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      信息時代核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題與對策研究

      2021-07-12 07:45:58梁志偉
      科技視界 2021年10期
      關(guān)鍵詞:核工業(yè)數(shù)字化信息化

      梁志偉

      (中國原子能工業(yè)有限公司,北京100032)

      1 概述

      1.1 檔案信息化概述

      檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下,以檔案信息資源建設(shè)為核心,以信息人才為依托,以法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)為保障,全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式,有效提高檔案信息資源收集、 管理和提供利用服務(wù)水平,加速檔案管理現(xiàn)代化的過程。

      1.2 檔案信息化建設(shè)概述

      檔案信息化建設(shè)不是一般意義上的檔案工作,而是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略型舉措,即關(guān)于檔案事業(yè)發(fā)展的全局性、長遠(yuǎn)性謀劃。 它是一個系統(tǒng)工程,涉及的范圍很廣,幾乎涵蓋了檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的所有內(nèi)容。 主要包含檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、 檔案信息資源建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)等多項內(nèi)容。

      2 核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題

      2.1 檔案工作邊緣化

      核工業(yè)企業(yè)檔案管理工作一直處于邊緣化,大多數(shù)核工業(yè)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)都?xì)w屬于企業(yè)其他部門,沒有獨立的行政職權(quán),部分企業(yè)成立檔案科室,有的企業(yè)甚至只是資料中心,檔案工作沒有系統(tǒng)規(guī)劃,對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識、資金投入等方面,均處于劣勢,阻礙檔案信息化建設(shè)的開展。

      2.2 檔案數(shù)字化加工難度大

      檔案信息化包含了檔案資源的信息化,而檔案資源信息化主要有新增檔案電子化和庫存檔案數(shù)字化兩方面內(nèi)容,而庫存龐大的檔案數(shù)量,是核工業(yè)企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化工作必須面對的問題。

      2.3 核工業(yè)企業(yè)“談密色變”

      大多數(shù)核工業(yè)企業(yè)都是承擔(dān)涉密武器裝備科研生產(chǎn)任務(wù)的單位, 業(yè)務(wù)過程中形成的檔案許多涉及國家秘密,隨著國家安全的重視,保密工作要求的加強(qiáng),企業(yè)工作人員對信息化建設(shè)尤其是涉及文件、檔案系統(tǒng)的建設(shè)慎之又慎, 影響了檔案信息化工作的實施。

      3 問題原因分析

      通過對以上問題的分析, 造成以上問題的深層次原因主要有企業(yè)人員檔案意識薄弱, 缺乏檔案專業(yè)人才,對信息技術(shù)的應(yīng)用不足,對信息系統(tǒng)建設(shè)缺少調(diào)研。

      3.1 檔案信息化意識薄弱

      企業(yè)檔案人員大多是從傳統(tǒng)檔案管理工作中走過來的,對檔案信息化新觀點、新技術(shù)接受程度、掌握程度較弱,這使得檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)管理階段,沿用傳統(tǒng)的組卷、打孔、排架等手工操作,檔案的利用仍以紙質(zhì)檔案為主,編研、開發(fā)工作開展甚少,沒有開發(fā)就沒有利用,企業(yè)檔案處于“只存不用”的狀態(tài),缺乏了檔案信息化建設(shè)的動力。

      3.2 檔案專業(yè)人才缺乏

      核工業(yè)企業(yè)檔案管理人員,只有很少一部分是檔案專業(yè)科班出身, 大多數(shù)都是從別的崗位跨專業(yè)而來,檔案知識也僅僅依靠在職教育的培訓(xùn)獲取,理論知識停留在傳統(tǒng)檔案管理,對檔案新理論、新觀點掌握甚少,不具備應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力,影響了檔案信息化建設(shè)工作的落實。

      3.3 信息技術(shù)應(yīng)用不足

      信息技術(shù)是檔案信息化的前提和基礎(chǔ),它是指完成信息的獲取、傳遞、加工、再生和利用等功能的技術(shù)。 信息技術(shù)的掌握程度直接決定了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量高低,而企業(yè)運用信息技術(shù)較差,信息基礎(chǔ)設(shè)施落后,阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

      4 核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

      4.1 加強(qiáng)人才隊伍培養(yǎng),提高全員檔案意識

      4.1.1 加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視

      檔案信息化的建設(shè)勢必需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視,才能在資金、技術(shù)、人才方面給予投入。 一是充分利用“6·9”國際檔案日,宣傳檔案工作,通過印制宣傳手冊、海報、電子屏等形式,讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案,關(guān)注檔案;二是安排部門中層及以上領(lǐng)導(dǎo)參加檔案學(xué)術(shù)交流、檔案協(xié)作組會議等活動, 讓領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案的重要性,這樣才能更有力的支持檔案工作。

