企業(yè)印章管理及其風(fēng)險(xiǎn)防范研究

李莉

企業(yè)的印章是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中行使企業(yè)職責(zé)的工具和憑證，對(duì)公司開(kāi)展正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)具有重要的作用和影響。正確、恰當(dāng)?shù)氖褂糜≌履軌蛑破髽I(yè)正常業(yè)務(wù)的開(kāi)展并保障企業(yè)的合法權(quán)益。但是，印章如果使用不當(dāng)，不僅使企業(yè)正常業(yè)務(wù)無(wú)法開(kāi)展，還可能帶來(lái)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任。在企業(yè)實(shí)踐中，由于印章使用不當(dāng)引發(fā)的重大經(jīng)濟(jì)損失案例屢見(jiàn)不鮮。因此，探討企業(yè)印章管理及其風(fēng)險(xiǎn)防范具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文在分析企業(yè)印章管理及其風(fēng)險(xiǎn)防的重要性基礎(chǔ)上，深入探討了企業(yè)印章管理中涉及的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及其表現(xiàn)，并針對(duì)性的提出了企業(yè)印章管理優(yōu)化及其風(fēng)險(xiǎn)防范的對(duì)策建議。

一、引言

某上市公司，由于法人私自違規(guī)使用企業(yè)印章，為一些公司籌措資金簽訂擔(dān)保合同，由于擔(dān)保發(fā)生，為企業(yè)造成擔(dān)保達(dá)10億元的經(jīng)濟(jì)法律糾紛。某煙草企業(yè)，由于單位公章管理不善，出納私自使用單位預(yù)留銀行印鑒，用現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票把單位賬戶資金取現(xiàn)、轉(zhuǎn)入個(gè)人賬戶，供自己非法占用與使用，造成企業(yè)1000多萬(wàn)元的資金損失。

通過(guò)以上案例可以看出，企業(yè)印章是企業(yè)身份和權(quán)力的證明。蓋有企業(yè)印章的文件，是受法律保護(hù)的有效文件，同時(shí)意味著企業(yè)對(duì)文件的內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。企業(yè)印章如被他人盜用或冒用，很可能給企業(yè)帶來(lái)不必要的糾紛和企業(yè)無(wú)法承擔(dān)的責(zé)任。企業(yè)的印章是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中行使企業(yè)職責(zé)的工具和憑證，對(duì)公司開(kāi)展正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有重要的作用和影響，管理好印章的使用，并控制相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

印章有很多種類，對(duì)于企業(yè)主要有公司的行政印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章，公司部門印章，還有黨委、工會(huì)、團(tuán)委、支部印章，涉及建設(shè)成立項(xiàng)目部的有項(xiàng)目部印章，公司有關(guān)協(xié)會(huì)印章，如果有分公司或子公司的也有相應(yīng)的分子公司印章，還有公司法人、負(fù)責(zé)人等個(gè)人印章用于公司業(yè)務(wù)。

上述印章在公司屬于不同的部門，使用環(huán)境各不相同，但如果對(duì)外使用，都代表了公司的行為。一旦使用印章后，都具有代表公司的性質(zhì)，公司都要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任并承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。公司印章對(duì)外往往都涉及投資或資金等方面的事項(xiàng)，這樣印章帶來(lái)的都是重大財(cái)務(wù)、經(jīng)濟(jì)及投資等風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)需要防范印章管理中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)。

二、企業(yè)印章管理涉及的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及其表現(xiàn)

印章的管理和使用存在各種風(fēng)險(xiǎn)，因印章管理及使用不善給許多企業(yè)帶來(lái)了諸多經(jīng)濟(jì)損失及法律糾紛等，但還是有很多企業(yè)視而不見(jiàn)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)印章管理的重要性，對(duì)印章管理的重視程度不夠，仍然在印章的管理和使用中對(duì)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足和重視不夠。主要有以下一些風(fēng)險(xiǎn)。

