施工企業(yè)辦公室行政精細(xì)化管理創(chuàng)新思路探究

李曉娟

摘要：企業(yè)辦公管理是所有企業(yè)和機(jī)構(gòu)的必修課，精細(xì)化成為總部管理的最新制高點(diǎn)。精細(xì)化的總部管理可以有效提升企業(yè)效率。本文研究了總行管理當(dāng)前存在的問題，明確了行政管理精細(xì)化的概念，提出了行政管理精細(xì)化的具體對策。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè);辦公室;行政精細(xì)化;創(chuàng)新

引言

行政管理在企業(yè)日常管理中占有重要地位，企業(yè)內(nèi)部各部門職責(zé)明確，辦公室行政管理不同于其他部門。工作類型很多，而且沒有明確的工作職責(zé)。為了改善復(fù)雜的辦公工作，提高辦公管理的效率，促進(jìn)各職能部門之間的順暢溝通，為發(fā)展做出貢獻(xiàn)，精細(xì)化辦公管理，使精細(xì)化的管理方法更加科學(xué)。

一、辦公室行政管理精細(xì)化的必要性

新形勢下，新的服務(wù)要求、新的技術(shù)手段帶來了新的標(biāo)準(zhǔn)和新的辦公管理要求，辦公行政管理必須能夠根據(jù)新時代背景和工作模式的要求來執(zhí)行任務(wù)。長期滯后、薄弱的管理基礎(chǔ)難以應(yīng)對，廣泛的管理模式不能完全適應(yīng)現(xiàn)階段發(fā)展的應(yīng)該，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）傳統(tǒng)式的辦公室管理觀念及管理模式不能完全適應(yīng)現(xiàn)狀及發(fā)展，不能迎合于只完成日常具體任務(wù)及保持基層單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的辦公室工作。（2）文書管理法律法規(guī)應(yīng)該適應(yīng)新網(wǎng)絡(luò)時代的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)全面性及系統(tǒng)性，并及時更新完善。（3）完善崗位責(zé)任制，職責(zé)不明確，責(zé)任落實(shí)不到位，科學(xué)量化評價困難。任務(wù)復(fù)雜，人員短缺，勢必影響辦公室的整體工作效率。（4）人員素質(zhì)參差不齊。部分員工習(xí)慣了原有的工作方式和工作方式，工作節(jié)奏緩慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)。符合科學(xué)精細(xì)化管理的要求。

二、企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題

1.缺少完整的行政辦公制度

管理機(jī)制是施工企業(yè)各個職能部門必備的法律法規(guī)，管理機(jī)制的真實(shí)性及科學(xué)性是辦公室工作順利開展的根底。部分施工企業(yè)在運(yùn)營過程中缺少完善的管理辦公系統(tǒng)，降低了辦公效率。 有些公司沒有針對不同性質(zhì)的辦公工作制定具體的規(guī)章制度，使得不同部門的管理制度相似，影響工作效率。由于很多企業(yè)對辦公室工作沒有明確的分工，部分崗位缺乏相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，無人認(rèn)領(lǐng)、相互成見的情況影響了工作的順利進(jìn)行。

2.缺少團(tuán)結(jié)協(xié)作能力

辦公室的行政工作需要不同部門和員工之間的相互溝通、協(xié)作和配合，不能一個人完成。 在企業(yè)層面的實(shí)際工作中，部分員工缺乏協(xié)作能力，無法有效溝通。當(dāng)工作中出現(xiàn)問題時，員工沒有團(tuán)隊(duì)精神，無法有效解決問題，降低了辦公效率。

3.員工綜合素質(zhì)較低

在企業(yè)中，部分員工綜合素質(zhì)較差，不擅長辦公室工作。 由于文書工作的特殊性，有些工作可能沒有具體的職責(zé)。當(dāng)這些問題出現(xiàn)時，辦公室工作人員無法及時有效地解決這些問題。部分員工綜合素質(zhì)低，責(zé)任心不強(qiáng)，明確責(zé)任的工作不會以積極的態(tài)度處理，導(dǎo)致問題的積累，影響企業(yè)的正常經(jīng)營。

三、企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路

1.提高管理者對精細(xì)化的重視

管理者在企業(yè)的正常經(jīng)營中發(fā)揮著重要作用，對企業(yè)的發(fā)展方向起著決定性作用。 管理者必須具備施工企業(yè)改革精細(xì)化管理的意識，確保精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)。公司的。管理員需要對辦公室管理的改進(jìn)給予足夠的關(guān)注，以便他們可以配置該系統(tǒng)并監(jiān)督該系統(tǒng)的實(shí)施。提高管理者對改進(jìn)辦公管理的興趣是實(shí)現(xiàn)辦公管理改進(jìn)的主要條件。

2.樹立精細(xì)化的管理制度

構(gòu)建合理的薪資束縛監(jiān)督制度，構(gòu)建完好的管理業(yè)務(wù)流程，可以幫襯施工企業(yè)更好地管理辦公室，而完善的管理制度可以限制員工的績效，調(diào)動積極性。因此，企業(yè)必須建立合理、完善的精細(xì)化管理體系，作為員工行動的基礎(chǔ)。建立完善的管理制度，可以保證企業(yè)的順利運(yùn)行，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

四、企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的對策

1.以辦公室文化建設(shè)促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)

