醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性探討

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，對于醫(yī)院的要求也越來越高，而醫(yī)院對于檔案管理的規(guī)范化要求也逐步提升。醫(yī)院的檔案管理是將醫(yī)院在工作活動中的，以文件、公文、電報、圖表、書、信息等記錄方式保存的各種載體的檔案，這些檔案是醫(yī)院的重要財富，對于醫(yī)院的信息資源管理有著重要的意義。為了加快醫(yī)院檔案規(guī)范化管理，各大醫(yī)院都推出了醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的可行性辦法，本文通過探討醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)，對于目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了新時期對檔案管理的要求，以及加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的策略及方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案管理;科學(xué)化;規(guī)范化;可行性分析

檔案是對歷史情況的再現(xiàn)，具有重大的意義，而醫(yī)院中的檔案更為重要，醫(yī)院中的檔案具有重要?dú)v史憑據(jù)和歷史參考依據(jù)，是醫(yī)院發(fā)展的原始記錄憑證和歷史事實(shí)的證明。比如，醫(yī)療救治、科研研究、醫(yī)生教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理等各個部門都會形成以各種方式為載體的檔案，保存著具有各種文字、圖像、聲音以及其他方式的記錄著醫(yī)院的檔案，這些檔案真實(shí)反映了醫(yī)院的歷史工作狀況，對于醫(yī)院的未來工作計劃指導(dǎo)也有著重要的意義，即便隨著時間不斷的發(fā)展和歷史不斷的流逝，醫(yī)院的醫(yī)生換了一批又一批，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)也在不斷的更新?lián)Q代，但是這些檔案是醫(yī)院發(fā)展歷史的記錄，能夠長期或永久的被保存下來。因此，規(guī)范醫(yī)院檔案的管理，確保醫(yī)院各種檔案的完整，對于保障單位的穩(wěn)定發(fā)展有著重大的意義。

一、醫(yī)院檔案管理的特征

醫(yī)院的檔案，對于醫(yī)院而言是非常重要的憑證，醫(yī)院的檔案記載著醫(yī)院的各項(xiàng)事務(wù)、歷史活動、醫(yī)院的原始憑證及歷史資料，匯聚著醫(yī)院有史以來的重要研究成果和治療記錄，對于醫(yī)院的發(fā)展有著重要的意義。醫(yī)院的檔案管理具有規(guī)范、保密、永久等特點(diǎn)。醫(yī)院的檔案主要服務(wù)于醫(yī)生、患者以及醫(yī)院的工作人員。醫(yī)院的檔案構(gòu)成主要以第一手材料為主，即我們經(jīng)常見到的醫(yī)生手稿、診斷證明、患者的影像資料等等，這些記錄在醫(yī)院的檔案管理中，由各部門的人層層把關(guān)，而醫(yī)院的這些檔案，對于各種材質(zhì)的要求都有著非常嚴(yán)格的要求。醫(yī)院的檔案大多數(shù)是私密性的管理，會被保存在相對來說較為安全的地方。檔案中還會涉及到一些科研的成果，甚至一些關(guān)于醫(yī)院發(fā)展方向和決策方針的東西，還有一些涉及患者隱私和個人信息的內(nèi)容，因此醫(yī)院的檔案具有很強(qiáng)的私密性，我們在進(jìn)行檔案管理的工作時，要確保的就是檔案管理的安全性，防止檔案信息外露是進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)任務(wù)，也是完全需要杜絕的事件。但是在醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理體系中，傳統(tǒng)的檔案都是以文字和紙張記錄保存的。這些文字檔案大多數(shù)存放在密封盒當(dāng)中，進(jìn)行安全規(guī)范性的保障。這些醫(yī)院檔案的建立，其主要目的也是為了服務(wù)醫(yī)生、患者以及保存醫(yī)院的歷史，為其提供更多的方便，可以說醫(yī)院的檔案是醫(yī)院維持穩(wěn)定工作的基礎(chǔ)，同時也是醫(yī)院歷史發(fā)展的見證。因此，醫(yī)院的檔案管理工作需要各個部門之間的緊密配合。

