網(wǎng)絡條件下檔案信息管理模式創(chuàng)新

作者簡介：周新宇（1982—），女，碩士，中級職稱，研究方向為檔案管理。

摘要：本文主要以網(wǎng)絡條件下檔案信息管理模式創(chuàng)新為重點進行闡述，首先分析網(wǎng)絡條件下檔案信息的特點、網(wǎng)絡條件下檔案信息管理存在的問題，其次從自動上傳，收集歸檔、建立健全的制度規(guī)定體系、提升檔案信息的保密性、促進橫向聯(lián)合、實現(xiàn)信息資源共享等幾個方面深入說明并探討，目的是提高網(wǎng)絡條件下檔案信息管理效果，旨意在為相關研究提供參考資料。

關鍵詞：網(wǎng)絡時代;檔案信息;管理模式;創(chuàng)新

中圖分類號：G270.7

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2201-5640-3296

Abstract： This paper mainly focuses on the innovation of archives information management mode under the network condition. Firstly， it analyzes the characteristics of archives information under the network condition and the problems existing in archives information management under the network condition. Secondly， it starts from automatic upload， collection and archiving， establishing a sound system， improving the confidentiality of archives information and promoting horizontal combination， The purpose is to improve the effect of archives information management under the condition of network， and the purpose is to provide reference materials for relevant research.

Key Words：Network age; Archive information; Management mode;Innovate

在網(wǎng)絡時代的背景下，對檔案事業(yè)提出了越來越高的要求，也給檔案信息管理帶來巨大的挑戰(zhàn)與機遇。因此，需要創(chuàng)新檔案信息管理模式，才可以進行有效管理，及時地發(fā)現(xiàn)檔案信息管理與網(wǎng)絡之間的密切聯(lián)系，從根本上將檔案信息資源中存在的知識內(nèi)容轉變成生產(chǎn)力，以此來促進檔案信息管理工作可持續(xù)發(fā)展。

1網(wǎng)絡條件下檔案信息的特點

1.1多元化特點

以往歷史都是通過文字進行記載，這也是唯一記錄歷史的工具，雖然利用文字書寫出來的內(nèi)容更加具體與細膩，但是在書寫過程中還是出現(xiàn)了遺漏問題的現(xiàn)象，給人們留下了無限的想象空間，可見文字也有自身的奧妙與無奈。隨著信息技術不斷地發(fā)展，已經(jīng)獲得了廣泛運用，人們經(jīng)常利用發(fā)達的網(wǎng)絡技術去記錄歷史的知識內(nèi)容。通過圖片與視頻就可以將事物更加直觀地呈現(xiàn)到人們的面前，以此來加深人們對事物更加深入的了解。信息技術出現(xiàn)沖破了時間與空閑的局限。可見文字與視頻、圖片相比，視頻與圖片的重要性突顯非常重要。最近幾年，各個類型的音像檔案數(shù)量逐年遞增。

1.2安全快捷性特點

在傳統(tǒng)檔案工作中，工作難度偏大的就是收集檔案工作，給工作人員帶來巨大的困難，不單單浪費時間與精力，還會出現(xiàn)檔案收集不全現(xiàn)象。隨著信息技術的不斷深入，給檔案工作帶很多的可能性，更加有利于收集與利用，文字、圖像與聲音都能夠進入到網(wǎng)絡中。檔案工作人員就可以利用網(wǎng)絡對信息內(nèi)容進行有效地查找;每一個部門也能夠將自己部門的相關文件利用網(wǎng)絡技術傳送到檔案室中，或者將信息數(shù)據(jù)傳承上傳到數(shù)據(jù)庫中，大大減輕了檔案工作人員的工作壓力，檔案工作人員要想運用資料，就可以去指定的數(shù)據(jù)庫中查找資料，這樣不僅可以節(jié)省大量的時間，還能保證檔案信息的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理，不管是在文件的形成階段，還是在文件歸檔階段[1]，都需要花費大量的時間，而隨著信息技術有效運用，就可以保證文件從形成階段即可自動歸檔在統(tǒng)一進入到檔案系統(tǒng)之中，這樣不單單可以節(jié)省了時間，還能保證檔案信息的安全性與準確性。

