基于新冠肺炎疫情防控下圖書館座位管理系統(tǒng)的SWOT分析

盧媛慧

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2104-5640-6479

摘? 要：為提升高校圖書館座位管理系統(tǒng)最大效用，本文采用對比分析的方法分析了2020年6～12月貴州醫(yī)科大學圖書館座位預約人次、實際進館人次，結合新冠肺炎疫情防控措施，對高校圖書館座位管理系統(tǒng)在新冠肺炎疫情防控下如何發(fā)揮最大效用進行SWOT分析，從制度、宣傳方法、管理方式、館員業(yè)務能力、技術等方面提出有效的優(yōu)化策略，以優(yōu)化實施座位管理制度。

關鍵詞：座位管理? 座位預約? 圖書館? SWOT分析

中圖分類號：G250.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A文章編號：1674-098X（2021）05（a）-0189-04

SWOT Analysis of Library Seat Management System Based on the Prevention and Control of COVID-19

LU Yuanhui

（Library of Guizhou Medical University， Guiyang， Guizhou province， 550025? China）

Abstract： COVID-19 is the most effective way to improve the seat management system of university libraries. The paper analyzes the seat reservation times and the actual number of people entering the library of Guizhou Medical University from June 2020 to December. Combined with COVID-19's control measures， the paper analyzes the maximum effectiveness of the seat management system in the prevention and control of COVID-19 in university libraries， and makes SWOT analysis on it. In order to optimize the implementation of seat management system， effective optimization strategies are put forward from the aspects of publicity methods， management methods， librarians' professional ability and technology.

Key Words： Seat management; Seat reservation; Library; SWOT analysis

1? 背景

圖書館作為高校學子的第二課堂，在大學生學習生涯中占有極大比例，由于圖書館座位有限、學生人數(shù)較多，一直無法平衡座位與讀者占座的問題，尤其是臨近期末考試、研究生考試等重要考試，占座矛盾愈演愈烈。故此，許多高校圖書館引進了座位管理系統(tǒng)（座位預約系統(tǒng)），借此避免占座矛盾。

貴州醫(yī)科大學圖書館2017年試運行座位預約制度，在2018年9月正式實行座位預約制度，入館讀者均需使用座位管理系統(tǒng)選座入館，極大地緩解了占座矛盾、減輕了讀者因資源不均帶來不好的心理狀態(tài)，且在人數(shù)監(jiān)控上也起到了極大的輔助作用。2020年新冠肺炎疫情的爆發(fā)，對醫(yī)院、學校、圖書館等公共場所帶來了極大的挑戰(zhàn)，為做好限流入館、做到限制開放、做好疫情防控，貴州醫(yī)科大學圖書館將座位管理系統(tǒng)的限制功能發(fā)揮到了最大化功效。

2? 疫情防控期間座位管理系統(tǒng)使用現(xiàn)狀

貴州醫(yī)科大學圖書館座位管理系統(tǒng)經(jīng)過兩年多正式運行，在校內(nèi)已得到了良好的普及，現(xiàn)階段入館讀者對預約入館的接受度和認可度已得到了廣泛提升，學生預約入館自覺性、積極性有了大幅提升。新冠肺炎疫情防控下，圖書館強制要求必須先預約，再入館，在很大程度上避免了人群的聚集，但實際調(diào)查下來，仍有部分同學不按規(guī)定執(zhí)行，仍舊按照傳統(tǒng)方式直接入館。如圖1將通過對實際入館人次與預約入館人次進行對比分析，得出具體現(xiàn)狀問題。（說明：7月10日放假，實際開館10d;8月31日開學，實際開館1d;國慶節(jié)放假7d，10月實際開館24d。）

2.1 疫情防控期間實際進館人次

受新冠肺炎疫情影響，2019年寒假后，貴州醫(yī)科大學圖書館直至2020年6月1日才正式開館，開館后嚴格按照疫情防控相關要求做好防范措施。在讀者人數(shù)方面，嚴格限制同時在館人數(shù)不超過實際座位數(shù)1/3（貴州醫(yī)科大學圖書館有4500個座位）。在此情況下，從表1可看出，除暑假外，貴州醫(yī)科大學圖書館2020年共計接待讀者834435人次，日均接待5349人次。其中，12月進館人次為全年最高，達到6858人次/d。結合現(xiàn)實因素，12月進館人次最多的原因為研究生考試、期末考試等重要考試影響。進館人數(shù)較少月份為8月（暑假）、7月（暑假）及6月（學生返校初期、疫情緊張期）。

