事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的實現路徑探索

烏日汗

摘要：面對我國社會發(fā)展向多樣化目標前進，事業(yè)單位檔案管理也需要向信息化、規(guī)范化靠攏，加強信息的利用、開發(fā)，提高信息價值，充分認識事業(yè)單位中檔案管理的重要作用，并積極運用新時代發(fā)展下的科學手段進行規(guī)范化管理，使檔案管理工作能有序展開，以規(guī)范管理為切入點，與時俱進的改進傳統(tǒng)管理手段和方法，并進行管理的研究和探討，確保檔案管理能發(fā)揮出應有價值。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

事業(yè)單位檔案管理中儲存了大量重要信息，記錄著工作人員在工作過程中所產生的具有現實價值的資料，為企業(yè)事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展提供了依據，意味著檔案是事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展的寶貴資源。事業(yè)單位檔案管理需要與國家檔案管理保持一致，發(fā)揮檔案管理的職能特征和具體作用，通過全方位考量，完善檔案管理相關規(guī)定，并使得制度逐步規(guī)范，體現檔案管理中信息儲存的根本價值，提高檔案利用效率。

一、重視基礎建設

在提高檔案管理水平的過程中，事業(yè)單位必須注重管理的基礎設施，即硬件和軟件的建設，做好相應保障才能不斷提高管理水平，為檔案管理提供有效的技術支持。通過建設電子閱覽室或網站，共享信息內容，建設共享平臺，方便事業(yè)單位內部工作人員對信息的檢索，充分展現出資源共享的價值，提高檔案利用效率，合理分配檔案，實現現代化管理手段，完善電子信息內容和相應標準，運用現代化管理手段，使檔案管理水平有所提高。加快規(guī)范化、標準化的建設進程，改進傳統(tǒng)管理模式所產生的問題，構建符合時代發(fā)展特征的檔案室，將信息與檔案資料統(tǒng)一管理，做到責任落實到個人，加強檔案管理制度化，確認檔案管理的審批權限，并明確移交細節(jié)，使所有檔案都能做到有據可查。事業(yè)單位中部分檔案資料會由于時間的推移和工作上的變動產生相應改變，因此，需要進行及時修正，要求檔案管理人員定期對檔案資料進行檢閱并完善資料內容，使檔案能做到與時俱進。加強管理工作的考核，制定考核標準，通過定期檢查，發(fā)現管理中存在的問題，確保檔案的安全性、穩(wěn)定性。

二、增強責任意識

事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、現代化要求單位內部通過大量人力、物力以及購買先進設備，增強領導管理意識等措施，實現管理的規(guī)范化、現代化、標準化。在設置檔案室時，通過對檔案的密切分析，確保做到檔案的防潮以及保證信息安全。根據相關要求和實際發(fā)展的需要，設置全方位、多角度的監(jiān)控設施，確保檔案的安全，防止資料丟失。標準化、規(guī)范化的管理對檔案管理人員提出了更為嚴格的要求，需要工作人員能在掌握專業(yè)知識的基礎上，擁有更為熟練的專業(yè)技能，不斷提高個人素養(yǎng)，增強職業(yè)道德感。因此，在管理時需要注重對管理工作人員的培訓和教育，為工作人員提供適合的學習平臺，例如，通過研討會或外出調研、講座等形式，幫助管理人員充實自身，在與其他同事交流中發(fā)現自身缺陷，不斷提高個人認知水平，通過取長補短的方式，在工作時實現自我價值[1]。與此同時，事業(yè)單位也必須在考核機制中創(chuàng)設激勵機制，通過鼓勵等方式調動工作人員的積極性，使工作人員能具有責任感，通過自身工作為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展貢獻力量。

三、運用信息技術

檔案管理模式的不斷升級、改進是實現規(guī)范化檔案管理的主要途徑。加強運用技術手段，解決在傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題。事業(yè)單位要與時代接軌，保持同步，加強對信息化、網絡化手段的運用，通過信息技術的輔助，構建相應平臺，符合信息管理平臺的規(guī)范，使信息資料的保管更標準，落實規(guī)范化管理，為每一份資料建立電子檔案，將過去傳統(tǒng)紙質資料通過掃描儀輸入到電子計算機中，根據時間、地點等分類，建立專門的電子檔案目錄，便于后續(xù)查找，縮短檔案搜索時間，減少人力、物力的消耗，提高工作效率的同時增強信息保管的安全程度。

四、統(tǒng)一工作標準

在檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)立時期，大部分傳統(tǒng)紙質檔案已經轉變?yōu)殡娮訖n案，使檔案管理變成信息傳輸的中心。每份檔案管理不再是卷軸單位，而需要以每份為單位進行統(tǒng)一管理，因此，在事業(yè)單位中，必須創(chuàng)建更為科學、合理的管理制度，通過統(tǒng)一標準使管理實現檔案價值、利益的最大化，讓查找更方便、快捷，確保信息檔案的保存更完整[2]。首先，需要對檔案管理系統(tǒng)中的格式結構統(tǒng)一協(xié)調，創(chuàng)建管理信息系統(tǒng)，所有檔案管理都要依據此系統(tǒng)進行活動，每份檔案都需要嚴格把控，進行信息傳遞，對檔案全程跟蹤。其次，通過運用相應信息技術，創(chuàng)設全新的管理系統(tǒng)，將每份檔案傳入系統(tǒng)，使每個環(huán)節(jié)更流暢，從而創(chuàng)建統(tǒng)一、安全的管理工作標準。

結束語：

綜上所述，在規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的過程中，工作人員需要通過吸收新思想，不斷創(chuàng)新、改進傳統(tǒng)管理模式。事業(yè)單位存在特殊性，因此，需要不斷完善管理制度，增強管理制度的嚴謹性，使管理制度化，符合時代發(fā)展的根本要求。事業(yè)單位在做出改變時，也需要結合自身存在的問題，確保管理工作能在規(guī)定范圍內有效、有序的進行，為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展提供新的動力，提高檔案管理質量、水平，彌補過往缺陷，使檔案管理進入到全新的發(fā)展階段。

參考文獻：

[1]杜皖寧.如何推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化及標準化[J].經營管理者，2021（05）：72-73.

[2]張娜娜.淺談新形勢下企業(yè)科技檔案的規(guī)范化管理與利用[J].科技經濟導刊，2021，29（12）：247-248.