談新形勢下檔案信息資源的有效建設(shè)

李 勤

（濰坊市疾病預(yù)防控制中心，山東 濰坊 261000）

當(dāng)下我國已經(jīng)闊步進(jìn)入新時(shí)代新發(fā)展時(shí)期，同時(shí)也為檔案事業(yè)進(jìn)入新時(shí)代加快發(fā)展步伐指明了方向。面對新時(shí)代的發(fā)展要求，檔案工作要加快發(fā)展步伐，轉(zhuǎn)型升級(jí)，創(chuàng)新發(fā)展，找準(zhǔn)并抓住檔案工作的關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)施突破性發(fā)展，在檔案工作服務(wù)社會(huì)發(fā)展方面多出成績，多做貢獻(xiàn)，為新形勢下的社會(huì)發(fā)展注入更多檔案元素。

1 檔案資源建設(shè)的重要性

1.1 傳承優(yōu)秀文化

文化是國家的軟實(shí)力，一個(gè)民族的進(jìn)步發(fā)展終歸離不開軟實(shí)力的支撐。把文化傳承發(fā)展好，才能推動(dòng)整個(gè)國家的繁榮昌盛。特別是在當(dāng)今形勢下，助力中國偉大復(fù)興夢的實(shí)現(xiàn)，需要打造優(yōu)良的中國精神和中國作風(fēng)，而這些好的精神和作風(fēng)正是植根于優(yōu)秀傳統(tǒng)文化之中，需要以檔案為形式的載體來不斷培育壯大。當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)文化多元發(fā)展，期間不可避免會(huì)充斥著一些文化糟粕，有效保護(hù)和傳承新時(shí)代優(yōu)良文化成為時(shí)代發(fā)展的迫切要求。檔案人類文化發(fā)展的載體和真實(shí)成果，承載著一個(gè)民族和國家發(fā)展的重要任務(wù)，記錄著人類燦爛的發(fā)展足跡，在社會(huì)發(fā)展中成為不可或缺的文化元素，其獨(dú)具特色的記載和傳承作用具有其他文化載體無法比擬的優(yōu)勢和作用，成為文化傳承的中流支柱，讓歷史文化和現(xiàn)代文化交續(xù)接替，促進(jìn)了傳統(tǒng)文化和現(xiàn)代新文化相適應(yīng)，保證了人類文化的生生不息、傳承延續(xù)和繁榮發(fā)展。

1.2 記錄歷史客觀事實(shí)

檔案的作用巨大，是歷史的維護(hù)者，是社會(huì)單位和個(gè)人權(quán)益的保護(hù)者。檔案是歷史的“攝像機(jī)和留聲機(jī)”，見證者歷史的興替盛衰，聆聽著歷史的腳步聲，檔案有時(shí)候讓人感覺就是一堆堆陳舊的資料，任憑歲月的無情而陳舊發(fā)黃，但檔案中一張張陳舊的紙張，就是一段段塵封的歷史。當(dāng)我們真正需要他時(shí)，我們才知道他不是貌似的陳舊紙張，其實(shí)他的重要作用無可替代。在我們身邊不乏檔案發(fā)揮作用，維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益的真實(shí)案例，比如利用工資或人事檔案落實(shí)個(gè)人工作待遇，提供工齡證明等；再比如維護(hù)單位合法權(quán)益方面，有的因?yàn)閱挝划a(chǎn)權(quán)歸屬需要提供證據(jù)予以解決爭端，在這方面檔案的憑證作用就可以發(fā)揮巨大作用，防止單位利益受到損失；在從大的方面說，比如解決國家領(lǐng)土爭端也需要檔案發(fā)揮證明作用，他可以用不帶任何感情色彩和偏見的方式，用無可辯駁的記載讓國家領(lǐng)土完整得到保證和國家社會(huì)的認(rèn)可，成為重要的維護(hù)國家安全的信息資源。