2.2 疫情防控期間座位預約進館人次

疫情防控期間，為保證進館人數(shù)不超過限制人數(shù)，貴州醫(yī)科大學圖書館通過座位管理系統(tǒng)，將全館可預約座位限制在1500個左右，并在限制時做好了隔空就座的措施，使讀者在使用座位時，前后左右均為空座，避免了近距離接觸。疫情防控期間，貴州醫(yī)科大學讀者日均通過預約入館人次3983人次，春季學期開館較少，預約人次較少;秋季學期學生返校早、人員流動性小，日均預約入館人次較為穩(wěn)定，從9月的4185人次/d到12月的4200人次/d，秋季學期的日均預約入館人次保持在4000人次以上。

2.3 預約進館人次與實際進館人次對比

貴州醫(yī)科大學圖書館座位管理系統(tǒng)包含Web、微信公眾號、預約機三個客戶終端，按照疫情期間入館流程，讀者在進館前必須使用微信端或Web端提前預約座位，并憑借預約信息刷卡入館，但在實際情況下，仍有部分同學未能按照規(guī)定預約入館。從圖1可以看出，從2020年6月開館以來，每月預約進館人次均低于實際進館人次;從表1、表2可知，2020年貴州醫(yī)科大學實際的日均進館人次為5349人次，日均預約進館人數(shù)僅為3983人次，仍有部分同學未能通過座位預約的方式選擇座位。通過實地調(diào)查發(fā)現(xiàn)部分同學以未帶手機、借用已使用過的預約信息等方式入館，在很大程度上增加了疫情防控期間的管理難度。

3? 疫情防控下座位管理系統(tǒng)的SWOT分析

SWOT分析法是一種常用的競爭情報分析方法，是指對自身資源能力的優(yōu)勢（S）與劣勢（W）以及面臨的外部環(huán)境中的機會（O）與威脅（T）進行綜合分析，聚焦優(yōu)勢資源，避開威脅，利用機會，取得成功[1]。本文利用SWOT分析方法，對高校圖書館座位管理系統(tǒng)在新冠肺炎疫情防控下如何發(fā)揮最大效用進行分析，從而提出有效地優(yōu)化策略。

3.1 優(yōu)勢分析

高校圖書館作為高校的文化陣地，在師生心目中占有極其重要的位置。根據(jù)高校圖書館內(nèi)在條件，座位管理系統(tǒng)具有以下3個優(yōu)勢：一是緩解了占座與資源不均的矛盾。貴州醫(yī)科大學圖書館共4500個座位，高峰期入館人數(shù)接近座位數(shù)，通過微信公眾號、讀者服務群留言得知由于占座造成的資源浪費引發(fā)了同學們的不滿情緒，使用座位預約管理系統(tǒng)后，學生憑預約信息就座，保證了座有其人、人有其座。二是解決了新冠肺炎疫情防控下，人與人之間保持一定社交距離的問題。貴州醫(yī)科大學圖書館座位管理系統(tǒng)在正常時期是面向讀者開放所有座位的預約權限，新冠肺炎疫情防控下，為解決讀者扎堆問題，貴州醫(yī)科大學圖書館采用限制開放的措施，僅開放了全館座位的1/3，并保證3人桌僅有1人能預約、4人桌僅有2人能預約且為對角線就座，實現(xiàn)了讀者就座時前后左右均為空座。從管理上解決了座位管理的難題，從財政上消除了購買物理隔離板的經(jīng)費壓力問題。三是解決了新冠肺炎疫情防控下，同時在館人數(shù)不超過總容量1/3的問題。貴州醫(yī)科大學圖書館座位管理系統(tǒng)具有圖書館官網(wǎng)預約、圖書館微信公眾號預約、座位預約機預約3種方式，疫情防控期間，勇預約機預約，讀者必須在入館前通過微信端或Web端提前預約座位，并通過門禁、保安認證方可入館。當館內(nèi)1/3的可預約座位全部預約完畢后，必須在其他同學離開圖書館釋放座位后才可預約進館，在有出才能進的循環(huán)下，保證了同時在館人數(shù)不超過館內(nèi)總容量的1/3，切實解決了館內(nèi)人員密集的問題。