（一）印章刻制枚數(shù)不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)

單位印章刻制的數(shù)量沒(méi)有明確規(guī)定，即沒(méi)有認(rèn)真研究公司需要哪些印章，該刻制多少枚印章，何時(shí)刻制，何時(shí)啟用等情況。由于沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)劃，各部門或分子公司隨意刻制印章，導(dǎo)致印章刻制混亂。同時(shí)，印章的刻制沒(méi)有公司審批流程，私自隨意刻制公司印章的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）印章刻制地點(diǎn)不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)

沒(méi)有在公安機(jī)關(guān)定點(diǎn)或指定單位刻制印章，不及時(shí)備案刻制的印章。由于隨意找地方刻制印章，同時(shí)沒(méi)有及時(shí)備案，對(duì)印章使用風(fēng)險(xiǎn)埋下了巨大隱患。

（三）印章使用制度不完善的風(fēng)險(xiǎn)

一些企業(yè)沒(méi)有印章管理制度，使用印章沒(méi)有相應(yīng)審批流程，印章使用全權(quán)由印章管理人員決定。這種情況會(huì)造成印章使用隨意，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批私自用印和對(duì)用印內(nèi)容管理不嚴(yán)格的情況發(fā)生帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

（四）對(duì)用印內(nèi)容審核不嚴(yán)的風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)印章使用內(nèi)容審核不嚴(yán)格，違規(guī)在空白紙張或空白票據(jù)上用印。由于紙張或票據(jù)空白會(huì)給居心叵測(cè)的人及犯罪分子留下可乘之機(jī)，利用空白漏洞謀取不正當(dāng)利益。甚至可能在空白支票或空白紙張上用印的情況發(fā)生，產(chǎn)生巨大的用印風(fēng)險(xiǎn)。

（五）沒(méi)有專人監(jiān)督用印的風(fēng)險(xiǎn)

印章沒(méi)有專人保管，如果因工作需要，有人隨意攜帶印章外出及使用，缺乏有效監(jiān)督，就存在使用印章失控的風(fēng)險(xiǎn)。

（六）印章使用登記不詳實(shí)的風(fēng)險(xiǎn)

印章使用臺(tái)賬管理混亂或無(wú)使用印章管理臺(tái)賬的風(fēng)險(xiǎn)。印章使用沒(méi)有進(jìn)行有效登記，同時(shí)沒(méi)有相應(yīng)的臺(tái)賬記錄等情況，會(huì)導(dǎo)致以后無(wú)法有效溯源印章的使用情況。

（七）印章保管不善的風(fēng)險(xiǎn)

印章保管不善，導(dǎo)致印章丟失或被盜用的風(fēng)險(xiǎn)。一些企業(yè)沒(méi)有設(shè)置專人保管印章，印章保管制度不健全。印章保管隨意，誰(shuí)用后誰(shuí)就保管，容易造成印章丟失或被盜，由于保管混亂，可能導(dǎo)致印章丟失或被盜后，單位不知道，沒(méi)有及時(shí)去公安機(jī)關(guān)報(bào)案或公告作廢，給企業(yè)留下用印造成損失的風(fēng)險(xiǎn)。

（八）出借資質(zhì)使用印章的風(fēng)險(xiǎn)

一些企業(yè)為了擴(kuò)大生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模，允許出借資質(zhì)，承攬業(yè)務(wù)等情況，包括允許掛靠企業(yè)使用印章等等。印章是代表企業(yè)的行為，一旦用印企業(yè)就要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

（九）對(duì)項(xiàng)目部印章重視不夠的風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)項(xiàng)目部印章的管理不重視、不嚴(yán)格、不規(guī)范。一些企業(yè)認(rèn)為項(xiàng)目部工作范疇有限，用印也只限于項(xiàng)目部業(yè)務(wù)，沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目部印章的使用引起高度重視，對(duì)項(xiàng)目部印章的使用范圍及審批沒(méi)有加以約束，造成項(xiàng)目部印章使用失控，給企業(yè)帶來(lái)一定的法律風(fēng)險(xiǎn)。其實(shí)項(xiàng)目部印章也是公司印章的一部分，一旦用印也是代表公司的行為。

