芻議新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作

尉遲文會

摘要：眾所周知，民政局屬于重要的機關(guān)單位，其檔案管理工作與民政局其他管理工作有著緊密的關(guān)聯(lián)，而且影響社會的發(fā)展。在新時期下，目前我國民政局檔案管理工作的效率仍然不高，追根問底，主要原因是檔案管理工作存在或多或少的問題，需要解決這些問題，才可以將檔案管理工作落實到位，進而更好地提升檔案管理工作水平，為實現(xiàn)民政局長遠穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎?；诖?，本文首先介紹了新時期民政局做好檔案管理工作的重要性，然后分析了新時期民政局做好檔案管理工作的必要性，最后提出了新時期民政局開展檔案管理工作的有效措施，以供大家學習和參考。

關(guān)鍵詞：新時期;民政局;檔案管理工作

在民政局平時管理中檔案管理是主要的方面，檔案管理的效率高低也對民政局整體管理效率有重要的影響。近些年，隨著公共部門改革的不斷推進，民政局也必須要不斷提高管理效率、積極改善服務質(zhì)量，重視內(nèi)部管理，而從檔案管理切入是有效的途徑。就目前來講，盡管我國民政局檔案管理效率在不斷提升，但還是存在諸多問題。倘若不能有效解決這些問題，就不能做好檔案管理工作，需要清楚認識到目前民政局檔案管理工作的實際形勢，結(jié)合其存在的問題，合理制定相應的解決措施，只有這樣才可以使檔案管理工作朝著現(xiàn)代化以及規(guī)范化的方向不斷前進和發(fā)展。

一、新時期民政局做好檔案管理工作的重要性

對于民政局而言，檔案管理工作是一項日常工作，當前面臨著新的工作需求以及工作形式，科學規(guī)范的檔案管理工作無疑是十分重要的。就本質(zhì)上來講，檔案真實記錄客觀事實，也準確反映單位發(fā)展的歷史進程，而且切實記載當時正發(fā)生的事情，檔案可以精準預測今后有可能發(fā)生的事情。在新時期下，民政局的檔案管理工作也是一樣，民政局的檔案全面反映民政局歷史發(fā)展，可以使民政局清楚認識到目前自身的具體現(xiàn)狀，指明今后的發(fā)展方向[1]。就民政局外部的角度來講，完善的檔案管理工作可以使人們對民政局的工作有全面的了解，使有關(guān)部門可以公正公平的評價和判斷民政局的工作，所以在新時期下民政局檔案管理人員必須要做好檔案管理工作，這是尤為重要的，直接關(guān)乎到民政局的整體管理水平以及生存與發(fā)展。

二、新時期民政局做好檔案管理工作的必要性

（一）民政局檔案管理工作存在問題

現(xiàn)階段，民政局對檔案管理工作密切關(guān)注的根本原因是檔案管理工作中依舊存在一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾點：第一，檔案管理沒有規(guī)范的規(guī)章制度[2]。第二，檔案管理人員缺乏較高的專業(yè)素質(zhì)。第三，不能全面發(fā)揮檔案的重要價值與作用。第一個問題讓檔案管理的流程不夠規(guī)范，管理的規(guī)范化水平低下。第二個問題是檔案管理效率低，由于受到工作人員專業(yè)素質(zhì)帶來的影響，不能合理運用新型的管理方法以及管理模式，管理效率不能大幅度提高。第三個問題是讓檔案的原本作用不能充分發(fā)揮出來，其實，檔案存在的意義需要合理運用。

（二）檔案管理面臨的新形勢

在新時期下，民政局加強檔案管理工作，從某個程度來看，也與檔案管理面臨的新形勢有一定關(guān)聯(lián)，比如：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息技術(shù)的發(fā)展。信息技術(shù)的迅速發(fā)展讓信息運用的方法以及信息儲備方法等等都有了翻天覆地的變化，而且需要適當?shù)恼{(diào)整和優(yōu)化檔案管理工作[3]。若在檔案管理工作中依舊采用傳統(tǒng)的方法，勢必會導致檔案管理工作效率不能得到大大的提高。這就強調(diào)必須要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，還要對現(xiàn)代信息技術(shù)進行合理利用。