職工的具體行為較大程度上依賴于她或者他的主觀思維法律意識。應(yīng)該促成辦公室管理的提高，首先應(yīng)該統(tǒng)一思想，使大家明白科學(xué)化管理并非一蹴而就的事情。那是一個不斷改進(jìn)及完善的過程。通過制定科學(xué)的、可操作的管理計(jì)劃，可以逐步誘導(dǎo)員工執(zhí)行各項(xiàng)任務(wù)，形成逐漸精細(xì)化管理的辦公文化，通過提升管理法律意識提升執(zhí)行力。比如作者所在單位在每年年初制訂施工計(jì)劃，分解為月、周、日工作計(jì)劃。通過準(zhǔn)確細(xì)致的工作安排，辦公室的管理模式也相應(yīng)改進(jìn)，員工們按計(jì)劃工作，周而復(fù)始，隨著時間的推移逐漸形成精細(xì)化的管理感覺。

2.以制度化和標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)

如果說思想上的高度統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)辦公行政管理提升的必要前提，那么制度建設(shè)是必由之路。辦公室行政管理工作繁瑣復(fù)雜，要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理模式，必須有完備的規(guī)章制度來指導(dǎo)和規(guī)范日常工作。因此，有必要完善辦公室各環(huán)節(jié)的工作制度，避免行政疏漏。要健全監(jiān)督檢查制度，提高執(zhí)行力。要認(rèn)真清理現(xiàn)行制度，保持制度合理，補(bǔ)充必要制度，廢舊制度，構(gòu)建完整、有效的制度。同時，制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)是辦公室管理者的行為準(zhǔn)則和評價標(biāo)準(zhǔn)。缺乏工作標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致行政人員和辦公室的整體工作方向不一致，從而導(dǎo)致更高的工作錯誤率。作者認(rèn)為，標(biāo)準(zhǔn)制定應(yīng)盡可能數(shù)字化并與評估掛鉤，最終降低工作錯誤率并提高工作效率。

3.建立員工精細(xì)化管理的工作習(xí)慣

推進(jìn)科學(xué)精細(xì)化的辦公管理，關(guān)鍵在于人。通過辦公室行政的精細(xì)化管理方法，應(yīng)該可以有效地培養(yǎng)行政人員的工作習(xí)慣和工作態(tài)度。首先，需要建立有效的績效考核評價機(jī)制。為非程序性、主觀性強(qiáng)的任務(wù)設(shè)計(jì)必要的定性評價指標(biāo)。應(yīng)采用科學(xué)的評價方法，充分利用信息系統(tǒng)，自動選擇生成相關(guān)工作指標(biāo)。一些指標(biāo)通過補(bǔ)充人工方法和人機(jī)集成來提高評估效率，這在量化困難時是必需的?？己司C合評價辦公室的整體運(yùn)作情況，一方面對優(yōu)秀員工進(jìn)行獎勵，激發(fā)和調(diào)動工作積極性和積極性，讓他們更加投入到工作中。另一方面，對表現(xiàn)不佳的員工應(yīng)給予適當(dāng)?shù)膽土P，以便他們及時改進(jìn)。二是要使行政工作快速提升，需要培養(yǎng)能夠思考和分析以往工作流程，能夠?qū)崟r綜合經(jīng)驗(yàn)和不足的行政人力。

4.細(xì)化崗位設(shè)置、明確崗位職責(zé)

依照“定崗、定編、定規(guī)范”的要求，完善辦公室管理工作法律責(zé)任查究監(jiān)督制度。依照辦公室的行政職能作用及程序，科學(xué)合理地設(shè)置工作。明確工作崗位職責(zé)，斷定工作連接的結(jié)點(diǎn)及程序，努力做到分工明確。根據(jù)部分功能優(yōu)化和全功能最大化的要求，針對每個工作職能具體分解各種管理標(biāo)準(zhǔn)，形成工作規(guī)范。

5.運(yùn)用科學(xué)的管理手段支撐行政事務(wù)的精細(xì)化管理

科學(xué)、精細(xì)的辦公管理管理必須依靠先進(jìn)的信息技術(shù)來支撐。精細(xì)化管理的過程中會產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，需要熟練地對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、篩選、處理、分析和應(yīng)用，以提高辦公效率，降低管理成本?！冻杀竟芾怼肪W(wǎng)絡(luò)軟件用于各方面的管理、電信話費(fèi)管理和低成本耗材管理。經(jīng)過兩年多的使用和持續(xù)改進(jìn)，有效推動了公司從業(yè)務(wù)啟動到預(yù)算、審核和報(bào)銷的成本管理，全流程實(shí)時管理，促進(jìn)成本轉(zhuǎn)化。從跟蹤到過程控制，對加強(qiáng)企業(yè)成本的精準(zhǔn)管理具有現(xiàn)實(shí)意義。

結(jié)束語

隨著現(xiàn)代社會分工越來越專業(yè)化和精細(xì)化，工作和管理的時代已經(jīng)到來。 順應(yīng)新時代的新需求，只有將精細(xì)化管理的觀念滲入辦公行政管理，促成辦公行政管理從粗放式管理向精細(xì)化管理的快速轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提升辦公工作品質(zhì)及服務(wù)水平。效率可以不斷提高。公司辦公室工作繁重，種類繁多。做好日常工作有助于公司的正常運(yùn)作，提高辦公效率，更好地完成工作，降低行政和溝通成本。

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