檔案資料的規(guī)范管理探索

李建云

摘要：在當前檔案資料管理工作踐行上，重視資料的規(guī)范管理，對于改善檔案資料管理效益有積極意義。而且通過規(guī)范化的檔案管理，還可以確保檔案管理工作能夠切實滿足管理訴求，保障檔案管理工作的品質(zhì)和效益。本文在觀點分析上，就如何實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范管理進行了觀點的分析和闡釋。

關(guān)鍵詞;檔案資料;規(guī)范管理;探索

對于國家機關(guān)、團體以及社會組織、企事業(yè)單位而言，其在社會實踐活動參與的過程中，檔案資料指的是其通過社會活動參與形成，有一定參考價值的不同載體形式的總稱。檔案資料和檔案以及資料之間存在一定的關(guān)聯(lián)，但是彼此間也會有差異存在。為此，結(jié)合具體的實踐來說，要重視檔案資料的科學(xué)管理，制定規(guī)范的管理標準，充分確保檔案資料價值的凸顯，促使在進行檔案資料的管理上，可以達成規(guī)范化、科學(xué)化以及常態(tài)化管理要求。

一、關(guān)于檔案資料管理的基本認知

結(jié)合目前來看，人們在進行檔案資料的認知和理解上，一般是將其看作是一種普通的文件和文獻資料。這些資料一般是對人們的工作、生活以及學(xué)習(xí)在特定時間范疇內(nèi)有較為出色的參考價值。立足管理實踐的角度來說，通常包括了兩種情況，分別是在進行檔案資料管理上，將其看作是短期資料進行管理，一般管理的時間范疇設(shè)定是1-10年左右。此外還有一種是將其看作一般性資料進行處理。對于這種檔案資料，在管理上，通常是處于自然化管理的模式，對其沒有進行嚴格的規(guī)范性管理。

二、檔案資料規(guī)范管理過程中的問題

結(jié)合當前檔案資料管理的現(xiàn)狀來說，在進行管理上，雖然制定了一些管理標準，但是在具體的管理工作開展上，依然還存在較多的問題和不足。結(jié)合目前檔案資料管理現(xiàn)狀來說，存在的問題是：

（一）多數(shù)檔案資料沒有得到正確的對待

結(jié)合檔案資料管理現(xiàn)狀來說，很多情況下，在進行檔案資料管理上，由于其和檔案之間存在一定的差異。所以導(dǎo)致很多時候?qū)τ跈n案資料的管理，并沒有給予正確的對待，也缺乏進行檔案資料的權(quán)威認證。致使很多時候，人們在檔案資料管理上，依然處于模糊認識狀態(tài)。這種檔案資料有時被看作是檔案進行處理，有時也被看作是一般性資料。也就是說，若是有需要，那么這些檔案資料的性質(zhì)就轉(zhuǎn)變成了檔案。若是沒有需要，則其被看作是普通資料。自然，在進行管理上，采取的管理方式也會存在不通過的差異。若是為普通資料，則會隨意堆放，不重視資料的管理工作。

（二）檔案資料人為缺“位”，無法施展其“為”

根據(jù)“為”與 “位”的辯證哲識：有“為”才有“位”，有“位”才能有“為”的理解， 可以是先有“位”，在既定“位”上充分發(fā)揮其價值，然后才有所 作“為”。

作為一種客觀存在，檔案資料本身是有一定“位”的。但是這種“位”得不到外界的肯定，這也導(dǎo)致其價值難以真正凸顯出來。

（三）對于檔案資料管理缺乏規(guī)范制定

對于檔案的管理，已經(jīng)有相對成熟的管理規(guī)范和標準，但是對于檔案資料管理，目前在管理上，缺乏行之有效的標準和規(guī)范。結(jié)合既有的規(guī)定來說，缺乏行之有效的檔案資料管理規(guī)定，這也導(dǎo)致在進行檔案資料的具體管理上，由于規(guī)范的缺失，致使管理工作難以真正凸顯，也無法真正展現(xiàn)出管理資料的價值。事實上，檔案資料本身存在是合理合法的，但是當前缺乏相應(yīng)規(guī)定和標準的制定，致使在進行檔案資料的管理和認定上，依然存在缺失。