1.3 服務(wù)民生發(fā)展

檔案是服務(wù)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工作，以自身所具的屬性多形式的書寫歷史，服務(wù)社會(huì)，傳承發(fā)展，特別是在服務(wù)民生和改善民生中發(fā)揮著獨(dú)特的價(jià)值作用。由此可以充分認(rèn)識(shí)到民生之事是事關(guān)社會(huì)發(fā)展與穩(wěn)定，事關(guān)人民幸福安全的頭等大事，做好民生工作是黨和國家各級(jí)管理部門的重要職責(zé)。檔案屬于國家所有，是最原始最真實(shí)的記錄憑證，價(jià)值作用無可替代，正是保證民生，解決民生問題和保護(hù)民生權(quán)益的重要信息資料。如事關(guān)百姓的衣食住行，教育、醫(yī)療、個(gè)人待遇等都在檔案中有所記載和集中展現(xiàn)，成為維護(hù)民生的真實(shí)佐證材料。

2 新形勢下檔案資源建設(shè)的有效途徑

2.1 緊跟時(shí)代發(fā)展豐富檔案資源管理內(nèi)涵

傳統(tǒng)的檔案信息資源往往局限于本單位形成的管理類文件材料，檔案資源的管理對象簡單而又單一，就是紙質(zhì)文件材料。但是新形勢下檔案的生成渠道和管理范圍有了新的內(nèi)涵和變化。比如新型辦公手段下生成的社交檔案、網(wǎng)絡(luò)媒體檔案，網(wǎng)頁檔案等，再比如新的辦公系統(tǒng)下生成了大量的電子文件，這些都是新形勢下的檔案內(nèi)容新“產(chǎn)物”，都要納入檔案資源建設(shè)和管理的范疇，這樣檔案管理的對象和外延發(fā)生了根本性的改變，檔案資源建設(shè)將更加豐富和充實(shí)。這種形勢下的檔案資源建設(shè)就要不斷轉(zhuǎn)變思想觀念，適應(yīng)發(fā)展要求，主動(dòng)將新的檔案資源納入收集管理范圍，用各種形式載體的檔案資源更好的記錄傳承歷史，服務(wù)社會(huì)發(fā)展。

2.2 開辟檔案資源建設(shè)新方式

檔案資源建設(shè)需要一定的方式才能更加有效。一是要做好傳統(tǒng)常規(guī)性的檔案接收工作，這是檔案資源建設(shè)的主要路徑，凡是具有留存價(jià)值，屬于接收范圍的檔案都要及時(shí)安全的接收進(jìn)檔案館庫進(jìn)行集中保存。二是拓寬收集渠道，除常規(guī)性收集外，要注意臨時(shí)重大活動(dòng)或工作安排、重要會(huì)議、突發(fā)事件等方面形成檔案的收集，以不斷完善檔案結(jié)構(gòu)，豐富檔案門類。三是加強(qiáng)檔案的主動(dòng)征集。除本單位的檔案要收集外，還要注意與本單位工作密切相關(guān)的外單位形成的檔案的征集，為我所用，要將照片、實(shí)物、電子元數(shù)據(jù)等都要納入管理收集范圍，讓所存檔案更加完整，更加系統(tǒng)。同時(shí)要加大檔案資源建設(shè)的宣傳，讓更多的人認(rèn)識(shí)檔案的重要性，主動(dòng)捐贈(zèng)檔案，主動(dòng)形成檔案，為檔案資源建設(shè)創(chuàng)造更加有力的外圍環(huán)境。

2.3 建立檔案信息資源現(xiàn)代化制度體系

建設(shè)合理的檔案管理制度可保證檔案各項(xiàng)管理工作的正常有序開展，是豐富檔案信息資源體系建設(shè)的重要內(nèi)容和方式途徑。用健全的制度保障檔案信息資源建設(shè)更為規(guī)范和更加有效?，F(xiàn)代化的檔案管理制度需要成系列成體系，內(nèi)容既包括基本的收集整理和保管制度，更包括和注重新技術(shù)條件下的現(xiàn)代化管理制度建設(shè)，如新媒體檔案、電子檔案、檔案信息數(shù)據(jù)等涉及現(xiàn)代化管理的新標(biāo)準(zhǔn)新規(guī)范。制度建設(shè)也不要忽視有關(guān)檔案資源建設(shè)管理的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和齊全完整性等方面的合理要求，讓制度真正成為檔案資源建設(shè)的綱目依據(jù)。

