基于文件連續(xù)體理論的人事檔案管理模式探析

錢德鳳 燕慧

摘 要：我國(guó)現(xiàn)行人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案事業(yè)發(fā)展的需求。文章從形成背景、本土化意義和實(shí)踐基礎(chǔ)等方面論述了文件連續(xù)體理論本土化的可行性，主張基于文件連續(xù)體理論創(chuàng)新我國(guó)人事檔案管理模式，建立全國(guó)人事檔案信息中心，并提出智慧化人事檔案館的設(shè)想。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理模式；文件連續(xù)體理論；本土化

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（以下簡(jiǎn)稱“十三五”規(guī)劃）中明確提出要“實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”“全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”[1]。然而直到今天，我國(guó)人事檔案管理仍以人工管理為主，管理手段落后，利用效率低下，無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展需求。實(shí)踐發(fā)展離不開(kāi)理論的指導(dǎo)，我們迫切需要引入先進(jìn)的檔案學(xué)理論，構(gòu)建適合中國(guó)國(guó)情的人事檔案管理模式。

20世紀(jì)90年代，澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克·阿普沃德在電子文件研究基礎(chǔ)上提出了文件連續(xù)體理論，指出“文件是往復(fù)運(yùn)動(dòng)于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過(guò)程”，主張從文件形成到作為檔案保存和利用的全過(guò)程采用連貫一致的管理方式[2]。從管理內(nèi)容上看，人事檔案本質(zhì)上是記錄連續(xù)生命過(guò)程的文件集合，也可理解為一個(gè)“生命連續(xù)體”。因此本研究主張將文件連續(xù)體理論本土化并運(yùn)用于我國(guó)人事檔案管理實(shí)踐。

一、變革現(xiàn)行人事檔案管理模式的必要性

近年來(lái)，江蘇省教育主管部門在受理高校教師資格申請(qǐng)時(shí)，通過(guò)與公安系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)篩查，發(fā)現(xiàn)有一些申請(qǐng)人存在違法違規(guī)記錄，不符合教師資格申報(bào)條件，因而陷入了“兩難”境地：一方面，引進(jìn)人員已完成引進(jìn)手續(xù)，成為高校正式員工；另一方面，教師資格申請(qǐng)不通過(guò)意味著新教師不具備主講資格，不能承擔(dān)教學(xué)任務(wù)。造成這種情況的根本原因是人才引進(jìn)前未進(jìn)行全面的人事檔案審核，而現(xiàn)行人事檔案管理模式也使得檔案審核無(wú)法做到“面面俱到”。

1. 現(xiàn)行人事檔案管理模式不利于檔案利用

人事檔案實(shí)行由各級(jí)組織人事部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、檔隨人走的管理模式。當(dāng)個(gè)體發(fā)生工作單位變動(dòng)時(shí)，其人事檔案隨之轉(zhuǎn)移管理。這種管理模式的優(yōu)點(diǎn)是可以為用人單位提供一套完整的反映個(gè)體經(jīng)歷的記錄材料，缺點(diǎn)是具有一定的“封閉性”，具體表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：一是大量民營(yíng)、獨(dú)資或合資企業(yè)雖然不具備人事檔案建檔權(quán)和管檔權(quán)，但是卻有檔案利用需求，這種集中管理方式不利于該類單位或組織人力資源信息開(kāi)發(fā)利用。二是隨著人才競(jìng)爭(zhēng)激烈化，用人單位可以通過(guò)限制“調(diào)檔”來(lái)防止人才流失，將人事檔案變成了控制人才的工具。三是用人單位通過(guò)重新建檔的方式引進(jìn)人才，“棄檔”或“死檔”現(xiàn)象日趨普遍。四是人才引進(jìn)缺少事前檔案審核環(huán)節(jié)，容易留下隱患。建立人事檔案的根本目的是為了全面把握人才各方面發(fā)展情況，便于人才的任用，上述四種情況均不同程度限制了人事檔案效用發(fā)揮，背離了人事檔案管理的初衷。