（十）未及時(shí)收回印章的風(fēng)險(xiǎn)

一些企業(yè)在公司部門調(diào)整及項(xiàng)目撤銷、分、子公司解散等情況發(fā)生后，沒(méi)有及時(shí)收回印章和銷毀相應(yīng)印章的工作，導(dǎo)致印章管理缺失，帶來(lái)一些潛在風(fēng)險(xiǎn)。

（十一）對(duì)印章丟失處理不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)

一些企業(yè)對(duì)印章丟失或被盜及仿冒等問(wèn)題重視不夠，沒(méi)有采取及時(shí)報(bào)案或登報(bào)作廢等處理辦法，造成給企業(yè)帶來(lái)重大損失的情況發(fā)生。

（十二）其它風(fēng)險(xiǎn)題

印章使用的其它風(fēng)險(xiǎn)。如企業(yè)印章被不法分子仿制仿冒等情況發(fā)生，給企業(yè)帶來(lái)的不確定風(fēng)險(xiǎn)。

三、企業(yè)印章管理優(yōu)化及其風(fēng)險(xiǎn)防范的對(duì)策建議

企業(yè)做好印章管理并防范相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)是一件非常重要的事情。針對(duì)前述企業(yè)印章管理中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，建議從以下一些方面采取措施：

（一）企業(yè)合理刻制與企業(yè)業(yè)務(wù)相適應(yīng)的印章

企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的體制機(jī)制及業(yè)務(wù)范疇，認(rèn)真研究企業(yè)需要刻制哪些類別的印章，合理安排印章的刻制數(shù)量，并由公司有關(guān)部門統(tǒng)一組織刻制。對(duì)印章刻制及發(fā)放使用等進(jìn)行嚴(yán)格統(tǒng)一管理，任何部門或個(gè)人未經(jīng)公司統(tǒng)一安排和審批同意不得隨意刻制與公司有關(guān)的印章，公司要搞好印章刻制的檔案管理。

（二）規(guī)范刻制印章，及時(shí)備案

刻制印章要根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)要求，由企業(yè)有關(guān)職能部門到公安機(jī)關(guān)定點(diǎn)或正規(guī)的印章刻制單位進(jìn)行公章刻制，并進(jìn)行備案。堅(jiān)決杜絕找不正規(guī)單位或街邊地?cái)偧皞€(gè)人刻制企業(yè)印章的行為發(fā)生。因?yàn)榈讲徽?guī)地方刻制印章，就可能留下了企業(yè)印章被仿冒、仿制的風(fēng)險(xiǎn)。

（三） 規(guī)范印章的啟用

企業(yè)對(duì)印章的啟用及使用范圍要下發(fā)正式的文件予以明確。對(duì)于臨時(shí)機(jī)構(gòu)刻制印章，也要公司統(tǒng)一去辦理印章的刻制及備案等工作。公司未下發(fā)啟用印章的文件，不得使用。

（四）嚴(yán)格印章使用審批

企業(yè)對(duì)于印章使用的登記和使用審批管理統(tǒng)一規(guī)范模式。對(duì)于用印臺(tái)賬的格式要統(tǒng)一并記錄資料清晰明了，能有效記錄用印人員姓名、用印事項(xiàng)、何人批準(zhǔn)、用印時(shí)間等情況。用印章審批要嚴(yán)格按照企業(yè)批準(zhǔn)的權(quán)限進(jìn)行審批。審批人也要在登記臺(tái)賬中親自簽名，不能代簽。用印必須由印章保管人親自蓋印，不能把印章拿給別人自己使用。

