探析事業(yè)單位檔案管理效率的提升措施

劉洋

摘要：檔案管理是事業(yè)單位重要工作之一，檔案管理具有強制性、材料分散、機密性強等特點，只有工作方法科學高效才能提升檔案管理水平，確保事業(yè)單位檔案連續(xù)完整且精確全面，為事業(yè)單位充分利用檔案資源給予支持。本文通過探析事業(yè)單位提高檔案管理效率的措施，以期為提升事業(yè)單位檔案管理工作水平提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率

提高事業(yè)單位檔案管理效率的價值如下：其一，統(tǒng)籌檔案資源，根據(jù)事業(yè)單位需要深挖有關(guān)資源內(nèi)在價值，使檔案資源可以滲入事業(yè)單位工作各個領(lǐng)域，將檔案資源轉(zhuǎn)化為事業(yè)單位工作動力之一;其二，通過提高檔案管理效率確保事業(yè)單位綜合管理體系能與新時代并軌，為新思想、新方法引入檔案管理范疇鋪平道路;其三，提高檔案管理效率的過程就是組建優(yōu)質(zhì)工作團隊的過程，能提升檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)，為解決事業(yè)單位檔案管理改革難題給予支持?；诖耍瑸橹剖聵I(yè)單位不斷發(fā)展探析檔案管理效率提高措施顯得尤為重要。

一、轉(zhuǎn)變理念，端正檔案管理者提高工作效率的態(tài)度

首先，檔案管理者需樹立遵規(guī)守紀意識，在崗位責任制加持下端正態(tài)度，能根據(jù)檔案法積極做好各項工作，在此基礎(chǔ)上有效提高工作效率，例如檔案管理者要在責任制約束下做好“十防”工作，立足實際調(diào)控檔案室溫濕度，定期檢查檔案是否完好無損，經(jīng)常核對檔案并記錄在冊，針對檔案保管保護相關(guān)事故需迅速反應(yīng)積極處理，使檔案更加的安全完整，繼而在責任制帶動下自主完成管理任務(wù)，調(diào)動主觀能動性，用“主動工作”理念取代“被動工作”理念，有效提高檔案管理效率;其次，檔案管理者需強化服務(wù)觀念，看重檔案資源的內(nèi)在價值，將事業(yè)單位的職責與檔案管理聯(lián)系起來，能理解管理工作意義及主要工作內(nèi)容，立足實際分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題并提出整改建議，在決策層批準實施建議后高效整改，將新手段、新政策、新制度滲入檔案整理、收集、價值鑒定、檢索、保管、研究等各個工作環(huán)節(jié)，繼而在提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量的同時提高工作效率;最后，檔案管理者需用“精細化”理念替代“粗放式”的檔案管理工作理念，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作經(jīng)驗、目的、條件等客觀因素篩選管理關(guān)鍵并集聚工作資源，旨在抓住提高工作效率的著力點，將主要精力放在檔案管理重要工作領(lǐng)域，使檔案統(tǒng)計、鑒定、保管等活動能高效展開，繼而使事業(yè)單位能提升檔案管理水平[1]。

二、方法創(chuàng)新，豐富事業(yè)單位檔案管理效率提高手段

新時代事業(yè)單位信息化辦公能力提升，這推動檔案管理朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型升級，通過創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)的方法豐富事業(yè)單位管理檔案的手段，與人力為主的管理舉措相比，檔案管理系統(tǒng)能解決文檔自動有序保存問題、協(xié)同工作問題、信息孤島問題、在線歸檔問題、知識資產(chǎn)不當流失等問題，在平臺化系統(tǒng)架構(gòu)、強大網(wǎng)絡(luò)功能、數(shù)字化管理標準加持下提高檔案收集、研究、存儲等服務(wù)效率。檔案管理系統(tǒng)支持數(shù)據(jù)加密技術(shù)、批量掛接技術(shù)、數(shù)字轉(zhuǎn)換等技術(shù)的應(yīng)用推廣，能根據(jù)檔案管理者的權(quán)限基于數(shù)據(jù)庫生成個性化的工作界面，在此基礎(chǔ)上聚合與個人相關(guān)的數(shù)據(jù)資源，在常規(guī)業(yè)務(wù)權(quán)限約束下瀏覽并取用有關(guān)資源，繼而確保檔案安全，以元數(shù)據(jù)為依托可關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案及電子檔案，將檔案資源庫、元數(shù)據(jù)庫及公用數(shù)據(jù)模型聯(lián)系在一起，旨在準確高效的交換、理解、處理、使用檔案資料。值得一提的是檔案管理系統(tǒng)具有“生命力”，可按照SOA及其他標準開發(fā)服務(wù)組件，為系統(tǒng)功能拓充提供便利條件，在嵌入新服務(wù)組件的基礎(chǔ)上落實功能補充高效管理目標。

三、循序漸進，基于PDCA持續(xù)提高檔案管理的效率

無論是新理念還是新方法在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用并不能始終具備提高工作效率的價值，在檔案法、事業(yè)單位信息化辦公水平、檔案資源類型、服務(wù)需求等方面不斷改變的條件下固有理念與方法需繼續(xù)優(yōu)化升級，旨在不斷提高檔案管理效率?；诖?，為推動檔案管理工作體系良性發(fā)展事業(yè)單位要實施PDCA循環(huán)，其目的是持續(xù)改善檔案管理對策，在制定提高檔案管理效率的計劃階段要對具體情況有充分的了解并對管理趨勢有客觀的判斷，確保事業(yè)單位有能力施行該計劃，在此過程中自查管理成效，及時發(fā)現(xiàn)影響管理效率提高的因素，如工作者理念陳舊、系統(tǒng)功能模塊較少等，以補全檔案管理短板為出發(fā)點優(yōu)化相關(guān)計劃，依托全面質(zhì)量管理理論基礎(chǔ)并遵循檔案管理高效發(fā)展一般規(guī)律不斷推行“計劃--執(zhí)行--自查--優(yōu)化”體系，使檔案管理效率能循序漸進的提高，繼而助推事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展[2]。

結(jié)束語：

綜上所述，檔案管理屬于事業(yè)單位重要工作，為使管理效率能有效提高事業(yè)單位要指引檔案管理者轉(zhuǎn)變態(tài)度，在遵規(guī)守紀意識、服務(wù)態(tài)度、精細化工作理念助力下自覺提高工作效率，還需立足信息時代建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)工作需要持續(xù)增添系統(tǒng)功能，利用信息技術(shù)提高管理效率，在此前提下基于PDCA循環(huán)不斷優(yōu)化管理對策，繼而落實提高事業(yè)單位檔案管理效率的目標。

參考文獻：

[1] 王明印. 事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升措施分析[J]. 山西青年，2021（7）：64-65.

[2] 田蕊. 事業(yè)單位干部人事檔案管理及服務(wù)效率提升策略[J]. 卷宗，2021（12）：64.