2. 現(xiàn)行人事檔案管理模式造成歷史記憶不完整

德里達(dá)說(shuō)：“檔案概念自身，庇護(hù)的是對(duì)所謂本源的記憶”“即指向的是原初，最先、最主要的、最原始的，簡(jiǎn)而言之即開(kāi)始。”他認(rèn)為文件是得到記錄的信息，一經(jīng)產(chǎn)生就有了保存的價(jià)值，只要有主體需要將其存放下來(lái)，那么文件就可以被認(rèn)定為檔案[3]。我國(guó)現(xiàn)行人事檔案管理模式?jīng)Q定了人事檔案形成的歷史記憶是不完整的。首先，人事檔案一般由用人單位在學(xué)生檔案的基礎(chǔ)上整理形成，而學(xué)生檔案主要包括大學(xué)及以上學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料以及部分中學(xué)階段材料，因此建立基礎(chǔ)是不完整的。其次，人事檔案中的材料主要來(lái)源于用人單位，和個(gè)體緊密相關(guān)的其他社會(huì)機(jī)構(gòu)往往不作為人事檔案來(lái)源機(jī)構(gòu)，如公安、社保等機(jī)構(gòu)，檔案材料收集范圍局限于組織人事部門對(duì)個(gè)體的認(rèn)可和評(píng)價(jià)文件，體現(xiàn)個(gè)體特質(zhì)和社會(huì)性的文件不在收集之列，如個(gè)人征信報(bào)告等。再次，收集方法主要依賴“坐、等、靠、要”，被動(dòng)的工作方式無(wú)法保證收集信息的完整性。最后，“價(jià)值鑒定”使得許多原始文件在鑒定過(guò)程中被人為“過(guò)濾”。因此，現(xiàn)行管理模式下形成的人事檔案是不完整的歷史記憶。

3. 現(xiàn)行人事檔案管理服務(wù)對(duì)象具有排他性

王英瑋指出，人事檔案主要和四類人員緊密相關(guān)：人事檔案所有權(quán)人、管理人、相對(duì)人和第三方使用人[4]。首先，人事檔案歸國(guó)家所有，各級(jí)各類組織人事部門作為國(guó)家授權(quán)的職能機(jī)構(gòu)，是人事檔案的直接所有權(quán)人。管理人則由人事檔案管理機(jī)構(gòu)及其工作人員組成。所有權(quán)人和管理人直接承擔(dān)人事檔案的建立和管理職能，是人事檔案的直接服務(wù)對(duì)象。其次，相對(duì)人指檔案主體本人。相對(duì)人雖然直接或間接參與了檔案中大部分材料的形成過(guò)程，但是在建立和管理人事檔案過(guò)程中并不享有參與權(quán)、知情權(quán)、建議權(quán)和申訴權(quán)，人事檔案總體上對(duì)相對(duì)人是神秘的，并不直接服務(wù)于相對(duì)人。另外，第三方使用人是指因某些特殊需求而需要利用相對(duì)人檔案的群體，如相對(duì)人的親屬或?yàn)橄鄬?duì)人作傳記的人員等，他們需經(jīng)組織人事部門同意才可利用相對(duì)人的檔案。而現(xiàn)行人事檔案管理只是為了滿足組織人事部門的需求和利用，對(duì)相對(duì)人和第三方使用人等服務(wù)對(duì)象具有排他性。

4. 現(xiàn)行人事檔案管理手段不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)管理需求

被譽(yù)為“大數(shù)據(jù)之父”的美國(guó)數(shù)據(jù)科學(xué)家維克托·邁爾·舍恩伯格將大數(shù)據(jù)概括為“一場(chǎng)生活、工作與思維的大變革”。2014年大數(shù)據(jù)就被寫入了我國(guó)政府工作報(bào)告，大數(shù)據(jù)正引領(lǐng)著我國(guó)各行各業(yè)的變革與轉(zhuǎn)型，大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略已經(jīng)上升為國(guó)家戰(zhàn)略[5]。何嘉蓀說(shuō)：“大數(shù)據(jù)都是檔案”[6]。在大數(shù)據(jù)背景下，文書(shū)檔案和科技檔案等已陸續(xù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化或數(shù)據(jù)化管理，而人事檔案因其特殊的管理體制，仍以手工管理為主。檔案工作者們被束縛在紙質(zhì)檔案的收集、整理、加工和編目工作中，雖然已使用計(jì)算機(jī)輔助檔案編目和電子信息采集，但總體管理水平較低。這種落后的管理手段，顯然無(wú)法適應(yīng)具有“海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價(jià)值密度低”等四大特征的大數(shù)據(jù)管理需求。

二、文件連續(xù)體理論本土化的可行性

20世紀(jì)80年代，隨著電子文件的廣泛使用，我國(guó)提出要實(shí)施“文檔一體化”，為文件連續(xù)體理論的本土化運(yùn)用提供了可行性。

1. 文件連續(xù)體理論的形成

文件連續(xù)體理論的發(fā)展經(jīng)歷了半個(gè)多世紀(jì)，澳大利亞是其形成、發(fā)展和壯大的主陣地。在該理論提出前，文件生命周期理論[7]普遍適用于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理。隨著電子文件的出現(xiàn)和普及，文件連續(xù)體思想開(kāi)始萌芽。20世紀(jì)50、60年代是文件連續(xù)體思想的萌芽階段，檔案界開(kāi)始重視檔案管理與文件管理的連續(xù)關(guān)系。1985年，加拿大檔案學(xué)者杰伊·阿瑟頓在檔案工作者年會(huì)上詳細(xì)論述了連續(xù)體的概念，強(qiáng)化了文件管理的動(dòng)態(tài)性、階段性以及關(guān)聯(lián)性。到了90年代，弗蘭克·阿普沃德正式提出“文件是往復(fù)運(yùn)動(dòng)于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過(guò)程”，并構(gòu)建了文件連續(xù)體模式，標(biāo)志著文件連續(xù)體理論的形成。

