淺談高校檔案電子化管理建設(shè)存在的問題和解決方法

陳萬雷 劉地 容溶

摘要：當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化和數(shù)據(jù)化的新時(shí)代，信息技術(shù)在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域都有著高速的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化已成為高校檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，高校檔案的電子化可以更好地迎合信息化時(shí)代發(fā)展的信息需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案的電子化對(duì)于高校信息管理來說，就有著深遠(yuǎn)的意義和影響。本文主要從高校檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，對(duì)實(shí)行電子化信息化檔案建設(shè)有關(guān)方面進(jìn)行分析和探討，提出檔案電子化存在的問題，并給出相關(guān)的意見和建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案;電子化管理;問題與解決方法

前言

高校檔案對(duì)于高校的發(fā)展和建設(shè)來說具有非凡的意義，對(duì)高校未來的發(fā)展起著不可替代的作用，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較，檔案的電子化可以提高檔案管理的效率，改善檔案存放時(shí)間過長而出現(xiàn)不準(zhǔn)確和損壞的缺點(diǎn)，有利于高效的信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化管理，不僅僅是迎合了現(xiàn)代化信息建設(shè)的需求，而且還利于構(gòu)建資源共享的社會(huì)，方便了人們對(duì)于檔案的查閱，可以保證檔案的完整性。因此，完善高校檔案電子化的管理工作勢在必行。

一、對(duì)檔案電子化管理進(jìn)行簡要的介紹

將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化管理，主要是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的方法來改善傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷。根據(jù)檔案原有的情況進(jìn)行整改，對(duì)年代久遠(yuǎn)的檔案進(jìn)行錄入并建立相應(yīng)的電子檔案。大幅度的改善了檔案管理工作中量大且效率低的缺點(diǎn)，可以更好地為人們提供服務(wù)，滿足現(xiàn)在社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求。

高校檔案的電子化建設(shè)主要由三部分組成。①采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和掃描技術(shù)對(duì)年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的處理。②運(yùn)用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的保存和宣傳，在保證保存和宣傳兩部分工作圓滿進(jìn)行的情況之下，建設(shè)數(shù)字化的檔案館，完善檔案的信息組織網(wǎng)絡(luò)。將新型的數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)的檔案館相互結(jié)合，這樣不僅可以提高完成檔案工作的效率使檔案信息實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理，還能避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案造成的資源浪費(fèi)。

二、電子化檔案信息管理的重要意義

紙質(zhì)檔案在查閱的過程中需要進(jìn)行反復(fù)的翻閱，不僅耗費(fèi)了時(shí)間和精力，而且效率低下，電子檔案對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的取代，不僅可以節(jié)約紙質(zhì)資源，而且大幅度的改善了紙質(zhì)檔案在翻閱的過程中造成檔案損傷的缺陷，大大的提高了查閱檔案的效率。同時(shí)，檔案的電子化管理可以使檔案更便于儲(chǔ)存，避免由于一些客觀因素而造成檔案的丟失。

檔案的電子化管理可以幫助高校整合各類信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)，也能實(shí)現(xiàn)各個(gè)高校之間資源共享。為學(xué)生檔案的查詢提供了更加便捷的服務(wù)。高校檔案的電子化還可以方便學(xué)校對(duì)學(xué)生的各個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的考核工作，幫助高校能夠更輕松快捷的查找相關(guān)的檔案信息，改善了傳統(tǒng)查找到了繁瑣的缺點(diǎn)。

三、高校檔案電子化管理潛在的問題和相關(guān)的解決辦法

3.1對(duì)潛在的問題進(jìn)行分析

傳統(tǒng)的檔案管理存在的時(shí)間較長、查閱過程繁瑣的缺點(diǎn)。大部分的檔案管理人員盡管都已經(jīng)熟悉了檔案管理的各個(gè)流程，但是查閱時(shí)間損耗依舊很大?，F(xiàn)代應(yīng)用高效的新型電子化檔案管理，可能需要部分的管理人員對(duì)新型的技術(shù)及時(shí)了解。了解是在檔案管理的過程中出現(xiàn)一系列問題，否則，在進(jìn)行電子化管理檔案的過程中對(duì)于相關(guān)的問題不能及時(shí)的解決，導(dǎo)致問題的積累，這不利于檔案管理的有序進(jìn)行，同時(shí)，在歸檔的過程中對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行電子化的處理不夠認(rèn)真會(huì)影響檔案的電子化進(jìn)程，可能因?yàn)閭€(gè)人的疏忽發(fā)生錯(cuò)誤，導(dǎo)致在查閱的過程中出現(xiàn)了一系列問題。

