互聯(lián)網(wǎng)+時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的策略探討

蘇小菲

（萊西市教育和體育局，山東 萊西 266600）

1 檔案管理創(chuàng)新的必要性

由于現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位及其檔案管理機(jī)構(gòu)要充分發(fā)揮利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的巨大優(yōu)勢，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)平臺的重要作用，檔案管理資源同樣可以被充分地收集挖掘并充分利用管理起來。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息利用資源的整合開發(fā)，檔案管理信息的利用儲存量必然會不斷擴(kuò)大，檔案管理信息的利用質(zhì)量必然會不斷提高，檔案利用信息的資源結(jié)構(gòu)也必然會發(fā)生變化，可以直接讓整個檔案中的信息利用資源發(fā)揮更大的發(fā)展作用。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，互聯(lián)網(wǎng)在社會工作的各行各業(yè)的管理工作中已經(jīng)得到充分運用，互聯(lián)網(wǎng)不僅能夠有效地使得管理工作更加合理有序化進(jìn)行，而且大大提升了工作效率，節(jié)約了工作成本，能夠有力地推動社會的演變，為社會工作發(fā)展注入新生動力，并且為各個行業(yè)提供更加有利的平臺。將管理工作與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合利用現(xiàn)代科技的發(fā)展，促進(jìn)管理工作的運行是資源優(yōu)化配置的良好體現(xiàn)。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是利用新型的科學(xué)技術(shù)，因此能夠有效地對管理工作中數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算等方面進(jìn)行科學(xué)合理的使用，使得管理工作有質(zhì)的提高。相較于落后的人員管理，互聯(lián)網(wǎng)運作下，檔案工作管理的精確度更高，對大數(shù)據(jù)的分析和操作更加省時省力，是管理工作中必不可少的運作方式。

2 事業(yè)單位檔案管理的問題

2.1 檔案信息化水平不高

由于缺乏對開展檔案管理各項工作的高度重視，不能在開展檔案管理工作方面同時投入大量的資金人力以及財政資金等，導(dǎo)致部分事業(yè)所屬單位對于檔案管理各項工作難以得到充足的財政資金物力支持，無法引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化信息管理設(shè)備，進(jìn)而造成了事業(yè)單位檔案信息化水平不高，檔案管理水平較低。除此之外，部分大型事業(yè)所屬單位由于缺乏健全的事業(yè)電子文件檔案管理業(yè)務(wù)制度以及完善的電子檔案業(yè)務(wù)信息化管理系統(tǒng)，使檔案管理無法正常開展，更不能充分發(fā)揮出檔案的重要作用。

2.2 管理不規(guī)范

紙質(zhì)電子檔案的管理使用保存時間相對較長，管理人員已經(jīng)逐漸形成了及時保存管理紙質(zhì)電子檔案的基本意識。而由于這些電子文件檔案的安全使用持續(xù)時間一般不長，檔案管理人員單純地認(rèn)為只要將這些檔案數(shù)據(jù)信息及時錄入文件系統(tǒng)等檔案存儲設(shè)備就可以，疏忽了對于其他電子文件檔案存儲載體諸如u盤、移動硬盤、光盤等的安全管理，沒有對其中的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時備份，并且由于技術(shù)缺乏統(tǒng)一的整合標(biāo)準(zhǔn)，各個部門按照自己的整合方式自行選擇，技術(shù)的整合形式多種多樣，這種復(fù)雜局面嚴(yán)重的浪費了大量資源，對事業(yè)檔案相關(guān)信息技術(shù)資源的整合利用也會帶來不利的社會影響。

3 互聯(lián)網(wǎng)+時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 完善管理制度

事業(yè)編制單位應(yīng)能夠承擔(dān)和挑起新經(jīng)濟(jì)時代社會給予的重重挑戰(zhàn)，創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)發(fā)展社會局面，各項管理制度的研究建立必須始終遵循一個科學(xué)、合理基本原則，能夠真正地對保障事業(yè)管理單位整體檔案資料安全起到有效保護(hù)、保管的重要作用，從而能夠促進(jìn)我國事業(yè)單位整體檔案管理工作水平的不斷提高。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息業(yè)務(wù)流程的管理優(yōu)化，要切實做好單位檔案管理業(yè)務(wù)流程規(guī)劃定位和業(yè)務(wù)流程信息規(guī)劃定位工作，保證單位檔案管理信息的工作安全性與工作可靠性，并且還要切實確保單位檔案管理業(yè)務(wù)流程規(guī)劃定位的工作精準(zhǔn)性與工作高效性，通過修訂相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定來明確規(guī)范單位檔案管理者的業(yè)務(wù)工作形式，明確單位檔案管理者的權(quán)責(zé)業(yè)務(wù)范圍，細(xì)化單位檔案管理業(yè)務(wù)相關(guān)工作規(guī)范，確保與履行事業(yè)單位管理職權(quán)及業(yè)務(wù)成本管理效益相一致，進(jìn)而通過規(guī)范管理開展單位檔案管理業(yè)務(wù)工作，為實現(xiàn)事業(yè)單位的持續(xù)長足發(fā)展需要提供可靠的事業(yè)檔案管理信息服務(wù)支持。

