新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作對(duì)策

徐瀟 王巍威 張明

摘要：現(xiàn)階段，我國(guó)的辦公室業(yè)務(wù)越來越迅速，在諸多的企業(yè)、機(jī)構(gòu)當(dāng)中，辦公室需要承擔(dān)種類多、數(shù)量大的工作，所以通常辦公室處在整個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的中心地位。在辦公室開展工作的過程中，其不僅需要對(duì)相應(yīng)的規(guī)則制度進(jìn)行遵守，還需要聽從上級(jí)的命令與要求，以及對(duì)下層工作人員的各方面情況進(jìn)行深入了解。若辦公室工作人員于政府、企業(yè)內(nèi)部擔(dān)任事務(wù)處理工作，其還需要具有優(yōu)秀的調(diào)節(jié)能力以及溝通能力，因此，要求文秘工作人員有效保障自身工作的質(zhì)量，以促使企業(yè)、單位能夠持續(xù)處于穩(wěn)定的運(yùn)行和發(fā)展的狀態(tài)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;企業(yè)辦公室;文秘工作對(duì)策

引言

辦公室文秘工作是企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理與策劃發(fā)展的核心窗口，在新時(shí)代企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的道路上發(fā)揮著關(guān)鍵性的助力作用。為了在當(dāng)前高速發(fā)展的新常態(tài)下更加充分地發(fā)揮辦公室文秘的重要作用，本文首先簡(jiǎn)單概述了辦公室文秘綜合管理工作，然后在分析企。

1企業(yè)辦公室文秘綜合管理工作的重要性

辦公室是企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展過程中的一個(gè)非常重要的樞紐，在企業(yè)的提質(zhì)增效、高質(zhì)量發(fā)展方面發(fā)揮著極其重要的推動(dòng)作用。尤其是在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈、企業(yè)趨于多元化發(fā)展的新時(shí)代，企業(yè)辦公室文秘的綜合管理工作的重要性更加凸顯。一方面高效的辦公室文秘綜合管理工作可以將上下級(jí)之間的工作緊密地聯(lián)系在一起，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠全面、深入地了解下級(jí)職工的意見和建議，為做出下一步的工作計(jì)劃和決策提供重要的參考依據(jù)，在符合“民意”的前提下更好地提高工作效率;另一方面辦公室文秘綜合管理工作還可以有效促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)與高效合作，促進(jìn)各個(gè)部門之間各項(xiàng)交叉工作的合理分工與責(zé)任落實(shí)，從而全面提升企業(yè)各項(xiàng)工作的效率。此外，企業(yè)辦公室文秘人員還負(fù)責(zé)與合作單位進(jìn)行友好交流與洽談，有效促進(jìn)企業(yè)之間的友善合作與共同發(fā)展。

2有效措施分析

2.1強(qiáng)化培訓(xùn)，并建立完善的工作制度

企業(yè)辦公室的負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)文秘人員的培訓(xùn)，結(jié)合辦公室內(nèi)部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對(duì)性地給文秘人員開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)。結(jié)合文秘人員培訓(xùn)的需求，制定年度文秘培訓(xùn)計(jì)劃，并制定文秘培訓(xùn)方案。將文秘人員的培訓(xùn)資金納入部門的年度預(yù)算當(dāng)中，給文秘人員培訓(xùn)的內(nèi)容，主要是提高文秘人員的心理素質(zhì)、動(dòng)手能力、綜合管理能力以及應(yīng)急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發(fā)情況。提升文秘人員的語言表達(dá)能力和寫作能力，文秘工作者主要工作就是開展溝通交流，以及撰寫公司的辦公紀(jì)要。因而，辦公室要著重給文秘工作者提供專業(yè)性的協(xié)作培訓(xùn)和語言溝通培訓(xùn)，增強(qiáng)文秘工作者人際關(guān)系處理能力，進(jìn)而高效開展接待工作，為公司建立良好的企業(yè)形象。此外，辦公室主任還應(yīng)組織部門的員工完善公司內(nèi)部的行政管理制度和行政管理流程，通過制定科學(xué)的制度來規(guī)范文秘的工作行為。在部門內(nèi)部建立文秘工作的職業(yè)道德規(guī)范，要求文秘人員嚴(yán)格管理自身行為，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，保證文秘工作者可以嚴(yán)格遵守公司的制度，并提高辦事效率。文秘人員以自己的專業(yè)能力，來推動(dòng)公司行政工作的開展。此外，辦公室還需要為文秘工作者建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，以此來提升文秘人員綜合素養(yǎng)能力。

