現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響與對(duì)策

陳卓

【摘要】? ? 隨著社會(huì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，使得這種科學(xué)技術(shù)被逐漸被應(yīng)用到各行各業(yè)中，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理模式，嘗試將信息技術(shù)引入到管理之中，不僅推動(dòng)了電力企業(yè)在檔案管理方面的發(fā)展，還提高了對(duì)檔案的管理以及利用的效率，使得企業(yè)獲得的利益有所提升。本文通過(guò)在現(xiàn)代信息技術(shù)下對(duì)企業(yè)檔案管理的影響進(jìn)行簡(jiǎn)單的描述，進(jìn)而分析企業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，最后合理的將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理之中。

【關(guān)鍵詞】? ? 現(xiàn)代信息技術(shù)? ? 企業(yè)檔案管理? ? 影響? ? 對(duì)策

引言：

隨著各種企業(yè)的迅速發(fā)展，企業(yè)管理工作顯得尤為重要，在管理的過(guò)程中檔案發(fā)揮著重要的作用，首先企業(yè)的發(fā)展經(jīng)過(guò)了漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程，能夠客觀的記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，其次，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中可能會(huì)突發(fā)某些重大的事件，可以參考其中的案例來(lái)解決當(dāng)下遇到的困難，最后促進(jìn)企業(yè)的正常發(fā)展。但是隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得企業(yè)檔案在一定程度上受到了沖擊。因此要改變傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式，針對(duì)現(xiàn)在的發(fā)展時(shí)局制定合理的企業(yè)檔案管理方案，保證檔案信息的真實(shí)有效，從而促進(jìn)企業(yè)在市場(chǎng)中能夠占據(jù)一定的地位，獲得更大的效益。

一、企業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

目前，企業(yè)管理者以及企業(yè)中的相關(guān)工作人員對(duì)于企業(yè)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)的比較淺，并沒(méi)有意識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，使得企業(yè)檔案的管理模式依然比較落后，同時(shí)企業(yè)為了在市場(chǎng)上能夠更具有競(jìng)爭(zhēng)力，就會(huì)將企業(yè)管理的關(guān)注點(diǎn)放在經(jīng)濟(jì)的獲利上，從而對(duì)于檔案的管理比較疏忽，此外在企業(yè)的內(nèi)部對(duì)于檔案管理方面的體系還不完善，嚴(yán)重阻礙了管理工作的實(shí)施，員工的工作態(tài)度也存在一定的的問(wèn)題，對(duì)檔案沒(méi)有深度的了解，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者的能力也存有一定的質(zhì)疑，由于在管理檔案的過(guò)程中缺少創(chuàng)新，大部分仍然采用傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，在實(shí)際操作過(guò)程中工作的流程比較復(fù)雜，員工對(duì)此會(huì)出現(xiàn)消極怠工的情況，無(wú)法激起員工的工作熱情，從而導(dǎo)致企業(yè)整體效益比較低。

1.2管理體系以及設(shè)備整體落后

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，依舊按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，無(wú)論是檔案的錄入或者是借出都需要經(jīng)過(guò)復(fù)雜的工作流程，設(shè)備的落后導(dǎo)致工作的難度比較大，工作人員承受的壓力較重，并且隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，對(duì)檔案的管理體系提出了更高的要求，但實(shí)際上我國(guó)對(duì)于檔案管理的改革還處于起步的階段，規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有統(tǒng)一，基礎(chǔ)的設(shè)備還未完善，信息無(wú)法達(dá)到共享與開(kāi)放的目的，簡(jiǎn)言之就是并沒(méi)有發(fā)生多大的變化，使得企業(yè)檔案管理體系已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)的需求，信息技術(shù)也并沒(méi)有完全融入到企業(yè)檔案管理中，檔案信息的價(jià)值被大大降低，企業(yè)的收益也受到了一定程度的影響。

