基于有道云筆記的高校輔導(dǎo)員工作效率提升攻略

崔筱琳

摘要：于2011年面世并迅速興起的有道云筆記已逐漸成為筆記類應(yīng)用的領(lǐng)軍者。本文淺析高校輔導(dǎo)員傳統(tǒng)信息管理方式存在的問題，概述有道云筆記的功能和優(yōu)勢，分享有道云筆記在高校輔導(dǎo)員日常工作中的具體應(yīng)用實例，旨在為高校輔導(dǎo)員應(yīng)用有道云筆記進行信息管理、提升工作效率提供借鑒。

關(guān)鍵詞：云筆記;輔導(dǎo)員;信息管理;工作效率

近年來，全國高校招生規(guī)模不斷擴大，在校學(xué)生數(shù)量逐年攀升，為高校輔導(dǎo)員工作帶來更多挑戰(zhàn)。高校輔導(dǎo)員日常面對大量的電話、短信、群消息和私聊消息，僅憑大腦記憶力不從心，容易遺忘重要事項和截止日期，這就凸顯了信息管理的重要性。

筆者通過文獻調(diào)查和實地訪談，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)輔導(dǎo)員在工作中以傳統(tǒng)信息管理方式為主，以文字、手繪圖形式的傳統(tǒng)筆記記錄信息，輔以電腦、優(yōu)盤、移動硬盤儲存信息。

傳統(tǒng)筆記可能存在如下問題：記錄方式單一，記錄速度較慢有時無法完整記錄，修改調(diào)整內(nèi)容困難，信息凌亂分散無法快速檢索定位，容易丟失不易攜帶等。

一、有道云筆記的功能和優(yōu)勢

有道云筆記是 2011 年網(wǎng)易旗下有道推出的個人與團隊的線上資料庫，其作為一種現(xiàn)代信息技術(shù)重要工具，在教育教學(xué)、工作管理等方面應(yīng)用廣泛。

有道云筆記是對傳統(tǒng)筆記的升華，兼具文本手寫圖片語音多方式錄入、語言翻譯、文檔掃描Ocr識別、pdf轉(zhuǎn)word、一鍵導(dǎo)出、一鍵轉(zhuǎn)存微信微博鏈接收藏和網(wǎng)頁剪報、云協(xié)作共享等多種功能。

有道云筆記優(yōu)勢明顯，存儲記錄媒體豐富多樣，支持多種附件格式，傳輸速度快，美觀整潔，自動保存，手機客戶端、電腦版、網(wǎng)頁版、iPad實時云端同步，實現(xiàn)多地點辦公，可隨時隨地查看編輯，增補修訂內(nèi)容簡單，檢索查找內(nèi)容快捷，導(dǎo)出分享打印方便，重要資料還可加密保存。有道云筆記格調(diào)質(zhì)樸，專注做筆記，目前持續(xù)推出創(chuàng)新功能。最重要的是，使用者擁有 2G 容量初始免費存儲空間，完全可以滿足輔導(dǎo)員日常工作需要。

二、有道云筆記在輔導(dǎo)員工作中的應(yīng)用實例

（一）資料存儲

高校輔導(dǎo)員可利用有道云筆記建立三級目錄，一鍵導(dǎo)入文件，進行分類管理。日常工作中教師通知、學(xué)生通知、賬號密碼、黨建材料、榮譽獎勵、理論文章、課題申報、會議記錄等均可按類別分別儲存。

輔導(dǎo)員可利用零散時間，通過云筆記的科大訊飛語音錄入、圖片錄入、一鍵轉(zhuǎn)存和網(wǎng)頁剪報等功能，積累素材資料，將瑣碎繁雜的工作條分縷析，形成層次分明的脈絡(luò)體系，搭建專屬知識庫。云端信息不會丟失，可隨時隨地多端口查看，可避免下班后因緊急突發(fā)事件需要回辦公室查看信息的麻煩。

（二）報表統(tǒng)計

高校傳統(tǒng)表格統(tǒng)計方式為輔導(dǎo)員督促班長，班長督促舍長，舍長督促舍員，層層匯總上報信息，執(zhí)行過程繁瑣低效，而通過有道云筆記插入表格和云協(xié)作共享功能，可高效快捷地進行報表統(tǒng)計，多人可同時編輯表格信息，操作類似于騰訊在線表格，不同于騰訊在線表格一鍵導(dǎo)出 excel，有道云筆記編輯后可一鍵導(dǎo)出word。

（三）工作備忘

基于有道云筆記的工作備忘方式有兩種：

一是新建名稱為年份的文件夾，新建以年月命名的文檔，每日分辨緊急而重要的工作、緊急而不重要的工作、非緊急而重要的工作、非緊急而不重要的工作四類，依次記錄，尚未完成任務(wù)標(biāo)記黃色高亮顯示，特殊任務(wù)可標(biāo)記其他顏色高亮顯示;

二是通過創(chuàng)建待辦事項模塊記錄，完成任務(wù)后點擊復(fù)選框打鉤標(biāo)記，以提示按照計劃執(zhí)行。筆者一直采用前者，文檔清晰簡潔明了，內(nèi)容進度一目了然。面對年度延續(xù)性事務(wù)或重要通知部署，很容易搜索到往年是如何安排的。

（四）文稿整理

高校輔導(dǎo)員在撰寫主持詞、講話稿、工作總結(jié)、述職報告、理論文章等時，由于前期資料分類存儲的鋪墊，只需簡單復(fù)制、合并、刪減、潤色等操作?？蓱?yīng)用有道云筆記的pdf轉(zhuǎn)word功能，將最新搜集到的素材一鍵轉(zhuǎn)為可編輯狀態(tài)，輕松快捷取用所需。可應(yīng)用有道云筆記的翻譯功能，將中文摘要一鍵翻譯為英文后人工核對修改。

三、結(jié)語

高校輔導(dǎo)員工作事無巨細(xì)瑣碎繁雜，選擇高效的信息管理工具至關(guān)重要。筆者自 2019 年 1 月開始使用有道云筆記，體驗感良好。故此，筆者綜述有道云筆記功能及應(yīng)用形成攻略，以期幫助更多輔導(dǎo)員記錄和簡化工作，讓工作更加輕松、更有條理、更高效率。

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