      4.1.2 提高檔案人員素質(zhì)

      高素質(zhì)檔案人員要能快速接受并掌握檔案新知識、新理論、新技術(shù),并將其應(yīng)用到檔案工作中。 一是制定計劃,分批次安排專兼職檔案人員參加集團(tuán)檔案培訓(xùn);二是加強(qiáng)學(xué)習(xí),組織檔案制度宣貫及檔案基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí),提高全員檔案意識;三是組織活動,策劃檔案答題、演講等多種形式的活動,號召全員參與,了解檔案基礎(chǔ)知識的同時,提高全員檔案意識。

      4.1.3 吸納檔案信息化專業(yè)人才

      檔案信息化工作是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作, 一般檔案人員對信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用不足,所以應(yīng)該廣泛吸納計算機(jī)信息相關(guān)人才,參與到檔案信息化建設(shè)工作中,加快檔案信息化建設(shè)步伐,提高檔案信息化質(zhì)量。

      4.2 完善檔案工作機(jī)制,提高檔案工作地位

      4.2.1 實現(xiàn)檔案工作“三納入”制度

      將檔案工作納入單位工作計劃;納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程;納入單位職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。

      4.2.2 實現(xiàn)檔案工作“四參加”制度

      參加基建工程項目竣工驗收; 參加科研成果鑒定;參加設(shè)備開箱驗收;參加產(chǎn)品試制定型鑒定驗收。

      4.2.3 實現(xiàn)檔案工作“四同步”制度

      下達(dá)項目任務(wù)的同時提出文件材料的歸檔要求;檢查項目進(jìn)度的同時檢查文件材料的形成情況;項目竣工驗收的同時驗收鑒定項目檔案; 項目申報的同時,檔案部門出具專題歸檔證明。

      4.2.4 建立檔案信息化專項制度

      企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行,應(yīng)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃中,并建立單獨的檔案信息化制度,使檔案信息化建設(shè)有章可依。

      4.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入,促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用

      檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源收集、管理、開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件,主要包括計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的軟硬件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及計算機(jī)用房設(shè)施等。 其核心是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺,充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建符合特定要求的檔案信息系統(tǒng),是檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容。

      4.3.1 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施

      網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)從完善服務(wù)器、 終端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的配置方面著手。 保證網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)能為檔案信息化提供承擔(dān)數(shù)據(jù)存儲、管理、應(yīng)用系統(tǒng)運行任務(wù)的高性能計算機(jī);提供可以將通信設(shè)施向計算機(jī)輸入程序、 數(shù)據(jù)或接收計算機(jī)輸出處理結(jié)果的設(shè)備;提供可用于網(wǎng)絡(luò)連接、信號傳輸和轉(zhuǎn)換等的各類傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、路由器、光電轉(zhuǎn)換等設(shè)備。

      4.3.2 數(shù)字化設(shè)備

      數(shù)字化設(shè)備是指將傳統(tǒng)模擬檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案信息的設(shè)備。 數(shù)字化設(shè)備是建設(shè)數(shù)字化文本、圖像、聲音和影像檔案資源必不可少的設(shè)備。 數(shù)字化設(shè)備應(yīng)配齊供紙質(zhì)、 錄音、 錄像等檔案的數(shù)字化設(shè)備,保證各類檔案完成數(shù)字化加工,才能豐富檔案信息資源。

      4.4 借鑒先進(jìn)單位經(jīng)驗,合理編制建設(shè)方案

      4.4.1 檔案信息數(shù)字化

      檔案信息數(shù)字化是檔案信息化的前提和基礎(chǔ),檔案信息化建設(shè)首先要完成紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化。 通過對多家單位的調(diào)研,檔案信息數(shù)字化加工,是一項工作量很大的工程,如果自己單位承擔(dān)這項工作, 檔案信息化很難在短的時間內(nèi)取得成效。 鑒于核工業(yè)企業(yè)的特殊性,檔案信息數(shù)字化工作,可以找有相應(yīng)保密等級的外包單位完成,節(jié)省人力的同時,縮短檔案信息化建設(shè)周期。

      4.4.2 加強(qiáng)調(diào)研工作

      適合自己的才是最好的,充分開展檔案信息化調(diào)研工作的同時,要結(jié)合本企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀,制定適合企業(yè)發(fā)展要求的檔案系統(tǒng)建設(shè)方案。

      4.5 分步建設(shè)檔案系統(tǒng),保障檔案信息安全

      檔案系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該分步進(jìn)行,涉密系統(tǒng)與非密系統(tǒng)分期完成, 首先完成企業(yè)非密檔案系統(tǒng)的建設(shè),在此基礎(chǔ)上研究涉密系統(tǒng)的建立。

