭艿降母蓴_因素比較多，使得檔案信息化建設(shè)效果和水平遲遲得不到提升，存在的問題頗多。對此，為了可以有效降低問題出現(xiàn)概率，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)現(xiàn)代化以及信息化目標(biāo)，中職學(xué)校應(yīng)該加大重視，加大資金、人力和物力的投入力度，及時地對硬件軟件進(jìn)行更新，以便可以為檔案信息化建設(shè)提供支持。此外，檔案管理人員的水平和素養(yǎng)也應(yīng)該加強(qiáng)，學(xué)校全方位協(xié)作，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，提升檔案信息化建設(shè)水平。