王濤

一、引言

檔案是人類文明記憶的延續(xù)，檔案館集中保存了海量的檔案資源，加強(qiáng)檔案館的安全防范，減少危及檔案安全的風(fēng)險發(fā)生是開展檔案工作的前提條件。當(dāng)前安防系統(tǒng)已成為檔案保管部門安全設(shè)施布局的必選項(xiàng)，如何配備安防設(shè)備并規(guī)避安防系統(tǒng)建設(shè)和使用中的風(fēng)險，進(jìn)而發(fā)揮更大效能為檔案管理和利用提供安全服務(wù)是近一段時間研究的熱點(diǎn)問題，本文將討論研究檔案部門的安防設(shè)備如何配置及風(fēng)險防控等問題。中辦國辦在2014年下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中明確要求“建立健全人防、物防、技防‘三位一體的檔案安全防范體系”。這是國家為應(yīng)對檔案系統(tǒng)安全風(fēng)險種類多危害大等特點(diǎn)而提出的具體要求，為各級國家綜合檔案館指明了安全工作的方向和實(shí)施要求。

二、檔案館安防系統(tǒng)概述

1.檔案館面臨的安全風(fēng)險

檔案館是保存管理檔案的基地，其任務(wù)不但要豐富館藏資源和優(yōu)化服務(wù)措施，還要為到館的利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此保護(hù)好檔案和相關(guān)人員是檔案安全工作的重點(diǎn)。國家綜合檔案館現(xiàn)階段面臨的安全風(fēng)險不斷增加，傳統(tǒng)風(fēng)險如防火、防水、防盜、防蟲等，針對特定環(huán)境還要防恐、防爆、防破壞，信息時代背景下，網(wǎng)絡(luò)安全、信息泄露、失竊密等數(shù)字化風(fēng)險更是日益顯現(xiàn)。面臨的安全風(fēng)險數(shù)量呈幾何形式增長，所以針對建設(shè)安防體系的技術(shù)和規(guī)范要求也隨之升高。

2.安防系統(tǒng)的簡單構(gòu)成

安全防范系統(tǒng)能夠有效防范安全隱患發(fā)生，降低危害檔案安全的風(fēng)險威脅程度，一般設(shè)立人防、物防、技防“三位一體”的安防體系，即人力防范、物力防范和技術(shù)防范，其可實(shí)現(xiàn)針對檔案實(shí)體、電子信息網(wǎng)絡(luò)、人員環(huán)境等要素的風(fēng)險預(yù)警防控。安防系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門安全體系建設(shè)的重要組成部分，同時也是社會公共安全防范系統(tǒng)構(gòu)成的一個分支。從實(shí)現(xiàn)功能的角度進(jìn)行分類，包括監(jiān)控系統(tǒng)、智能照明系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、入侵報警系統(tǒng)、巡更系統(tǒng)、地下停車場系統(tǒng)、消防廣播系統(tǒng)、多媒體展示信息發(fā)布系統(tǒng)、漏水報警系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)等。檔案部門根據(jù)各自安全風(fēng)險評估情況而設(shè)立不同的安防系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)有針對性的重點(diǎn)防范。

3.“三防”之間的關(guān)系

守護(hù)住檔案安全這條生命線，是檔案事業(yè)健康有序協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的根基。管理者普遍采用設(shè)立人防、物防、技防三位一體的安防策略來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。人防、物防和技防是安全防范領(lǐng)域的三個概念范疇。人防即人力防范，物防即運(yùn)用物力安全防范，技防是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，彌補(bǔ)了人防物防的短板而產(chǎn)生的新型防范方法。建立三防系統(tǒng)，應(yīng)綜合考慮他們的關(guān)系，建立三防系統(tǒng)應(yīng)保障各系統(tǒng)間功能模塊通訊暢通，接口標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，便于部署實(shí)施和后期功能拓展。人防是基礎(chǔ)，要求完整配備安保人員、崗位設(shè)置科學(xué)合理，確保工作機(jī)制運(yùn)作流暢，人防是三防的核心。物防應(yīng)結(jié)合現(xiàn)場情況，建立起安全保護(hù)屏障，對重點(diǎn)區(qū)域?qū)嵭蟹雷o(hù)，實(shí)行周界防范安全，是三防的基礎(chǔ)。技防采取符合國家標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)和設(shè)備，因地制宜提升科技含量，技防是關(guān)鍵。

