探討新形勢(shì)下如何做好疾控中心人事檔案管理工作

閆 咪

（德州市疾病預(yù)防控制中心，山東 德州 253016）

隨著我國(guó)疾控體系改革的深入，疾病預(yù)防控制工作受到社會(huì)更多的重視與關(guān)注，疾控中心的業(yè)務(wù)工作范圍逐漸增加，管理工作難度也日益加大。人事檔案管理工作是整個(gè)疾控中心工作的重要組成部分，但在實(shí)際管理工作過(guò)程中仍然存在諸多不足，應(yīng)從加強(qiáng)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，創(chuàng)新檔案管理方式、管理觀念及檔案人才培養(yǎng)等方面，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理價(jià)值的最大化，推動(dòng)疾控事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1 新形勢(shì)對(duì)疾控中心人事檔案管理工作展開提出的新要求

1.1 信息化

基于新時(shí)期的背景下，疾控中心人事檔案管理部門的工作范疇得到了拓展，工作人員所面對(duì)的工作任務(wù)相比于之前更重，這對(duì)當(dāng)下的疾控中心的現(xiàn)代化發(fā)展而言，是一次極大的挑戰(zhàn)。為了提高工作效率，要求將現(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案管理工作的整合，提高檔案信息查找的便利度，滿足工作需要的同時(shí)，提高工作質(zhì)量，并實(shí)現(xiàn)了人事檔案內(nèi)在價(jià)值的不斷挖掘。當(dāng)前開展人事檔案的信息化管理，成為一種對(duì)疾控中心人事檔案管理工作的全新要求，利于人事檔案管理質(zhì)量與效率的持續(xù)改進(jìn)。

1.2 規(guī)范化

檔案人員在日常對(duì)文件檔案類型與歸檔范圍等內(nèi)容進(jìn)行分析時(shí)，首先要了解與檔案管理的相關(guān)要求。由于人事檔案在管理的過(guò)程中是否遵循既定的要求，滿足管理規(guī)范化直接影響疾控中心的現(xiàn)代化發(fā)展與疾控事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，即按照不同的檔案類型進(jìn)行收編、記錄，結(jié)合資料有不可再生等特征做好規(guī)范化管理，迎合時(shí)代背景挖掘并放大資料的使用價(jià)值。

1.3 低風(fēng)險(xiǎn)化

隨著疾病防控工作的深入推進(jìn)，對(duì)人力資源管理工作提出了更高的要求，要求所有人事檔案管理的過(guò)程中降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)性，需要選擇全新的檔案服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的低風(fēng)險(xiǎn)化。改變以往在檔案管理的過(guò)程中存在的檔案內(nèi)容不清晰、放置位置不明確或者出現(xiàn)檔案損毀等現(xiàn)象。

2 疾控中心人事檔案管理中的問(wèn)題

2.1 管理觀念滯后

疾控中心的人事檔案管理，在長(zhǎng)時(shí)間的工作實(shí)踐中逐步形成相對(duì)完善的體系，但受人事檔案管理工作的動(dòng)態(tài)化發(fā)展影響，要求檔案管理工作人員加強(qiáng)思想觀念與管理手段的及時(shí)轉(zhuǎn)變。但實(shí)際上，部分檔案管理工作人員對(duì)人事檔案的利用價(jià)值了解模糊，無(wú)法確保人事檔案收集整理與保管等工作的有序進(jìn)行，不利于人事檔案信息資源的整合優(yōu)化與高效利用。在人事檔案管理工作中，通常在需要時(shí)才會(huì)翻閱與復(fù)印檔案，無(wú)法充分發(fā)揮出人事檔案的內(nèi)在價(jià)值。

2.2 檔案管理制度不完善

疾控中心人事檔案管理制度存在明顯的滯后性，尚未實(shí)現(xiàn)明確的職責(zé)劃分，尤其是查閱制度，有較大的完善空間。大部分檔案管理工作人員對(duì)自身的工作范疇、應(yīng)承擔(dān)的工作責(zé)任等不完全清楚，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平參差不齊，難以得心應(yīng)手的開展管理工作，不利于人事檔案相互查閱與共享等工作的順利進(jìn)行，進(jìn)而限制了檔案使用價(jià)值的提升。

