因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作跨越式發(fā)展探索

孫思

摘要：本文以武漢大學(xué)為例，從規(guī)章制度、信息化建設(shè)、管理人員隊(duì)伍等方面，對(duì)因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展進(jìn)行了探索

關(guān)鍵詞：因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作;跨越式發(fā)展;探索

因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作是高校外事工作的重要組成部分，其中因公臨時(shí)出國(guó)（境）任務(wù)的審批是該項(xiàng)工作的核心環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批方式是出訪人員持紙質(zhì)材料周轉(zhuǎn)在多個(gè)相關(guān)部門(mén)按序依次完成流程，耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，也產(chǎn)生了重重的矛盾，無(wú)法達(dá)到學(xué)校提升職能部門(mén)管理水平和服務(wù)效率要求。因此，工作方式的改變勢(shì)在必行。近年來(lái)，我校積極探索，主動(dòng)實(shí)踐，通過(guò)進(jìn)一步建章立制、建立信息化工作平臺(tái)，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，我校的因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展。

一、完善的管理規(guī)定是因公出國(guó)（境）工作跨越式發(fā)展的保障

規(guī)章制度是因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作有序發(fā)展的重要保障，是因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作規(guī)范管理的重要依據(jù) ，是實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的有效措施，是管理人員和出訪人員共同遵守的行為準(zhǔn)則，具有指導(dǎo)性作用 。因此，進(jìn)一步完善規(guī)章制度成為轉(zhuǎn)變工作方式的重要切入點(diǎn)。隨著我校因公臨時(shí)出國(guó)（境）交流活動(dòng)的日益頻繁，原有的管理規(guī)定已不能覆蓋發(fā)展的需要，有些方面無(wú)章可循，存在制度盲區(qū)。制定與時(shí)俱進(jìn)的符合新形勢(shì)發(fā)展的管理規(guī)定顯得尤為重要，也是推進(jìn)因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作跨越式發(fā)展的必然要求。經(jīng)過(guò)反復(fù)討論、調(diào)研和論證， 《武漢大學(xué)因公臨時(shí)出國(guó)（境）審批與管理辦法》于2019年4月印發(fā)實(shí)施。該辦法的制定既準(zhǔn)確的把握了政策尺度， 又重視了工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的方方面面 。主要體現(xiàn)在：首先，重新梳理了因公臨時(shí)出國(guó)（境）審批工作的相關(guān)部門(mén)，進(jìn)一步明確各部門(mén)職責(zé)范圍 。其次，重視分類(lèi)管理，區(qū)分學(xué)術(shù)類(lèi)任務(wù)和非學(xué)術(shù)類(lèi)任務(wù)，體現(xiàn)不同的政策導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)區(qū)別管理。再次，針對(duì)特殊群體的出訪人員，如外籍和港澳臺(tái)地區(qū)的教授學(xué)者、離退休返聘人員等做了明確規(guī)定。最后，進(jìn)一步細(xì)化因公證照的管理辦法。另外，“因公臨時(shí)出國(guó)（境）業(yè)務(wù)工作手冊(cè)”、“因公臨時(shí)出國(guó)（境）業(yè)務(wù)辦理指南”等的出臺(tái)，為工作方式的轉(zhuǎn)變和發(fā)展提供了有力的保障。