1.3數(shù)據(jù)信息缺乏共享性

傳統(tǒng)的管理模式下，企業(yè)管理分成各個(gè)部門(mén)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息比較分散，沒(méi)有形成統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)體系，導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)只能了解到自己內(nèi)部的檔案信息，對(duì)于其他部門(mén)的檔案信息基本不太了解，在第一時(shí)間內(nèi)對(duì)于重大事件的數(shù)據(jù)信息分享上無(wú)法有效的傳達(dá)，數(shù)據(jù)的共享性比較差，導(dǎo)致企業(yè)日常的管理工作無(wú)法正常順利進(jìn)行，同時(shí)各個(gè)部門(mén)都具有自身的獨(dú)特性，內(nèi)部的之間缺乏相互溝通，對(duì)其他部門(mén)傳達(dá)信息的積極性較低，各部門(mén)缺乏有效具體的數(shù)據(jù)共享，這嚴(yán)重阻礙了信息技術(shù)的發(fā)展。

二、加強(qiáng)信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

2.1強(qiáng)化管理理念的認(rèn)識(shí)

現(xiàn)代信息的迅猛發(fā)展，給各個(gè)企業(yè)都帶來(lái)了一定的沖擊與機(jī)遇。對(duì)于企業(yè)檔案的管理也提供了一定的便捷，強(qiáng)化管理理念是社會(huì)發(fā)展的必然要求，不僅能夠有效的促進(jìn)企業(yè)的生存與發(fā)展，也能夠?yàn)槠髽I(yè)提供克服挑戰(zhàn)的依據(jù)，從而為企業(yè)在市場(chǎng)中能夠更加具有競(jìng)爭(zhēng)能力，其次，檔案工作的正常運(yùn)營(yíng)需要進(jìn)行指引以及各個(gè)環(huán)節(jié)的相互配合，只有做到這樣有利于企業(yè)檔案管理一體化的有效實(shí)施。隨著互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)的廣泛使用，企業(yè)為了提高在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，就需要適應(yīng)時(shí)代的需求，合理的將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案的管理之中，企業(yè)檔案作為企業(yè)管理的核心，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其的認(rèn)識(shí)。首先，信息的共享開(kāi)放使得企業(yè)的生產(chǎn)者擁有更大的自主權(quán)利，能夠打破固有的傳統(tǒng)觀念，將檔案的工作流程加以簡(jiǎn)化精確，其次，在日程生活中，管理檔案的工作人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，信息的復(fù)雜多樣，企業(yè)檔案也要做到與日俱進(jìn)，將檔案管理的模式進(jìn)行一定的創(chuàng)新，保證檔案合理完整的情況下能夠提高其的工作效率與質(zhì)量。最后工作人員可以引入先進(jìn)技術(shù)，有利于完善企業(yè)檔案管理模式，促進(jìn)企業(yè)獲得更大的效益，能夠在市場(chǎng)上占據(jù)一定的地位。企業(yè)在平時(shí)的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，需要外界的指引加以完善，因此企業(yè)要根據(jù)新時(shí)代對(duì)企業(yè)的新要求來(lái)制定企業(yè)的新思想，在其的引導(dǎo)之下能夠促進(jìn)工作正常的發(fā)展，之后對(duì)于工作人員要加強(qiáng)其傳統(tǒng)管理思想理念的轉(zhuǎn)變，能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理在企業(yè)中的重要性，他不僅僅是記錄這著企業(yè)發(fā)展的歷史，他還是在新時(shí)代遇到挑戰(zhàn)可以查詢(xún)從而提供解決方案的具體依據(jù)，而信息技術(shù)的利用能夠在查找或利用時(shí)更加方便快捷，利用先進(jìn)的管理理念，提升檔案的管理地位，不斷完善新時(shí)期管理工作，能夠使管理更加規(guī)范準(zhǔn)確。