4.安防系統(tǒng)設(shè)計的原則

應(yīng)根據(jù)各級檔案館的實(shí)際情況，開展針對性強(qiáng)的安防系統(tǒng)建設(shè)模式。檔案部門通常經(jīng)費(fèi)緊張，但安全工作十分重要，因此在安防體系建立和設(shè)備選擇策略上應(yīng)首先考慮實(shí)用，避免追求非剛性需求功能的實(shí)現(xiàn)，以穩(wěn)定運(yùn)行為前提，以后續(xù)可維護(hù)為保障，不盲目追求最新技術(shù)的應(yīng)用和最貴設(shè)備的配置，實(shí)現(xiàn)物盡其用，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。檔案部門安防系統(tǒng)體系的建設(shè)還應(yīng)該具有發(fā)展的思維，由于安防設(shè)備設(shè)施和技術(shù)的快速發(fā)展，因此安防系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)預(yù)留出可升級的功能擴(kuò)展空間，并充分考慮到檔案館在未來發(fā)展的需要，從而更好地應(yīng)對風(fēng)險環(huán)境變化帶來的安全不確定性。

三、檔案部門安防系統(tǒng)存在的問題

1.自身結(jié)構(gòu)問題

安防系統(tǒng)的本質(zhì)是硬件與軟件的組合，因此軟硬件兩方面的風(fēng)險都應(yīng)該在設(shè)計與運(yùn)行過程中被重視。軟件部分面臨的問題是后期服務(wù)脫節(jié)，主要功能升級慢、智能運(yùn)行程度低、核心產(chǎn)品更新?lián)Q代快。硬件方面會產(chǎn)生機(jī)械運(yùn)行風(fēng)險，即由于設(shè)備的長期運(yùn)行，導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定系數(shù)的上升，還包括電擊風(fēng)險，設(shè)備本身的漏放電情況對操作人員產(chǎn)生安全威脅。同時安防系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境受到自然環(huán)境的影響巨大，由于自身技術(shù)的局限性導(dǎo)致長期存在誤報情況，誤報進(jìn)而會發(fā)生系統(tǒng)的誤操作行為，行為后果極大程度上威脅到檔案實(shí)體、信息化成果和工作人員的安全。

2.系統(tǒng)維護(hù)升級問題

安防設(shè)備種類多并且發(fā)展快，品質(zhì)性能與價格差別大，檔案部門在配備時普遍選用了最新最優(yōu)的產(chǎn)品，目的是實(shí)現(xiàn)檔案館最佳的安全保護(hù)。但由于安全問題隨著時間和環(huán)境的變化而改變，因此導(dǎo)致現(xiàn)有安防設(shè)備無法完全滿足實(shí)際需要。升級與維護(hù)是設(shè)備平穩(wěn)運(yùn)行的保證，但是設(shè)備之間普遍存在非兼容性，多數(shù)國外產(chǎn)品配件具有壟斷性，因此原有設(shè)計框架無法擴(kuò)容最新產(chǎn)品設(shè)備，導(dǎo)致系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定性隨之下降，引起維護(hù)成本的被動提高。特別是技術(shù)防范系統(tǒng)的迅速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了從模擬到數(shù)字，從輔助管理到智能運(yùn)行的飛躍，但升級成本是阻礙檔案部門安全工作的瓶頸。在技術(shù)更新?lián)Q代過程中需要考慮幾個問題，一是平臺設(shè)備的兼容性，應(yīng)充分考慮設(shè)備間電氣性能差異，評估不同產(chǎn)品的通訊協(xié)議是否能順利聯(lián)通;二是升級過程中安防數(shù)據(jù)信息的備份遷移，數(shù)據(jù)是系統(tǒng)平臺的靈魂，日積月累的安防數(shù)據(jù)是檔案部門安全工作的財富;三是設(shè)備升級周期不宜過長，既要保證系統(tǒng)改造期間安保工作能順利開展，又要避免出現(xiàn)技術(shù)更新引發(fā)的設(shè)備兼容程度滯后情況。