2. 文件連續(xù)體理論本土化的意義

文件連續(xù)體理論受澳大利亞傳統(tǒng)檔案學(xué)思想的影響，借鑒了后現(xiàn)代主義和結(jié)構(gòu)化理念，構(gòu)建了一個(gè)四軸四維坐標(biāo)體系，通過(guò)保管、證據(jù)、業(yè)務(wù)和來(lái)源四軸，圍繞文件的形成、捕獲、組織、聚合四維描述了文件的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，反映了電子文件各階段相互關(guān)聯(lián)、相互影響和相互轉(zhuǎn)化的可能，從而對(duì)文件形成、保存和利用實(shí)施一體化管理。[8]

文件連續(xù)體理論傳入我國(guó)后，國(guó)內(nèi)學(xué)者對(duì)其能否中國(guó)化展開(kāi)了深入研究，大部分學(xué)者認(rèn)為該理論對(duì)指導(dǎo)我國(guó)檔案實(shí)踐具有重要意義。我國(guó)人事檔案制度源于建國(guó)初期的干部管理制度，是中國(guó)人事管理制度的特色。人事檔案本質(zhì)上是記載主體人生軌跡的文件集合，符合文件連續(xù)體理論管理范疇。文件連續(xù)體理論將人事檔案以文件的運(yùn)動(dòng)視角來(lái)考察其每個(gè)階段的不同特點(diǎn)，能很好地改變?nèi)耸聶n案部門固有的以檔案論檔案的思維定勢(shì)，重新審視人事檔案的本質(zhì)屬性——文件，從文件連續(xù)運(yùn)動(dòng)的軌跡來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理[9]。且全程控制和前端控制的思想，能更好促進(jìn)文件工作者和檔案工作者的密切合作，讓檔案工作者成為真正的文件管理者。

3. 文件連續(xù)體理論本土化的實(shí)踐基礎(chǔ)

通過(guò)分析現(xiàn)有人事檔案的管理內(nèi)容可以看出，人事檔案材料主要來(lái)源于主體的學(xué)習(xí)單位和工作機(jī)構(gòu)，隨著電子信息系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，各單位在不同程度上實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息化管理，構(gòu)建了一系列業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，如學(xué)籍管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、黨務(wù)管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)等等。目前，人事檔案的歸檔模式是收集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的材料，以紙質(zhì)形式歸入人事檔案，形成完整的人事檔案材料。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)為文件連續(xù)體理論在人事檔案管理中的本土化運(yùn)用打下了堅(jiān)實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)，正如于英香解讀“十三五”規(guī)劃時(shí)所指出的：檔案部門不能墨守成規(guī)，應(yīng)該突破原有電子文件管理研究視閾，敏銳地認(rèn)識(shí)到存在于各行各業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的價(jià)值，參與對(duì)這些數(shù)據(jù)的采集與管理，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代電子文件與檔案數(shù)據(jù)管理的跨越式發(fā)展[10]。

三、基于文件連續(xù)體理論創(chuàng)新人事檔案管理模式的設(shè)想

1. 建立人事檔案連續(xù)體思想

建立人事檔案連續(xù)體思想是創(chuàng)新人事檔案管理模式的第一步。首先，轉(zhuǎn)變非現(xiàn)行文件的理念。阿根廷的巴斯克斯曾說(shuō)：發(fā)揮現(xiàn)行作用的文件就是現(xiàn)行文件，完成現(xiàn)行作用的文件就是非現(xiàn)行文件[11]。正如前文所述，人事檔案是由各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中處理完畢的文件（非現(xiàn)行文件），經(jīng)價(jià)值鑒定和篩選后歸檔形成的，這種管理模式下的人事檔案所反映的生命過(guò)程是片面的、間斷的，而要反映完整的、連續(xù)的生命過(guò)程，就必須轉(zhuǎn)變非現(xiàn)行文件的理念。其次，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案靜態(tài)管理理念。這里所說(shuō)的靜態(tài)，是指管理方法的靜態(tài)，文件一旦歸為檔案，若需使用，便只能去檔案室翻查，這雖然有利于保證資料的真實(shí)性和安全性，卻不利于檔案的查詢和利用，不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人才的管理需求。再次，建立“人人有檔，生而有檔”的理念。早期人事檔案特指干部人事檔案，后逐漸擴(kuò)展到專業(yè)技術(shù)人員檔案和企業(yè)人員檔案，隨著經(jīng)營(yíng)模式的多樣化和人才流動(dòng)的頻繁化，各地人力資源管理部門陸續(xù)建立了人才交流中心，負(fù)責(zé)管理流動(dòng)人員的人事檔案。即使這樣，由于我國(guó)人口基數(shù)大，人員構(gòu)成復(fù)雜，要做到“人人有檔”依然只是設(shè)想。但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)的重視，“人人有檔”將是必然趨勢(shì)。而要做到人人有檔，最好的辦法就是從出生起就建立人事檔案，從生到死，這樣的人事檔案才是完整生命軌跡的真實(shí)記載。