隨著社會的不斷發(fā)展，科技的日益進(jìn)步，醫(yī)院的檔案管理方式也在不斷變化和發(fā)展。當(dāng)下的醫(yī)院檔案管理變得越來越清晰，也越來越規(guī)范化，具有層次感。醫(yī)院會根據(jù)不同的角度，把檔案進(jìn)行分類管理和分類存放，根據(jù)不同的研究目的，不同的用途等等，進(jìn)行歸納和整理，各類資料進(jìn)行匯總和儲備，更便捷地服務(wù)醫(yī)生和患者。現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)管理性質(zhì)，與傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理相比，有非常明確、種類繁多的分類，如果說醫(yī)院檔案管理工作不能夠及時有效的進(jìn)行，對于醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對于患者和醫(yī)生的服務(wù)都有著非常不好的影響。因此現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理需求是需要檔案的連續(xù)性，因?yàn)獒t(yī)學(xué)研究和醫(yī)學(xué)治療是一個隨著時間不斷發(fā)展的緩慢進(jìn)程，醫(yī)生的治療和研究都需要時間，因此我們做好檔案管理配合和醫(yī)療工作，對于醫(yī)院而言，是非常重要的后勤保障。檔案管理最重要的特點(diǎn)就是做好醫(yī)生和患者的配合，讓檔案管理更好的服務(wù)于醫(yī)療視野，更好的服務(wù)于醫(yī)生和患者。

二、當(dāng)下醫(yī)院檔案管理的問題

1.對于檔案管理的認(rèn)識不足

在醫(yī)院目前的檔案管理工作中，醫(yī)院對于檔案的重要性認(rèn)識不足，檔案資源未能充分利用，在醫(yī)院的管理工作當(dāng)中，我們應(yīng)該明確，檔案對于醫(yī)院工作的重要性，以及有效利用檔案資源對于醫(yī)院工作的重要意義和對醫(yī)院的巨大社會經(jīng)濟(jì)效益。雖然隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作的重要性在不斷的被提及，所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益也在不斷被宣傳，但是由于醫(yī)院重視科研，輕視管理，對于檔案管理重要性的認(rèn)識還不夠完善，一些領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識較差，檔案管理人員也由于受到經(jīng)費(fèi)設(shè)施等原因的影響，無法對檔案進(jìn)行更好的管理，對檔案的重視程度不夠，對于檔案信息開發(fā)不夠，對檔案的管理工作來說，都是非常不利的影響。

2.檔案管理的機(jī)制不健全，管理不規(guī)范

在醫(yī)院的檔案管理工作當(dāng)中，負(fù)責(zé)檔案管理的一般是由院辦的綜合檔案辦公室負(fù)責(zé)，可是由于醫(yī)院的特殊性和歷史原因，醫(yī)院的綜合檔案辦公室所負(fù)責(zé)的檔案較為有限。醫(yī)院的科技檔案，甚至一些會計的檔案，還有醫(yī)療檔案、病歷檔案、x光線檔案、病理切片檔案、影像檢查檔案等等，這些檔案都被分發(fā)在各個科室當(dāng)中，由各個科室進(jìn)行保存，但是在醫(yī)院的科室當(dāng)中，所重視的還是以醫(yī)療工作為主，檔案沒有專職的檔案人員進(jìn)行管理，由此會造成檔案管理機(jī)制的不健全，甚至在目前的醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，尚未形成一套完全科學(xué)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，各個醫(yī)院都是按照自己的實(shí)際情況和理解進(jìn)行檔案管理，這種缺乏統(tǒng)一化的管理規(guī)范，對于醫(yī)院檔案管理工作有著不利的影響。

3.檔案管理與時代發(fā)展步伐不匹配

在當(dāng)下醫(yī)院的規(guī)劃當(dāng)中，醫(yī)院要發(fā)展的是醫(yī)院的規(guī)模科室的科研、醫(yī)療設(shè)備的更新以及醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步，甚至醫(yī)護(hù)人員的比例等等，但是對于后勤的檔案管理工作所投放的資金較少，所投放的精力也更少，甚至有些醫(yī)院不會把檔案管理工作納入到年度規(guī)劃當(dāng)中，這勢必會造成醫(yī)院的檔案管理工作無法與醫(yī)療工作相同步，而檔案管理工作與醫(yī)療工作的不同，必然會影響醫(yī)院的醫(yī)療水平的提高，更影響醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展。此外，當(dāng)下的醫(yī)院管理技術(shù)的不完善，對于醫(yī)院的檔案管理事業(yè)發(fā)展也產(chǎn)生著制約的作用，這些年來隨著科技的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中越來越被廣泛的應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理工作手段也在不斷進(jìn)步，但是運(yùn)用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，目前還是較少，多數(shù)是采用文字和紙張進(jìn)行收集和保存的。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

在醫(yī)院的檔案管理工作人員當(dāng)中，我們可以發(fā)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)人才較為缺失，他們的理論水平、文化程度和專業(yè)素質(zhì)參差不齊，對于現(xiàn)代化的檔案管理工作并不熟悉。在目前的醫(yī)院當(dāng)中，檔案管理人員出身與管理學(xué)專業(yè)或檔案管理專業(yè)的人員較少，其學(xué)歷普遍偏低，年齡偏大，現(xiàn)代的管理知識較為缺乏，高層次的檔案管理人員幾乎不存在。這對于新形勢下的檔案管理發(fā)展有著非常重要的影響，可以說醫(yī)院中醫(yī)療人才的培養(yǎng)和先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)決定了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，而檔案管理人員的素質(zhì)，決定了檔案管理的水平。因此，在醫(yī)院的改革過程當(dāng)中，永遠(yuǎn)必須面對檔案人員素質(zhì)有待提高的問題，調(diào)整新思路，改變檔案管理的方法，應(yīng)對新形勢的發(fā)展，提高醫(yī)院的競爭力。