      4.5.1 非密檔案系統(tǒng)的建設(shè)

      (1)加強(qiáng)各系統(tǒng)關(guān)聯(lián)融合

      目前很多核工業(yè)企業(yè)都建有OA 辦公系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng),檔案信息化是企業(yè)信息化的分支,應(yīng)該站在全局高度,統(tǒng)籌規(guī)劃,在檔案系統(tǒng)建設(shè)前期就應(yīng)加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與OA 系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成、對接,檔案系統(tǒng)建成后不能是孤立的系統(tǒng)。

      (2)非密與涉密嚴(yán)格分離

      部分核工業(yè)企業(yè)認(rèn)為登記涉密檔案的目錄本身不涉密,可以在剔除目錄中敏感字眼的前提下掛接在非密系統(tǒng)上,這種做法看似簡單,但實踐證明不可行。首先,檔案錄入人員,一般都是專兼職檔案人員或者文書處理員,他們對敏感字眼的把控不準(zhǔn)確;其次對于上級單位來說,收到的各成員單位的多個項目的請示、報告等,業(yè)務(wù)種類多又雜,即使是業(yè)務(wù)人員都無法準(zhǔn)確剔除敏感字眼,如果將涉密檔案目錄錄入非密檔案系統(tǒng),始終存在泄密隱患。

      4.5.2 涉密檔案系統(tǒng)的建設(shè)

      (1)必要性分析

      根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)范圍、涉密檔案內(nèi)容及數(shù)量判斷是否需要建設(shè)涉密檔案系統(tǒng),能用涉密單機(jī)解決的就不上系統(tǒng),多一個系統(tǒng)就多一份風(fēng)險。

      (2)安全性保障

      確需建設(shè)涉密檔案系統(tǒng)時必須加強(qiáng)三員的安全教育,確保檔案軟、硬件設(shè)備的安全運行。 嚴(yán)格控制涉密檔案系統(tǒng)的使用人員,采取防火墻技術(shù)、身份驗證技術(shù)、加密等多種技術(shù)手段確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全。

      5 核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)預(yù)期效果

      5.1 實現(xiàn)檔案的前端控制,提高檔案質(zhì)量

      檔案信息化建設(shè)完成了檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成,從電子文件形成開始,到電子文件的流傳、利用直至歸檔,實現(xiàn)了電子文件的全生命周期管理,從而實現(xiàn)檔案的前端控制,提高檔案質(zhì)量。

      5.2 實現(xiàn)檔案的集中保管,優(yōu)化檔案管理

      檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理,就是對企業(yè)檔案工作實行四個統(tǒng)一,即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一保管、統(tǒng)一編號。 檔案信息化建設(shè)實施后,與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成,實時歸檔,檔案統(tǒng)一交于檔案部門集中保管,優(yōu)化管理。

      5.3 實現(xiàn)檔案的雙軌制保管,降低存儲成本

      檔案信息化建設(shè)完成了檔案的數(shù)字化加工,實現(xiàn)了檔案的雙軌制保管。 既避免了由于年代久遠(yuǎn)造成紙質(zhì)檔案損壞、檔案信息資源消失的風(fēng)險,又減少檔案庫房的利用,降低了檔案存儲成本。

      5.4 實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用,提高工作效率

      檔案信息化建設(shè)使得檔案的面對面服務(wù)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù), 既完成了檔案利用在線審批流程的建立,又提供了線上利用的平臺,縮短了檔案利用人員的申請時間,高效地完成檔案利用工作,并清楚記錄了每份檔案的利用頻次、時間,為檔案統(tǒng)計工作提供了依據(jù)。

      5.5 實現(xiàn)檔案的移交進(jìn)館,促進(jìn)共建共享

      核工業(yè)企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程,也是庫存檔案和新增檔案標(biāo)準(zhǔn)的重新建立過程,將集團(tuán)檔案標(biāo)準(zhǔn)融入核工業(yè)企業(yè)檔案工作中,為集團(tuán)集中統(tǒng)一保管檔案做足準(zhǔn)備,從而推進(jìn)檔案移交進(jìn)館工作,促進(jìn)核工業(yè)企業(yè)檔案的共建共享。

      6 結(jié)語

      綜上所述,本文對檔案信息化建設(shè)過程中檔案工作邊緣化、核工業(yè)企業(yè)“談密色變”、檔案數(shù)字化加工難度大等問題進(jìn)行分析研究, 結(jié)合核工業(yè)企業(yè)的特色,通過加強(qiáng)人才隊伍培養(yǎng),完善檔案工作機(jī)制,加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入,借鑒先進(jìn)單位經(jīng)驗,分步建設(shè)檔案系統(tǒng)等對策有針對性地解決問題,從而加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程,高效地實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

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