3.規(guī)范使用問題

工作人員的誤操作可以造成系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)風(fēng)險，科學(xué)規(guī)范操作是降低安全風(fēng)險發(fā)生的主要保障，工作人員是操控安防系統(tǒng)的核心，無論科技智能化發(fā)展到何種程度，人的因素始終是影響設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)和技術(shù)運(yùn)用的基礎(chǔ)。安保隊伍、設(shè)備維護(hù)隊伍普遍存在人員流動大和接受安保業(yè)務(wù)知識再教育時間短等問題，其與快速發(fā)展的安防體系建設(shè)存在時空錯位。人們普遍認(rèn)為檔案部門發(fā)生安全事故是小概率事件，因此工作人員在思想上容易產(chǎn)生松懈與麻痹情緒，導(dǎo)致未按照規(guī)范進(jìn)行操作時有發(fā)生，進(jìn)而加大風(fēng)險發(fā)生的概率。發(fā)生上述問題的后果很嚴(yán)重，如消防設(shè)備的非正常狀態(tài)下啟動，對檔案和工作人員的威脅巨大;信息安全方面，人為誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)損失和失泄密等造成的損失將難以用價值評估。

四、檔案館安防系統(tǒng)建設(shè)的分析

檔案安防系統(tǒng)的設(shè)置應(yīng)該符合事業(yè)發(fā)展速度，切勿超前預(yù)設(shè)，同時建立規(guī)范的操作規(guī)程，定期開展設(shè)備巡檢與實(shí)操演練，加強(qiáng)對維保隊伍的能力建設(shè)，發(fā)現(xiàn)隱患及時處理，保證安防設(shè)備為檔案館安全健康服務(wù)。

1.安防系統(tǒng)的自身風(fēng)險

檔案安全是一切檔案工作的生命，是事業(yè)整體發(fā)展的基座。要清晰的了解安全本身的特點(diǎn)，規(guī)避安防系統(tǒng)自身的風(fēng)險?！胺廊?、防物、防技術(shù)”同樣是值得關(guān)注的風(fēng)險點(diǎn)。定期開展對安全隊伍的培訓(xùn)教育，堅持關(guān)鍵崗位人員先審查后使用的原則，使用外部人員開展安全工作要簽署安全保密協(xié)議，完成人員信息登記備案。防物方面選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)，市場認(rèn)可的產(chǎn)品物品，降低錯誤率。防技術(shù)經(jīng)常是被忽視的重要環(huán)節(jié)，做好安防系統(tǒng)巡檢巡查，防止錯報漏報誤報。不過分追求新技術(shù)，應(yīng)該以實(shí)際環(huán)境部署合適技術(shù)開展安全工作。

2.提升維保人員業(yè)務(wù)能力

聘請維保人員開展對安防設(shè)備的維護(hù)是檔案部門的通用做法，一般分為自主招聘和第三方公司招聘，無論何種方式存在如下特點(diǎn)。一是人員流動大，因此安全意識與歸屬感普遍不強(qiáng);二是人員學(xué)科知識結(jié)構(gòu)不合理，普遍偏離檔案相關(guān)行業(yè);三是繼續(xù)教育開展緩慢，人員的知識補(bǔ)充速度慢于技術(shù)和產(chǎn)品的發(fā)展速度?；谝陨显颍訌?qiáng)對維保人員的管理，制定可續(xù)的業(yè)務(wù)能力增長計劃可以降低安防系統(tǒng)的風(fēng)險。

