文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)有效策略要點(diǎn)研究

王靜靜

摘? 要：文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。隨著信息化時(shí)代到來(lái)，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)?；诖耍韵聦?duì)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)有效策略要點(diǎn)進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理;信息化建設(shè);有效策略要點(diǎn);研究

引言

文書(shū)檔案管理工作對(duì)促進(jìn)單位的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展，具有非常重要的指導(dǎo)意義，不僅能夠準(zhǔn)確記錄企業(yè)的變遷和發(fā)展歷史，還能夠確保企業(yè)良好的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化，主要是從加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的信息化和體系建設(shè)、注重文書(shū)檔案管理人才和隊(duì)伍建設(shè)以及構(gòu)筑健全的文書(shū)檔案管理體系和制度等多個(gè)角度入手，確保了企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的合理性、規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上推動(dòng)了企業(yè)的快速成長(zhǎng)。

1信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理優(yōu)化概述

近年來(lái)社會(huì)管理水平不斷提高，為文書(shū)檔案信息管理社會(huì)化發(fā)展創(chuàng)造有利條件。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷提高社會(huì)信息化管理水平，充分利用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段，促進(jìn)區(qū)域檔案信息整合，增強(qiáng)檔案服務(wù)工作水平。信息化時(shí)代，文書(shū)檔案管理優(yōu)化是對(duì)社會(huì)文書(shū)檔案信息集成整合，我國(guó)文書(shū)檔案信息分散保存在不同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)，現(xiàn)行檔案館接收范圍僅接收所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)檔案，很多二三級(jí)機(jī)構(gòu)檔案無(wú)法進(jìn)館，未充分體現(xiàn)檔案信息時(shí)效性。信息化時(shí)代檔案管理優(yōu)化，是以社會(huì)信息需求為導(dǎo)向，集成整合社會(huì)檔案信息，以檔案網(wǎng)站等數(shù)字信息服務(wù)平臺(tái)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)檔案信息類(lèi)聚，提供面向公眾的文書(shū)檔案信息服務(wù)。信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理優(yōu)化體現(xiàn)檔案管理特殊性，是對(duì)檔案實(shí)體信息的多重關(guān)注，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理功能拓展。文書(shū)檔案管理優(yōu)化并非僅利用信息管理手段技術(shù)，忽視對(duì)檔案實(shí)體保管保存。信息化下文書(shū)檔案管理優(yōu)化，是在各類(lèi)檔案管理機(jī)構(gòu)充分履行職能基礎(chǔ)上，利用共同平臺(tái)改變以往預(yù)測(cè)方式開(kāi)展服務(wù)方向，以政府信息公開(kāi)為契機(jī)，以信息技術(shù)為手段拓展服務(wù)渠道范圍，滿(mǎn)足社會(huì)公眾的檔案信息利用需求，建立覆蓋全面的檔案資源體系，完善確保檔案安全保密的安全體系。傳統(tǒng)檔案管理理念僅重視對(duì)檔案實(shí)體的保存，忽視檔案信息的時(shí)效性。公眾利用檔案信息為就近到館利用，無(wú)法突破時(shí)間地域限制。信息化下檔案管理優(yōu)化是在做好檔案實(shí)體保管基礎(chǔ)上，改變?cè)兴季S方式工作模式，調(diào)研公眾需求大的檔案信息，以信息技術(shù)為手段針對(duì)性實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

