血站人事檔案電子化管理探析

李艷麗

（淄博市中心血站，山東 淄博 255000）

中心血站是隸屬于市衛(wèi)生健康委管理的公益性衛(wèi)生單位，在血站檔案管理中，包含了基建工程技術(shù)檔案、人事檔案、采血業(yè)務(wù)檔案、供血業(yè)務(wù)檔案等，屬于血站管理工作的重要內(nèi)容。其中，血站人事檔案管理又屬于血站檔案管理的重要內(nèi)容，是血站工作人員社會關(guān)系、基本信息、工作狀況、業(yè)務(wù)能力、獎罰處理信息等檔案信息的最原始記錄，能夠真實的反映員工個人情況，同時血站在進行人事培養(yǎng)、招聘和提拔任用的時候，也需要充分根據(jù)人事檔案內(nèi)容來進行參考，因此血站管理人員還需要認(rèn)識到做海報人事檔案管理的重要性，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，對人事檔案管理進行改革和創(chuàng)新，進一步推動電子化管理，提高血站人事檔案管理質(zhì)量。

1 血站人事檔案電子化管理的意義

經(jīng)濟在發(fā)展，社會在進步，電子化已經(jīng)在各行各業(yè)普及，同樣的在血站人事管理中，管理人員也需要充分結(jié)合當(dāng)前的技術(shù)情況，將電子化技術(shù)充分運用于血站人事管理工作中，進一步提高管理質(zhì)量。以下針對血站人事檔案電子化管理的意義進行具體分析：

1）能夠節(jié)省空間，且更有利于保存。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理需要比較大的空間來保存，同時紙質(zhì)檔案容易受到各種因素的影響，導(dǎo)致檔案損壞。引入電子化管理之后，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，從而極大的節(jié)約儲存空間，也更有利于保存[1]。同時電子檔案不會因為存放時間、自然災(zāi)害、天氣等因素發(fā)生丟失和破損，只需要利用電子儲存介質(zhì)就能夠得到長期的保存，更加便利靈活。

2）能夠提高人事檔案管理效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式當(dāng)中，工作人員需要的工作量比較大，同時不利于隨時查看、調(diào)用，引入電子化管理之后，工作人員只需將員工的人事檔案信息編制成電子檔案，并且設(shè)置好目錄、組卷，然后將其存儲到相應(yīng)的存儲設(shè)備中，就能夠?qū)崿F(xiàn)自由查詢和管理，大大節(jié)約了重復(fù)勞動的時間，人力成本也會隨之降低，檔案管理效率得到提升。

3）能夠更好地滿足血站人力資源的需求。血站是提供采血供血服務(wù)的重要場所，人力資源需求相對較高，而傳統(tǒng)的人事管理模式效率相對較低，很難真正滿足血站人力資源的需求，引入電子化管理之后，能夠大大的提高人事檔案管理的靈活性與效率，實現(xiàn)個人信息快速調(diào)動，管理人員可以迅速對員工檔案進行分析和研究，從而更好地做到公平公正，人才培養(yǎng)效率也會更高。

2 血站人事檔案電子化管理的策略

在互聯(lián)網(wǎng)+時代，血站人事檔案電子化管理是未來發(fā)展的必然趨勢，以下針對血站人事檔案電子化管理的策略進行具體分析：

1）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作。血站人事檔案包含了員工的個人信息，隱私性強，且對員工個人職業(yè)生涯影響比較大，所以在引入電子化管理的時候，還需要更加重視電子文件的技術(shù)處理，要求工作人員在處理完電子文件之后，將電子文件格式改為“只讀”模式，保證文件不可再被更改，從而更好地保護文件的原始結(jié)構(gòu)和安全性[2]。

