建筑業(yè)項(xiàng)目用印風(fēng)險(xiǎn)分析和系統(tǒng)升級(jí)實(shí)踐

李善偉

【摘要】2020年由印章亂象引發(fā)的案件糾紛，莫過于深圳市騰訊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有限公司起訴貴陽南明老干媽風(fēng)味食品有限責(zé)任公司。該新聞引發(fā)全網(wǎng)關(guān)注，更引起了風(fēng)控人的深思。其實(shí)用印亂象，也是建筑業(yè)老問題，新形勢(shì)下，更面臨新考驗(yàn)。從屢治屢犯的反復(fù)看，多局限在對(duì)印章管理人、對(duì)審批臺(tái)賬，對(duì)印章“制、用、停、消”環(huán)節(jié)的要求和驗(yàn)證，造成潮汐式的管理效果。所有這些，顯然都不能適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】建筑業(yè);項(xiàng)目用印;風(fēng)險(xiǎn)

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.15.213

我們分享一下某電力施工項(xiàng)目部用章數(shù)據(jù)，開展問題摸底、風(fēng)險(xiǎn)診斷、源頭透視、需求提煉、誤區(qū)盤點(diǎn)、授權(quán)梳理和系統(tǒng)改進(jìn)，并智能硬件引入、在外購硬件基礎(chǔ)上功能延伸再開發(fā)的一點(diǎn)過程和心得分享。

1、透過數(shù)據(jù)看問題

我們以某電力施工項(xiàng)目56699條用印信息（項(xiàng)目33月數(shù)據(jù)）逐條錄入，受印章管理社會(huì)病的啟發(fā)，糾紛案件審視和提示，我們進(jìn)行了數(shù)據(jù)透視和問題統(tǒng)計(jì)，結(jié)果有些不安。

1.1從用印內(nèi)容看

該項(xiàng)目涉及為51項(xiàng)，驗(yàn)評(píng)表、報(bào)審表、工程聯(lián)系單、申請(qǐng)表、出門證為高頻業(yè)務(wù)，占到整個(gè)用印枚數(shù)的80%。從用印內(nèi)容看問題有二：一是由于用印分類分散容易引發(fā)審批的隨意。二是按照高頻用印統(tǒng)計(jì)中，出門證不是關(guān)鍵業(yè)務(wù)，使用項(xiàng)目公章，容易引發(fā)設(shè)備、材料的所有權(quán)歸屬、侵權(quán)糾紛發(fā)生。因?yàn)槿狈τ≌路诸?，易拉高關(guān)鍵印章風(fēng)險(xiǎn)。

1.2從審批崗位看

該項(xiàng)目涉及24個(gè)崗位或?qū)蛹?jí)的審批，其中班子成員審批占44%。從崗位審批比例看問題有二：一是與制度不符，執(zhí)行缺陷，我們都知道項(xiàng)目用印規(guī)定是班子成員審批用印。二是項(xiàng)目制度不合理，5.6萬次用印都找班子審批不合適。

綜上亂象和不安，我們?nèi)谌牒蜌w納，審批人張冠李戴、無審批、事后批、空白批、不該批相當(dāng)不少;管理人不專、保管環(huán)境不安;無主權(quán)項(xiàng)目用印無法掌控。所有這些，都洞穿了由“制度、專人、登記、抽查”扎起的管理籬笆。

2、蓋章認(rèn)知存誤區(qū)

人們對(duì)公章的迷信，由來已久。在公司公章使用和管理中，存在大量似是而非的認(rèn)識(shí)，有些認(rèn)識(shí)中的誤區(qū)還非常深，亟待正本清源。

2.1誤區(qū)一 蓋章不是簽名的一種方式

蓋章與簽字的本質(zhì)區(qū)別，在于與主體的關(guān)聯(lián)程度。蓋章對(duì)主體產(chǎn)生的效力依賴于推定，當(dāng)所蓋印影真實(shí)，則推定為印章主體的行為，但這種推定很可能因?yàn)檎屡c人分離的抗辯而否定。蓋章是一種特殊的簽名方式。

2.2誤區(qū)二 蓋章是一種法律行為

民事法律行為的核心要素是意思表示。蓋章是書面場合才出現(xiàn)，產(chǎn)生法律效果的是意思表示，不是蓋章。蓋章的現(xiàn)實(shí)意義，證明表意主體和表意內(nèi)容的關(guān)聯(lián)，表明行為主體對(duì)意思表示的確認(rèn)，通常也表明書面文件的完整性以及一項(xiàng)法律行為的完成。

3、項(xiàng)目用印管理提升方案

為此，我們必須重構(gòu)，以項(xiàng)目部業(yè)務(wù)歸類為關(guān)鍵，以授權(quán)梳理為重點(diǎn)，以使用者便利為促進(jìn)，以智能化印章為加固手段，以規(guī)范管理、強(qiáng)化威懾、兼顧取證為平衡目的全新方案。