3 新時(shí)代加強(qiáng)檔案資源建設(shè)需注意的問題

3.1 把檔案資源安全放在突出位置

檔案是國家的重要資源財(cái)富，把檔案安全做到位就是有效維護(hù)國家的利益安全，更是檔案工作義不容辭的責(zé)任和職責(zé)。新形勢下的檔案資源所處環(huán)境更為復(fù)雜，并且越來越多的檔案形式主要是以數(shù)字形式管理存儲(chǔ)和提供利用，檔案管理利用便捷和安全管理風(fēng)險(xiǎn)巨大并存。為此，要采用新型技術(shù)措施嚴(yán)于防范，密碼權(quán)限措施齊全，保證檔案信息的安全真實(shí)，防止檔案信息的無權(quán)限非正常利用；要制定檔案管理利用安全制度，明確責(zé)任要求，做到管理到位，執(zhí)行到位；要加強(qiáng)檔案安全管理培訓(xùn)教育，防止自身管理方面發(fā)生安全問題，定期開展檔案應(yīng)急處置演練，提高檔案人員抗安全風(fēng)險(xiǎn)能力。

3.2 加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的整合

要本著建設(shè)現(xiàn)代化的檔案資源體系為目標(biāo)，發(fā)揮好計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案資源管理中的作用，利用系統(tǒng)軟件和計(jì)算機(jī)技術(shù)管好用好檔案信息資源。如今，在各部門計(jì)算機(jī)辦公條件下，大部分單位的檔案管理都開展了信息化建設(shè)，檔案專用計(jì)算機(jī)設(shè)備配備齊全。但是，就社會(huì)整體或不同區(qū)域之間而言，檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)融合度、共享性還存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，一個(gè)部門或一個(gè)單位都有單獨(dú)的數(shù)據(jù)信息庫，但是相互之間無法實(shí)施信息傳遞，檔案信息資源的共建共享要求沒能很好地實(shí)現(xiàn)。這些問題亟需檔案主管部門的政策支持和單位部門間的配合，盡快打造管理統(tǒng)一的信息資源平臺(tái)。

3.3 注意電子文件的歸檔管理

新形勢，電子文件隨著計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的發(fā)展，不斷產(chǎn)生，并且越來越多，形成數(shù)量日益龐大，內(nèi)容和種類都不拘于形式。這些電子文件同紙質(zhì)文件一樣具有檔案保存價(jià)值，自然也應(yīng)該納入檔案的收集管理歸檔范圍之中同步集約歸檔管理。要根據(jù)所形成的電子檔案價(jià)值，判定管理存儲(chǔ)期限，以電子檔案管理規(guī)范為依據(jù)，制定和明確電子文件的收集歸檔范圍和存儲(chǔ)年度，避免電子文件的散失和無人問津的被動(dòng)管理局面，防止電子檔案“自生自滅”，做到電子檔案與元數(shù)據(jù)應(yīng)歸就歸，并妥善保管，并發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和更為便捷高效的利用服務(wù)。

3.4 打造電子檔案管理共享平臺(tái)

電子檔案的大量產(chǎn)生，進(jìn)一步豐富了檔案信息資源的內(nèi)容，同時(shí)新形勢檔案信息資源的多元化趨勢明顯，有效集中管理這些多元化的電子檔案，并不斷共享利用成為必須考慮的問題。打造好檔案資源的共享建設(shè)管理工作，是進(jìn)一步有效管理和不斷豐富檔案信息資源的現(xiàn)實(shí)需要，為此要注意從信息數(shù)據(jù)的形成和傳輸接口著手，統(tǒng)一各系統(tǒng)和辦公平臺(tái)的接口兼容性和可增配性，保障實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和傳輸?shù)目蓪?shí)現(xiàn)性，確保單位不同部門、不同工作形成的電子檔案和元數(shù)據(jù)資料及時(shí)接收歸檔，對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效存儲(chǔ)和利用管理。

4 結(jié)語

總之，檔案信息資源建設(shè)是檔案管理的源泉核心，新形勢下的檔案資源建設(shè)面臨更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，積極主動(dòng)采取創(chuàng)新發(fā)展措施，不斷探索新的管理渠道和方式，成為檔案資源建設(shè)的必然途徑。要充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段，強(qiáng)化檔案信息資源的管理，確保管理利用安全，讓更加有效的檔案資源更好地服務(wù)社會(huì)發(fā)展。