2）解決好電子文檔的保存問題。除了電子文件的處理之外，在血站人事檔案管理中，還需要重視電子文檔的保存問題，當(dāng)前最常見的電子存儲載體是以磁性材料制作而成的，理論上這種材料保存電子數(shù)據(jù)時間可以很長，因為在讀取數(shù)據(jù)的時候，不需要進行接觸，也就不存在磨損情況。而記錄在介質(zhì)層的電子文件信息通常會被密封在塑料保護層當(dāng)中，不容易受到外界磁場影響，但即便是這樣，為了保護信息的安全性和可靠性，工作人員也需要定期對人事檔案進行拷貝和檢測，并且每年進行一次抽檢，抽檢數(shù)量不能少于10%，如果發(fā)現(xiàn)信息載體出現(xiàn)問題，需要即刻修復(fù)或者更換，從而有效提高電子檔案載體的壽命。同時，要求每五年拷貝一次光盤，每兩年拷貝一次磁盤，所有拷貝的資料均需要與原來的載體保持同樣的編號。此外，所有人事檔案均需要一式兩份，一份用于保管，一份用于查閱，從而保證資料的安全性。

3）建立完善的檔案管理制度。人事檔案管理屬于檔案管理的重要組成部分，想要更好的建設(shè)電子化人事檔案管理，還需要建立完善的檔案管理制度，血站在建立人事檔案管理制度的時候，一方面需要參考《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)要求與內(nèi)容，另一方面也需要結(jié)合血站的實際情況進行完善，保證確定的管理制度更加適合血站的人事檔案管理工作，同時也能有效提升人事檔案管理的有效性與安全性[3]。

4）加強電子化人事檔案管理的宣傳教育。與傳統(tǒng)的管理模式不同，電子化的人事檔案管理工作將電子信息技術(shù)運用于檔案管理工作當(dāng)中，提高了工作的效率與自動化，具有非常明顯的優(yōu)點。但是，在電子化人事檔案管理中，要求工作人員具備比較強的檔案意識，能夠自覺將自己的真實信息提交，而人事檔案管理工作人員也需要具備良好的個人素質(zhì)與豐富的工作經(jīng)驗，能夠靈活運用電子信息技術(shù)完成人事檔案管理工作，此外服務(wù)態(tài)度、工作態(tài)度、思想價值觀等均需要有一定的提升。所以在建立電子化人事檔案管理系統(tǒng)的時候，為了更好地落實電子化管理，相關(guān)部門還需要加強宣傳教育，從工作態(tài)度、思想、專業(yè)性等多個方面進行教育，讓更多的人正確認(rèn)識電子化人事檔案管理。此外，血站還需要注意完善自身的管理體系，讓人事管理更加完善和科學(xué)。

5）增加電子化人事檔案管理的建設(shè)經(jīng)費投入。與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理不同，電子化檔案管理對于電子設(shè)備有一定的要求，需要配備專門的計算機、局域網(wǎng)、打印機、掃描儀等，而這些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備需要一定的資金投入，因此血站還需要加大資金投入，幫助配備齊全電子化管理辦公設(shè)備，并且搭設(shè)專門的局域網(wǎng)，建設(shè)電子監(jiān)管防護措施，進一步促進電子化管理的建設(shè)和發(fā)展。

6）加強人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。人事檔案管理電子化對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求相對較高，在這種情況下，血站還需要結(jié)合崗位的需求，建立相應(yīng)的員工培訓(xùn)方案，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理、計算機操作技術(shù)、專業(yè)素質(zhì)等內(nèi)容，要求培養(yǎng)復(fù)合型人才。同時，血站還需要更加重視人才招聘工作，在招聘人才的時候，一方面需要員工具備一定的電子化管理經(jīng)驗和技術(shù)，在保證能夠完成檔案管理的同時，也能更好地促進電子化檔案管理建設(shè)。另一方面，需要重視入職培訓(xùn)，要求所有入職的工作人員均需要先進行相應(yīng)的入職培訓(xùn)，保證符合要求后，再進入到相應(yīng)的崗位當(dāng)中。

3 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前環(huán)境下，想要更好地提高血站人事管理工作質(zhì)量，促進血站發(fā)展，還需要將電子化管理理念和管理模式引入到血站人事檔案管理中，通過做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作、解決好電子文檔的保存問題、建立完善的檔案管理制度、加強電子化人事檔案管理的宣傳教育、增加電子化人事檔案管理的建設(shè)經(jīng)費投入、加強人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)等方式，更好的加強人事檔案管理電子化建設(shè)。