2.3 信息化進(jìn)程慢

疾控中心人事檔案管理仍未全面擺脫紙質(zhì)手寫的工作模式，信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，傳統(tǒng)載體檔案在保存與使用等工作中，極易受環(huán)境等因素的影響。同時(shí)保存的難度與管理成本較大，尤其是在查閱時(shí)，會(huì)嚴(yán)重浪費(fèi)人力、物力等資源，不利于工作效率與質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)[1]。尤其是在疾病防控的新形勢(shì)下，人事檔案的信息價(jià)值發(fā)揮，深受檔案使用效果不直觀與檔案使用條件不便利等因素影響。除此之外，普遍存在人事檔案管理技術(shù)滯后與管理設(shè)備陳舊等問(wèn)題，都是限制人事檔案管理工作水平提升的關(guān)鍵因素。在現(xiàn)代科技的發(fā)展帶動(dòng)下，疾控中心信息化水平逐步提高，計(jì)算機(jī)管理逐步取代了傳統(tǒng)手動(dòng)管理模式，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等功能一體化的檔案管理模式。但實(shí)際上，疾控中心在人事檔案管理方面的軟硬件配置，儼然不能滿足新形勢(shì)下對(duì)疾控中心人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等新任務(wù)要求，還需拓展信息錄入與查詢引導(dǎo)等系統(tǒng)功能，擺脫手工收集檢索等傳統(tǒng)工作模式，從而切實(shí)提升人事檔案管理的信息化水平。

3 新形勢(shì)下疾控中心加強(qiáng)人事檔案管理的對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念

為確保檔案的完整性、真實(shí)可用性，需及時(shí)開展檔案的收集工作。在新形勢(shì)下，大量的人員精力與社會(huì)資源均向疾病防控及后續(xù)生產(chǎn)恢復(fù)方向投入，對(duì)人事檔案收集歸檔工作相對(duì)忽視，導(dǎo)致人事檔案的不完整與不全面。為促使人事檔案管理工作順利展開，需及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作重要意義的認(rèn)識(shí)，在檔案部門的指導(dǎo)下，積極做好檔案材料的收集、歸檔等工作，確保人事檔案的完整齊全。加速對(duì)疾控中心人事檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在疾控中心內(nèi)部資源與力量的依托下，加強(qiáng)與其他部門的聯(lián)系，促使人事檔案管理體系盡快成型，不斷強(qiáng)化人事檔案管理成效。不斷拓展人事檔案管理的工作范疇，加強(qiáng)對(duì)檔案管理質(zhì)量的嚴(yán)格把控。引入現(xiàn)代科技，在交叉服務(wù)的導(dǎo)向下，盡快建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，加速優(yōu)化人事檔案管理模式[2]。

3.2 優(yōu)化檔案管理方法

注意疾控中心人事檔案信息的動(dòng)態(tài)性發(fā)展等特征，采取檔案的集中管理與編研的動(dòng)態(tài)化管理等措施，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效率與管理成本的不斷調(diào)整。及時(shí)跟進(jìn)、更新職工的人事檔案信息，做好信息的查漏補(bǔ)缺工作，全面掌握職工的最新動(dòng)態(tài)，為疾控中心人才選拔等工作開展提供價(jià)值信息參照。精準(zhǔn)定位疾控中心的人事檔案管理工作，同時(shí)迎合檔案管理需求，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代科技的整合利用，包括大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布工作內(nèi)容與計(jì)劃，加大人事檔案管理的宣傳力度，通過(guò)與基層職工的深入溝通，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作效率的不斷提升。

檔案管理工作，主要負(fù)責(zé)對(duì)人事資源信息的采集與歸檔，通過(guò)建立與完善管理制度，促使人事檔案管理質(zhì)量與效率持續(xù)改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理價(jià)值的挖掘與放大。疾控中心應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，盡快建立起一套行之有效且完善的檔案管理制度，加大對(duì)檔案材料收集、整理等工作成效的考核，增強(qiáng)疾控中心檔案管理工作的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

