內(nèi)控視角下高校信息化項(xiàng)目管理的探討

謝彤芳　盧小清　陳平

摘要：文章分析了目前高校信息化建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，結(jié)合項(xiàng)目管理內(nèi)部控制的目標(biāo)，通過(guò)梳理項(xiàng)目管理中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)控制問(wèn)題，給出了針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，進(jìn)一步提出了完善高校信息化項(xiàng)目管理的建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;高校信息化建設(shè);項(xiàng)目管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TP393? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）07-0155-03

1 背景

隨著數(shù)字校園建設(shè)的深入，信息化對(duì)高校各項(xiàng)事業(yè)的支撐作用逐漸凸顯，高校也逐步對(duì)信息化建設(shè)加大了資金的投入。項(xiàng)目化建設(shè)是目前高校信息化建設(shè)最常用的方式，但由于高校信息化建設(shè)管理機(jī)制不夠健全[1]，信息化建設(shè)統(tǒng)籌力度不夠，項(xiàng)目過(guò)程管理跟蹤監(jiān)督缺失，立項(xiàng)論證環(huán)節(jié)較為薄弱，成本控制體系不健全，頂層設(shè)計(jì)和規(guī)劃執(zhí)行力不足，部分信息化項(xiàng)目管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)較為薄弱，導(dǎo)致存在著信息化設(shè)備重復(fù)購(gòu)置、資源配置不合理、利用率低下、追隨新科技概念發(fā)展盲目投入等問(wèn)題[2]。如何實(shí)現(xiàn)高校信息化項(xiàng)目管理專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化，如何優(yōu)化項(xiàng)目資源配置、降低成本、提高質(zhì)量以及規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)，成為高校信息化建設(shè)過(guò)程中需解的決問(wèn)題。

2 高校信息化項(xiàng)目管理內(nèi)部控制的目標(biāo)

內(nèi)部控制是保障組織權(quán)力規(guī)范有序、科學(xué)高效運(yùn)行的有效手段，也是組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的長(zhǎng)效保障機(jī)制。依據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》要求，內(nèi)部控制必須堅(jiān)持全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性原則，高校信息化建設(shè)是一項(xiàng)比較復(fù)雜的全局性工作，在以信息化項(xiàng)目建設(shè)為抓手推進(jìn)的過(guò)程中，其內(nèi)控目標(biāo)應(yīng)保證高校信息化建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、保證高校信息化建設(shè)項(xiàng)目的資產(chǎn)安全和使用有效、保證高校信息化建設(shè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整以及有效防范舞弊和預(yù)防腐敗、提高信息化建設(shè)項(xiàng)目的效率和效果[3]。

因此，高校信息化項(xiàng)目管理內(nèi)部控制首先要求建立和健全內(nèi)部控制制度，形成完善的信息化項(xiàng)目管理內(nèi)部控制體系，圍繞信息化項(xiàng)目全過(guò)程管理，查找各主要管理環(huán)節(jié)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，明確各主要管理環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，制定風(fēng)險(xiǎn)管控措施，防范各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。其次加強(qiáng)內(nèi)部控制過(guò)程的監(jiān)督，通過(guò)信息化和公開(kāi)化等手段，確保內(nèi)部控制制度有效實(shí)施。

3 高校信息化項(xiàng)目管理流程分析與應(yīng)對(duì)策略

為了確保高校信息化項(xiàng)目建設(shè)順利進(jìn)行，必須細(xì)化信息化項(xiàng)目管理的流程，明確各個(gè)環(huán)節(jié)，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)，找出信息化項(xiàng)目管理流程中影響決策和管理的不確定因素，從而提高內(nèi)部控制的針對(duì)性和有效性。

3.1 信息化項(xiàng)目管理流程分析

內(nèi)控建設(shè)的一個(gè)主要方面是項(xiàng)目建設(shè)管理流程的設(shè)計(jì)與管控，信息化項(xiàng)目管理流程要按照科學(xué)嚴(yán)密的程序規(guī)范運(yùn)行，總體上要達(dá)到流程優(yōu)化、程序簡(jiǎn)化、標(biāo)準(zhǔn)固化，兼顧安全和效率的目標(biāo)，這常常需要高校多部門(mén)聯(lián)動(dòng)，站在全校高度開(kāi)展工作。一般高校信息化建設(shè)分為五個(gè)階段，主要包括：項(xiàng)目計(jì)劃階段、項(xiàng)目商務(wù)階段、項(xiàng)目實(shí)施階段、項(xiàng)目驗(yàn)收階段以及項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)階段，督查貫穿項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，詳見(jiàn)圖1。

3.2 信息化項(xiàng)目管理關(guān)鍵控制點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)分析及應(yīng)對(duì)策略

信息化建設(shè)項(xiàng)目從啟動(dòng)到建設(shè)完成各個(gè)階段都存在一定風(fēng)險(xiǎn)，下面按照不同階段分析關(guān)鍵控制點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)控制，并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略[4]（詳見(jiàn)表1）。

4 加強(qiáng)高校信息化項(xiàng)目管理的幾點(diǎn)建議

為了實(shí)現(xiàn)信息化項(xiàng)目管理的內(nèi)控目標(biāo)，結(jié)合上述信息化建設(shè)項(xiàng)目不同階段關(guān)鍵控制點(diǎn)分析，對(duì)加強(qiáng)高校信息化項(xiàng)目管理提幾點(diǎn)建議：