在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，需要投入大量的資金來維持設(shè)備的溫度運(yùn)行，我們一般要進(jìn)行檔案掃描來實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輸入，并且掃描得到的圖像需要達(dá)到較高的像素，所以在建立數(shù)字檔案館時(shí)，我們需要采用先進(jìn)的服務(wù)器設(shè)備，這一過程就需要大量資金的支持，如果所供應(yīng)的資金不足，會(huì)導(dǎo)致不能夠獲得良好的檔案管理設(shè)備，從而降低了電子檔案管理的效率。除此之外，還需要投入資金維護(hù)檔案錄入之后的工作，并且及時(shí)更新陳舊的設(shè)備。

3.2針對(duì)問題的解決處理措施

我們可以對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，讓他們熟悉到了電子化的各個(gè)流程，同時(shí)，讓他們對(duì)檔案電子化的各個(gè)工序能夠進(jìn)行熟練的掌握和操作。

各大高校應(yīng)該重視對(duì)檔案電子信息化的管理，在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，可以申請(qǐng)各項(xiàng)資金來支持，為加強(qiáng)檔案信息化管理的建設(shè)，在購進(jìn)電子設(shè)備之時(shí)要重視設(shè)備的品質(zhì)和質(zhì)量，避免因?yàn)樵O(shè)備出現(xiàn)問題而導(dǎo)致檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，高校也要注意相關(guān)專業(yè)人員的培養(yǎng)，高度重視電子檔案的管理工作，對(duì)電子檔案的后期維護(hù)也要投入相應(yīng)的資金，確保設(shè)備的穩(wěn)健運(yùn)行，保證電子檔案可以實(shí)現(xiàn)長久的儲(chǔ)存。

此外，為了保證檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行，我們還可以聘用一些專業(yè)的計(jì)算機(jī)方面的人才，對(duì)電子檔案進(jìn)行專業(yè)的管理，同時(shí)還可以對(duì)高校學(xué)生進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)點(diǎn)培養(yǎng)，搭建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行高效管理。同時(shí)高校也要重視電子檔案管理人員崗位的設(shè)置，給予相應(yīng)的福利，對(duì)電子檔案管理工作做的各個(gè)環(huán)節(jié)都要投入應(yīng)有的資金，確保不會(huì)出現(xiàn)資金短缺問題而導(dǎo)致檔案丟失。只有保證電子檔案的存儲(chǔ)以及錄入過程順利進(jìn)行，才能夠從根本上實(shí)現(xiàn)高校檔案的電子化管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的穩(wěn)定存儲(chǔ)。

結(jié)束語

檔案不僅僅記錄著高校的歷史，還承載著高校發(fā)展的文化事業(yè)。對(duì)于高校的建設(shè)來說具有著非凡的意義，采用信息技術(shù)對(duì)高校的檔案進(jìn)行創(chuàng)新化管理，加強(qiáng)高校檔案電子化管理的技術(shù)應(yīng)用，不只是是一個(gè)長期的過程，同時(shí)還需要投入大量的資金并且進(jìn)行人才的培育。高校應(yīng)對(duì)檔案電子化管理應(yīng)該給予全力的支持，積極配合各個(gè)部門的具體要求，完成電子化管理的各個(gè)工作。除此之外，還要注重與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的腳步，不斷創(chuàng)新電子化檔案管理的各項(xiàng)技術(shù)，使電子檔案管理工作能夠更加完善，并且不斷健全高校電子檔案管理的制度，對(duì)高校的未來發(fā)展也具有著深遠(yuǎn)的影響。

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