艾小英

摘要：在社會(huì)對(duì)信息利用與共享有更高要求的背景下，檔案管理工作的信息化發(fā)展成為主流趨勢(shì)。信息化建設(shè)為事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)了極大的便利性，改善了工作人員的工作環(huán)境，明確工作范圍，最大化提升工作效率。為此，只有通過(guò)檔案管理的信息化建設(shè)，才能夠真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的內(nèi)部管理創(chuàng)新，從不同角度促進(jìn)事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

所謂檔案信息化，其功能是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，進(jìn)行一系列包括信息采集、處理轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)歸檔等全過(guò)程管理，讓其檔案具有可擴(kuò)展性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數(shù)字化變革，改變了過(guò)去以紙質(zhì)保管、實(shí)體呈現(xiàn)為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為核心的檔案管理，這就要求國(guó)有事業(yè)單位順應(yīng)檔案管理發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變思路，采用當(dāng)代信息技術(shù)，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作人員配備缺乏連續(xù)性

在以往的檔案管理過(guò)程中，事業(yè)單位雖然也引入了一些信息化技術(shù)，但多是停留在淺層次的“更新計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件層面”。如今隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位檔案資料也變得日趨復(fù)雜，對(duì)檔案管理要求逐漸提高。一些事業(yè)單位為了滿(mǎn)足檔案管理需求，引入應(yīng)用了很多先進(jìn)的信息化技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，卻忽略了與之匹配的專(zhuān)業(yè)化信息人才的配備，很多事業(yè)單位檔案管理人員信息化素養(yǎng)停滯不前，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用價(jià)值發(fā)揮帶來(lái)了嚴(yán)重的限制影響。

1.2缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人才

專(zhuān)業(yè)化人才是提升檔案管理能力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。只有工作人員都具備了專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和專(zhuān)業(yè)技能，才能切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)程度，提升整體的工作效率與工作水平。但是從當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀分析來(lái)看，信息化人才整體處于匱乏狀態(tài)。究其主要原因，有如下幾點(diǎn)：首先，事業(yè)單位自身的人才招聘過(guò)程受到限制，在現(xiàn)有編制名額與內(nèi)部人員的基礎(chǔ)上，難以增加事業(yè)編制，無(wú)法培養(yǎng)各類(lèi)信息化建設(shè)人才;其次，當(dāng)前大部分事業(yè)單位以紙質(zhì)檔案管理工作為主，檔案管理人員的信息化能力和整體水平偏低，雖然事業(yè)單位自身能夠相應(yīng)提出改革和創(chuàng)新的觀點(diǎn)，但是工作人員的能力不高，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

1.3數(shù)據(jù)安全問(wèn)題還未徹底解決

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用會(huì)涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改等問(wèn)題。檔案管理時(shí)需要注意這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)采取新的措施來(lái)控制和應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。檔案信息化建設(shè)對(duì)技術(shù)高度依賴(lài)，涉及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需解決的所有問(wèn)題，且技術(shù)密集，發(fā)展變化迅速而難以把握。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的支持，信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性至關(guān)重要。目前，我國(guó)電子文件的法律地位還未正式確立，電子文件的原始性、真實(shí)性認(rèn)定遇到了技術(shù)上的瓶頸。同時(shí)，電子文件的管理工作有待進(jìn)一步規(guī)范。

2提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

2.1加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)三部分。它是檔案信息傳輸、信息處理、信息交換和資源共享的必備條件，只有完善了信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，才能談得上檔案信息化建設(shè)。一是要從思想上高度重視，要把檔案信息化建設(shè)納入單位建設(shè)發(fā)展的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，全力推進(jìn)建設(shè)。二是全面推進(jìn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，計(jì)算機(jī)及配套設(shè)施逐步統(tǒng)一，推進(jìn)系統(tǒng)軟件建設(shè)。三是事業(yè)單位要積極創(chuàng)造條件，加大資金投入，強(qiáng)化技術(shù)力量，打造良好的硬件環(huán)境。

2.2加強(qiáng)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

眾所周知，信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理顯著的特征就在于規(guī)范化以及便捷化。針對(duì)人事檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題，要想提升人事檔案管理的質(zhì)量，提高規(guī)范化水平，就需要要采取信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)手段來(lái)提升管理水平，讓人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，促進(jìn)人事檔案的利用，充分發(fā)揮出人事檔案應(yīng)有的作用。事業(yè)單位人事檔案管理工作繁瑣而復(fù)雜，而且很多工作往往需要調(diào)取歷史資料作為參考，只有將信息化、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)用到人事檔案管理工作中來(lái)，建立人事檔案管理工作的相應(yīng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，全面推進(jìn)人事檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，才能從根本上減輕人事檔案管理人員的工作量，提高辦公效率。當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)的發(fā)展，給人事檔案管理工作帶來(lái)的極大的便捷，也為人事檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)支撐。

2.3加大事業(yè)單位檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，人才是第一位的戰(zhàn)略資源，事業(yè)單位檔案信息化不僅需要檔案專(zhuān)業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。事業(yè)單位要加大這類(lèi)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專(zhuān)業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本計(jì)算機(jī)管理知識(shí)、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部，采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)的模式，加快培養(yǎng)，更好地服務(wù)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)

信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，深刻影響著檔案管理工作的發(fā)展方向。隨著信息化及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作勢(shì)必面臨著前所未有的變革與挑戰(zhàn)。規(guī)避數(shù)字化時(shí)代邊緣化的風(fēng)險(xiǎn)和借勢(shì)而上，是每個(gè)檔案工作者必須面對(duì)的問(wèn)題。事業(yè)單位只有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，推進(jìn)信息化建設(shè)，完善管理機(jī)制，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式，才能贏得機(jī)遇和挑戰(zhàn)，推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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