三、新形勢下對于醫(yī)院檔案管理規(guī)范化要求的必然性

1.從政治環(huán)境上來講，改革醫(yī)院檔案管理規(guī)范，指導(dǎo)著未來醫(yī)院的發(fā)展趨勢

醫(yī)療改革一直是醫(yī)療界熱門的話題，對于醫(yī)院未來的發(fā)展有著重大的意義，而在醫(yī)療改革過程當(dāng)中，加強(qiáng)對于醫(yī)院各類的規(guī)劃建設(shè)，提高醫(yī)護(hù)人員的服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)醫(yī)院的科研競爭力，提高醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備等都有著詳細(xì)的規(guī)劃途徑。醫(yī)院進(jìn)行各類手術(shù)，各類治療等都需要相關(guān)的許可證，以及醫(yī)院在進(jìn)行改造過程當(dāng)中的測繪結(jié)果和委托書資料的管理，以及對于日常營運(yùn)期間所需要的各方面資料的收集和整理也日趨重要。為了幫助各類資料收集的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和可塑性，在醫(yī)院的改革過程當(dāng)中，建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度，必須要完善醫(yī)院的管理制度，只有通過制度的不斷革新和完善，醫(yī)院才會有更好的發(fā)展。醫(yī)院的人力資源、資產(chǎn)、科研后勤信息等資料，都是通過檔案來進(jìn)行記錄的，因此對于檔案的挖掘與分析，對醫(yī)院日后的發(fā)展也有著重大的意義。

2.從科學(xué)技術(shù)環(huán)境來講，改革醫(yī)院檔案管理規(guī)范是適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢

隨著社會的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，當(dāng)下世界已經(jīng)走向了一個信息化的時代，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云技術(shù)的層出不窮，不斷發(fā)展，百花爭艷?，F(xiàn)代信息技術(shù)的空前發(fā)展，對于醫(yī)院信息化檔案管理的挑戰(zhàn)也日益加劇，醫(yī)療體系數(shù)據(jù)的規(guī)范化、信息化已成為趨勢，面對著衛(wèi)生行政部門的要求，各大醫(yī)院要做好管理，這些檔案管理工作不光關(guān)系到醫(yī)院各個部門之間的日常記錄，還關(guān)系到患者與社會大眾的共享需求，關(guān)系到醫(yī)院科研的成果。利用科技信息化的發(fā)展，對于幫助醫(yī)院各項(xiàng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確化、精確化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化、便捷化有重大的幫助，也是為了醫(yī)院的管理規(guī)范化的大勢所趨。

3.從社會環(huán)境來講，改革醫(yī)院的管理規(guī)范對于提高醫(yī)患關(guān)系有著重大的意義

在當(dāng)今社會，醫(yī)患矛盾日益突出，構(gòu)建良好的醫(yī)患關(guān)系，構(gòu)建良好的醫(yī)院環(huán)境，已經(jīng)成為各大醫(yī)院所關(guān)注的問題。但是在醫(yī)院當(dāng)中，醫(yī)患關(guān)系的矛盾常常來源于醫(yī)患之間的信息不對稱和不透明，而這種信息的不對稱和不透明主要是因?yàn)樾畔⒐_透明的實(shí)效性不明確，如果說醫(yī)院能夠加強(qiáng)檔案管理工作，很好的記錄和完善患者和醫(yī)生之間的檔案管理，對于避免醫(yī)患矛盾有著重大的意義。另外，在醫(yī)院的檔案管理工作中，應(yīng)對患者信息及時更新，對于構(gòu)建新社會下的良好醫(yī)患關(guān)系有著重大的意義。

