淺析工程檔案資料電子化管理研究

劉桂香

摘 ?要：目前，工程檔案資料的建設(shè)對我國關(guān)鍵資源數(shù)據(jù)而言，有著很大作用，本文提到建設(shè)工程檔案資源管理系統(tǒng)的管理應(yīng)用。在對工程電子化檔案資料建設(shè)應(yīng)用場景分析時，對功能、系統(tǒng)邏輯以及安全管理架構(gòu)做出設(shè)計。事實表明，它可以讓檔案資料融入政府的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，提高檔案資料使用率

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案;電子化管理;系統(tǒng)建設(shè)

1工程檔案資料電子化管理的必要性

傳統(tǒng)的工程檔案管理主要以紙質(zhì)文件為主，由于紙質(zhì)資料容易受各種因素的影響，容易損壞或遺失，所以保存起來難度很大。在工程整個建設(shè)過程中，檔案涉及數(shù)量巨大、種類繁多，主要由紙質(zhì)、圖片、表格、視頻等各種材料組成，對工程后期運行具有重大意義和價值，所以檔案的有效管理至關(guān)重要。

現(xiàn)階段，信息技術(shù)和計算機技術(shù)進步與發(fā)展，促進了檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化進步，在工程中檔案電子化應(yīng)用越來越廣泛。工程資料檔案電子化管理的實現(xiàn)有助于為整個工程保留原始數(shù)據(jù)，為工程擴建、維修乃至生產(chǎn)運營提供有力的指導(dǎo)。工程資料檔案電子化管理，需要一定的存儲介質(zhì)，可用專門的存儲空間進行分類，建立存儲數(shù)據(jù)庫，以備將來參考。

2電子化檔案資料應(yīng)用場景

2.1支持數(shù)字化管理

目前，城市建設(shè)擴展速度非常快，工程資料檔案也變的越來越多樣化。其工程檔案資料涉及到城市基礎(chǔ)建設(shè)、民用項目、市政等領(lǐng)域，從此檔案資料中包含了電子數(shù)據(jù)、圖片、文字等多方面信息。在網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)面前，工程檔案資料電子化管理的應(yīng)用能夠大力支持政府相關(guān)管理工作，并且還能提高工程建設(shè)領(lǐng)域智能化管理和升級，符合檔案資料的發(fā)展趨勢，能夠提高實際檔案管理質(zhì)量還能增加管理效果，更好適應(yīng)當代檔案發(fā)展的需求。

2.2促進資源社會化共享

建設(shè)工程檔案資料通常是采用現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)和技術(shù)管理，讓工程檔案信息數(shù)據(jù)更加有保障。利用現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)，建設(shè)工程檔案資料能夠有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的服務(wù)功能以及社會共享，最大程度地挖掘出其本身含有的社會經(jīng)濟價值。建設(shè)工程檔案資料電子數(shù)據(jù)的優(yōu)點是，它可以更好地體現(xiàn)出數(shù)據(jù)信息服務(wù)的動態(tài)化、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的共享化以及信息傳輸?shù)膹V域化，促進資源社會化共享。利用數(shù)據(jù)共享網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，突破檔案數(shù)據(jù)界限和時空的管制，達到共享檔案信息數(shù)據(jù)。

2.3服務(wù)工程管理提效

建設(shè)工程項目最大的特點就是建設(shè)周期長，從工程前期的規(guī)劃設(shè)計、工程實際建設(shè)、驗收，在這全過程每一個環(huán)節(jié)都有應(yīng)用到檔案資料。在信息化時代里面，想要提升工程管理的實際成效，建設(shè)工程檔案資料電子化管理尤其重要。一方面，它可以讓檔案數(shù)據(jù)信息很容易、精準地被相關(guān)工程管理人員得到。另一方面，利用計算機平臺進行處理，能夠很大程度地提升建設(shè)工程檔案資料管理的智能水平，提升工作效率，大大提升工程管理的實際效果。

3檔案管理系統(tǒng)功能架構(gòu)分析

工程檔案資料電子化管理系統(tǒng)，一般由通過符合規(guī)范的基本業(yè)務(wù)架構(gòu)以及能夠方便配置的系統(tǒng)功能構(gòu)成。系統(tǒng)以工程項目為核心，連接資料人員、城建檔案館、施工及監(jiān)理單位等多方責任主體協(xié)同作業(yè)，實現(xiàn)工程檔案的電子化存儲，具體如圖1所示。

現(xiàn)階段，工程檔案管理系統(tǒng)還處于不斷完善階段，在實際應(yīng)用中需要將定制接口和標準化接口呈現(xiàn)出來，以保證另外的系統(tǒng)和自身系統(tǒng)互相交通的需求，而且確保該系統(tǒng)擁有可擴張性。目前，工程檔案管理系統(tǒng)包括提供檔案數(shù)據(jù)信息的收納、檔案信息管理和查詢。從整體上來看，該系統(tǒng)是完善的，層層之間清晰明了，可以滿足建設(shè)工程檔案資料電子化管理的實際需求。