3.1用印系統(tǒng)&制度再提升

一是進(jìn)一步收縮項(xiàng)目部公章的非必要應(yīng)用。項(xiàng)目部為非法人機(jī)構(gòu)，其印章屬性等于公司章，必須限制應(yīng)用場景，謹(jǐn)慎使用。對(duì)非重點(diǎn)和非必要業(yè)務(wù)，項(xiàng)目可刻制使用內(nèi)部專用章（三角章或橢圓章），印章上刻制“無簽約權(quán)”，滿足項(xiàng)目運(yùn)營現(xiàn)實(shí)而多樣的周邊權(quán)利標(biāo)志需求。如將餐票、出門證、特殊工種上崗證、封條等，使用內(nèi)部專用章，調(diào)整此類用印，大約占比5%的業(yè)務(wù)退出項(xiàng)目部公章使用。

二是進(jìn)一步規(guī)范用印的業(yè)務(wù)歸類。設(shè)計(jì)新的《用印分類表》，統(tǒng)一用印內(nèi)容歸類，以工程類、質(zhì)量類、安全類、物資類、經(jīng)營類、綜合類、其他類的七大項(xiàng)和細(xì)目分類為基礎(chǔ)，構(gòu)架面向總承包和通用承包的項(xiàng)目部用印歸類，此外，對(duì)既定歸類之外的臨時(shí)業(yè)務(wù)，預(yù)留了“審批人等級(jí)提升的例外靈活”。

三是進(jìn)一步梳理用印審批的授權(quán)設(shè)計(jì)。用印審批的有效性提升，除了強(qiáng)化制度執(zhí)行，還有一個(gè)關(guān)鍵，是必須體現(xiàn)業(yè)務(wù)就近的第一責(zé)任人原則，在業(yè)務(wù)歸類的基礎(chǔ)上，重新設(shè)計(jì)了審批人（崗位）方案，這是治理審批張冠李戴的關(guān)鍵。

3.2智能化印章手段再提升

3.2.1智能印章簡介

為滿足前述要求，避免公章私蓋、違規(guī)蓋章等現(xiàn)象，結(jié)合其他公司使用案例借鑒，我們推薦使用智能印章。將傳統(tǒng)印章裝入智能硬件中，公章在外實(shí)時(shí)可控，所有用章行為都經(jīng)過審批授權(quán)，智能印章綁定施印人信息的痕跡，用章痕跡可查、可追溯。當(dāng)前市場上，智能印章大概有章管家、云章、思格特、群杰契約鎖等，功能相差不大。

3.2.2印章應(yīng)用

保持用戶現(xiàn)有的使用習(xí)慣和辦公體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)用印全過程安全管控。

申請(qǐng)人或印章管理員登錄智能印章管理APP連接智能設(shè)備進(jìn)行智能用印，用印完成后把用印的結(jié)果和影像傳至公司管理平臺(tái)中，在辦公系統(tǒng)中可以查看蓋章的結(jié)果及圖片，完成用印閉環(huán)管理。

印章設(shè)備管理、智能用印、用印軌跡查看、用印數(shù)據(jù)分析在印章管理平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)。

3.2.3需要的工作

智能印章設(shè)備選型、采購;系統(tǒng)接口功能規(guī)劃、研發(fā);業(yè)務(wù)流程功能設(shè)計(jì)、研發(fā);用印檔案功能調(diào)研、研發(fā)。

3.3“用印管理系統(tǒng)”的延伸應(yīng)用

3.3.1強(qiáng)化威懾

業(yè)務(wù)選擇一是明確“先審批，后用印”的紅線;二是形成“用印申請(qǐng)—審批—登記—監(jiān)督—反饋”的完整流程閉環(huán);三是嚴(yán)格按照不相容職務(wù)分離的要求進(jìn)行設(shè)置崗位，實(shí)施相應(yīng)的分離措施，形成各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約的工作機(jī)制。實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)者和審批者分開;用印者和登記者分開;執(zhí)行者和監(jiān)督者分開;四是印章專人保管，嚴(yán)禁無監(jiān)管狀態(tài)下攜章外出。五是蓋章天眼防范，產(chǎn)生的用印的文件照片，將對(duì)接后臺(tái)服務(wù)，通過AI技術(shù)，識(shí)別圖像中的文字，通過檢測風(fēng)險(xiǎn)詞（如：授權(quán)委托，保函等），對(duì)拍的東西歸類，后臺(tái)提醒相關(guān)人員，跟進(jìn)要求，規(guī)范管理。

3.3.2強(qiáng)化取證

智能印章的投用，方便訴訟證據(jù)固定。通過信息化用印管理，系統(tǒng)提供印章統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，用印軌跡以電子郵件的方式同時(shí)匯入總部系統(tǒng)并記載，形成企業(yè)印章的電子地圖式數(shù)據(jù)。公司對(duì)用印特定的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)，對(duì)索賠和糾紛素材和證據(jù)做備份，用印的蓋章人、蓋章時(shí)間、蓋章地點(diǎn)、文件影像等有痕跡、可追溯、及時(shí)固定證據(jù)，解決取證難。真正實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)風(fēng)控、輔助風(fēng)控，到主動(dòng)風(fēng)控。

結(jié)語：

印章風(fēng)險(xiǎn)歷來是企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控的重點(diǎn)，隨著建筑企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，項(xiàng)目點(diǎn)狀分布，企業(yè)印章更應(yīng)引起足夠重視，避免法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)權(quán)益。