1.3保存的內(nèi)容更加豐富性

在網(wǎng)絡條件下，辦公室后文件管理與檔案管理呈現(xiàn)一體化的形式。由于自動化系統(tǒng)出現(xiàn)，就產(chǎn)生了很多的電子文件，利用網(wǎng)絡系統(tǒng)就能夠將其變成電子檔案全文信息。未有效形成的紙質檔案，就能通過有效的形式轉變成電子文件的全文信息，為全文級檔案信息工作打下良好基礎。就檔案計算機管理系統(tǒng)功能角度而言，目錄級二次信息作用僅僅是檔案檢索，想要檔案原件還要到檔案室中去查找。而全文級一次信息給用戶提供了足夠的便捷，直接就能夠進行檢索查閱?？梢?，這也是一個巨大的進步。

1.4更新速度快的特點

關系型數(shù)據(jù)庫僅僅用于保存數(shù)據(jù)，無法對其進行有效地處理。而面向對象的數(shù)據(jù)庫，不單單可以保存數(shù)據(jù)，還能夠有效地處理數(shù)據(jù)。隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，檔案管理也變得更加科學化，同時檔案信息數(shù)據(jù)庫也出現(xiàn)了分布式數(shù)據(jù)庫?；谖锢斫嵌榷裕涂梢詫⒎植荚诰W(wǎng)絡中每一個計算機接點的數(shù)據(jù)庫有效地集合，而基于邏輯角度而言，就可以將其看成一個數(shù)據(jù)庫，也稱為分布式數(shù)據(jù)庫[2]。布式數(shù)據(jù)庫擁有兩個特征：第一，數(shù)據(jù)分布特征，主要的內(nèi)容就是數(shù)據(jù)并不是保存在同一個結點上，也不是保存在同一個檔案管理部門。由于網(wǎng)絡具有互通性的特點，檔案數(shù)據(jù)庫可以分布在各個網(wǎng)絡結點上;第二，數(shù)據(jù)庫具有協(xié)調(diào)性特征，主要的內(nèi)容就是每一個子集之間都存在非常密切的聯(lián)系，并有效地過渡成邏輯整體。

2網(wǎng)絡條件下檔案信息管理存在的問題

2.1缺乏真實性與完整性

在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息都是會數(shù)字化形式為中心，以光、電為載體，擁有一定的改變性、共享性及對儀器設備依賴性。在實際工作時，是無法離開人的。不管是認真操作，還是無意操作，都會直接影響檔案真實性與完整性[3]。在電子文件與數(shù)字檔案傳輸時，經(jīng)常會出現(xiàn)因為管理問題導致信息資源發(fā)生丟失的現(xiàn)象;同時，也因為儀器的問題，影響其安全性，如果設備發(fā)生故障，就會給檔案的可讀性帶來巨大的影響。此外，數(shù)字技術格式不斷地進行更新也影響著檔案可讀性。

2.2缺乏保密性

傳統(tǒng)的紙質文件用戶可以進行查看與運用，由指定的人員負責這項工作，可以將保密工作做到最好。電子文件主要受到多個方面的影響，無法將保密性工作做到最好。要想讓檔案信息具有保密性，就應該根據(jù)國家相關保密規(guī)定開展工作，并不是任何檔案都要上傳到網(wǎng)絡中，也不是只要是保密的信息就不能輸入到信息網(wǎng)絡系統(tǒng)中，可見，在網(wǎng)絡環(huán)境下，加強檔案保密工作的重要性突顯非常關鍵。

2.3缺乏安全性

在網(wǎng)絡條件下，檔案信息需要依靠網(wǎng)絡化，并按照規(guī)章制度進行工作，同時，也會遇到不用類型的網(wǎng)絡問題。站在理論角度而言，僅僅一臺計算機與網(wǎng)絡連接在一起，就有可能被病毒侵害。在網(wǎng)絡環(huán)境中，要想讓檔案信息資源進行有效地整合，就應為其創(chuàng)設開放性與互聯(lián)互通的環(huán)境，只有這樣才可以保證工作的開展，在開放性的網(wǎng)絡化環(huán)境中，信息資源也遇到很多的問題，如計算機病毒問題、黑客問題及對網(wǎng)絡與信息系統(tǒng)破壞等問題，由此可見，這部分問題的出現(xiàn)，給檔案帶來了巨大的挑戰(zhàn)[4]，同時檔案部門也會對信息進入網(wǎng)絡產(chǎn)生懼怕的心理，導致檔案信息化發(fā)展過程，無法進行有效地資源開發(fā)與利用。因此，由于缺乏安全性，無法保證檔案信息資源在網(wǎng)絡環(huán)境中有效地進行保存與傳輸，并成為了現(xiàn)階段檔案信息管理首要關注問題。