四、醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的可行措施

1.普及檔案管理意識，明確檔案管理意義

在檔案管理規(guī)范化的改革當(dāng)中，我們應(yīng)當(dāng)提高檔案管理者的檔案管理意識。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該樹立檔案管理的意識，將檔案管理的工作納入到醫(yī)院的重要議程當(dāng)中，作為醫(yī)院的重要事務(wù)去落實(shí)，將檔案管理工作與醫(yī)院的醫(yī)療工作進(jìn)行同步的規(guī)劃。在醫(yī)院上下也要進(jìn)行大力宣傳檔案工作的重要性，從院領(lǐng)導(dǎo)到醫(yī)生，到患者，使醫(yī)院的各部門都要意識到檔案的重要性，認(rèn)識到醫(yī)療檔案對于自己工作和生活的意義，以此來支持檔案的更好管理和發(fā)展。其次，在措施方面，我們應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的檔案管理考核制度，將檔案管理考核納入到各個科室的評價標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，規(guī)范各個科室的檔案管理工作。同時我們還應(yīng)該知道，隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展和飛速前進(jìn)，院方的各項(xiàng)數(shù)據(jù)都在增加，醫(yī)療檔案管理規(guī)范化的工作勢在必行。在醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，醫(yī)院的管理者也需要明確檔案管理工作的重要性以及對醫(yī)院產(chǎn)生的重要意義，在檔案管理工作中才能更好的完善工作。最后，醫(yī)院還需要制定詳細(xì)的管理目標(biāo)，明確檔案管理的目標(biāo)和責(zé)任，對于當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理負(fù)責(zé)問題進(jìn)行一些探討和回顧，通過一系列的優(yōu)化措施，完善檔案管理的工作流程，推動檔案管理規(guī)范化的順利實(shí)施。

2.健全檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)

在檔案管理工作當(dāng)中，我們還應(yīng)該健全檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)，進(jìn)行科學(xué)的檔案管理體系建立之后，我們應(yīng)當(dāng)建立合適的規(guī)章制度，這才是檔案管理的重要所在。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各類檔案管理的水平都在日益提高，而醫(yī)院的檔案管理水平也應(yīng)隨之完善，建立科學(xué)的、有效的檔案管理體系。在醫(yī)院的發(fā)展當(dāng)中明確檔案管理的職能，劃分檔案管理的種類，明確檔案管理的載體，進(jìn)行檔案管理的統(tǒng)一考核等都是健全檔案管理制度的方式。在當(dāng)前醫(yī)院的深化改革過程當(dāng)中，檔案管理規(guī)范化的實(shí)施也面臨著一些新問題，而拓展檔案歸檔范圍，也是我們面臨的主要工作和主要課題。比如，醫(yī)院當(dāng)前建立了許多新的基建項(xiàng)目，其中資料管理、經(jīng)濟(jì)核算管理、專家聘用、合同管理等等，這些檔案的管理，還需要進(jìn)一步的落實(shí)完善職責(zé)到人。

3.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)管理與科學(xué)技術(shù)相結(jié)合

隨著社會的不斷發(fā)展和信息化技術(shù)的不斷前進(jìn)，當(dāng)前社會已成為一個信息時代，因此信息技術(shù)融入到醫(yī)院的檔案管理當(dāng)中，成為了醫(yī)院不可或缺的重要手段。在醫(yī)院的長期發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，我們應(yīng)當(dāng)考慮到醫(yī)院的管理脫離文字化和紙張保存的舊方式，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理模式。數(shù)字化的檔案管理較之前的傳統(tǒng)管理方式來說更為便捷。在人員方面，也節(jié)省了大量的人力資源和物力資源，既提高了人員的工作效率，又保證了工作質(zhì)量。另外，用信息技術(shù)進(jìn)行檔案保存，較之于傳統(tǒng)的檔案保存更容易也更便捷。電子化的數(shù)據(jù)更容易保存，也不會由于時間、環(huán)境而產(chǎn)生影響，因此信息化檔案管理模式已成為當(dāng)下醫(yī)院發(fā)展的新模式。

4.重視檔案管理人員的技能培養(yǎng)，提高檔案管理人員素質(zhì)

在醫(yī)院檔案管理規(guī)范化過程當(dāng)中，我們還應(yīng)當(dāng)注意管理人員的管理素質(zhì)有待提高，檔案管理人員的管理素質(zhì)和管理水平，直接影響到醫(yī)院檔案管理工作的水平。因此，我們要進(jìn)行檔案管理人員的人才培養(yǎng)計劃，爭取一定數(shù)量的檔案管理專業(yè)人才，并且將醫(yī)院之前的檔案管理人員定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，通過進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，加強(qiáng)人員的業(yè)務(wù)水平，建立檔案人才的管理梯隊(duì)，總結(jié)檔案管理工作當(dāng)中的問題和規(guī)律，全面提高人員的素質(zhì)提高，增進(jìn)檔案管理水平的發(fā)展。

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化勢在必行，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的力度，貫徹落實(shí)各種檔案管理工作應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)方法，促使醫(yī)院的檔案管理工作進(jìn)一步落實(shí)和提高，推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東省菏澤市中醫(yī)醫(yī)院）

作者簡介：毛偉（1982-），男，漢族，山東菏澤人，館員，本科學(xué)歷，從事檔案管理方面的研究。