例如：信息化現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，對(duì)企業(yè)管理提出了更高的要求，為了使企業(yè)能夠獲得更大的效益，首先需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員管理理念的強(qiáng)化工作，管理者應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注社會(huì)信息的動(dòng)態(tài)，改變傳統(tǒng)的落后的思想觀念，打破固有思維方式的束縛，打造一批能夠滿(mǎn)足社會(huì)需求的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高整體素質(zhì)的同時(shí)能夠掌握更加熟練的技巧，從而將檔案管理方式以及流程更加便捷，通過(guò)利用新的管理理念，根據(jù)不同崗位部門(mén)對(duì)檔案的要求，培養(yǎng)全方面的管理型人才，加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)能力與技巧，使得管理者能夠適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)下企業(yè)的發(fā)展需求，能夠根據(jù)精確的檔案管理流程合理科學(xué)的管理檔案，在日常實(shí)際的管理過(guò)程中，逐漸改變固有的管理理念，加強(qiáng)對(duì)管理模式方法的探索創(chuàng)新，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。

2.2完善設(shè)備管理

隨著社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展，先進(jìn)的檔案管理設(shè)備能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求?？萍嫉难杆侔l(fā)展使得信息的來(lái)源或渠道錯(cuò)綜復(fù)雜，所傳遞的信息內(nèi)容豐富，樣式多樣，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息化社會(huì)化的管理模式會(huì)使得檔案信息發(fā)生相應(yīng)的變化，能夠不受時(shí)間以及空間的約束，能夠更加方便快捷的查找并利用相關(guān)的信息，而現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用到企業(yè)檔案的管理中，使得檔案管理的模式，方法都得到了一定的更新與完善，更加提高了檔案信息的共享性與時(shí)效性，此外，有利于加快一體化現(xiàn)代管理系統(tǒng)的建設(shè)，提高檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確性，提升信息的質(zhì)量。同時(shí)還能夠提高檔案管理的水平與質(zhì)量，從而提高企業(yè)工作的效率，因此為了滿(mǎn)足現(xiàn)代化信息建設(shè)的需求，必須將企業(yè)的管理與信息技術(shù)相結(jié)合，可以引進(jìn)大量的先進(jìn)設(shè)備，對(duì)原有的設(shè)備加以完善與更新，其次為了企業(yè)的利益以及今后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展還可以引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

例如：在檔案管理的工作中，首先要對(duì)企業(yè)的設(shè)備加以完善優(yōu)化，對(duì)于紙質(zhì)檔案要加強(qiáng)對(duì)其的保存與復(fù)印工作，這是就需要對(duì)檔案的錄入設(shè)備以及復(fù)印設(shè)備加以完善優(yōu)化，保證其正常的運(yùn)營(yíng)，避免造成檔案信息的錯(cuò)誤以及缺失，其次引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人員要對(duì)管理人員對(duì)現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的操作加以引導(dǎo)，使其能夠逐漸了解并掌握相關(guān)的知識(shí)以及具體的操作流程，保證數(shù)據(jù)能夠有效的被保存下來(lái)，在操作上也足夠的規(guī)范。最后相關(guān)部門(mén)可以利用不同的渠道，鼓勵(lì)管理人員對(duì)于已有設(shè)備進(jìn)行創(chuàng)新，擁有屬于企業(yè)自身獨(dú)特的產(chǎn)品以及核心技術(shù)。時(shí)刻關(guān)注社會(huì)發(fā)展的動(dòng)態(tài)能夠及時(shí)對(duì)設(shè)備加以完善優(yōu)化，進(jìn)而應(yīng)用到日常生活中，使企業(yè)檔案管理工作能夠順利的開(kāi)展，打造更為完善的設(shè)備，促進(jìn)企業(yè)逐漸滿(mǎn)足社會(huì)的需求。

