淺析干部人事檔案數(shù)字化處理外包的利弊及建議

鄧曉燕

摘要：干部人事檔案是國家檔案的重要組織部分，是干部人事工作的重要依據(jù)。推行干部人事檔案數(shù)字化處理，可以極大程度地提高人事檔案管理的工作效率和管理水平。筆者多年從事干部人事檔案管理工作，獨立完成了兩次干部人事檔案數(shù)字化處理外包項目。通過分析干部人事檔案數(shù)字化外包的優(yōu)勢和弊端，提出了合理化建議，為干部人事檔案信息化建設(shè)提供了理論參考。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;數(shù)字化;外包;利弊;建議

干部人事檔案也稱干部檔案，是檔案中的一類，但又不等同于一般的檔案，有著現(xiàn)實性、真實性、完整性、動態(tài)性、涉密性等自身特點，它是國家檔案的重要組織部分，是干部人事工作的重要依據(jù)[1]。在黨和國家的高度重視下，我國的干部人事檔案工作在規(guī)范化、制度化、科學化發(fā)展上取得一定進展。利用電子計算機技術(shù)廣泛運用為核心的干部人事檔案信息化是科學化發(fā)展的重要組成部份。

干部人事檔案信息化建設(shè)主要包括以下部份：檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理應用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案信息化標準規(guī)范建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)[2]。檔案數(shù)字化是目前檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，隨著檔案數(shù)字化工作迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化的規(guī)模不斷擴大，檔案數(shù)字化加工市場已經(jīng)逐漸形成。

1.干部人事檔案數(shù)字化的重要性和要求

當今社會的發(fā)展趨勢是智能化、現(xiàn)代化，各地相繼提出 “智慧城市”的發(fā)展戰(zhàn)略，組織工作信息化是“智慧政府”的重要組成部分，推行干部人事檔案數(shù)字化處理，可以極大程度地提高人事檔案管理的工作效率和管理水平，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的共享性和復用性，減少原始檔案損毀的可能性，有利于干部檔案的長久保存。

干部人事檔案數(shù)字化處理，包括三個步驟，首先是數(shù)字化前處理，主要是按照《干部檔案整理工作細則》和有規(guī)定的要求收集整理好干部紙質(zhì)檔案，確定掃描頁、編制頁號、拆除裝訂物、技術(shù)修復破損和影響掃描質(zhì)量的檔案[3]。其次是檔案掃描或信息采集，主要是使用掃描工具將每一頁紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為復制件圖像，再使用干部檔案信息化管理系統(tǒng)進行建目錄、導入、高清轉(zhuǎn)換和圖像處理等操作，使數(shù)字圖像效果最接近檔案原貌。最后一步是數(shù)字化成果驗收與移交。最終形成一本與紙質(zhì)檔案完全一致的復制件數(shù)字檔案。

2.干部人事檔案和干部檔案管理人員的現(xiàn)狀

根據(jù)干部管理權(quán)限，干部人事檔案多保管于市、縣（區(qū)）委組織部以及各市級主管部門。各部門在管干部人事檔案數(shù)量受內(nèi)設(shè)機構(gòu)和下屬單位影響，數(shù)量差別很大。以四川省某市干部檔案管理中心、市級行政主管部門A單位和B單位為例，干部檔案管理中心在管副縣級以上干部人事檔案800余冊，A單位在管干部人事檔案119冊，B單位在管人事檔案45冊。除干部檔案管理中心配備了1名專職檔案管理員外，A單位和B單位的干部人事檔案均為組織人事科的同志兼職管理，A單位兼職管理人員2人，B單位兼職管理人員1人。兼職的干部人事檔案人員除負責本單位在管干部人事檔案的收集、審核、整理外，還承擔了組織人事科的其它工作。

3.干部人事檔案數(shù)字化處理外包的原因及優(yōu)勢

干部人事檔案數(shù)字化的工作繁瑣且圖像質(zhì)量處理要求較高，隨著干部人事檔案的規(guī)范化收集管理，形成的干部人事檔案材料數(shù)量較多，全日制本科畢業(yè)擔任正科級領(lǐng)導職務的公務員，平均檔案材料在350頁以上，事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員，因有職稱評審材料，平均檔案材料在400頁以上，數(shù)字化加工工作量巨大。各單位現(xiàn)有的檔案人員因大多數(shù)為兼職且不熟悉操作，所形成的數(shù)字化干部檔案質(zhì)量較差，達不到數(shù)字化的要求。因此將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)公司，可以在短時間內(nèi)高質(zhì)量完成數(shù)字化加工工作。針對較多單位干部人事檔案人員為兼職的這一現(xiàn)狀，外包數(shù)字化處理與自行數(shù)字化處理相比較，工作效率更高且質(zhì)量更好。

4.檔案數(shù)字化處理外包處理的缺點

4.1保密性高要求

干部人事檔案屬于黨和國家的秘密，根據(jù)干部的不同職級，干部人事檔案劃分為絕密級、機密級、秘密級和工作秘密四個等級。工作中常見的省部級以下管理的干部人事檔案，未經(jīng)批準不得公開的內(nèi)容屬于工作秘密。因此，在數(shù)字化處理外包時，需選擇有數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的公司，并做好安全保密控制。

4.2缺乏專業(yè)的干部檔案審核知識

干部人事檔案在數(shù)字化前處理環(huán)節(jié)中，特別是在職務任免材料、工資材料、學籍材料、入黨團材料、懲處材料等與干部成長密切相關(guān)的材料審核上，均有嚴格的審核要求，這是一項政策性和延續(xù)性較強的工作，容易出現(xiàn)漏審錯審的現(xiàn)象，需要檔案審核人員有專業(yè)的干部檔案審核知識。外包公司作為私營企業(yè)，人員流動性較大，在政策的理解程度和審核質(zhì)量上有所欠缺。

