基于企業(yè)設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策分析

劉志暉

設(shè)備檔案是指儀器和設(shè)備固定資產(chǎn)的企業(yè)，在其采購、調(diào)試、驗(yàn)收、運(yùn)行、管理、維護(hù)、轉(zhuǎn)換、廢料和其他活動(dòng)中構(gòu)建的設(shè)備信息資料，在這一檔案管理過程中，通過一系列的操作，會(huì)直接形成保存和使用價(jià)值的文本、圖表、音頻和視頻載體材料，以及隨機(jī)數(shù)據(jù)。因此，做好設(shè)備檔案的管理工作，有利于企業(yè)的生產(chǎn)、科研管理等服務(wù)工作，從而縮減企業(yè)設(shè)備管理及維護(hù)資本，提高企業(yè)的持續(xù)發(fā)展效益。

一、設(shè)備檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)管理中的作用

（一）設(shè)備檔案是生產(chǎn)管理的重要手段。

設(shè)備檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，是生產(chǎn)管理的重要手段。在公開招標(biāo)的過程中，多個(gè)投標(biāo)人競相投標(biāo)。各投標(biāo)人不得在招標(biāo)現(xiàn)場展示設(shè)備，但應(yīng)向招標(biāo)單位提供設(shè)備文件。完備、齊全、系統(tǒng)、規(guī)范的設(shè)備檔案充分展示了企業(yè)的生產(chǎn)管理，并獲得招標(biāo)單位的信任。

（二）設(shè)備檔案是設(shè)備使用的重要依據(jù)。

管理設(shè)備檔案的目的是為了保證設(shè)備的定期維護(hù)，使設(shè)備處于非常良好的生產(chǎn)狀態(tài)，大大減少設(shè)備磨損狀況，延長設(shè)備使用壽命，降低維護(hù)成本，提高設(shè)備完成率，產(chǎn)品質(zhì)量，生產(chǎn)效率。

（三）設(shè)備文件對(duì)設(shè)備的再采購具有參考價(jià)值

完整、系統(tǒng)、規(guī)范的設(shè)備檔案能夠更全面、真實(shí)地充分反映設(shè)備的性能、具體參數(shù)、指標(biāo)、完成率、利用率等情況。通過對(duì)設(shè)備檔案的詳細(xì)審閱和典型設(shè)備問題的分析，可以準(zhǔn)確確定設(shè)備當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，為今后科研、生產(chǎn)或購買同類型設(shè)備提供具體、真實(shí)的參考依據(jù)。設(shè)備檔案具有參考和參考價(jià)值。

二、設(shè)備檔案管理存在的問題

檔案管理數(shù)字化不僅對(duì)企業(yè)檔案管理的硬件設(shè)施有了新的要求，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作人員的思想政治、職業(yè)道德及綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新的要求，企業(yè)檔案管理工作人員除了要具備基本素質(zhì)之外，還需要有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，特別是熟練地掌握檔案管理軟件，靈活地運(yùn)用檔案管理軟件的各種功能。目前企業(yè)檔案管理人員普遍存在多種不足，比如工作態(tài)度懈怠、缺乏創(chuàng)新精神、專業(yè)技術(shù)人員偏少、信息化技術(shù)運(yùn)用能力不強(qiáng)。

未及時(shí)歸檔設(shè)備檔案。從計(jì)劃購買階段到運(yùn)行、維護(hù)和維修階段，每個(gè)階段都形成階段有關(guān)文件和資料，在項(xiàng)目接近尾聲時(shí)，進(jìn)行文件的專項(xiàng)驗(yàn)收，甚至在驗(yàn)收前一天，對(duì)設(shè)備文件進(jìn)行歸檔。大多數(shù)檔案保管員沒有時(shí)間對(duì)設(shè)備檔案資料進(jìn)行自查，時(shí)間短，專家驗(yàn)收后會(huì)留下很多問題等待整改。設(shè)備文件數(shù)據(jù)歸檔不系統(tǒng)。設(shè)備檔案的存檔主要包括如下幾個(gè)方面：計(jì)劃采購階段、開箱驗(yàn)收階段、安裝調(diào)試階段、運(yùn)行維護(hù)維修階段、改造更新階段計(jì)劃。采購階段的招標(biāo)文件、評(píng)審意見、標(biāo)段通知往往未歸檔。開箱驗(yàn)收階段，裝箱單、隨機(jī)資料清單、產(chǎn)地證、授權(quán)書、規(guī)格書等往往未歸檔;在安裝調(diào)試階段，系統(tǒng)安裝調(diào)試報(bào)告、試驗(yàn)大綱等往往未歸檔;在操作、維護(hù)和維修期間，試運(yùn)行報(bào)告和用戶手冊往往沒有存檔。改造更新階段的改造記錄、設(shè)備改造和修改驗(yàn)收文件往往沒有歸檔。設(shè)備檔案的歸檔不系統(tǒng)，會(huì)給以后的設(shè)備維護(hù)和重新采購帶來嚴(yán)重的困難。