（四）規(guī)范管理機制和體系匱乏

在進行檔案資料管理工作踐行上，在當前的管理中，缺乏相應(yīng)合法規(guī)定和標準。根據(jù)《中華人民共和國檔 案法》第 55 條中的檔案資料術(shù)語的使用，標明檔案資料是一種存在合法性的事物，也是一項合法性的工作，對其進行的系列工作應(yīng)該具備一定的系統(tǒng)性與規(guī)范性。但是結(jié)合具體的實踐來說，在工作踐行上，缺乏行之有效的法律、法規(guī)支撐，也沒有與之對應(yīng)的行業(yè)規(guī)范契合，致使在進行檔案資料管理上，缺乏規(guī)范性。

三、檔案資料管理規(guī)范制定

為進一步提升檔案資料管理的規(guī)范性，盡可能實現(xiàn)檔案資料管理范疇和管理效益的拓展，在進行檔案資料的管理工作開展上，目前考慮到很多人對檔案資料存在模糊認知，所以要想實現(xiàn)規(guī)范的制定，第一步是確保人們能夠?qū)n案資料有清晰、全面的認知。其次是結(jié)合檔案資料管理要求，進行相應(yīng)管理標準和規(guī)范的制定。

（一）強化對檔案資料的正確認知

首先是要對檔案資料有正確的認知。檔案資料和檔案以及資料均有一定的關(guān)聯(lián)，但是與二者又有區(qū)別。所以在進行檔案資料的界定上，要對其性質(zhì)有清晰了解，明確檔案資料的特點，以及性質(zhì)，及其使用價值。通過對檔案資料正確認知的構(gòu)建，可以確保在進行檔案資料的管理工作踐行上，能夠切實立足發(fā)展視角出發(fā)，保障管理效益的同時，盡可能確保在檔案資料管理上，有正確的認知。

要想保障檔案資料管理的效益，首先必須要確保在認知上正確。通過實現(xiàn)正確的認知，可以提升檔案資料管理工作的效益，保障管理工作品質(zhì)，同時盡可能確保在進行檔案資料管理工作開展上取得較好的管理成績和管理效益。

（二）制定檔案資料管理規(guī)范

在進行檔案資料管理上，還要制定科學(xué)的規(guī)范和標準。對于檔案資料管理工作的開展來說，當前缺乏行之有效的規(guī)范以及標準制定。為此，要求在進行檔案資料的管理工作踐行上，必須要始終立足發(fā)展視角出發(fā)，重視管理資料規(guī)范的制定，通過規(guī)范的制定，為開展檔案資料管理工作提供必要的支撐。

在進行管理規(guī)范制定上，首先是結(jié)合檔案資料管理訴求，有針對性的進行相應(yīng)管理標準的設(shè)定。管理標準中應(yīng)該對檔案資料管理的性質(zhì)、管理工作要求以及管理工作標準作出科學(xué)、清晰的闡釋。通過清晰的標準設(shè)定，確保在進行檔案資料管理工作開展上，能夠有更為出色的管理效益，提升管理工作的綜合水平。通過完善的管理規(guī)范制定，為當前更好進行檔案資料管理工作提供了切實可行的管理標準支撐，促使在進行檔案資料管理工作踐行上，能夠有更為出色的管理效益。

四、總結(jié)

隨著時代的進步和發(fā)展，我們也應(yīng)該關(guān)注檔案資料管理工作，并制定科學(xué)、規(guī)范的檔案資料管理標準。本文在觀點分析上，立足發(fā)展視角出發(fā)，就如何有效進行檔案資料管理工作踐行，提升檔案資料管理工作的拼字和效益進行了分析，并提出立足檔案資料管理工作開展現(xiàn)狀來說，必須制定科學(xué)、規(guī)范的管理標準，保障檔案資料管理工作的品質(zhì)和效益。

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