3.2 提高信息化管理水平

針對事業(yè)單位檔案管理工作開展信息化管理模式，需要使用到信息化檔案管理軟件。在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)使用管理過程中，需要積極研究完善管理軟件內(nèi)部可能存在的安全漏洞，確保檔案管理軟件工作始終能夠安全高效地順利進(jìn)行。通過檔案軟件的應(yīng)用能夠讓檔案信息的查閱和調(diào)取變得更加快捷方便，針對保密檔案還能夠使用保密管理模式，針對不需要保密的檔案進(jìn)行資源共享。檔案管理相關(guān)軟件需要不斷地更新?lián)Q代，新一個版本的管理軟件在一定程度上已經(jīng)能夠及時完善和解決舊版本軟件存在的不足之處，因此直屬事業(yè)的機(jī)關(guān)檔案管理相關(guān)工作人員需要及時有效地組織進(jìn)行事業(yè)檔案管理相關(guān)軟件的更新?lián)Q代工作，提升事業(yè)單位檔案管理信息化工作的開展質(zhì)量。需要根據(jù)自身檔案管理的實際需求和實際水平，科學(xué)、合理地制定檔案管理管理制度，并注重檔案管理制度的落實，使檔案管理工作能夠有制度可依，有規(guī)章可循。要針對各級檔案管理者的工作特點制定完善相應(yīng)的管理獎懲機(jī)制措施，以此并舉來有效約束和引導(dǎo)督促各級檔案管理工作人員嚴(yán)格按照國家檔案管理規(guī)章制度依規(guī)辦事，減少甚至有效杜絕違規(guī)操作的各種情況同時發(fā)生。對于事業(yè)檔案管理工作人員而言，在扎實做好事業(yè)檔案管理相關(guān)工作的基礎(chǔ)上，還要注重不斷提升事業(yè)檔案的安全管理工作業(yè)務(wù)水平，要構(gòu)建防火墻以及殺毒軟件等軟件設(shè)施，并在計算機(jī)中設(shè)置安全訪問權(quán)限，進(jìn)而保障檔案信息的安全，避免使檔案信息被盜取或者被篡改等。除此之外，為了進(jìn)一步提升檔案管理的安全性，管理人員可以將重要的檔案信息設(shè)置成只讀模式，避免檔案信息被人惡意篡改或者損壞，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

3.3 完善檔案信息反饋系統(tǒng)

探索建立事業(yè)檔案開發(fā)者與網(wǎng)絡(luò)用戶之間交互式的信息交流平臺、提高事業(yè)檔案資料編研產(chǎn)品開發(fā)的技術(shù)針對性等多種方式加以入手，充分發(fā)揮移動互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)能夠有效打破網(wǎng)絡(luò)時空空間限制的巨大便捷性，讓廣大檔案編研開發(fā)者對網(wǎng)絡(luò)利用者的用戶信息分析需求能夠及時地準(zhǔn)確掌握，從而為我國建立一個檔案編研用戶信息數(shù)據(jù)分析搜索引擎系統(tǒng)提供新的現(xiàn)實數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。除此之外，為了促使事業(yè)單位的日常檔案管理信息更加準(zhǔn)確且具有政策針對性，實現(xiàn)針對不同檔案用戶的需求實行檔案信息共享推送等各種個性化信息服務(wù)，還可以考慮建立一套檔案管理用戶日常需求信息感知分析引擎，即通過建立以檔案用戶日常瀏覽檔案數(shù)據(jù)、瀏覽工作時間等信息為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的來進(jìn)行需求分析的管理機(jī)制。在這種注重個性化提供服務(wù)的管理模式下，用戶的服務(wù)滿意度往往能夠及時得到有效提升；同時其對事業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)隊伍建設(shè)的指導(dǎo)意見和政策建議也為事業(yè)單位及其檔案管理部門今后的管理工作發(fā)展指明了正確方向，從而有效地提高了事業(yè)檔案管理相關(guān)工作的理論科學(xué)性?；ヂ?lián)網(wǎng)+發(fā)展理念下的我國事業(yè)單位用人檔案管理工作應(yīng)當(dāng)充分服務(wù)于事業(yè)職員、社會等人的現(xiàn)實發(fā)展需要，只有通過建立科學(xué)有序的用人檔案信息數(shù)據(jù)管理信息庫，提高我國事業(yè)單位用人檔案管理的工作秩序性、互動性和信息共享性，滿足政府相關(guān)行業(yè)主管部門的檔案查閱管理需要，才能充分發(fā)揮我國事業(yè)單位用人檔案在專業(yè)人才隊伍選拔、作用、考核管理方面的重要價值。事業(yè)檔案單位政府應(yīng)當(dāng)在堅持信息資源共享的發(fā)展理念下不斷提高事業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息管理存儲的安全永久性，注重研究構(gòu)建一個有序、結(jié)構(gòu)化和信息系統(tǒng)化的事業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，允許與多個事業(yè)單位以及相關(guān)事業(yè)單位同時進(jìn)行事業(yè)檔案管理，為事業(yè)用戶同時提供便捷的與事業(yè)單位相關(guān)檔案的信息檢索查詢?yōu)g覽管理功能，最大限度地避免事業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，達(dá)到保證事業(yè)檔案信息精準(zhǔn)有效性的目標(biāo)。