在疾病防控工作中，會(huì)產(chǎn)生大量的實(shí)體文件材料，這些檔案有利于各部門之間的信息共享，但隨著時(shí)間的推移，發(fā)生損壞、遺失等風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)增加。疾控中心應(yīng)本著引進(jìn)來(lái)與走出去的原則，多引入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，加強(qiáng)人事檔案管理與現(xiàn)代智能化技術(shù)的融合，不斷提高數(shù)據(jù)的收集效率。應(yīng)加速檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，對(duì)實(shí)體文件材料通過(guò)掃描與拍照等方式，使其成為格式標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案，拓展檔案資源的收集范圍，確保檔案的全面性與完整性，不斷提高檔案的利用價(jià)值，夯實(shí)特殊時(shí)期信息流通共享的條件基礎(chǔ)。人事檔案管理智能化與數(shù)字化及信息化，是時(shí)代發(fā)展對(duì)疾控中心提出了新要求，還需積極利用自動(dòng)化管理軟件，不斷優(yōu)化人事檔案管理流程。同時(shí)加大數(shù)據(jù)監(jiān)控與維護(hù)力度，準(zhǔn)確篩選信息，實(shí)時(shí)審核人事檔案信息，確保檔案信息審核的質(zhì)量與人事檔案管理水平的不斷提升。

要想提高人事檔案的附加值，使其盡快轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略性資源，首先疾控中心應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)包括資金、人才及政策等方面的投入引導(dǎo)。盡快完善服務(wù)器與信息存儲(chǔ)介質(zhì)等軟硬件設(shè)施的建設(shè)，不斷優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理的環(huán)境。其次建立與完善人事檔案信息化管理平臺(tái)，引入第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，借助數(shù)據(jù)庫(kù)與服務(wù)器等先進(jìn)技術(shù)，盡快建立檔案信息化管理平臺(tái)，通過(guò)各平臺(tái)與辦公系統(tǒng)的對(duì)接，提高平臺(tái)的兼容性，盡快實(shí)現(xiàn)信息的共享互通。最后受網(wǎng)絡(luò)的開放性等特征影響，檔案信息丟失等風(fēng)險(xiǎn)加劇，還需加強(qiáng)檔案信息安全管理。做好檔案信息數(shù)據(jù)的備份與檔案信息資源的監(jiān)控等工作，采取有效手段，及時(shí)跟蹤與處理異常的數(shù)據(jù)信息，避免出現(xiàn)外部非法攻擊等情況。盡快完善電子身份認(rèn)證制度，加大對(duì)訪問(wèn)者登錄行為的監(jiān)控力度，加強(qiáng)對(duì)訪問(wèn)行為的限制。

3.4 加強(qiáng)檔案人才專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

還需要定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，掌握相應(yīng)的檔案管理技能和信息技術(shù)設(shè)螽的操作能力，利用信息設(shè)備開展深層次、全方位的檔案管理工作，促進(jìn)各個(gè)部門之間的溝通交流培養(yǎng)信息化檔案人才是優(yōu)化人事檔案管理效率的重要前提。新形勢(shì)下，疾控中心人事檔案管理工作的高效開展，應(yīng)不斷完善培訓(xùn)教育機(jī)制與內(nèi)容體系，定期開展檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，熟練掌握檔案管理技能和信息技術(shù)操作能力。同時(shí)，還需不斷優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，引進(jìn)復(fù)合型人才進(jìn)行軟件系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)、檔案信息保存加工等工作。通過(guò)提高人事檔案管理者的專業(yè)技能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分開發(fā)利用，促使檔案管理工作順利開展[3]。

4 總結(jié)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)疾控中心人事檔案管理工作提出了更高要求，需引入先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理模式的優(yōu)化。通過(guò)檔案部門的工作指導(dǎo)，不斷拓展人事檔案管理的范圍。積極借助“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，不斷提高人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化水平。完善各項(xiàng)管理制度與應(yīng)用管理軟件的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)知識(shí)技能水平提升的培訓(xùn)，使其全身心地投入到工作中來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作成效逐步加強(qiáng)。