二、新時期民政局開展檔案管理工作的有效措施

（一）提高對檔案管理工作的重視程度

在新時期下，必須要在思想上將檔案管理工作提升到更好的層次，才可以真正落實檔案管理工作，由于檔案管理工作將民政局發(fā)展全貌的工作詳細記錄，擔負著錄入基礎性性質(zhì)的重要任務，這些任務直接關(guān)乎到民政局今后的發(fā)展，其是必不可少的工作，也不是能夠隨意刪除的工作，民政局必須要從思想上真正意識到檔案管理工作的重要性，只有這樣才可以使領(lǐng)導以及員工都將其列入到主要工作日程中?，F(xiàn)階段，很多檔案管理工作都依舊是以事務處理為主，獲取的人力資源、物力資源和財力資源的投入都明顯不夠。

（二）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

確保檔案信息規(guī)范化、科學化管理的重要基礎在于檔案管理人員，而且在科學使用檔案中檔案管理人員扮演著雙重角色，既是引導者，又是引領(lǐng)者。那么，對民政局檔案管理人員工作績效進行衡量時，最關(guān)鍵的標準在于其是否將以上工作要求都高效完成[4]。因此，對于檔案管理工作而言，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是主要維度之一，由于優(yōu)秀的檔案管理人員可以在潛移默化中做好檔案管理工作，讓檔案管理工作效率得到顯著提高，而一些專業(yè)素質(zhì)不高的檔案管理人員只可以機械式進行工作，更加談不上工作創(chuàng)新，所以面對這種情況，民政局必須要針對現(xiàn)有檔案管理人員定期開展專業(yè)培訓，采用內(nèi)部培訓機制或利用外部培訓機構(gòu)實施培訓，致力于組建一支優(yōu)秀的檔案管理工作團隊。

（三）實現(xiàn)檔案管理方法的規(guī)范化

規(guī)范化的檔案管理工作必須要有健全的制度，只有促使檔案管理朝著標準化以及規(guī)范化的方向不斷發(fā)展，才能從根本上實現(xiàn)現(xiàn)代化與電子化的檔案管理。作為重要保障，檔案管理工作如何做、哪個負責、根據(jù)哪些標準進行，都必須要清楚明確的規(guī)定。隨著各項標準以及程序的逐一落實，檔案管理工作水平也不斷提高。若檔案的利用者在檔案利用過程中有據(jù)可依，那么只要簡單的檢索就可以在很短的時間內(nèi)了解需要的資料以及信息，而且檔案更加充分的利用。檔案管理工作的規(guī)范化與制度化，不僅是今后檔案管理工作的主流趨勢，而且是新時期實現(xiàn)檔案管理空間拓展的重要方法。

（四）注重電子化的檔案管理

隨著計算機的普遍應用、電子文化的廣泛普及以及信息集成程序的不斷提升，這就檔案保存節(jié)約許多空間，信息之間傳遞速度相當快，信息可以即時共享，檔案管理工作將更加方便[5]。然而必須要充分意識到電子化以及信息化給檔案管理造成的不良影響。毋庸置疑，電子檔案檔案管理具有較強的高效性以及便捷性，這是傳統(tǒng)電子檔案管理不具有的，然而還是導致檔案管理面臨諸多嚴峻的挑戰(zhàn)，比如：檔案管理的保密性，還有檔案原件是否真實等等。因此，對于民政局來說，必須要努力培養(yǎng)具有檔案管理能力以及信息技術(shù)能力的優(yōu)秀復合型人才。在新時期下，民政局也必須要結(jié)合電子檔案管理合理制定相應的規(guī)范以及制度，利用先進的軟件技術(shù)將不同的數(shù)據(jù)信息進入融合。就民政局來講，檔案管理化是將來的主要發(fā)展趨勢，然而也必須要準確把握力度、嚴格掌握步伐，這是始終應該堅持的原則。

結(jié)語

總而言之，在新時期下民政局檔案管理工作人員在工作中必須要具有創(chuàng)新思維，不能一成不變，應該及時跟上時代發(fā)展的步伐，不然就會存在滯后性。那么，為了可以從根本上做好民政局檔案管理工作，必須要從各方面采取有效的措施，提高對檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理方法的規(guī)范化，注重電子化的檔案管理，這樣才能實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的不斷提升，為推動民政局健康有序發(fā)展注入源源不斷的生命力和活力。

參考文獻

[1]張榕.新時期民政局檔案管理工作質(zhì)量提升的策略探討[J].東西南北， 2019（09）：228.

[2]史家玥.民政局如何更好地開展檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2018（11）： 90.

[3]陳轉(zhuǎn).新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作[J].才智，2016（32）： 261.

[4]韓冰.民政局如何更好地開展檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2016（19）： 93.

[5]李淑華.新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作[J].才智，2013 （24）：316.