2. 建立全國(guó)人事檔案信息中心

創(chuàng)新人事檔案管理模式的核心是建立全國(guó)人事檔案信息中心。我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展五年規(guī)劃從“十五”開(kāi)始就已經(jīng)將檔案信息化建設(shè)作為重要議題，但人事檔案的信息化進(jìn)展并不理想。一方面因?yàn)槿耸聶n案的私密性，人們對(duì)人事檔案信息化顧慮重重；另一方面僅在某個(gè)單位或地區(qū)實(shí)現(xiàn)人事信息化，當(dāng)人員發(fā)生流動(dòng)時(shí)，信息化系統(tǒng)就失去了效用，因而信息化工作缺乏動(dòng)力。筆者認(rèn)為，有效的解決辦法是在現(xiàn)代檔案學(xué)理論指導(dǎo)下，構(gòu)建全國(guó)人事檔案信息中心，從上而下，推而廣之，實(shí)現(xiàn)人事信息全國(guó)共享。

首先，國(guó)家出臺(tái)人事檔案信息化實(shí)施辦法，為信息中心的構(gòu)建提供政策依據(jù)。雖然2018年出臺(tái)的《干部人事檔案工作條例》已將信息化列為干部人事檔案日常管理工作的一部分，對(duì)干部人事數(shù)字檔案的建立、利用、轉(zhuǎn)遞和保密也作出了明確規(guī)定[12]，但是對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化和數(shù)字化，并沒(méi)有制定明確措施。

其次，基于文件連續(xù)體理論，搭建人事檔案管理一體化平臺(tái)。一方面，該平臺(tái)要加強(qiáng)文件形成機(jī)構(gòu)與檔案管理機(jī)構(gòu)之間的密切合作，將文件形成者、文件管理者和檔案管理者整合于一體化的管理體系，確保檔案管理者不再是文件最終的保管者，而成為積極參與文件形成和處置過(guò)程的指引者。另一方面，轉(zhuǎn)換人事檔案收集思路，針對(duì)與人事檔案歸檔緊密相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如教務(wù)、人事、工資系統(tǒng)等，設(shè)計(jì)開(kāi)放式的端口，在一體化系統(tǒng)中，通過(guò)文件前端控制、歸檔預(yù)判和自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)管理。同時(shí)，也要加強(qiáng)雙軌管理，對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)人事檔案做好保管與維護(hù)工作，并逐步實(shí)現(xiàn)存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化。

最后，搭建多系統(tǒng)如稅務(wù)、公安、社保、征信等平臺(tái)互聯(lián)通道。雖然這些系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)不需要?dú)w入人事檔案，但在必要時(shí)，應(yīng)可以通過(guò)大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，和人事檔案信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)、信息共享。

3. 智慧化的人事檔案館設(shè)想

“十三五”規(guī)劃中明確提出：“要持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)”“采用大數(shù)據(jù)、智慧管理、智能樓宇管理等技術(shù)，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)與服務(wù)水平。”[13]可見(jiàn)，建立在大數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)之上的智慧檔案館已被列入國(guó)家戰(zhàn)略。智慧化的人事檔案館是人事檔案利用最理想化的設(shè)想，人事檔案若能實(shí)現(xiàn)智慧化管理，人事檔案信息的準(zhǔn)確率和利用率便可獲得極大提升。以前文所述的教師資格申請(qǐng)為例：高校在引進(jìn)人才前，可通過(guò)全國(guó)人事檔案信息平臺(tái)調(diào)閱擬引進(jìn)人員的人事檔案信息，包括相關(guān)聯(lián)的其他系統(tǒng)如征信等平臺(tái)信息，之后由系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)照教師資格評(píng)審條件，智能判斷其是否符合教師資格申報(bào)條件，若存在不符合申報(bào)條件的因素，則直接放棄引進(jìn)，從而在人才引進(jìn)環(huán)節(jié)有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，這對(duì)人事檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè)及相關(guān)信息平臺(tái)的管理提出了相當(dāng)高的要求，無(wú)疑是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。

*本文系2018年度江蘇省哲學(xué)社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目“目標(biāo)驅(qū)動(dòng)下高?？?jī)效考評(píng)體系構(gòu)建”（項(xiàng)目編號(hào)：2018SJA1560）階段性研究成果。

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