2.3提高綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

企業(yè)在日常生活中能夠正常運(yùn)營(yíng)，需要工作人員的辛勤付出。將現(xiàn)代信息技術(shù)引入到企業(yè)檔案管理體系中，能夠使工作人員在意識(shí)上有較淺的轉(zhuǎn)變，意識(shí)到新時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，傳統(tǒng)的思想管理無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)的需求，其次，為了能夠不與社會(huì)脫節(jié)相關(guān)工作人員需要提高自身的技能，由于每個(gè)人都能力或多或少存在著一定的差距，因此需要對(duì)人員進(jìn)行能力的劃分，從而負(fù)責(zé)檔案的不同方面，提高人員的利用率。最后，原有的知識(shí)儲(chǔ)備可能無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)代企業(yè)發(fā)展的需求，因此相關(guān)員工要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的要求，掌握具體的操作流程，從而能夠促進(jìn)人員素質(zhì)的提升也有利于數(shù)據(jù)信息的真實(shí)準(zhǔn)確。為了能夠合理的將現(xiàn)代化信息技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理中，需要加強(qiáng)對(duì)管理人員知識(shí)與技能的培養(yǎng) 從而提高管理人員管理能力，同時(shí)企業(yè)中對(duì)于檔案管理的不同部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相互之間的合作交流，進(jìn)而對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，加強(qiáng)溝通開(kāi)展業(yè)務(wù)工作，勇于創(chuàng)新開(kāi)拓，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行智能化管理，使得查找利用現(xiàn)代化信息更為便捷。

例如：企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，要認(rèn)識(shí)到管理人員的重要性，首先，要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的系統(tǒng)性培訓(xùn)，使其能夠意識(shí)到信息時(shí)代到來(lái)下對(duì)于其的要求，從而提高他們的學(xué)習(xí)積極性與主動(dòng)性，能夠更深層的學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，提升他的專(zhuān)業(yè)技能，能夠?qū)ΜF(xiàn)有的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與精簡(jiǎn)，創(chuàng)造出一個(gè)更完善的管理系統(tǒng)，同時(shí)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r實(shí)時(shí)變化，各個(gè)部門(mén)對(duì)于信息的分享溝通能力比較差，因此，要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r制定屬于其的管理系統(tǒng)，可以采取到相關(guān)專(zhuān)業(yè)的教育機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們集中培訓(xùn)，能夠在內(nèi)部之間形成團(tuán)結(jié)競(jìng)爭(zhēng)的良好氛圍，從而引起員工的積極主動(dòng)性，提高他們的綜合素質(zhì)。此外針對(duì)各個(gè)部門(mén)分散的情況，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各自部門(mén)與其他部門(mén)的合作交流，各部門(mén)可以采取聯(lián)誼或者是聚會(huì)的形式來(lái)達(dá)到信息的共享，從而能夠有效的將企業(yè)不同類(lèi)別的檔案資料進(jìn)行完善與整合，提高檔案的利用率，也可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建線上的聯(lián)合合作機(jī)制，通過(guò)聊天軟件來(lái)加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通交流，完善相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案保存在網(wǎng)上，有效的轉(zhuǎn)化檔案資源，以及優(yōu)化資源的管理，管理者根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)于信息要實(shí)時(shí)更新，改變傳統(tǒng)的思想，開(kāi)拓創(chuàng)新思維，促進(jìn)管理工作的有序進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使得企業(yè)的檔案管理工作受到了一定的沖擊，但同時(shí)也帶來(lái)了發(fā)展的機(jī)遇，從而使企業(yè)能夠在市場(chǎng)上更加具有競(jìng)爭(zhēng)力。本文通過(guò)對(duì)檔案管理方面的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，其次分析了現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)于檔案的影響，最后根據(jù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)提出了要強(qiáng)化管理理念，提高工作人員的綜合素養(yǎng)以及完善設(shè)備三個(gè)方面的措施來(lái)解決遇到的挑戰(zhàn)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的正常運(yùn)營(yíng)，能夠逐漸適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿(mǎn)足社會(huì)的需求。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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