3.2 劣勢分析（W）

新冠肺炎疫情防控下座位管理制度的劣勢主要有以下幾個方面：一是系統(tǒng)自身兼容性，由于封閉式管理導致大多數(shù)學生在課后都選擇進館自習，高峰期學生集中入館導致座位預約系統(tǒng)卡頓、崩潰等現(xiàn)象頻繁出現(xiàn);二是網(wǎng)絡問題，我校網(wǎng)絡在高峰期難以支撐圖書館座位預約系統(tǒng)的正常使用;三是學生按照座位號就座的自覺性較差，部分讀者在預約座位后，并沒有按照預約的座位號就座，造成了坐錯其他讀者預約的座位、其他讀者被迫又坐到第三位讀者座位的惡性循環(huán);四是需要更多的管理人員監(jiān)管預約信息的有效性，疫情防控期間，部分讀者憑借過往預約信息的手機截圖進入圖書館，給座位管理帶來了新的挑戰(zhàn)。

3.3 機會分析（O）

一是當今社會信息技術發(fā)展迅速，座位管理系統(tǒng)的運行，從技術上推動了圖書館的傳統(tǒng)服務模式;二是智慧圖書館的廣泛建設，智慧圖書館本質(zhì)就是圖書館為了適應技術創(chuàng)新、服務創(chuàng)新而開展的創(chuàng)新行為[2]。座位管理系統(tǒng)作為圖書館引進的新技術、新管理模式，是智慧圖書館建設的重要基礎，在智慧圖書館的技術、服務創(chuàng)新下，大力推行座位管理制度是大勢所趨，也是服務創(chuàng)新。

3.4 挑戰(zhàn)分析（T）

智慧圖書館背景下，座位管理系統(tǒng)等新型圖書館系統(tǒng)的使用給高校圖書館帶來了不少挑戰(zhàn)。一是技術保障問題。新冠肺炎疫情下，遇到系統(tǒng)故障而館員無法解決時，僅能依靠設備工程師遠程指導圖書館員自行解決系統(tǒng)故障，提升館員技術能力才能切實加強技術保障;二是管理問題。新冠肺炎疫情下，除了日常服務與管理外，還增加了疫情防控的要求，對高校圖書館的基礎服務帶來了新的挑戰(zhàn)，對座位預約制度也帶來了新的挑戰(zhàn)座位管理系統(tǒng)面對讀者群人數(shù)多，使用量大且集中在晚自習和下午下課后，屆時入館人員較多，管理難度較大等情況，建立長效管理機制勢在必行。

4? 座位管理制度發(fā)展策略

4.1 建立長效管理機制，杜絕朝令夕改

圖書館座位管理系統(tǒng)在讀者服務中的應用的應用既要充分體現(xiàn)在智慧圖書館的建設上，更要體現(xiàn)在制定科學可行的長效管理機制上。座位預約制度必須是一個長期運行的制度，必須建立好長效管理機制，在讀者預約進館過程中，遇到違約、黑名單、登錄錯誤等問題時，須有長效機制解決以上問題。此外，在疫情防控期，通過長效管理機制，才可正確建立起疫情等突發(fā)應急事件的應對方式，確保讀者在緊急情況下有應對措施地入館。另外，座位管理系統(tǒng)的投入使用，必須有章可循，確保讀者遇到任何問題均能在管理制度上找到相應對策。