二、信息化建設(shè)是因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作跨越式發(fā)展的核心

因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作的核心是出訪任務(wù)的審批環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批流程繁瑣、節(jié)點(diǎn)復(fù)雜、耗時(shí)耗力、矛盾重重，成為該工作的痛點(diǎn)難點(diǎn)投訴點(diǎn)。從2016年開(kāi)始，我校對(duì)因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作做了大量信息化建設(shè)，對(duì)審批流程進(jìn)行了不斷的升級(jí)優(yōu)化，逐步建立了集出訪計(jì)劃申報(bào)、出訪任務(wù)申報(bào)、出訪公示、出訪任務(wù)審批、出訪總結(jié)、因公證照管理和檔案管理等多個(gè)模塊為一體的因公臨時(shí)出國(guó)（境）綜合服務(wù)管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)管理系統(tǒng)），實(shí)現(xiàn)了因公臨時(shí)出國(guó)（境）審批工作無(wú)紙化全線上辦理。隨著智能證照保管柜（系統(tǒng)）的使用，實(shí)現(xiàn)了因公證照管理智能化。隨后，覆蓋各個(gè)校區(qū)及附屬三家醫(yī)院及的外事自助服務(wù)終端（系統(tǒng)）的啟用，方便了出訪人員就近自助打印相關(guān)材料。外事服務(wù)手機(jī)APP上線，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公。與此同時(shí)，管理系統(tǒng)分別和智能證照管理柜（系統(tǒng)）、外事自助服務(wù)終端（系統(tǒng)）、學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，既方便出訪人員隨時(shí)掌握審批進(jìn)程、查閱個(gè)人因公證照信息等需求，也利于管理人員及時(shí)審批出訪任務(wù)、了解因公證照歸還狀態(tài)、優(yōu)化檔案整理等工作。信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了的工作方式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了跨部門(mén)的數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)了管理與服務(wù)的融合，形成了精簡(jiǎn)而高效的工作模式，向教職工提供了規(guī)范而透明的業(yè)務(wù)服務(wù)，體現(xiàn)了高校因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作管理部門(mén)的核心價(jià)值。

三、專(zhuān)業(yè)化的管理隊(duì)伍是因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作跨越式發(fā)展的關(guān)鍵

全線上的因公臨時(shí)出國(guó)（境）審批工作對(duì)管理人員提出了更高的要求，專(zhuān)業(yè)的服務(wù)和管理是實(shí)現(xiàn)工作跨越式發(fā)展的關(guān)鍵。首先是專(zhuān)業(yè)的外事秘書(shū)隊(duì)伍。二級(jí)單位的外事秘書(shū)是因公臨時(shí)出國(guó)（境）審批環(huán)節(jié)的第一步，也是連接歸口管理部門(mén)與出訪人員的紐帶和橋梁。外事秘書(shū)的審核工作奠定了審批流程順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。為此，我校國(guó)際交流部積極通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政策宣講、工作坊等多種形式，加強(qiáng)與外事秘書(shū)隊(duì)伍的聯(lián)系，提升外事秘書(shū)隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力，由原來(lái)的弱聯(lián)系變?yōu)閺?qiáng)聯(lián)系，從而打好高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，夯實(shí)審批工作的地基，外事秘書(shū)隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)能力得到了不斷提高。 其次是專(zhuān)業(yè)的歸口管理部門(mén)外事隊(duì)伍。我校國(guó)際交流部因公臨時(shí)出國(guó)（境）審批中心的管理人員均具有多年專(zhuān)業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)。根據(jù)因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作的特點(diǎn)和要求，實(shí)行工作崗位精細(xì)化的分工協(xié)作，密切配合，為學(xué)校教職工提供專(zhuān)業(yè)的服務(wù)為宗旨。為了適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，管理人員不斷學(xué)習(xí)、升級(jí)、優(yōu)化個(gè)人的知識(shí)儲(chǔ)備，全面參與管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、再造和重塑，提升了專(zhuān)業(yè)能力，具備了與工作相適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。 最后是專(zhuān)業(yè)的湖北省外辦駐我校工作人員隊(duì)伍。為改善因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作的服務(wù)質(zhì)量，2018年1月，我校引入湖北省外辦外服中心工作人員進(jìn)駐我校辦理相關(guān)因公證照、簽證、簽注等業(yè)務(wù)工作。這些熟悉高校因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作的人員提供的專(zhuān)業(yè)服務(wù)，極大的提升了我校因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作的質(zhì)量與水平。

我校因公臨時(shí)出國(guó)（境）工作從完善管理規(guī)定、信息化平臺(tái)建設(shè)和提升管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等方面進(jìn)行了實(shí)踐探索，使原來(lái)校內(nèi)投訴較為集中的痛點(diǎn)工作轉(zhuǎn)變?yōu)槭痉缎粤咙c(diǎn)工作。從囿于現(xiàn)狀到勇于突破，實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展。

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