（五）落實(shí)用印監(jiān)督

印章的保管要有專門的保險(xiǎn)箱保管存放，設(shè)置雙人管理保險(xiǎn)箱鑰匙。取用印章必須兩人在場(chǎng)，相互監(jiān)督印章的使用。因特殊情況，要攜帶印章外出時(shí)，必須經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，同時(shí)要有監(jiān)印人隨同出行。

（六）搞好印章使用臺(tái)賬

建立印章使用臺(tái)賬制度，印章使用應(yīng)有規(guī)范的臺(tái)賬記錄，合理設(shè)計(jì)臺(tái)賬記錄表格，明確用印人員、用印事項(xiàng)、用印審批領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)事項(xiàng)，以使資料便于保存，也便于以后對(duì)用印情況進(jìn)行查找追溯。

（七）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)有效防范內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的一種有效手段。企業(yè)監(jiān)察審計(jì)部門定期檢查印章的使用與管理情況，也是對(duì)企業(yè)印章落實(shí)審計(jì)的要求，對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，能有效防范印章管理使用不當(dāng)給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

（八）規(guī)范印章使用范疇

企業(yè)要加強(qiáng)部門、分子公司、項(xiàng)目部等下屬單位的印章使用管理。公司要下發(fā)文件，明確下屬部門或分子公司、項(xiàng)目部等單位印章的使用范圍和審批權(quán)限。如部門印章就只能用于內(nèi)部行文及內(nèi)部業(yè)務(wù)，不能對(duì)外使用及開(kāi)展對(duì)外業(yè)務(wù);項(xiàng)目部印章不能對(duì)外簽訂任何合同事宜;分子公司的印章使用也有嚴(yán)格的條款約束等。

（九）嚴(yán)禁出借資質(zhì)

根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)于企業(yè)嚴(yán)禁出租出借資質(zhì)證書(shū)及非法掛靠行為的發(fā)生。合法經(jīng)營(yíng)是企業(yè)健康發(fā)展的生命力，作為合法企業(yè)嚴(yán)禁出借資質(zhì)的情況發(fā)生。

（十）及時(shí)銷毀作廢印章

企業(yè)要及時(shí)回收和處理已撤銷的部門、項(xiàng)目部或支部、工會(huì)、分子公司等的印章，并對(duì)已使用的印章管理臺(tái)賬作妥善存檔保管。不能對(duì)于已不存在的部門或單位的印章疏于處理。

（十一）加強(qiáng)維權(quán)

企業(yè)對(duì)于發(fā)現(xiàn)仿冒本單位印章的情況要及時(shí)采取向公安報(bào)案等處理措施，用法律手段維護(hù)企業(yè)權(quán)益。同時(shí)，要把發(fā)現(xiàn)仿冒印章的情況及時(shí)在報(bào)刊或重要媒體發(fā)布通報(bào)等，及時(shí)向社會(huì)公開(kāi)，全面維護(hù)公司利益。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，印章的使用和管理必須嚴(yán)格和規(guī)范。只有通過(guò)制度約束和流程管控，才能有效防范印章管理中的漏洞，避免印章使用不當(dāng)或管理缺失給企業(yè)帶來(lái)巨大的管理風(fēng)險(xiǎn)和重大的經(jīng)濟(jì)損失。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)管理制度更加規(guī)范與完善，落實(shí)精細(xì)化管理已是每一個(gè)企業(yè)的必修課。企業(yè)對(duì)印章的管理也一樣更加嚴(yán)格和規(guī)范。

企業(yè)對(duì)印章管理中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)要有充分的認(rèn)識(shí)和具體的管理措施來(lái)防范風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于印章的保管和使用都要有明確的制度及使用管理規(guī)范。從制度入手，規(guī)范印章的使用，防止因制度的不完善及印章制度執(zhí)行不力等帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)加強(qiáng)全員的法制教育，提高大家的遵紀(jì)守法意識(shí)和行為。在印章的使用中守住底線，不碰紅線，全面維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

（作者單位：金鐵集團(tuán)有限責(zé)任公司）