4.3數(shù)字化質(zhì)量參差不齊

因時間緊，工作量大，外包公司多分為紙質(zhì)檔案整理、掃描錄入、數(shù)字化驗收等多個專項小組流水作業(yè)的形式開展工作，這種模式可以快速完成數(shù)字化處理，但是在數(shù)字化驗收的時候，會出現(xiàn)漏掃描、未轉(zhuǎn)化高清、材料排序錯誤、高清件印章不全等問題。據(jù)筆者分析，操作失誤是一個因素，另一因素是對所處理的干部檔案材料信息不熟悉，以致在高清件編件、處理時未能及時發(fā)現(xiàn)錯誤。數(shù)字化加工質(zhì)量的參差不齊，會導致多次進行驗收檢查和返工，一方面人事檔案管理單位需投入大量人力進行復檢，另一方面也導致外包公司的人工成本增加。

4.4過分依賴外包公司

干部檔案數(shù)字化是一個長期性的工作任務，也是檔案工作人員信息化素質(zhì)的提升，干部人事檔案每年固定會形成年度考核、工資審批等材料，如檔案管理人員過分依賴外包公司，不會使用信息化設(shè)備操作和干部人事檔案管理軟件使用，則難以完成干部人事檔案新增材料的數(shù)字化處理錄入歸檔工作，不利于檔案人員的檔案信息化素質(zhì)的提高，在某種程度上降低了現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務水平。

4.5經(jīng)費較高

使用專業(yè)公司外包干部人事檔案數(shù)字化工作，每冊價格在200-300元不等，如該冊檔案未按照《干部檔案操作規(guī)程》進行整理過，則費用會更高。市級行政主管部門A單位，2019年對已整理過的119冊人事檔案進行數(shù)字化處理外包時的費用為39800元。市級行政主管部門B單位2020年對已整理過的5冊人事檔案進行數(shù)字化處理外包時的費用為1400元。對于經(jīng)費緊張的單位來說，采用外包加工有一定的經(jīng)濟壓力。

5.相關(guān)建議

5.1檔案管理部門做好安全管理

檔案管理部門要加強外包過程中的安全管理，建立監(jiān)管機制，對數(shù)字化服務機構(gòu)的保密、安全措施落實情況進行監(jiān)管，使用專門場所用于數(shù)字化加工，所使用的計算機、存儲介質(zhì)必須做到與外網(wǎng)物理隔絕[4]。做好移交檔案的清點和登記，在數(shù)字化后要及時進行驗收，同時對移交的檔案進行清理和檢查，避免出現(xiàn)丟失和損壞。對數(shù)字化加工完成后形成的數(shù)據(jù)做好維護和整理并及時加密，定期對數(shù)據(jù)進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失、破壞。

5.2配備專職檔案人員，加強技術(shù)操作和業(yè)務培訓。

有條件的單位應配備專職檔案管理人員，無條件的單位應做到檔案管理人員相對固定。除加強檔案人員在干部選拔、調(diào)資、職稱考評等方面的學習以提高干部人事檔案審核質(zhì)量外，還需加大數(shù)字化處理的技術(shù)操作學習，檔案管理人員在豐富的工作經(jīng)驗且熟悉紙質(zhì)檔案原件的基礎(chǔ)上，通過熟練操作掃描和干部人事檔案管理軟件，達到自主進行干部檔案數(shù)字化處理要求，可不再依賴于外包公司，節(jié)約的外包費用可以用于單位其它建設(shè)。

5.3加強外包公司的規(guī)范管理

嚴格執(zhí)行《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》規(guī)定，選擇業(yè)務范圍里有數(shù)字化加工且有涉密資質(zhì)的公司，通過簽訂外包協(xié)議和保密協(xié)議，就外包過程中的公司的職責和任務進行約束。督促外包公司加強對外包人員檔案安全培訓、保密培訓、風險意識教育和責任意識教育和紀律管理，杜絕在數(shù)字化處理中發(fā)生泄密、檔案損壞和丟失事件的發(fā)生[4]。

5.4檔案外包分類化

針對在管干部人事檔案的數(shù)量較多，難以在規(guī)定時限內(nèi)完成數(shù)字化工作的單位，但從安全和保密角度出發(fā)對干部人事檔案外包有所顧慮的單位，可以采用檔案分類化外包。

6.結(jié)語

用科學化的手段做好干部檔案管理工作，是干部檔案工作的需要，也是干部檔案信息規(guī)范化的需要。在進行干部人事檔案信息化建設(shè)中，由于干部人事檔案的特殊性，采取什么方式進行數(shù)字化整理工作，仍是一個需要長期探討的問題。因干部人事檔案是動態(tài)管理，且判斷依據(jù)會隨著干部管理的規(guī)范化而變化，如何科學、合理、合規(guī)地做好干部人事檔案信息化管理，有待從事干部人事檔案工作的工作人員通過大量實踐和長期的工作經(jīng)驗提出合理的建議和意見。

參考文獻：

[1]方德生，《干部人事檔案工作理論與實踐》，光明日報出版社 ，2015年版

[2]《機關(guān)檔案管理》，2020年版，國家檔案局檔案館（室）業(yè)務指導司

[3]《檔案信息化建設(shè)》，2017年版，四川省檔案局

[4]《國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)<檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范>的通知》，檔辦發(fā)〔2014〕7號