2.2建立獎(jiǎng)懲機(jī)制

辦公室要結(jié)合實(shí)際的行政管理工作狀況，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)獎(jiǎng)懲機(jī)制來提高文秘工作者工作積極性，以實(shí)現(xiàn)激勵(lì)員工的目的。辦公室制定的獎(jiǎng)勵(lì)管理制度，要對(duì)積極提高自身行政管理工作能力的文秘人員，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，以及在行政工作上做出重大貢獻(xiàn)的人員，給予一定的年度獎(jiǎng)金激勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，可以給員工頒發(fā)優(yōu)秀工作者稱號(hào)，以此來激勵(lì)全體辦公室人員努力工作，積極向上。辦公室以公開公平、多勞多得的原則來建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制尤其是在公司內(nèi)部文秘工作量較大的情況下，通過制定激勵(lì)機(jī)制可有助于文秘人員高效完成文案寫作工作，給高質(zhì)量完成任務(wù)的員工頒發(fā)優(yōu)秀獎(jiǎng)，可以給員工發(fā)放現(xiàn)金獎(jiǎng)，發(fā)放辦公用品和生活用品以及提高員工的績(jī)效工資。

2.3提升文秘人員的服務(wù)意識(shí)

公司的辦公室要培養(yǎng)文秘人員服務(wù)大局的意識(shí)，以促使文秘工作者積極主動(dòng)地為企業(yè)提供服務(wù)，為全體領(lǐng)導(dǎo)提供文案寫作服務(wù)。文秘工作者為公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人提供充足的信息資料，尤其是在開展重大會(huì)議前期要做好充分的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作。此外，文秘人員要監(jiān)督公司各項(xiàng)制度的落實(shí)情況，將制度的執(zhí)行情況如實(shí)地反映給公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人員。因而，辦公室主任要積極地提升文秘工作人員的服務(wù)意識(shí)，此外，文秘人員自身需要積極地創(chuàng)新工作方式、工作模式，提升文案寫作工作的效率。

2.4協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展工作

公司內(nèi)部的秘書為多位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展各類工作，為傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，以及落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)所制定的管理政策，協(xié)助高層領(lǐng)導(dǎo)人員參加會(huì)議和簽訂合同的各項(xiàng)工作。因而，文秘工作者要做好文件的保密工作，保證制定的管理制度、政策文件可以快速傳達(dá)給各業(yè)務(wù)部門，各下屬公司提供行政管理信息，促進(jìn)信息可以在各部門之間進(jìn)行流動(dòng)傳輸。

2.5科學(xué)規(guī)范地撰寫工作總結(jié)

文秘人員撰寫工作總結(jié)是文秘工作中的一項(xiàng)重要工作。當(dāng)前文秘人員要深入總結(jié)工作中存在的問題和不足之處，通過對(duì)比分析、差異性分析，將在工作中總結(jié)出來的創(chuàng)新點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，寫在工作總結(jié)內(nèi)容上。通過每月堅(jiān)持寫工作總結(jié)來提升自身的寫作能力，此外，可以快速完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類寫作任務(wù)。

2.6強(qiáng)化與各部門之間的聯(lián)系

文秘人員要正確處理辦公室與各部門之間的關(guān)系，企業(yè)各部門為了實(shí)現(xiàn)自身部門的利益，通常會(huì)與辦公室產(chǎn)生一些糾紛和矛盾。在執(zhí)行公司的管理政策時(shí)由于政策的部分內(nèi)容會(huì)影響到業(yè)務(wù)部門工作的開展，以及影響到業(yè)務(wù)部門部分人員的個(gè)人利益，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員抵觸政策。因此文秘工作者要與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分溝通，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)人員之間的協(xié)作，避免在執(zhí)行公司的政策制度時(shí)產(chǎn)生扯皮現(xiàn)象。創(chuàng)新是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的重要?jiǎng)恿χ?，文秘工作并非按部就班完成各?xiàng)任務(wù)即可，而是非常有必要在思想上以及行為上積極進(jìn)行創(chuàng)新，以探索、尋找和確認(rèn)更加先進(jìn)、更加高效的工作方法，從而促使辦公室整體的工作效率和工作質(zhì)量得到提升。為了能夠有效對(duì)文秘工作人員的創(chuàng)新意識(shí)進(jìn)行激發(fā)，可以采用如下措施：首先，鼓勵(lì)文秘工作人員積極對(duì)辦公意識(shí)和辦公行為進(jìn)行改革和創(chuàng)新，對(duì)上下級(jí)之間的溝通方法進(jìn)行不斷完善，積極創(chuàng)建具有創(chuàng)新意識(shí)的工作環(huán)境;其次，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)對(duì)自身所具有的帶頭作用進(jìn)行充分發(fā)揮，在辦公室工作中有效融入創(chuàng)新理念，將創(chuàng)新意識(shí)深入至文秘工作人員的工作思想之中。

結(jié)語

辦公室工作對(duì)于企業(yè)管理來說是一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，文秘工作人員的工作質(zhì)量和效率能夠?qū)k公室工作的開展情況產(chǎn)生重要影響。在本文中提出了幾點(diǎn)關(guān)于提升文秘工作水平的建議，希望能夠有利于辦公室工作水平的提升。

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