2文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)有效策略要點(diǎn)研究

2.1從思想、組織、制度方面提升檔案管理質(zhì)量

文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量的提升需要從人員思想認(rèn)識(shí)、組織架構(gòu)和規(guī)章制度三個(gè)方面保障。首先應(yīng)提高思想認(rèn)識(shí)。要求文件起草人員、檔案管理人員，以及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)都從思想上牢固樹(shù)立文書(shū)檔案質(zhì)量意識(shí)，把好文檔質(zhì)量關(guān)，將質(zhì)量意識(shí)和質(zhì)量要求貫穿于文件制發(fā)、收發(fā)文管理、案卷立卷歸檔、文書(shū)檔案接收管理的全過(guò)程。重視影響文書(shū)檔案的細(xì)節(jié)之處，例如紙張的選用、行文的內(nèi)容等，要以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求推動(dòng)文書(shū)檔案質(zhì)量管理。其次是完善和落實(shí)組織架構(gòu)。文書(shū)檔案管理部門(mén)應(yīng)積極建議并組建文書(shū)檔案質(zhì)量管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)和辦公室負(fù)責(zé)人，以及文件起草和具體檔案工作人員組成，并將文書(shū)檔案的質(zhì)量管理納入單位目標(biāo)績(jī)效考核，兌現(xiàn)相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施。再次是完善規(guī)章制度。根據(jù)文書(shū)檔案管理實(shí)際，既要認(rèn)真落實(shí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《文書(shū)檔案案卷格式》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位自身實(shí)際，圍繞文書(shū)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，建立健全關(guān)于文書(shū)檔案質(zhì)量管理方面的規(guī)章制度。例如，制定實(shí)施《文書(shū)檔案管理制度》，編制使用《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案分類(lèi)編號(hào)表》等。這些制度和要求應(yīng)涵蓋文件起草、審核、發(fā)文等環(huán)節(jié)，以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化等工作內(nèi)容，通過(guò)完善的規(guī)章制度，保證文書(shū)檔案管理質(zhì)量的提升。

2.2增強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的重視

信息化時(shí)代下，不僅檔案管理部門(mén)需要重視文書(shū)檔案的管理，與文件歸檔相關(guān)的各個(gè)部門(mén)都需要重視文書(shū)檔案管理。企事業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)需要充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的價(jià)值。做好文書(shū)檔案工作的宣傳和動(dòng)員，增強(qiáng)對(duì)各類(lèi)文書(shū)檔案管理部門(mén)人員的培訓(xùn)和考核，優(yōu)化激勵(lì)機(jī)制，強(qiáng)化檔案人員隊(duì)伍的建設(shè)，從思想上重視文書(shū)檔案，從根源上減少文書(shū)檔案不規(guī)范的可能性。這樣同時(shí)也可以增強(qiáng)檔案管理人員的自主性和價(jià)值感，讓文書(shū)檔案管理人員更好地服務(wù)于檔案事業(yè)。

2.3制訂完善的文書(shū)檔案信息化管理制度

建立健全文書(shū)檔案管理體系制度，是對(duì)企事業(yè)單位切實(shí)推行文書(shū)檔案信息化管理的一個(gè)重要制度保證。文書(shū)檔案的管理任務(wù)，不斷加大對(duì)文書(shū)檔案的信息化管理執(zhí)行力度。需要特別提醒的是，由于各企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r差異巨大，所以企事業(yè)單位制訂的文書(shū)檔案信息化管理制度應(yīng)該與本單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r相一致，這樣才能充分發(fā)揮文書(shū)檔案信息化管理的實(shí)效作用，更好地支持本單位其他工作的展開(kāi)。其中主要包括兩個(gè)層次：一方面重點(diǎn)是單位內(nèi)部制度的建立，以落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)為依托而建立的相應(yīng)體系，主要是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的管理目標(biāo)而提供支撐;另一方面針對(duì)我國(guó)檔案管理體系，為適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和檔案在執(zhí)行過(guò)程中管理的需求，檔案管理人員要按照單位實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有制度的橫向與縱向做出改善，保障制度行之有效，不斷對(duì)現(xiàn)有管理體系進(jìn)行評(píng)審，針對(duì)存在的漏洞和缺陷做出改善，保障了該體系的完整性與效用。

結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代文書(shū)檔案管理優(yōu)化要經(jīng)歷漫長(zhǎng)不斷發(fā)展的過(guò)程，需要國(guó)家對(duì)信息化建設(shè)工作重視，需要檔案行政管理部門(mén)等各相關(guān)方認(rèn)識(shí)檔案管理優(yōu)化的必要性和迫切性。文書(shū)檔案管理要堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃原則，加強(qiáng)文書(shū)檔案工作信息化技術(shù)應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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