3.人防是安防系統(tǒng)的核心

技防物防在檔案館的應(yīng)用占比逐漸增大，人防的因素逐步被弱化，但在實(shí)際工作中，人防往往是最高效的，人的因素應(yīng)該被優(yōu)先考慮。以視頻監(jiān)控系統(tǒng)為例，檔案部門的安防區(qū)域面積普遍較大，重點(diǎn)防控區(qū)間比例高，借助先進(jìn)視頻監(jiān)控設(shè)備輔助管理是首選，智能設(shè)備在分辨物體變化方面是強(qiáng)項(xiàng)，發(fā)現(xiàn)異常時系統(tǒng)給予管理者反饋，但是隱患的性質(zhì)確認(rèn)需要人的辨析與抉擇，智能設(shè)備只能在以海量無限的判例為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的情況下通過計算實(shí)現(xiàn)有效識別，因此在安防系統(tǒng)運(yùn)行過程中人的作用不但不能弱化，反而要繼續(xù)加強(qiáng)。其他設(shè)備存在同樣的情況，檔案安防系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)無人的管理，但根據(jù)工作實(shí)際情況，這個趨勢在短期內(nèi)還無法完全達(dá)成。因此科學(xué)處置“三防”關(guān)系是建設(shè)安防系統(tǒng)的關(guān)鍵。

4.量化管理確保健康運(yùn)行

檔案部門安全工作的重要性不言而喻，要求對事故零容忍，具備處理“灰犀?！笔录某Ｒ?guī)手段，同時還應(yīng)具備處置“黑天鵝”事件的應(yīng)急方案。安防系統(tǒng)是檔案安全部門工作的有力抓手，為實(shí)現(xiàn)安防系統(tǒng)的健康運(yùn)行，可以采用量化管理思維對設(shè)備進(jìn)行檢測維護(hù)，將設(shè)施設(shè)備巡查工作有序量化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)可考核化。量化管理有助于排查檔案館安防系統(tǒng)的安全風(fēng)險，可最大程度修復(fù)系統(tǒng)漏洞，提升安全工作效率。具體應(yīng)將安防系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)方案歸納總結(jié)，形成表格化、圖解化、格式化的信息圖表，實(shí)現(xiàn)對安防系統(tǒng)所有配件和運(yùn)行環(huán)節(jié)的統(tǒng)計備案，建立健全設(shè)備清單數(shù)據(jù)庫。推進(jìn)維保工作人員依據(jù)量化指標(biāo)模式化操作，讓每一個操作步驟落實(shí)到具體人，對操作結(jié)果實(shí)現(xiàn)考察評估，階段性的采用定量分析法實(shí)現(xiàn)安防系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析，實(shí)現(xiàn)量化管理，確保安防系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

五、結(jié)語

本文首先說明了檔案安防系統(tǒng)的問題，進(jìn)而提出改進(jìn)措施和注意事項(xiàng)，最終目的是闡明如何完善檔案安防系統(tǒng)的建設(shè)。安全是檔案行業(yè)的命門，檔案部門安防系統(tǒng)的健康運(yùn)行是保證檔案生命的忠誠衛(wèi)士，充分利用安防系統(tǒng)為檔案安全保駕護(hù)航，并且充分分析安防系統(tǒng)的內(nèi)部關(guān)系和結(jié)構(gòu)性問題，實(shí)現(xiàn)安防系統(tǒng)與檔案管理的穩(wěn)定融合，完成平安檔案館建設(shè)的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳世炬.在全國檔案局長館長會議上的講話[C]. 2019.

[2]李明華.在全國檔案局長館長會議上的工作報告 [C].2019.

[3]黃麗華，宋華.開展安全風(fēng)險評估 提高檔案安全防控能力——《檔案館安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系》解讀[J].中國檔案，2019，（04）

[4]周浩，龐海濤，李洪，高健.新形勢下軍工檔案館（庫）“三位一體”安防系統(tǒng)建設(shè)研究[J].檔案學(xué)研究，2020，（01）

作者單位：遼寧省檔案館（遼寧省工業(yè)文化發(fā)展中心）