4.2 加強使用宣傳，切實提高讀者自覺性

讀者在使用座位管理系統(tǒng)過程中，最常遇到的問題是因其他同學不按預約座位號就座而自己被迫坐到其他位置的惡性循環(huán)。基于此問題，圖書館應加強使用宣傳，在全校范圍內(nèi)加大宣傳力度，將座位管理制度、座位預約管理方法、座位使用規(guī)則等方式方法以多樣化的方式進行宣傳普及。例如，通過圖書館內(nèi)LED多媒體大屏、圖書館微信公眾號、定點到班集體、通過校內(nèi)官方媒體及其他學生社團組織的官網(wǎng)等方式廣泛宣傳。切實通過多方位、多渠道、多樣化宣傳方式提高對讀者座位預約制度和座位管理方法的認知度和熟悉度，切實提高讀者座位預約方式及按預約座位號就座的自覺性。

4.3 系統(tǒng)管理與人力管理相結合

座位管理系統(tǒng)不能僅僅依靠系統(tǒng)管理和制度管理，必須將座位管理系統(tǒng)與人力管理結合起來。這就要求圖書館工作人員恪盡職守，嚴格執(zhí)行圖書館規(guī)章制度，增加占座讀者的機會成本，使其“占不起座”[3]。此外，還可充分發(fā)動圖書館志愿者，將志愿者納入日常管理者范疇，通過門禁刷卡檢查、日常座位監(jiān)管、占座物資收管等措施，多方面解決座位難題、全方位貫徹座位管理制度，杜絕占座，嚴防讀者不按預約座位號就座的惡性循環(huán)。技術成熟時，還可將座位預約系統(tǒng)提升為座位推薦系統(tǒng)，提供個性化的位置推薦服務[4]。

4.4 加強技術投入，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行

通過技術手段進行格局重塑和空間拓展， 將圖書館與讀者以及文獻信息資源進行智能互聯(lián)、深度交互， 為讀者提供智能化、個性化的全新閱讀服務體驗[5]。技術資本也是座位管理制度長效運行的有效投入，座位管理系統(tǒng)的運行與學校網(wǎng)絡等密切相關，要保證座位管理系統(tǒng)的長效運行，增加技術投入、維持網(wǎng)絡穩(wěn)定、加強預約終端的維護，切實加強座位管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。高校圖書館除了技術部館員可進行日常維護外，還可向學校網(wǎng)絡中心借鑒先進、優(yōu)秀的網(wǎng)絡安全、網(wǎng)絡維護經(jīng)驗，或者邀請網(wǎng)絡中心老師為圖書館進行技術講解，增加難題解決的成功率。

4.5 加強館員技能培訓，切實解決基礎問題

未來圖書館是集人員、知識和技術為一體的學習教育和創(chuàng)造的賦能中心[6]，大數(shù)據(jù)環(huán)境和大數(shù)據(jù)技術的普及應用，給當代圖書館管理與服務工作帶來了新要求和新挑戰(zhàn)[7]。座位管理系統(tǒng)的引入是智慧圖書館建設的基礎，是大數(shù)據(jù)應用的基礎，對館員的業(yè)務能力有了更高的要求。只有通過加強館員的業(yè)務培訓、技能培訓，從內(nèi)部切實加強館員自身業(yè)務素質(zhì)，將傳統(tǒng)借閱服務能力、傳統(tǒng)信息服務能力提升為大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)服務、技術服務等，提高圖書館人才隊伍的專業(yè)水準，切實解決座位管理制度的基礎性問題。

5? 結語

新冠肺炎疫情防控下高校圖書館的服務職能受到了新的挑戰(zhàn)，在入館限制方面座位管理系統(tǒng)帶來了極大的輔助作用和有效的占座管理方式。但座位管理系統(tǒng)作為智慧圖書館的建設基礎，仍有巨大的升級改造空間，高校圖書館應重視座位管理制度的制定，應切實保障座位管理系統(tǒng)的長期、有效、穩(wěn)定運行。尤其是遇到疫情等突發(fā)事件，高校圖書館更應該將座位管理系統(tǒng)的功效發(fā)揮到最大，切實保證限制開放、人員限流、系統(tǒng)隔絕。“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”背景下，高校圖書館更應該立足圖書館基本業(yè)務，創(chuàng)新思維、勇于探索，為做好信息服務工作而努力。

參考文獻

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