也設(shè)備文件歸檔不規(guī)范的問題。設(shè)備檔案管理需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在工作中發(fā)現(xiàn)設(shè)備檔案歸檔不規(guī)范：一是簽字不完整，如試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)報(bào)告、培訓(xùn)記錄、設(shè)備開箱驗(yàn)收單等。沒有簽名或簽名是完整的。其次，安裝調(diào)試記錄和驗(yàn)收報(bào)告過于簡單，沒有具體的安裝調(diào)試記錄，也沒有具體的驗(yàn)收數(shù)據(jù)，根本無法支持“符合要求”這句話。第三，沒有重要文件的原始文件或副本。如合同批準(zhǔn)表、特種設(shè)備使用證書等。

三、優(yōu)化設(shè)備檔案管理對(duì)策

（一）提高檔案管理的重要性

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視和支持對(duì)設(shè)備檔案管理起著關(guān)鍵作用。只有領(lǐng)導(dǎo)支持檔案工作，經(jīng)常宣傳上報(bào)檔案的重要性，員工才能認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案在生產(chǎn)活動(dòng)中的重要作用。對(duì)于設(shè)備檔案管理中出現(xiàn)的問題，及時(shí)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門組織會(huì)議，分工負(fù)責(zé)，面對(duì)面解決問題，并定期報(bào)告閉環(huán)問題，直至問題完全解決。

（二）建立健全設(shè)備檔案管理機(jī)制

管理設(shè)備文件，有必要建立一套科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)的和可行的設(shè)備文件管理系統(tǒng)，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從問題出發(fā)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)設(shè)備檔案管理的優(yōu)化實(shí)現(xiàn)和實(shí)施，不斷提高其流程運(yùn)作效率，從而有效地避免分散帶來的漏洞和缺陷設(shè)備管理文件的管理。設(shè)備檔案的分類類別應(yīng)明確界定。為了追求歸檔率和完整性，一些保存值低的文件不應(yīng)設(shè)置

做好檔案整理工作，壁面造成檔案倉庫的緊張和后期查詢的不便。設(shè)備檔案管理工作以及在儀器設(shè)備采購、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、改造等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件、資料，對(duì)企業(yè)和社會(huì)目前和長遠(yuǎn)都必須具有參考價(jià)值和憑證功能。各類國產(chǎn)和進(jìn)口的高、精、尖、新、薄的儀器設(shè)備作為企業(yè)的固定資產(chǎn)需要?dú)w檔。

檔案的主要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設(shè)備工程基礎(chǔ)資料、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)、隨機(jī)繪圖等關(guān)鍵是在儀器設(shè)備項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)（特別是價(jià)值在10萬元以上的）形成的不同載體的文件資料，包括全套隨機(jī)圖紙。儀器設(shè)備作為公司的固定資產(chǎn)，符合備案要求的，除編制的文件、資料作為科研成果報(bào)送科研檔案外，應(yīng)按照儀器設(shè)備檔案的要求辦理。未歸檔的文件、資料包括：2. 未定稿的管理文件和資料;3.無效的合同、協(xié)議;4. 企業(yè)單位寄來的文件副本;5. 無參考價(jià)值的一般字母;6. 儀器設(shè)備廣告、宣傳資料、訂貨會(huì)、展銷會(huì)宣傳資料。

（三）重視設(shè)備檔案的全過程管理

首先，以項(xiàng)目的批準(zhǔn)為前提。固定資產(chǎn)項(xiàng)目是根據(jù)項(xiàng)目的批復(fù)，對(duì)采購設(shè)備的數(shù)量、型號(hào)、指標(biāo)、參數(shù)、采購形式、進(jìn)口或國產(chǎn)都有詳細(xì)具體的要求。檔案人員應(yīng)熟悉項(xiàng)目立項(xiàng)情況，如項(xiàng)目建設(shè)周期、投資額、設(shè)備數(shù)量、是否有進(jìn)口設(shè)備等。提前聯(lián)系項(xiàng)目負(fù)責(zé)人掌握項(xiàng)目進(jìn)度，在審批時(shí)積極收集設(shè)備文件，確保審批時(shí)設(shè)備數(shù)量與實(shí)際存檔的設(shè)備文件數(shù)量一致。第二，根據(jù)采購合同和技術(shù)協(xié)議。設(shè)備文件是否齊全，主要依據(jù)采購合同和技術(shù)協(xié)議。技術(shù)協(xié)議中列出的文件和雙方同意的意見，如預(yù)驗(yàn)收、正式驗(yàn)收、安裝調(diào)試、培訓(xùn)等程序，應(yīng)充分體現(xiàn)在存檔資料中，以支持本協(xié)議的要求。第三，為了方便。設(shè)備歸檔的目的是為了便于使用。本單位設(shè)備文件目錄級(jí)的所有數(shù)據(jù)均已在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中鏈接，部分設(shè)備文件已在系統(tǒng)中掃描鏈接?？梢栽谙到y(tǒng)中檢索設(shè)備檔案的具體情況，提高了利用率。