4加強工程檔案資料電子化管理工作措施

4.1明確電子化檔案管理制度

檔案的電子化管理，可以提高檔案管理的效率，節(jié)約企業(yè)成本。但為了真正把項目的電子化檔案管理到位，我們還需要進一步規(guī)范電子檔案管理制度，以確保歸檔檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、規(guī)范和完整。

4.2規(guī)范項目電子檔案的收集和歸檔流程

目前，很多工程檔案資料已實現(xiàn)電子化管理。所以，檔案管理相關(guān)部門要更新觀念，優(yōu)化電子檔案收集與歸檔?？梢栽O(shè)立工程各階段的電子檔案負責人，統(tǒng)一指揮，確保工程中檔案能夠持續(xù)、完整、準確地納入，避免遺漏或重復(fù)歸檔的問題。《電子文件歸檔管理規(guī)范》對電子檔案的歸檔管理提出了明確的標準。工程電子檔案的收集應(yīng)嚴格按照標準進行。同時，電子化檔案的保存應(yīng)當與相應(yīng)的紙質(zhì)或者其他形式的文件建立真實、可靠、可識別的關(guān)系，實現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

4.3加強電子檔案的安全管理

工程電子檔案資料的安全管理非常重要，如果工程電子檔案資料的丟失甚至泄露，可能會給整個工程項目的后續(xù)管理帶來嚴重損失。因此，必須對檔案管理的每個環(huán)節(jié)及階段進行安全管理，并根據(jù)工程項目各個階段的不同特點，采用相應(yīng)的專業(yè)安全技術(shù)和有效的管理策略。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及信息技術(shù)發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)病毒逐年增加。工程管理涉及大量數(shù)據(jù)，借助網(wǎng)絡(luò)進行交互傳輸，容易出現(xiàn)攜帶病毒的檔案傳播、數(shù)據(jù)篡改和盜竊等問題，需要積極采取電子檔案安全管理技術(shù)。第一，加強訪問控制技術(shù)。在電子檔案的安全管理中，首先要做好訪問控制技術(shù)，把好檔案的“門”，發(fā)揮好安全防范和保護作用，保護電子檔案不被非法訪問和接觸，切實維護電子檔案的環(huán)境安全。二是建立身份識別機制。身份認證機制在電子檔案的安全管理中起著把關(guān)的作用，用來應(yīng)對來自整個網(wǎng)絡(luò)的對電子檔案的攻擊。當識別機制建立后，可以為每個用戶分配一個唯一的ID，認證機制結(jié)合每個用戶的專有信息來判斷用戶來源的真實性，防止惡意攻擊。通過建立身份認證機制，明確不同用戶的不同操作權(quán)限，如登錄權(quán)、檢索權(quán)、訪問權(quán)、下載權(quán)，甚至數(shù)據(jù)庫的操作權(quán)，并進行規(guī)范化管理，避免接管所有權(quán)限。第三，建立專業(yè)防火墻。防火墻是計算機網(wǎng)絡(luò)安全防護的重要手段。它為計算機和網(wǎng)絡(luò)犯罪分子之間的惡意訪問建立了有效的屏障，并能有效地將工程資料的電子檔案置于安全的地方。第四，定期備份。電子檔案管理系統(tǒng)都具備定期安全備份功能，防止因系統(tǒng)或硬件錯誤導(dǎo)致電子檔案丟失，并能在修復(fù)后及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。對特別重要的工程資料，實行紙質(zhì)同步備份，確保工程資料電子化檔案管理更加完善。

4.4電子檔案的安全應(yīng)用

工程電子檔案資料的價值在于為項目工程的后續(xù)管理提供支撐，如何安全地應(yīng)用是一個重要問題。在實際的工作中，電子檔案比紙質(zhì)資料更難實現(xiàn)有效的安全控制，需要注意各項安全工作的落實。一是，要嚴格審查用戶的使用權(quán);二是，應(yīng)根據(jù)電子檔案的內(nèi)容劃分保密級別;三是，對電子檔案的整個申請過程進行跟蹤和記錄，以便于后續(xù)的安全驗證。

5結(jié)束語

綜上所述，工程檔案資料電子化管理是現(xiàn)今的趨勢，需要加大研究和探索，找到在實際操作過程里面所發(fā)現(xiàn)的各種問題，做好完善和優(yōu)化。一方面積極讓各方面的力量來支持建設(shè)工程檔案資料電子化管理工作，讓其能夠更好地適應(yīng)當下社會。另一方面，相關(guān)部門要對其制定出相關(guān)的規(guī)范標準以及管理制度后，做好建設(shè)工程檔案資料電子化管理工作，建設(shè)好檔案信息數(shù)據(jù)傳輸通道，讓數(shù)據(jù)傳達代替人力傳達，體現(xiàn)出其真正的價值。

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