3.4 轉(zhuǎn)變檔案管理思維方式

網(wǎng)絡(luò)化檔案思維隨著移動互聯(lián)網(wǎng)信息時代的不斷深入，檔案管理的傳統(tǒng)思維表達(dá)方式逐步發(fā)展趨于走向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)信息化。而移動網(wǎng)絡(luò)化檔案思維即是其所指，借助移動互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，深度分析挖掘使用檔案相關(guān)數(shù)據(jù)分析信息，并通過檔案數(shù)據(jù)綜合分析技術(shù)為日常使用檔案人員及時提供更高使用價值的檔案數(shù)據(jù)分析信息，避免了由于數(shù)據(jù)查找過程缺乏數(shù)據(jù)精確性以及反復(fù)重新查閱數(shù)據(jù)造成的大量時間資源浪費。而事業(yè)檔案管理工作人員不僅可借助檔案信息化管理軟件，并根據(jù)事業(yè)檔案信息使用管理人員的具體使用要求，進(jìn)行所有相關(guān)事業(yè)檔案使用信息的自動搜索與實時查找，還將經(jīng)過查找后得到的有價值的事業(yè)檔案使用信息及時推薦給具有檔案使用需求者，以大大提高事業(yè)檔案信息利用率。同時，通過相關(guān)檔案信息智能檢索數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)構(gòu)建，能夠有效確保相關(guān)檔案自助檢索的信息準(zhǔn)確性與檢索及時性，并能夠方便使用管理人員對相關(guān)檔案信息進(jìn)行自助檢索查詢、智能自助檢索。轉(zhuǎn)變信息化管理思維"互聯(lián)網(wǎng)+"的大背景下，檔案管理服務(wù)部門希望可以通過借助現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)共同建立起一套科學(xué)完善的各類檔案相關(guān)信息采集管理服務(wù)系統(tǒng)，以便于實現(xiàn)各類檔案相關(guān)信息的自動采集計算與實時歸類。并將基于傳統(tǒng)的各類紙質(zhì)事業(yè)檔案管理信息，通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)壓縮處理技術(shù)全部同時錄入至紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，從而逐步形成較為統(tǒng)一、完整的紙質(zhì)檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。檔案管理信息庫與數(shù)據(jù)庫的綜合構(gòu)建，不僅能夠有效實現(xiàn)各類檔案的管理信息化綜合管理，而且能夠深度分析挖掘各類檔案管理信息，提高瑣碎化的檔案管理信息的綜合利用率與綜合使用價值，從而為促進(jìn)檔案管理行業(yè)信息化發(fā)展提供數(shù)據(jù)化的支持。

4 結(jié)束語

綜上所述，"互聯(lián)網(wǎng)+"在我國現(xiàn)代化發(fā)展中具有極大的位置，而實現(xiàn)檔案管理的時效性，并且促進(jìn)完善檔案管理，有助于信息的發(fā)展和時代的進(jìn)步，這需要對"互聯(lián)網(wǎng)+"時代的特點進(jìn)行有效的分析，創(chuàng)造出更符合其社會發(fā)展檔案管理制度，并對國內(nèi)外"互聯(lián)網(wǎng)+"時代下的檔案管理制度的先進(jìn)案例進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒，結(jié)合本土的發(fā)展需求，創(chuàng)造出符合其自身價值體系的現(xiàn)代化檔案制度，促使其向著順應(yīng)時代浪潮的方向發(fā)展，并建立一體化的檔案管理數(shù)據(jù)庫，完善現(xiàn)有的檔案管理制度。