（四）提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平

在設(shè)備檔案形成之前，檔案管理人員需要進(jìn)行理論與實(shí)踐相結(jié)合的專業(yè)培訓(xùn)。一是加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)各種設(shè)備應(yīng)產(chǎn)生和形成的資料要熟悉掌握。第二，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)，提高工作效率，提供更好的利用服務(wù)。最后，檔案工作者急需專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。如投標(biāo)管理知識(shí)、合同管理知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)等。

（五）優(yōu)化物料收集流程

設(shè)備檔案的收集越多、越完整、越全面，就越能充分發(fā)揮設(shè)備的綜合利用效益，不斷提高企業(yè)的設(shè)備系統(tǒng)運(yùn)作效率，為企業(yè)的科研和管理工作提供更多更好的服務(wù)。檔案的形成和積累貫穿于儀器設(shè)備的購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)。在維護(hù)、改造、報(bào)廢等各項(xiàng)活動(dòng)中，由于項(xiàng)目多、種類多、工作量大，企業(yè)設(shè)有企業(yè)檔案部、設(shè)備管理部、采用單位分工負(fù)責(zé)制管理，各部門指定專職（兼職）檔案人員負(fù)責(zé)資料的收集、積累、管理。首先，企業(yè)各級(jí)設(shè)備使用單位負(fù)責(zé)人應(yīng)督促督促，確保對(duì)設(shè)備的使用、維護(hù)和翻新活動(dòng)有完整的記錄。其次，設(shè)備管理部負(fù)責(zé)這些材料在使用過程中的收集和積累，再加上從設(shè)備采購到完成驗(yàn)收過程的管理文件和技術(shù)文件，整理后移交檔案部。其中，重大設(shè)備開箱驗(yàn)收必須由檔案部門參加監(jiān)督，指導(dǎo)設(shè)備書面資料和技術(shù)文件的驗(yàn)收工作。最后，檔案部門負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整、準(zhǔn)確、完整，準(zhǔn)備工作無誤后，從而進(jìn)入后續(xù)的分類、存儲(chǔ)、組織標(biāo)識(shí)、統(tǒng)計(jì)和使用業(yè)務(wù)的過程。

（六）設(shè)備檔案信息管理

檔案管理數(shù)字化作為信息時(shí)代檔案管理的必然選擇，在給人類帶來快速檢索速度的同時(shí)，也保障了信息的安全這一切都發(fā)生在一個(gè)復(fù)雜的環(huán)境中。電子檔案管理的安全控制過程是風(fēng)險(xiǎn)防范、風(fēng)險(xiǎn)消除、評(píng)估和總結(jié)。有效的管理系統(tǒng)是電子檔案信息安全的重要保障，常用的方法有：事前措施和事后措施，即在損失前和損失后采取不同的措施。但是，單位是積極和及時(shí)的處理，這是最關(guān)鍵的。

讓電子檔案擁有更現(xiàn)代化的管理模式，也可以有效的減少風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，減少不必要的損失。計(jì)算機(jī)作為一種非人性化的自動(dòng)處理工具，由于各種原因會(huì)威脅到原始數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。如何保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過程的安全，目前主要采用在線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)。前者包括邊距備份或增量備份，可以隨時(shí)備份電子檔案，而離線存儲(chǔ)可以采用高質(zhì)量的光盤執(zhí)行數(shù)據(jù)光盤，完成存儲(chǔ)備份和存儲(chǔ)在不同的地方。

加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督管理體系，嚴(yán)格的身份認(rèn)證和密鑰管理，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部之間的物理隔離網(wǎng)絡(luò)，以確保電子文件在傳輸、處理過程不會(huì)犯錯(cuò)誤，以確保原，歸檔電子文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。文檔集成使辦公室能夠從頭開始工作，將動(dòng)態(tài)系統(tǒng)中的文件、資料進(jìn)行篩選，直接連接到企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案經(jīng)費(fèi)的控制，充分利用資源。從公司的數(shù)字檔案中找先進(jìn)的服務(wù)體驗(yàn)項(xiàng)目，擴(kuò)大社會(huì)用戶基礎(chǔ)，建立檔案、博物館、圖書館合作的多館一體化服務(wù)主體，完善“四館一體”服務(wù)構(gòu)建公司資源、社會(huì)資源、館際資源和媒體資源的資源體系，形成一體兩翼的業(yè)務(wù)服務(wù)。構(gòu)建個(gè)性化、增值服務(wù)的多層次服務(wù)體系，可以實(shí)現(xiàn)檔案的公共利用率和社會(huì)價(jià)值。

四、結(jié)語

企業(yè)設(shè)備檔案是關(guān)于儀器設(shè)備采購、使用、維護(hù)及報(bào)廢的真實(shí)記錄，為了促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展，需要從儀器設(shè)備資料收集、儀器設(shè)備檔案組卷歸檔和儀器設(shè)備檔案查詢利用等方面展開分析，優(yōu)化設(shè)備檔案管理流程，進(jìn)行全過程生命周期質(zhì)量管理，切實(shí)提升企業(yè)設(shè)備檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)設(shè)備建立全生命周期檔案管理提供可靠保證，不斷提高企業(yè)設(shè)備使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)性發(fā)展。

（作者單位：川慶鉆探長慶鉆井總公司意通運(yùn)輸服務(wù)分公司）