4.1 加強(qiáng)高校信息化建設(shè)工作的內(nèi)控體系建設(shè)

高校信息化建設(shè)作為一個(gè)系統(tǒng)工程，應(yīng)從高校戰(zhàn)略性、全局性的高度，通過(guò)完善學(xué)校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，推進(jìn)和健全學(xué)校信息化建設(shè)工作的內(nèi)控體系，改造信息化項(xiàng)目管理流程，防范信息化建設(shè)推進(jìn)過(guò)程可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，從而提高高校信息化建設(shè)的管理水平。

4.2 建立高校信息化項(xiàng)目的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)

高校在加強(qiáng)信息化建設(shè)的同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化項(xiàng)目的成本監(jiān)督，適當(dāng)進(jìn)行成本控制，保障學(xué)校信息化建設(shè)的需求與資金的合理適配，因此構(gòu)建一套高校信息化項(xiàng)目預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)勢(shì)在必行。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從項(xiàng)目預(yù)算編報(bào)方式和費(fèi)用計(jì)取方式兩個(gè)角度入手[5]，完善不同類(lèi)型信息化項(xiàng)目建設(shè)方案的內(nèi)容要求和軟件開(kāi)發(fā)計(jì)價(jià)方式，進(jìn)一步明確項(xiàng)目各項(xiàng)費(fèi)用的意義和測(cè)算依據(jù)，從而使信息化建設(shè)項(xiàng)目預(yù)算申報(bào)有科學(xué)依據(jù)。

4.3 加大高校信息化項(xiàng)目的立項(xiàng)論證力度

充分認(rèn)識(shí)論證環(huán)節(jié)的重要性，論證工作產(chǎn)生的效益是潛在的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的。信息化項(xiàng)目必須符合學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃，并遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、互聯(lián)互通、資源共享、安全保密和持續(xù)運(yùn)維的原則，統(tǒng)一建設(shè)和充分利用公共信息資源，避免盲目投資和重復(fù)建設(shè)。論證工作應(yīng)由需求單位、信息化建設(shè)管理部門(mén)、財(cái)經(jīng)處以及行業(yè)專(zhuān)家組成，論證應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)上先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)上合理、學(xué)校適用的原則，重點(diǎn)針對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容、技術(shù)路線、經(jīng)費(fèi)預(yù)算和實(shí)施計(jì)劃等方面進(jìn)行論證。那些不符合學(xué)校信息化的發(fā)展方向、不是解決學(xué)校真正切實(shí)需求的項(xiàng)目應(yīng)堅(jiān)決取消申報(bào)。同時(shí)還應(yīng)加大論證工作的組織和管理，做到嚴(yán)格把關(guān)、民主討論、科學(xué)決策，杜絕走過(guò)場(chǎng)、應(yīng)付了事。立項(xiàng)論證會(huì)可以采取分類(lèi)多次論證或重大項(xiàng)目單個(gè)論證的方式，其中重要或大型的信息化項(xiàng)目應(yīng)由分管校領(lǐng)導(dǎo)親自主持立項(xiàng)論證會(huì)，從而從項(xiàng)目源頭把好風(fēng)險(xiǎn)管控。

4.4 加大高校信息化項(xiàng)目的全過(guò)程管理和監(jiān)督

信息化項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程要進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤和精細(xì)化管理，除要求制定詳細(xì)的實(shí)施工作計(jì)劃外，信息化主管部門(mén)還應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程管理加大檢查力度。另外，通過(guò)提高項(xiàng)目管理的信息化水平來(lái)加強(qiáng)項(xiàng)目過(guò)程管理和監(jiān)督，用項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)作為支持，將各個(gè)內(nèi)控責(zé)任主體銜接在一起，建立信息共享平臺(tái)，明確職責(zé)分工、權(quán)限范圍和審批程序，降低由于人為因素導(dǎo)致內(nèi)控失效的可能性。

4.5完善資產(chǎn)管理制度

除了要求資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理平臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)實(shí)物與價(jià)值的相互統(tǒng)一，還要完善固定資產(chǎn)的管理和盤(pán)點(diǎn)制度，針對(duì)信息化項(xiàng)目購(gòu)置所產(chǎn)生固定資產(chǎn)，無(wú)論是是實(shí)物資產(chǎn)還是無(wú)形資產(chǎn)，制度上要強(qiáng)化對(duì)配置、使用和處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控，嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)部門(mén)的要求，避免國(guó)有資產(chǎn)流失。

5 結(jié)語(yǔ)

本文從內(nèi)控建設(shè)角度分析了高校信息化建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中各關(guān)鍵環(huán)節(jié)存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)策略，探討了內(nèi)控視角下的項(xiàng)目管理，進(jìn)一步提出了從內(nèi)控體系建設(shè)、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)建立、立項(xiàng)論證加強(qiáng)、全過(guò)程管理監(jiān)督和資產(chǎn)管理制度建設(shè)等方面加強(qiáng)高校信息化項(xiàng)目管理的建議。

參考文獻(xiàn)：

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[4] 謝彤芳，陳平，盧小清. 高校信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與管理規(guī)范性探析[J]. 中國(guó)教育信息化，2018，No.416（5）：84-86.

[5] 信息化預(yù)算有了“規(guī)矩”.http：//www.lc.gov.cn/lcxxgk/bmxxgk/zfzcbm/czjf/bmfw/201809/t20180925_1405061.html.

【通聯(lián)編輯：王力】