3網(wǎng)絡條件下檔案信息管理模式創(chuàng)新的策略

3.1自動上傳，收集歸檔

現(xiàn)階段，檔案管理部門應該高度重視電子文件的收集工作，這項工作極其重要。與傳統(tǒng)紙質檔案進行對比，收集工作存在一定的不同性，部分電子文件形成，單單通過下載與上傳就能及時地完成工作，所以，檔案部門可以創(chuàng)新工作模式，并在網(wǎng)頁上面建一個自動上傳小頁面，可以將收集過來的檔案直接上傳到服務器中，統(tǒng)一進行歸檔。例如，管理部門通過網(wǎng)站上傳自己的檔案，檔案部門就可以自主開發(fā)一個相對應的歸檔系統(tǒng)。這個軟件就可以自主自動將電子文件傳送到檔案服務器中，統(tǒng)一進行歸檔[5]，并不需要工作人員自主去檔案室，更不需要上交軟盤。檔案管理人員在接收相關檔案時，應該要對其電子檔案進行驗收，如果達到合格的標準就需要進行記錄。針對已存檔的電子檔案，應該進行標準的轉換，如文字檔案可以轉換成PDF格式等。檔案工作人員可以建立多個類型的文件夾，將相對應的檔案保存到合適的文件夾中。

3.2建立健全的制度規(guī)定體系，提升檔案信息的保密性

應該高度重視網(wǎng)絡運行安全問題，建立完善制度體系，去進行全方面管理，在規(guī)范各項工作流程的同時，也應該注重保密方法，特別是健全相關立法，主要的目的就是打擊網(wǎng)絡不良的行為，起到優(yōu)化網(wǎng)絡環(huán)境的作用。同時，需要加大網(wǎng)絡信息安全控制力度，把控好網(wǎng)絡信息的范圍，防止被病毒所侵害;加大技術保護方法，降低故障發(fā)生效率，并將備份工作落實到位，防止在突發(fā)情況下，可以及時地恢復系統(tǒng)，保證相關工作正常運行。具體而言，關于國家利益的保密檔案應該進行有效地把控。在操作過程中，結合國家相關法律法規(guī)，對檔案文件相關流程進行詳細規(guī)定[6]。例如，第一類檔案不能上傳到信息網(wǎng)絡系統(tǒng)中，第二類檔案可以進行上傳，并可以進行使用，第三類檔案在網(wǎng)絡上可以進行充分溝通與交流。另外，也要對已經(jīng)保存的檔案進行相對應的登記與分類，定期進行鑒定，進而在解密期間可以進行有效地解密，防止將保密的信息泄漏?？偠灾?，將檔案信息的開發(fā)工作與利用工作落實到位，加強與國家秘密之間的關系，這樣不僅可以保護我國的權益，還能將檔案資料價值發(fā)揮最大化，如對技術與專利相關檔案，可以運用部分信息上傳到網(wǎng)絡中，起到不泄密的作用，還有利于檢測檔案可行性。

3.3促進橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享

隨著信息技術不斷地發(fā)展，已經(jīng)獲得了廣泛運用，面對極其復雜的文獻內(nèi)容，各個文獻部門也無法將全部知識內(nèi)容進行有效地收集、整理與保存，因此，要想解決這個問題，就需要建立完善社會信息系統(tǒng)，進行一體化的管理，將其重要的優(yōu)勢發(fā)揮出來。而建立聯(lián)合目錄，進行資源共享，已經(jīng)成為了建設社會信息系統(tǒng)的重要基礎[7]。要想構建出完善聯(lián)合目錄，就需要把控好著錄格式與編排，在與多個檔案室進行合作，進而實現(xiàn)資源共享局面，這樣使用人員就可以隨時隨地得到更加豐富知識內(nèi)容。通過構建完善聯(lián)合目錄，就可以形成有效的網(wǎng)絡，以此來實現(xiàn)資源共享，讓每一個文獻部門都能發(fā)揮自身的價值，以此來提升檔案室資源的使用效率，防止出現(xiàn)浪費現(xiàn)象發(fā)生，同時也解決了很多問題，如存儲空間擁擠、資源緊張等，從根本上促進各個檔案部門進行可持續(xù)發(fā)展，以此來順應社會發(fā)展需求。

4結語

綜上所述，創(chuàng)新檔案信息管理工作，是我國未來發(fā)展必然趨勢，然而，由于受到傳統(tǒng)管理模式的影響，肯定面對一系列的挑戰(zhàn)。因此，加大研究力度，以此來保證改革的可行性。本文通過管理特點、問題與對策進行深度探究，進而得到了檔案管理工作創(chuàng)新極其重要，為我國社會的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎。

0參考文獻

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