電力檔案資料管理探析

高詠瀾

摘要：隨著國家電力體制的不斷改革，記錄電力工程建設(shè)的檔案在其形成、管理、利用等方面也日趨復(fù)雜。電力工程建設(shè)中的檔案牽涉面廣、專業(yè)性強(qiáng)，其工作的質(zhì)量直接影響到工程建設(shè)。而在實(shí)際工作中又有很多不合理的地方，導(dǎo)致電力工程檔案的管理混亂，尤其是在檔案收集方面，常常是缺乏完整和準(zhǔn)確性的。為此，必須加強(qiáng)對電力企業(yè)建設(shè)工程檔案管理進(jìn)行深入的分析，把其對工程建設(shè)的影響降到最小。

關(guān)鍵詞：檔案;收集;管理

0引言

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作。它隨電力建設(shè)項(xiàng)目的開始而建立，又隨電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程同步。

電力建設(shè)工程檔案是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映，是一份寶貴的資源。檔案工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，日益成為一項(xiàng)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益及記錄企業(yè)歷史真實(shí)面貌的重要基礎(chǔ)工作。因此，還應(yīng)該有必要重申檔案工作中一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作——檔案收集。檔案收集如同檔案工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，應(yīng)落實(shí)“五抓”：抓檔案人員素質(zhì)、抓檔案管理制度、抓“三同步”、抓工程現(xiàn)場、抓規(guī)范電子文件。

1做好檔案資料的收集工作

1.1提高專職檔案人員的素質(zhì)。知識經(jīng)濟(jì)的到來，企業(yè)檔案工作發(fā)生了顯著變化。檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大，檔案工作的手段更加現(xiàn)代化，對檔案工作者的政治素養(yǎng)、文化知識、專業(yè)水平和操作技能等方面都提出了挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新的形勢，檔案人員應(yīng)自覺學(xué)習(xí)、理解工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，一方面要善于與工程項(xiàng)目管理部門、施工部門等進(jìn)行溝通，另一方面在做好檔案室內(nèi)部工作的同時(shí)，要求早期介入工程建設(shè)活動，時(shí)時(shí)了解工程建設(shè)動態(tài)，參與工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收、評審活動，按檔案的要求對工程中所產(chǎn)生資料把好質(zhì)量關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)提出整改要求，積極主動、有計(jì)劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。

1.2完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系。加大檔案的宣傳力度，增強(qiáng)員工檔案意識，在員工中樹立檔案是企業(yè)資產(chǎn)的理念，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，檔案兼職人員深入在企業(yè)各方面工作中，能將檔案收集工作更深入開展下去，從各個(gè)渠道收集全面完整的資料。檔案工作通過網(wǎng)絡(luò)做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。

2規(guī)范檔案管理制度

由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質(zhì)要求。要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位發(fā)放本企業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度匯編，在收集和編制竣工資料時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

3抓好項(xiàng)目工程檔案的管理

隨著電力事業(yè)的飛速發(fā)展，火電機(jī)組的容量也不斷增加。由于參建單位多、建設(shè)工期長，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，單項(xiàng)工程完工時(shí)間也有早有遲，客觀上給項(xiàng)目工程檔案收集工作帶來一定難度。因此，要加大對工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理“三同步”（即工程建設(shè)一開始就與開展檔案工作同步進(jìn)行;工程建設(shè)過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與一整套合格的竣工檔案的驗(yàn)收同步進(jìn)行）。要確保項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，就要特別注重平時(shí)對檔案的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將項(xiàng)目檔案的管理從末端移到前沿，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把檔案工作從一個(gè)工作環(huán)節(jié)擴(kuò)展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將項(xiàng)目檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)一樣納入程序管理，與項(xiàng)目建設(shè)的各階段同步進(jìn)行，從項(xiàng)目籌劃、開工時(shí)就先期導(dǎo)入檔案管理，直至竣工驗(yàn)收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

4力求檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性

施工單位工程竣工檔案是電力建設(shè)工程檔案中非常重要的一部分，形成一套高質(zhì)量的竣工檔案，首先各專業(yè)工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，然后檔案管理員負(fù)責(zé)檢驗(yàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。為了能保證施工單位工程檔案的順利移交，從工程一開始，檔案管理人員應(yīng)通過開會、到施工單位現(xiàn)場指導(dǎo)等方式與各施工單位加強(qiáng)溝通，就文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理組卷及竣工圖編制和交接驗(yàn)收等具體問題向各專職資料員明確具體檔案要求，學(xué)習(xí)項(xiàng)目檔案管理政策法規(guī)，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一做法，有效地控制檔案的形成質(zhì)量，減少因意見不一致而造成的返工工作量，真正做到移交精品工程的同時(shí)移交精品檔案。

5規(guī)范電子文件歸檔

電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，使得檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展和積累。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動了檔案室的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力，對歷史數(shù)據(jù)更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現(xiàn)出來，所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當(dāng)重要。在工程建設(shè)過程中，各施工單位會產(chǎn)生大量的電子文件，為保證電子文件歸檔的完整率，要求施工單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時(shí)，相應(yīng)電子文件同時(shí)歸檔。文字檔案嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化，要求統(tǒng)一載體、統(tǒng)一格式，電子文檔的規(guī)范化提高了檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)了在企業(yè)各部門之間實(shí)現(xiàn)資源共享，也對檔案編研工作起到了一個(gè)快速整合的作用。

一份真實(shí)、完整的工程檔案是一個(gè)工程全過程的反映，是一項(xiàng)可以利用的寶貴資源，而工程檔案的收集工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，必須扎扎實(shí)實(shí)地從一點(diǎn)一滴做起，以求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，與檔案管理的其它方面一起與時(shí)俱進(jìn)，有效地控制這項(xiàng)工作，從而更好地利用這項(xiàng)資源。

參考文獻(xiàn)

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